Projektiosaamisen sisältö

1. Projektiosaamisen sisältö • Mikä on projekti? • Projektin osapuolet ja organisaatio • Projektin elinkaari ja vaiheet • Projektin valmistelu ja perustaminen • Projektisuunnitelma • Projektin toteutus • Projektin johtaminen • Projektin päättäminen ja jälkityöt

2. Mikä on projekti? • Mitä eroa on kaupan kassatyöllä ja talonrakentamisella • Mikä seuraavista on projekti? • Laivanrakennus • Tuotteen suunnittelu • Talon rakentaminen • Koneen vuosihuolto • Projektin tunnusomaisin piirre on ainutkertaisuus • Onko laivanrakennus projekti, jos niitä valmistetaan kolme samanlaista peräkkäin?

3. Mikä on projekti? • Projektit ovat hyvin monimuotoisia • Jokainen projekti on erilainen • Työntekijöiden työpanos jossakin projektissa vaihtelee 0-100% • ”Projektipäällikkö” hämäävä titteli • Projektin monimuotoisuuden vuoksi yhtä oikeaa tapaa projektinhallintaan ei ole • Eri alojen projektit vaihtelevat paljon, mutta jotain samaakin niissä on • Luennoilla käydään läpi kaikille projekteille ominaisia asioita

4. Mikä on projekti? • Projektin vastakohtana voidaan pitää operatiivista toimintaa • Projekti on ainutkertainen • Operatiivinen toiminta jatkuu samanlaisena • Projektin tavoitetta ei voida saavuttaa operatiivisella toiminnalla • Projekti onnistunut kun tavoitteet saavutettu annetussa ajassa ja kustannuksia • Projekteja perustetaan, koska tavoitteet eivät täyty normaalityön ohessa ilman erillistä projektia

5. Projektin piirteet • Tavoite (toiminnallinen, taloudellinen, toteuttava, toimintaa muuttava) • Tavoite saavutetaan projektityöllä • Elinkaari: alkamis- ja päättymispäivä sekä aikataulu • Taloudelliset reunaehdot • Etenemisen ja tulosten seuranta • Toimintaa ohjataan johdetusti ja suunnitelmallisesti • Projektin läpiviennistä on olemassa suunnitelma • Projektia hoitaa tietty ryhmä, jonka jäsenillä on selvät roolit • Projekti on ihmisten välistä yhteistoimintaa • Riski ja epävarmuus

6. Mikä on projekti? … on joukko ihmisiä ja muita resursseja, jotka on tilapäisesti koottu yhteen suorittamaan tiettyä tehtävää, tietyllä budjetilla ja aikataululla

7. Mikä on projekti? Projekti on ennalta määritettyyn tavoitteeseen tähtäävä monimutkaisten ja toisiinsa liittyvien tehtävien muodostama ajallisesti, kustannuksiltaan ja laajuudeltaan rajattu kokonaisuus

8. Mikä on projekti? Kustannus Aika Laajuus

9. Mikä on projektinhallinta? Projektinhallinta on sellaisten projektien aloituksen, suunnittelun, toteutuksen ja päättämisen johtamiseen kohdistuvien tietojen, taitojen, menetelmien ja työkalujen soveltamista, joiden avulla varmistetaan sekä projektin tavoitteiden saavuttaminen että projektin sidosryhmien tarpeiden ja odotusten tyydyttäminen

10. Sydneyn oopperatalon rakentaminen • Malliesimerkki epäonnistuneesta projektista • Kustannukset kasvoivat $7 M:sta $102M:iin • Rakentaminen kesti 14 vuotta • Rakentaminen alkoi ennen lopullisten suunnitelmien valmistumista • Rakennukset vaatimukset muuttuivat rakentamisen aikana • Rakentamisen aikana ilmeni, että osa talosta oli rakenteellisesti mahdoton toteuttaa • Kasvaneiden kustannusten vuoksi arkkitehdin palkkiot pidätettiin ja arkkitehti vaihdettiin • …

