Электронные таблицы

1. Электронные таблицы Microsoft Excel 2003

2. Разделыссылки Основные понятия 3 – 7 Ввод данных и формул 8 – 19 Редактирование 20 – 38 Вычисления, сортировка и фильтрация 39 – 44 Форматирование данных и таблицы 45 – 54 Построение диаграмм 55 – 63 Сохранение, загрузка и печать 64 – 69 Microsoft

3. MS Excel – табличный процессор это прикладная программа, позволяющая обрабатывать числовую информацию, организованную в виде таблицы. Microsoft

4. 1 2 3 Файл электронных таблиц называют Книга по аналогии с бухгалтерской книгой, содержащей расчеты. Каждая книга состоит из отдельных листов. В одной книге может быть до 255 листов. Каждый лист представляет собой таблицу. Строки таблицы пронумерованы, а столбцы имеют имена – буквы латинского алфавита. Основные понятия Microsoft

5. 4 5 6 На пересечении стоки и столбца находится ячейка. Каждая ячейка имеет имя (адрес) - указание имени столбца и номера строки. Например, D4, F7. Одна из ячеек таблицы является активной. Эта ячейка выделена прямоугольной рамкой – табличным курсором. Таблицу с расчетами называют рабочей таблицей, а пустую таблицу – шаблоном рабочей таблицы. В таблице может быть до 65 536 строк и до 256 столбцов. Основные понятия Microsoft

6. строка меню панели инструментов имена столбцов адрес активной ячейки строка редактирования (ее еще называют строка формул) активная ячейка номера строк ТАК ВЫГЛЯДИТ ОКНО ПРОГРАММЫ линейки прокрутки листы книги

7. Возможности Электронные таблицы позволяют: • вводить данные и формулы в рабочую таблицу; • редактировать данные и формулы; • проводить расчеты; • упорядочивать данные в строках и столбцах рабочей таблицы; • форматировать данные рабочей таблицы; • форматировать рабочую таблицу; • представлять данные графически; • сохранять рабочую таблицу на диск в файл; • загружать рабочую таблицу из файла на диске в память компьютера; • выводить рабочую таблицу на печать. Microsoft

8. Числа Текст Формулы Ввод данных В ячейки рабочей таблицы можно вводить: • Вид числа в ячейке зависит от настроек и заданного формата • Числа в ячейке выравниваются по правому краю • Текстом может быть любая последовательность символов • Текст в ячейке выравнивается по левому краю • Формула должна начинаться со знака = (равно) • Формула может содержать числа, ссылки на ячейки таблицы (адреса ячеек), знаки операций и математические функции • После ввода формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений Microsoft

9. Отрицательные числа записываются со знаком минус перед числом. Дробные разряды числа обычно разделяют десятичной точкой или запятой. Это зависит от настроек. Посмотреть установки можно в меню Сервис \ Параметры… на странице Международные. Обычно используются установки системы. Если снять метку Использовать системные разделители, то можно изменить разделитель целой и дробной части Особенности отображения чисел Microsoft

10. Столбец D Столбец С Столбец В Столбец А Особенности отображения текста Текст, вводимый в ячейку, может быть достаточно длинным и превышать ширину столбца. Если соседние столбцы пусты, то текст отображается полностью, как бы «просвечивается» сквозь них. Если в соседних ячейках введены данные, то текст «просвечивается» до первой занятой ячейки. Microsoft

11. П Р И М Е Р В ячейку А2 введен текст, он полностью отображается, поскольку ячейки справа пусты. Содержимое ячейки А2 можно увидеть в строке редактирования Полное содержимое ячейки А2 можно увидеть в строке редактирования В ячейку В2 ввели данные. Теперь текст из ячейки А2 отображается не полностью. Особенности отображения текста Microsoft

12. П Р И М Е Р В ячейку С8 введена формула В самой ячейке отображается результат вычислений Особенности отображения формул • После ввода формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений • Чтобы увидеть формулу, надо установить в ячейку табличный курсор: формула из этой ячейки отобразится в строке редактирования Microsoft

13. Можно задать режим, при котором формулы отображаются в самих ячейках. Для этого надо выбрать меню Сервис \ Параметры и на странице Вид установить метку Формулы Рабочая таблица до и после метки Формулы Особенности отображения формул Microsoft

14. Формула может содержать числа, ссылки на ячейки таблицы (адреса ячеек), знаки операций и математические функции Чтобы вставить в формулу функцию выбирают меню Вставка / Функция…или нажимают кнопкуВставка функции на панели инструментов или в строке формул меню Вставка / Функция кнопка Вставка функциина панели инструментов кнопка Вставка функции в строке формул Вставка функций шаг 1 Microsoft

15. На экране появится окно Мастера функций Чтобы быстро отыскать нужную функцию можно в это поле ввести несколько первых букв ее названия Все функции собраны в группы. В списке надо выбрать подходящую категорию Здесь отображаются все функции выбранной категории. В этом списке выбирают функцию Для выбранной функции приводится ее краткое описание Выбрав функцию, в окне нажимают кнопку Ok Вставка функций шаг 2 Microsoft

16. На экране появится окно для задания аргументов функции. Аргументы – это адреса ячеек и числа, с которыми будут производиться действия, определяемые функцией. 1.Аргументы функции можно вписать в соответствующие поля. 2.В каждом поле имеется специальная кнопка, которая позволяет свернуть данное окно. 3.Теперь можно задать аргументы прямо из рабочей таблицы. Для этого надо обвести ячейки. Затем щелчком по той же кнопке окно восстанавливают. 4.Задав все аргументы, нажимают кнопку Ok Вставка функций шаг 3 Microsoft

