4014301 Systems Analysis and Design การวิเคราะห์และออกแบบระบบ

1. อาจารย์ ธนาวิทย์รัตนเกียรติขจร สาขาวิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลัยราชภัฏสุราษฎร์ธานี 4014301 Systems Analysis and Design การวิเคราะห์และออกแบบระบบ

2. ระยะที่ 1 การวางแผนโครงการ (Project Planning Phase) (Problem Definition and Feasibility Study) บทที่ 3 การกำหนดปัญหาและการศึกษาความเป็นไปได้

3. Problem Definition and Feasibility Study • การกำหนดปัญหา (Problem Definition) • การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) • การวางแผนและการควบคุมกิจกรรม (Activity Planning and Control) • การบริหารโครงการ (Project Management) • สาเหตุสำคัญที่ส่งผลต่อความล้มเหลวในโครงการซอฟต์แวร์ • แผนภูมิแกนต์(Gantt chart) • เพิร์ตและซีพีเอ็ม(PERT and CPM)

4. Problem Definition and Feasibility Study • วัตถุประสงค์ของ PERT • สายงานวิกฤต (Critical Paths) • การเร่งโครงการ

5. ปัจจัยหรือแรงผลักที่ส่งผลต่อความต้องการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ปัจจัยหรือแรงผลักที่ส่งผลต่อความต้องการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ • ผู้ใช้งานร้องขอให้ปรับปรุงระบบใหม่ • ผู้บริหารระดับสูงต้องการพัฒนาระบบใหม่ • ปัญหาและข้อผิดพลาดของระบบงานปัจจุบัน • แรงผลักดันจากภายนอก ส่งเสริมให้ต้องมีการปรับปรุงระบบ • ส่วนงานบริหารสารสนเทศแนะนำให้มีการปรับปรุงระบบ

6. แบบฟอร์มคำร้องขอระบบ (System Request)

7. การกำหนดปัญหา (Problem Definition) เมื่อมีความต้องการปรับปรุงระบบงาน จึงถือเป็นจุดเริ่มต้นในบทบาทของตัวนักวิเคราะห์ระบบ ปัญหาที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานทางธุรกิจถือว่าเป็นเรื่องราวปกติ ซึ่งมีทั้งปัญหาเล็กน้อย จนถึงปัญหาระดับใหญ่

8. การกำหนดปัญหา (Problem Definition) ทั้งปัญหาเล็กน้อยและปัญหาใหญ่ ล้วนต้องได้รับการแก้ไข เพราะหากไม่ได้รับการปรับปรุงแก้ไข ปัญหาดังกล่าวอาจสะสมพอกพูนจนธุรกิจได้รับผลกระทบ หรือล่มสลายได้ องค์กรใดที่สามารถจัดการกับปัญหาและแก้ไขปัญหาให้ลุล่วงไปได้ด้วยดี ย่อมหมายถึงความสำเร็จในการแก้ไขปัญหา เพื่อให้ธุรกิจดำรงอยู่ และก้าวไปสู่เป้าหมายได้

9. การกำหนดปัญหา (Problem Definition) จึงมีคำกล่าวไว้ว่า “ที่ใดไม่มีปัญหา ที่นั่น...ย่อมไม่มีการพัฒนา”

10. การกำหนดปัญหา (Problem Definition)

11. การกำหนดปัญหา (Problem Definition) ความเป็นไปได้ในด้านการปรับปรุงแก้ไข เพื่อลดปัญหาที่เกิดขึ้น สามารถทำได้โดย • เพิ่มความเร็วของกระบวนการทำงาน • เพิ่มความกระชับของกระบวนงาน • รวบกระบวนงาน • ลดข้อผิดพลาดจากการอินพุตข้อมูล • ลดความซ้ำซ้อนของอุปกรณ์การจัดเก็บข้อมูล • ลดความซ้ำซ้อนของเอาท์พุต • ปรับปรุงระบบให้ดีขึ้น • ปรับปรุงการทำงาน สภาพแวดล้อม • เพิ่มคุณประโยชน์