11. Projektien luokittelu • Projektit voidaan luokitella esim • Yritysten sisäiset kehitysprojektit • Toimitusprojektit • Tutkimusprojektit • Toteutusprojektit • Rakennusprojektit • Tuotekehitysprojektit

12. Projektien luokittelu • Yritysten sisäiset kehitysprojektit • Tavoitteena kehittää yrityksen toimintaa sisäisesti tai ulkoisesti • Organisaatio rakenteen uudistaminen tai yritysten fuusio, uuden tuotteen lanseeraus, tuoteidean kehittäminen, tietojärjestelmän käyttöönotto, muutto • Yrityksen ulkopuolisten (esim. konsultti) osuus vaihtelee

13. Projektien luokittelu • Toimitusprojektit • Normaalia, toistuvaa, mutta joka kerta ainutkertaista toimintaa liittyen tuotteiden tai palveluiden myyntiin • Paperikoneen toimitusprojekti vs. ohjelmiston käyttöönottoprojekti • Usein monia toimittajia • Yhteistyö asiakkaan kanssa tiivistä

14. Projektien luokittelu • Tutkimusprojektit • Projektin ulkopuolinen rahoitus tyypillistä • Projektin lopputuloksena odotetaan esim. tuotantoon soveltuvia tuotteita tai korkeakouluissa tutkimustuloksia • Selviä tuloksia ei välttämättä synny • Rahoittaja sanelee tulokset?? • Työntekijä mukana useiden projektien eli elinkaaren vaiheissa

15. Projektien luokittelu • Toteutusprojektit • Tavoitteena tietty toteutus, esim tapahtuma, konsertti yms • Haasteena aikataulu, kiire ja työmäärä kasvaa loppua kohti • Projekti sisältää paljon riskejä, varautumissuunnitelmat tehtävä • Projektin onnistumista voidaan arvioida vasta jälkikäteen • Taloudellista onnistumista ei voida varmistaa etukäteen

16. Projektien luokittelu • Rakennusprojektit • Tavoitteena talo, rakennus, tie, yms • Toimintatavat samanlaiset, mutta jokaisella projektilla vahvat ominaispiirteensä • Tiukat aikataulut ja tekijöiden kilpailutus tyypillistä • Monien ihmisten ja toimijoiden yhteistoimintaa • Projektin johto koordinoi, kontrolloi ja valvoo tekemistä • Työvaiheet tekijöilleen tuttuja, hankaluutena työvaiheiden ja aikataulujen yhteensovittaminen • Yhden työvaiheen myöhästyminen voi myöhästyttää koko projektia

17. Projektien luokittelu • Tuotekehitysprojektit • Tavoitteena uuden tuotteen kehittäminen ja lanseeraaminen • Lähtökohta epämääräinen, uusi tuote ”pitäisi ensin keksiä” • Ideoista ja innovaatioista vain pieni osa pääsee tuotekehitysvaiheeseen • Projektin aikana kerätty palaute asiakkailta tärkeää

18. Projektien suosion syyt • 1. Yhteistyön organisointi • 50-luvulla ensimmäiset projektit liian monimutkaisia • Varsinaisten projektien myötä organisaatio ja johtajuus selkeytyi ja aukot vastuissa poistui • Kokonaisuus saatiin integroitua tehokkaaksi, joka näkyy esim. projektien lyhyempänä kestona • Tarvitaan systemaattinen tapa johtaa useiden yritysten yhdessä toteuttamaa työtä

19. Projektien suosion syyt • 2. Selkeät vastuut ja oma organisaatio • Toimeksiantaja delegoinut projektin vastuun projektipäällikölle, jolla yksiselitteinen vastuu ja valtuudet projektissa • Projektilla tietty organisaatio, jossa vastuu ja valtuudet määritellään alaspäin mentäessä

20. Projektien suosion syyt • 3. Resurssien tehokas käyttö • Projektiorganisaatioon otetaan resursseja vain siksi ajaksi kuin niitä todella tarvitaan • Yrityksen henkilöstö voidaan saada todella tehokkaaseen käyttöön jos henkilöstö toimii samaan aikaa useissa projekteissa (vrt linjaorganisaatio)

21. Projektien suosion syyt • 4. Tiukkenevat aika- ja kustannusrajat • Kiristyvän kilpailun takia yritysten tulee toimia kustannustehokkaasti, johon johtaminen on yksi keino • Se keneltä asiakas tilaa projektin, riippuu sisällöstä, aikataulusta ja kustannustehokkuudesta • Projekteina ja niiden tehokkaalla johtamisella pystytään tuote/palvelu toimittamaan asiakkaalle nopeasti ja edullisesti

22. Projektien suosion syyt • 5. Tulos- ja tavoitejohtamisen yleistyminen • Yritysten ja yksikköjen tuloksellisuus korostunut ja kannattamattomat toiminnat lopetetaan nopeasti • Tehtävien muuttaminen projekteiksi, tulosten ja tavoitteiden seuranta on selkeää ja tarkasti määriteltävissä

23. Projektien suosion syyt • 6. Vastuu lisää motivaatiota • Projektiryhmällä on yhteinen tavoite ja jokaisella työntekijällä henkilökohtaiset osatavoitteet • Selvät tavoitteet lisäävät työntekijöiden motivaatiota

24. Projektin sidosryhmät • Projektin sidosryhmiä ovat ne kaikki eri osapuolet • organisaatiot, järjestöt • viralliset ja epäviralliset yhteenliittymät sekä tahot • yksittäiset henkilöt, joihin projektilla on vaikutusta • Tai joilla on mahdollisuus vaikuttaa projektiin ja sen onnistumiseen • Sidosryhmien tarpeet ja odotukset usein ristiriidassa

25. Projektin osapuolet • Omistaja • Ryhmä tai henkilö, jonka käyttöön projektin lopputulos tulee (tavoitteet, rahoitus, tulos) • Omistajan tavoitteena mahdollisimman hyvä tuote mahdollisimman edullisesti • Urakoitsija • Rahoituksen avulla hankkii projektin tarvitsemat resurssit • Määrittelee mitä tehtävä ja tekee työn • Urakoitsijan tavoitteena maksimoida voitto ja tyydyttää asiakkaan tarpeet

26. Projektin osapuolet • Edellisillä osittain ristiriitaiset tavoitteet • Osapuolet voidaan jakaa edelleen eri rooleihin: • Sponsori • Tarjoaa rahoituksen ja päättää projektin toteutuksesta • Samat tavoitteet kuin omistajalla • Edistäjä • Projektin tuleva käyttäjä • Tavoittelee mahdollisimman hyvää lopputulosta hinnasta välittämättä

27. Projektin osapuolet • Johtaja • Vastaa projektin suunnittelusta organisoinnista, toteutuksesta ja ohjauksesta • Tavoitteet samat kuin urakoitsijalla • Yhdistäjät • Vastuussa projektin eri osien toiminnan koordinoinnista • Tavoitteet samat kuin urakoitsijalla

28. Projektin osapuolet • Käyttäjät • Projektin loppukäyttäjiä, voi olla omistaja • Tavoitteet kuin edistäjällä tai omistajalla • Tukijat • Tarjoavat omistajalle ja urakoitsijalle projektiin tarvittavia tuotteita tai palveluita • Aliurakoitsijat, rahoittajat, vakuutusyhtiöt, julkinen hallinto • Tavoitteet samat kuin urakoitsijalla

29. Projektin osapuolet • Muut sidosryhmät • Ovat projektin vaikutuspiirissä, mutta eivät suoraan hyödy siitä • Asiakkaat, kilpailijat…