12. การกำหนดปัญหา (Problem Definition) หลักการแก้ปัญหาที่ดี นักวิเคราะห์ระบบควรมีการกำหนดหัวข้อของปัญหา และหาสาเหตุของปัญหาให้ได้ก่อน ซึ่งแนวทางหนึ่งที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้กับกรณีดังกล่าวได้เป็นอย่างดีก็คือ การเขียนแผนภูมิก้างปลา หรือ fishbone Diagram, Cause-and-Effect Diagram หรือ Ishikawa Diagram

13. การกำหนดปัญหา (Problem Definition) สาเหตุที่ 2 สาเหตุที่ 1 สาเหตุย่อย ปัญหา สาเหตุที่ 3 รูปแบบการเขียนแผนภูมิก้างปลา (Cause-and-Effect Diagram)

14. Cause Study บริษัท BM Car Rent Service Center จำกัด ซึ่งเป็นบริษัทที่ดำเนินเกี่ยวกับศูนย์บริการรถเช่าที่ให้บริการแก่นักท่องเที่ยว โดยตัวบริษัทตั้งอยู่ที่อำเภอเมืองจังหวัดเชียงใหม่ บริษัทได้ก่อตั้งมาเป็นเวลากว่า 10 ปี มีรถยนต์กว่า 80 คันไว้บริการแก่ลูกค้า บริษัทมีช่างซ่อมรถของบริษัทเอง ส่วนลูกค้าส่วนใหญ่เป็นนักท่องเที่ยวทั้งภายในประเทศและต่างประเทศ รายได้จากการดำเนินธุรกิจเป็นไปด้วยดี แต่เนื่องด้วยระบบงานที่ดำเนินงานอยู่เป็นเวลานานเริ่มก่อปัญหาสะสมอย่างต่อเนื่อง โดยระบบงานเดิมส่วนใหญ่มักจะทำการประมวลผลด้วยมือ และมีการจัดเก็บข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์บ้าง แต่ไม่เป็นระบบ เนื่องจากข้อมูลที่บันทึกไม่ได้จัดเก็บอยู่ในรูปแบบของฐานข้อมูล แต่บันทึกในรูปแบบของเอกสารด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ (MS-Word) หรือโปรแกรมตารางงาน (MS-Excel) เป็นส่วนใหญ่ อีกทั้งเอกสารข้อมูลและหนังสือสัญญาเกี่ยวกับลูกค้าก็มีจำนวนมาก เอกสารเกี่ยวกับการบำรุงรักษารถยนต์ก็จัดเก็บอย่างไม่เป็นระบบ ทำให้ไม่สามารถดูรายละเอียดประวัติการซ่อมบำรุงย้อนหลัง เพื่อใช้ประกอบการพิจารณาว่ารถยนต์ดังกล่าวสมควรที่จะดำเนินการซ่อมบำรุงต่อไปหรือไม่ เป็นต้น

15. Cause Study • หลังจากรวบรวมปัญหาต่างๆ จึงสามารถสรุปปัญหาที่เกิดขึ้น ดังรายละเอียดต่อไปนี้ • ระบบข้อมูลของลูกค้า ยังมีการจัดการที่ไม่ดีพอ เนื่องจากข้อมูลซ้ำซ้อน • ในการขอดูรายการที่ปล่อยเช่า หรือรถที่คงเหลืออยู่และพร้อมปล่อยเช่า ในแต่ละวันจะมีการตรวจสอบหลายครั้ง ทำให้พนักงานจำเป็นต้องรวบรวมเอกสารเพื่อทำการตรวจสอบซ้ำอยู่ตลอด • ปัญหาเกี่ยวกับการคำนวณค่าเช่ารถ ที่รวมถึงค่าปรับที่เกิดจากการส่งคืนรถเกินกำหนด และการหักส่วนลด โดยในบางครั้งพนักงานมีการคำนวณผิดพลาด