30. Projektiorganisaatio • Tarkoittaa projektia varten muodostettua, kertakäyttöistä organisaatiota • Henkilöstö mukana projektissa määräajan • Henkilöstön määrä projektin eri vaiheissa vaihtelee paljon • Määrittely: vähän • Suunnittelu: kasvava • Toteutus: huipussaan • Päättäminen: laskeva

31. Projektiorganisaatio • Organisaation kaksi peruskysymystä • Muodostetaanko projektille oma organisaatio vai toteutetaanko se linjaorganisaation puitteissa? • Kerätäänkö henkilöstö yhteen vai pidetään omissa ryhmissään? • Projektin organisaatio voi olla • Linjaorganisaatio • Projektiorganisaatio • Matriisiorganisaatio

32. Projektiorganisaatio • Linjaorganisaatio projektissa • Henkilöstö projektissa mukana omien tehtävien ohella • Henkilöstöä mukana useista eri toiminnoista • Heikkouksia paljon • Tieto ei kulje • Kokonaisuus ei kenenkään hallussa • Ajoitus ei toimi • Sitoutuminen heikkoa

33. Projektiorganisaatio • Projektiorganisaatio • Henkilöstö ainoastaan yhden projektin palveluksessa • Projektin johtaminen tehokasta • Sitoutuminen ja tiedonkulku parempaa • Resurssien käyttö voi olla tehotonta • Jos jollekin ei ole tehtäviä, niin korvaavaa hommaa ei ole

34. Projektiorganisaatio • Matriisiorganisaatio • Sekoitus linja- ja projektiorganisaatiota • Projektipäällikkö ja linjapäällikkö vastaavat tekemisistä • Konfliktit yleisiä

35. Projektiorganisaatio • Keskitetty projektiryhmä • Tarkoittaa henkilöstön keräämistä yhteen • Valvonta, johtaminen ja tiedonkulku tehokasta • Linjajohtajat eivät mielellään luovuta parhaita työntekijöitä • Hajautettu projektiryhmä • Henkilöstö pysyy omilla osastoillaan • Edut ja haitat päinvastaiset kuin edellisessä • Tietotekniikka mahdollistanut hajautetun projektiryhmän tehokkaan työskentelyn

36. Projektin elinkaari • Elinkaari voi kestää kymmeniä vuosia • Projektipäällikkö mukana vain osan tästä ajasta • Elinkaari voidaan jakaa neljään osaan • Aloitus- / määrittelyvaihe • Toteutusvaihe • Käyttövaihe • Luopumisvaihe

37. Projektin elinkaari • Aloitusvaihe • Syntyy ajatus esim. rakentaa talo tai kehittää uusi tuote • Ajatusta tarkennetaan ja pohditaan toteutusvaihtoehtoja • Taloudellisia mahdollisuuksia arvioidaan karkeasti • Alustava tekninen suunnittelu • Kustannusten arviointi • Jos projekti vaikuttaa kannattavalta, päätetään se toteuttaa

38. Projektin elinkaari • Toteutusvaihe • Suunnitellaan projektin toteutus • Tehdään tekninen suunnittelu • Hankitaan tarvikkeet ja tekijät • Toteutetaan projekti fyysisesti • Luovutetaan projekti asiakkaalle

39. Projektin elinkaari • Käyttövaihe • Henkilöstön koulutus jo ennen käyttövaihetta • Projekti saatetaan toimimaan suunnitellulla kapasiteetilla • Projektin toimintaa ylläpidetään ja tehdään muutoksia toiminnan parantamiseksi ja laajentamiseksi

40. Projektin elinkaari • Luopumisvaihe • Projekti on kulunut ja/tai teknisesti vanhentunut • Sen käyttäminen ei ole enää taloudellisesti kannattavaa • Projekti puretaan • Projekti ei aiheuta enää tuottoja eikä kustannuksia

41. Projektin vaiheet • Elinkaaren kaksi ensimmäistä vaihetta, aloitus ja toteutus, voidaan jakaa edelleen eri vaiheisiin • Varsinaisesti projektinhallinta keskittyy juuri näihin kahteen vaiheeseen • Nämä kaksi vaihetta tarkemmin jaettuna ovat • Tarpeen tunnistaminen • Määrittely • Suunnittelu • Toteutus • Projektin päättäminen

42. Päätöspisteet etenemisessä Tarpeen tunnistaminen Projektin määrittely Projektin suunnittelu Projektin toteutus Projektin päättäminen Palautus Palautus Projektin vaiheet

43. Projektin vaiheet • Tarpeen tunnistaminen • Tarve tai idea on voinut elää pitkäänkin, mutta se ei ole ollut eri syistä johtuen toteuttamiskelpoinen • Tarve perustaa projekti voi syntyä myös asiakkaan tilauksesta • Tarpeen tunnistaja on projektin omistaja • Tarve voidaan havaita esim. työntekijöiden kehitysideoista

44. Projektin vaiheet • Projektin määrittely • Projektin omistaja tekee • Tarkoituksena selventää mitä projektin tuloksena odotetaan • Tutkitaan myös vaihtoehtoisia toimintamalleja • Selvitetään kuka projektin tekee • Tehdään itse vai ostetaanko ulkoa • Antaa selvyyttä esim. projektin taloudellisesta kannattavuudesta (kustannusarvio ± 30%) • Tuloksena raamit esim. tavoitteista, aikataulusta, tarvittavista resursseista

45. Projektin vaiheet • Projektin suunnittelu ja valmistelu • Projektinhallinta perustuu hyvää suunnitelmaa • Tärkeimpiä vaiheita projektissa • Päätetään suurin osa tulevista kustannuksista ja tarvittavista resursseista (kustannusarvio ± 10%) • Suunnitteluun varattava riittävästi aikaa • Varmistetaan että tekijä ja teettäjä ovat ymmärtäneet toisiaan • Suunnitelman pitäisi antaa kokonaiskuva projektista kaikille projektissa mukana oleville • Hyvä suunnitelma selventää tavoitetta, lisää tehokkuutta ja vähentää riskejä ja epävarmuutta

46. Projektin vaiheet • Hyväkin suunnitelma elää projektin toteutusvaiheen aikana • Suunnitteluvaihetta pidetään joskus liian aikaa vievänä eli sen katsotaan kuluttavan aikaa varsinaiselta projektin toteuttamiselta • Suunnitteluvaiheen jälkeen on valmiina • Suunnitelma miten projekti toteutetaan • Aikataulu • Budjetti • Riskianalyysin • Resurssianalyysin • Projektiorganisaation • …

47. Projektin vaiheet • Toteutusvaihe • Etenee tehdyn suunnitelman mukaisesti • Toteutusvaiheen aikana tapahtuu muutoksia, joka aiheuttaa projektisuunnitelman päivitystarvetta • Perusteiden muuttuessa voidaan palata hetkeksi suunnitteluvaiheeseen • Toteutusvaiheen lopussa syntyy suunnitelmassa kuvattu tuotos • Kustannuksia valvotaan tarkkuudella ± 5%

48. Projektin vaiheet • Projektin päättäminen • Loppuraportointi ja asiakirjojen arkistointi • Projektin luovuttaminen asiakkaalle tai ottaminen omaan käyttöön • Projektiorganisaation purkaminen • Jatkoideoiden esille tuominen • Projektit usein synnyttävät uusia projekti-ideoita, jotka kannattavat ottaa käsittelyyn

49. Projektin vaiheet • Projektin vaiheet voivat poiketa edellä kuvatusta, mutta yleensä niistä voidaan erottaa juuri em. neljä vaihetta • Vaiheet voivat olla enemmän tai vähemmän limittäin eli kahta vaihetta tehdään samaan aikaan • Vaiheesta voidaan myös palata edelliseen vaiheeseen

50. Päätöspisteet etenemisessä Tarpeen tunnistaminen Projektin määrittely Projektin suunnittelu Projektin toteutus Projektin päättäminen Palautus Palautus Projektin vaiheet