16. Cause Study • เอกสารสัญญาต่าง ๆ ที่จัดเก็บไว้บางครั้งสูญหาย ทำให้ไม่สามารถตรวจสอบประวัติการเช่ารถของลูกค้าได้ • ลูกค้าบางรายเป็นลูกค้าที่อยู่ในกลุ่มเสี่ยง เนื่องจากมีประวัติการโจรกรรมรถ เพื่อส่งไปยังประเทศเพื่อนบ้าน ซึ่งในการตรวจสอบประวัติลูกค้า ในบางครั้งไม่สามารถตรวจสอบได้ถ้วนถี่ เนื่องจากต้องใช้เวลา และรวมถึงรายละเอียดประวัติลูกค้าก็จัดเก็บแบบไม่เป็นระบบระเบียบ และหากลูกค้าเปลี่ยนชื่อ ก็ยิ่งทำให้การค้นหาเป็นไปด้วยความยุ่งยากมากขึ้น • รายงานบางชนิด ใช้เวลามากเกินความจำเป็นในการจัดทำ รวมถึงมักมีข้อผิดพลาดอยู่บ่อยครั้ง

17. Cause Study จากการศึกษาระบบงานเดิมที่ดำเนินการอยู่ในปัจจุบัน ทำให้ทราบถึงปัญหาและข้อบกพร่องของระบบงานเดิม ซึ่งส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพในการดำเนินงาน ทำให้สาเหตุให้เกิดแนวคิดในการพัฒนาระบบใหม่ ซึ่งปัญหาหรือข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น สรุปได้ดังนี้ • ระบบเดิมไม่สามารถตอบสนองความต้องการที่แท้จริงของผู้ใช้ ผู้ใช้ไม่มีความพึงพอใจต่อระบบที่ดำเนินการอยู่ในปัจจุบัน • ระบบเดิมมีองค์ประกอบของเทคโนโลยีที่ไม่เหมาะสมหรือค่อนข้างล้าสมัย • ระบบเดิมไม่สามารถสนับสนุนการดำเนินงานในอนาคต

18. Cause Study • ระบบเดิมมีขั้นตอนในการปฏิบัติงานค่อนข้างยุ่งยาก ซ้ำซ้อนและไม่เป็นระบบระเบียบ • ระบบเดิมมีการดำเนินการผิดพลาดอยู่บ่อยครั้ง ทำให้รายงานที่นำเสนอแก่ผู้บริหารมีความน่าเชื่อถือต่ำ • ระบบเดิมมักเก็บข้อมูลในรูปแบบของเอกสารเป็นส่วนใหญ่ ทำให้มีเอกสารจำนวนมาก และในการค้นหาข้อมูล หรือจัดทำรายงานก็เป็นไปด้วยความล่าช้า

19. Cause Study • จากปัญหาการดำเนินงานของระบบเดิม สามารถสรุปผลให้อยู่ในรูปแบบของแผนภูมิก้างปลา เพื่อแสดงถึงปัญหาและสาเหตุแห่งปัญหาของระบบศูนย์บริการเช่ารถ ได้ดังนี้

20. Cause Study เอกสารและรายงาน ไม่มีประสิทธิภาพ การทำงาน ไม่เป็นระบบ มีขั้นตอนยุ่งยากและซ้ำซ้อน เอกสารรายงานไม่สามารถตอบสนองการใช้งานที่แท้จริง เทคโนโลยีล้าสมัย นำเสนอรายงานค่อนข้างล่าช้า ระบบงานไม่สนับสนุนการดำเนินงานในอนาคต รายงานมีข้อผิดพลาดบ่อย ระบบศูนย์บริการรถเช่ามีประสิทธิภาพต่ำ ค้นหาข้อมูลล่าช้า ใช้เวลาในการดำเนินงานยาวนาน ขาดการประสานงานที่ดีในระบบ การบริการไม่ดี

21. การกำหนดปัญหา (Problem Definition) การนำเสนอรูปแบบของปัญหาด้วย ถ้อยแถลงปัญหา (Problem Statement)โดยรายละเอียดในถ้อยแถลงปัญหามักจะเป็นข้อความแบบย่อ ด้วยการมุ่งเน้นที่ความกระชับและชัดเจน สำหรับรายละเอียดภายในถ้อยแถลงปัญหาควรประกอบด้วยรายละเอียดของปัญหาวัตถุประสงค์ขอบเขตของระบบงาน และผลประโยชน์ที่ได้รับ A problem well specified is half-solved

22. การกำหนดปัญหา (Problem Definition) • การจัดทำเอกสารเกี่ยวกับรายละเอียดปัญหาต่างๆ ที่เกิดจากการดำเนินงาน เพื่อยื่นเสนอแก่ฝ่ายบริหารหรือเจ้าของธุรกิจเพื่อพิจารณา ? จะต้องตอบข้อซักถามเหล่านี้ได้ • ปัญหาที่มีอยู่และความเป็นไปได้ในการพัฒนาระบบงานใหม่ • ขนาดของระบบ และระยะเวลาในการพัฒนาระบบ • ทางเลือกที่เป็นไปได้ในการแก้ไขปัญหา • ต้นทุนและผลประโยชน์ที่ได้รับของแต่ละทางเลือก

23. ชื่อบริษัท Problem Statement: (ชื่อระบบงาน) รายละเอียดของปัญหา xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx วัตถุประสงค์ xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ขอบเขตของระบบ xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ความสามารถของระบบ xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ตัวอย่าง Problem Statement

25. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) Technical Feasibility 1.ความเป็นไปได้ ทางด้านเทคนิค Operational Feasibility 2. ความเป็นไปได้ ทางด้านเศรษฐศาสตร์ Economic Feasibility • 3. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน

26. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) • ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค (Technical Feasibility) แก่นสารความสำคัญของการศึกษาความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค คือ การวิเคราะห์ความเสี่ยงด้านเทคนิค เพื่อให้ได้มาซึ่งคำตอบของคำถามที่ว่า “Can we build it” ซึ่งหมายความว่า พวกเราสามารถพัฒนาได้หรือไม่??โดยสิ่งที่ควรพิจารณาคือ + ทีมงาน อุปกรณ์ และเทคโนโลยี

27. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) • ความพร้อมของผู้ใช้ที่จะร่วมกันเรียนรู้ระบบงานใหม่ • ความพร้อมที่จะเรียนรู้เทคโนโลยี • ขนาดของโครงการ • โครงการยิ่งใหญ่ ยิ่งมีความเสี่ยงสูง

28. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค (Technical Feasibility) จะถูกพิจารณาในอันดับแรก ควรวิเคราะห์ความรู้ความสามารถของทีมงานว่ามีความชำนาญหรือเชี่ยวชาญพอที่จะนำเทคนิค และเทคโนโลยีที่มีอยู่มาใช้งานได้หรือไม่

29. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) ความเป็นไปได้ทางเทคนิคจะเกี่ยวข้องกับรายละเอียดดังต่อไปนี้ • ต้องจัดหาอุปกรณ์ใหม่หรือไม่ ? • อุปกรณ์ที่จัดหามารองรับเทคโนโลยีในอนาคตได้ ? • อุปกรณ์มีความเข้ากันได้หรือไม่ ? • อุปกรณ์ H/W และ S/W มีประสิทธิภาพดี ? • ระบบรองรับการขยายตัวในอนาคตหรือไม่ ?

30. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) • ความเป็นไปได้ทางด้านเศรษฐศาสตร์ (Economic Feasibility) คือ ความเป็นไปได้เชิงเศรษฐศาสตร์ ซึ่งมักเรียกว่าการวิเคราะห์ต้นทุนและผลกำไร (Cost-Benefit Analysis) ด้วยการกำหนดต้นทุนทางการเงินและผลตอบแทนที่ได้จากโครงการ ดังนั้นการศึกษาความเป็นไปได้ทางด้านเศรษฐศาสตร์จึงคำนึงถึงต้นทุนค่าใช้จ่ายและผลตอบแทนที่ได้รับจากระบบ ด้วยการกำหนดมูลค่า และทำการวิเคราะห์กระแสเงินสด (Cash Flow Analysis)

31. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) • ความเป็นไปได้ทางด้านเศรษฐศาสตร์ (Economic Feasibility) จะประเมินได้จากผลกระทบทางการเงิน 4 ประการด้วยกัน คือ ต้นทุนการพัฒนาระบบ (Development Costs) ต้นทุนการปฏิบัติงาน (Operational Costs) ผลตอบแทนที่สามารถประเมินค่าได้ (Tangible Benifits) ผลตอบแทนที่ไม่สามารถประเมินค่าได้ (Intangible Benifits)

32. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) งานชิ้นแรกของการศึกษาความเป็นไปได้ทางด้านเศรษฐศาสตร์ คือ การกำหนดชนิดของต้นทุนและผลประโยชน์ที่ได้รับจากระบบ

33. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)

34. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)

35. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) จากตารางข้างต้น ในส่วนของผลตอบแทน จะเห็นได้ว่ามีการกำหนดมูลค่าผลตอบแทนในเรื่องของการบริการแก่ลูกค้าด้วย ซึ่งการบริการที่ดีขึ้น ย่อมทำให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจ กระแสการร้องเรียนหรือการต่อว่าจากลูกค้าทั้งทางตรงและทางอ้อมมีแนวโน้มลดลง ซึ่งผลตอบแทนนี้ เป็นผลตอบแทนที่ไม่สามารถประเมินค่าได้ (Intangible Benefits) สำหรับรายละเอียดของต้นทุนในส่วนต่างๆ จากตารางข้างต้น เป็นตัวอย่างต้นทุนด้านการพัฒนาระบบและต้นทุนด้านการปฏิบัติงาน ยังสามารถแบ่งออกเป็นต้นทุนที่จ่ายเพียงครั้งเดียว และต้นทุนที่ต้องจ่ายอย่างต่อเนื่อง

36. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) ตัวอย่างต้นทุน ในด้านการศึกษาความเป็นไปได้ทางด้านเศรษฐศาสตร์

37. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) นอกจากการกำหนดมูลค่าต้นทุนและผลตอบแทนแล้ว ยังต้องมีการศึกษาความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์ด้วยการวิเคราะห์กระแสเงินสด (Cash Flow)ซึ่งปกติจะประกอบด้วยต้นทุนและผลตอบแทนที่มีการนำเสนอเป็นรายปี (แผน 3-5 ปี) การวิเคราะห์กระแสเงินสดเป็นการหาทิศทาง ขนาด และรูปแบบของเงินลงทุนที่นำมาใช้กับการพัฒนาระบบว่าในแต่ละปีได้มีการลงทุนไปแล้วจำนวนเงินเท่าไหร่ และได้รับผลตอบแทนกลับมาเป็นจำนวนเงินเท่าไหร่

38. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) การวิเคราะห์ความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์ด้วยการวิเคราะห์กระแสเงินสด (Cash Flow)

39. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) การวิเคราะห์ระยะเวลาคืนทุน (Payback Analysis)

40. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) ความเป็นไปได้ทางด้านปฏิบัติงาน (Operational Feasibility) คือ ความเป็นไปได้ของระบบใหม่ที่สามารถนำเสนอสารสนเทศได้อย่างถูกต้อง และตรงตามความต้องการของผู้ใช้ โดยต้องคำนึงถึงการยอมรับระบบงานใหม่ที่เปลี่ยนแปลงไปจากระบบงานเดิมจากผู้ใช้งาน โดยมีรายละเอียดดังนี้ • ผู้ใช้งานเข้าใจถึงความจำเป็นต่อการปรับเปลี่ยนระบบหรือไม่ • ต้องจัดเตรียมอะไรบ้างในการฝึกอบรมระบบใหม่ให้พนักงาน • ระบบใหม่ที่พัฒนา ส่งผลกระทบต่อการลดจำนวนพนักงานหรือไม่ และจะเกิดผลกระทบต่อพนักงานที่ถูกปลดออกไปเหล่านั้นอย่างไร และจะต้องดำเนินการอย่างไรกับผลกระทบดังกล่าว

41. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) • ผลกระทบต่อพนักงานที่ถูกปลดออกไปเหล่านั้นอย่างไร และจะต้องดำเนินการอย่างไรกับผลกระทบดังกล่าว • ขั้นตอนการปฏิบัติงานมีการเปลี่ยนแปลงไปจากเดิมหรือไม่ • ผู้ใช้งานมีส่วนร่วมกับการวางแผนระบบใหม่หรือไม่ • ผลกระทบจะส่งผลต่อลูกค้าที่เข้ามาใช้บริการหรือไม่ มีความเสี่ยงต่อภาพพจน์ของบริษัทด้านใดบ้าง • ใช้ระยะเวลาในการพัฒนาระบบใหม่ยาวนานเท่าไหร่

42. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) ระบบใหม่จะต้องสนับสนุนยุทธศาสตร์ องค์กร 3 ด้านด้วยกัน คือ เป็นการสนับสนุนด้านการเพิ่มผลผลิต และลดต้นทุนการผลิต เป็นการเปรียบเทียบความแตกต่างของระบบงานใหม่กับระบบงานเก่า หรืออาจเปรียบเทียบกับคู่แข่งขัน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เช่น ด้านการวางแผน การตัดสินใจ และการควบคุม

43. การยืนยันผลการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการการยืนยันผลการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ หลังจากที่นักวิเคราะห์ระบบได้ดำเนินการศึกษาและวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของโครงการแล้ว สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องดำเนินการต่อไปก็คือ “การยืนยันผลการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ” ด้วยการจัดทำรายงานข้อเสนอ (Proposal) ยื่นต่อผู้บริหารสูงพิจารณา เพื่อยืนยันถึงโครงการพัฒนาระบบ

44. การยืนยันผลการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการการยืนยันผลการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ รายงานข้อเสนอ (Proposal) ควรประกอบด้วยสิ่งสำคัญต่างๆ ดังต่อไปนี้ 1. หน้าปก ประกอบด้วย ชื่อโครงการ ชื่อผู้วิเคราะห์ วันที่จัดทำ 2. สารบัญ 3. บทสรุปถึงผู้บริหาร สรุปโครงการที่ได้ศึกษาความเป็นไปได้อย่างย่อๆ โดยกล่าวถึงผลการศึกษา ข้อเสนอแนะ โดยเน้นที่การวิเคราะห์ค่าใช้จ่าย และผลตอบแทน รวมทั้งข้อจำกัดต่างๆ 4. สรุปปัญหา กล่าวถึงปัญหาที่ศึกษาให้ชัดเจน ไม่กำกวม 5. แนวทางการศึกษา ประกอบด้วย วิธีที่ใช้ในการศึกษา แหล่งข้อมูล เอกสารอ้างอิง บุคคลที่ให้รายละเอียด และรายละเอียดของระบบงานปัจจุบัน 6. วิเคราะห์ ประกอบด้วยแนวคิดระบบใหม่ 7. แนวทางการแก้ไขปัญหา ระบุแนวทางในการแก้ปัญหา 8. ข้อเสนอแนะ ข้อเสนอแนะในการปฏิบัติ พร้อมเหตุผล 9. แผนงาน กล่าวถึงแผนงานและกำหนดงานที่ควรทำในขั้นต่อไป ว่ามีขั้นตอนอะไรบ้าง และค่าใช้จ่ายจำนวนเท่าใด 10. ภาคผนวก ควรมีแบบสอบถามหรือรายละเอียดต่างๆ

45. การวางแผนและการควบคุมกิจกรรม(Activity Planning and Control) ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบใดๆ จะประกอบไปด้วยกิจกรรมต่างๆ มากมาย นักวิเคราะห์จะต้องจัดการโครงการอย่างระมัดระวัง เพื่อให้โครงการสัมฤทธิ์ผลตามเป้าหมายที่ต้องการ การวางแผน (Planning) เป็นการวางแผนงานที่ประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆ ที่ได้มอบหมายและแจกจ่ายงานให้กับทีมงาน การคาดคะเนเวลาที่ต้องใช้กับงานใดๆ เพื่อให้งานนั้นสำเร็จลุล่วงตามเวลาที่กำหนด การควบคุม (Control) เป็นการตรวจสอบผลสะท้อนในโครงการที่ได้วางแผนไว้ กับการปฏิบัติงานจริงของทีมงาน โดยผู้จัดการโครงการ (Project Manager)จะต้องควบคุมให้ทีมงานทำงานตามแผน ที่ได้กำหนดไว้ ซึ่งรวมถึงการสร้างแรงจูงใจ

46. การวางแผนและการควบคุมกิจกรรม(Activity Planning and Control) การกำหนดเวลาโครงการ (Project Scheduling) สามารถจัดทำขึ้นได้ด้วยการใช้เทคนิค แกนต์ชาร์ต (Gantt Charts) ซึ่งแผนภูมิอย่างง่ายที่ใช้สำหรับวางแผนและกำหนดเวลาในการทำงานของโครงการ

47. การบริหารโครงการ (Project Management) โครงการ (project)คือ กิจกรรมที่ข้องเกี่ยวกัน มีขั้นตอนยุ่งยาก แต่จะมีเป้าหมายหรือจุดประสงค์ที่ชัดเจน โครงการจะมีการกำหนดเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด รวมถึงการดำเนินการโครงการจะต้องอยู่ภายใต้ข้อจำกัด ไม่ว่าจะเป็นด้านของเวลา งบประมาณ และทรัพยากร ดังนั้น ความสมบูรณ์ของโครงการจะบรรลุตามวัตถุประสงค์ได้ด้วยการบริหารโครงการ การบริหารโครงการเป็นการจัดการทรัพยากรต่างๆ ที่มีอยู่อย่างเหมาะสมให้สามารถดำเนินการต่อไปเพื่อบรรลุสู่เป้าหมายที่ได้วางไว้

48. การบริหารโครงการ (Project Management) การพัฒนาระบบสารสนเทศจึงสามารถจัดให้เป็นโครงการได้ โดยจะต้องมีการกำหนดเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดของโครงการ มีการกำหนดรายละเอียดและจุดประสงค์ของงาน ทรัพยากร และงบประมาณที่ชัดเจน ในการวางแผนและการควบคุมทีมงานที่มีจำนวนมาก เพื่อทำการพัฒนาระบบงานให้แล้วเสร็จตามที่ได้วิเคราะห์ ออกแบบเอาไว้ จึงต้องอาศัยเครื่องมือเพื่อใช้ในการบริหารโครงการ

49. การบริหารโครงการ (Project Management) • การพัฒนาซอฟต์แวร์ หรือ การพัฒนาระบบสารสนเทศนั้น เป็นสิ่งที่ยากต่อการกำหนดกิจกรรม ดังนั้นจำเป็นต้องได้รับความเอาใจใส่ในด้านของการวางแผน การควบคุม และการจัดการที่ดี • โครงการซอฟต์แวร์ที่ประสบผลสำเร็จล้วนแต่จำเป็นต้องมีการจัดโครงการที่แข็งแกร่ง และเป็นที่แน่ใจว่าการบริหารโครงการจัดเป็นองค์ประกอบสำคัญส่วนหนึ่งของโครงการซอฟต์แวร์ด้วย

50. สาเหตุสำคัญที่ส่งผลต่อความล้มเหลวในโครงการซอฟต์แวร์สาเหตุสำคัญที่ส่งผลต่อความล้มเหลวในโครงการซอฟต์แวร์ • ขาดการศึกษาความเป็นไปได้ที่ดีพอ • ข้อกำหนดหรือความต้องการต่างๆ ที่รวบรวมมาไม่มีความชัดเจน หรือไม่สมบูรณ์ • ขาดการประสานงานที่ดีระหว่างผู้ใช้กับนักวิเคราะห์ระบบ • ขาดการควบคุมที่ดี • ไม่มีมาตรการรองรับความเปลี่ยนแปลงของซอฟต์แวร์ • ผู้ใช้ไม่ยอมรับระบบ • ระบบทำงานผิดพลาดบ่อยครั้ง • ประสบการณ์ของนักวิเคราะห์ระบบมีน้อย หรือไม่ชำนาญงาน • นโยบายในระดับผู้บริหารระดับสูงไม่ชัดเจน