17. 1. Установили табличный курсор в ячейку 2. Выбрали меню Вставка / Функция, категорию Полный алфавитный перечень, функцию Макс для подсчета наибольшего значения 3. В окне аргументов нажали кнопку Свернуть и обвели ячейки с данными в рабочей таблице 4. Восстановили окно аргументов и нажали в нем кнопку Ok 5.В ячейке отобразился результат Вставка функций пример Microsoft

18. Чаще всего в вычислениях используется функция суммирования. На панели инструментов есть кнопка, позволяющая быстро вставить функцию суммы. кнопка Автосумма на панели инструментов Кнопка Σ имеет список (черный треугольник рядом с кнопкой). В этом списке находятся еще несколько часто используемых функций. щелчок по кнопке раскрывает список часто используемых функций Вставка функции суммирования Microsoft

19. Вы обратили внимание, что в примере мы выделяли несколько ячеек, расположенных рядом Группа ячеек, составляющих прямоугольник, образуетдиапазон или блок ячеек. Диапазон записывают через двоеточие ссылками на крайние ячейки. Например, B3:F3, B3:B8, B3:F8. Такую запись используют в функциях, аргументами которых являются группы ячеек. Например, СУММ(B3:F3) Диапазон может состоять из ячеек строки, столбца, нескольких строк и столбцов Диапазон ячеек Microsoft

20. Редактирование данных Существует несколько способовизменить содержимое ячейки: ввести в ячейку новое значение исправить значение непосредственно в ячейке исправить значениев строке формул Microsoft

21. Редактирование данных Способ 1: ввести в ячейку новое значение • установить табличный курсор в ячейку, • ввести с клавиатуры новое значение, • нажать клавишу ввода для подтверждения изменений или клавишу Esc для отмены изменений. исправить значение непосредственно в ячейке исправить значениев строке формул Microsoft

22. Редактирование данных Способ 2: ввести в ячейку новое значение • выполнить по ячейке двойной щелчок мышью, чтобы появился клавиатурный курсор, • исправить содержимое • нажать клавишу ввода для подтверждения изменений или клавишу Esc для отмены изменений. исправить значение непосредственно в ячейке исправить значениев строке формул Двойной щелчок мышью по ячейке позволяет перейти к редактированию содержимого внутри ячейки Microsoft

23. Редактирование данных Способ 3: ввести в ячейку новое значение • установить табличный курсор в ячейку, • выполнить щелчок в строке формул, • в строке формул внести исправления, • нажать клавишу ввода для подтверждения изменений или клавишу Esc для отмены изменений. исправить значение непосредственно в ячейке исправить значениев строке формул Microsoft

24. П Р И М Е Р В строке формул появились специальные кнопки Установили табличный курсор в ячейку Выполнили щелчок в строке формул Строка формул При работе в строке формул появляются специальные кнопки, позволяющие принять или отменить изменения по аналогии с клавишами Enter и Esc. Microsoft

25. перемещение удаление чтобы выполнить каждую из этих операций, требуется предварительно выделить одну или несколько ячеек копирование вставка Операции редактирования Microsoft

26. Кнопка Выделить все Выделить одну ячейку – установить в ней табличный курсор Выделить блок ячеек – выполнить мышью протяжку от первой ячейки к последней Выделить всю таблицу – выполнить щелчок по кнопке Выделить все Выделить несколько отдельных ячеек – установить курсор в первую из ячеек, нажать клавишу CTRL и, удерживая ее, выполнять щелчки по последующим ячейкам Выделить столбец – выполнить щелчок по имени столбца Выделить строку – выполнить щелчок по номеру строки Выделение ячеек Microsoft

27. выделить ячейки с данными, • выбрать меню Правка / Вырезать • указать новую начальную ячейку, • выбрать меню Правка / Вставить 1 способ • выделить ячейки с данными, • навести курсор мыши на границу диапазона так, чтобы курсор принял вид перекрестья, • нажать кнопку мыши и перетащить курсор в нужную позицию 2 способ выделяем ячейку с данными и наводим курсор на границу ячейки так, чтобы курсор принял вид перекрестья; как бы «хватаем» границу ячейки «схватив» мышью границу ячейки, перетаскиваем курсор в новую позицию Перемещение данных в ячейках Microsoft

28. выделить ячейки с данными, • выбрать меню Правка / Копировать • указать новую начальную ячейку, • выбрать меню Правка / Вставить 1 способ • выделить ячейки с данными, • навести курсор мыши на маркер выделения так, чтобы курсор принял вид черного крестика, • нажать кнопку мыши и протащить курсор в нужную позицию 2 способ Маркер выделения – это маленький квадратик в правом нижнем углу рамки табличного курсора. наводим курсор на маркер выделения так, чтобы курсор принял вид черного крестика «схватив» мышью маркер, протаскиваем курсор в новую позицию Копирование данных в ячейках Microsoft

29. Способ копирования протяжкой (с помощью маркера выделения) подходит только для тех случаев, когда копируемые ячейки находятся рядом. В остальных случаях используют команды меню Правка. При копировании числа и текст не изменяются, формулы – изменяются. При перемещении и копировании с помощью команд меню Правка ячейки-источник выделяются мерцающим прямоугольником В ячейки A4, B4, C4ввели формулы Формулы из ячеек A4, B4, C4 скопировали в строки 5, 6, 7 Поскольку копировали вниз по строкам, то в формулах изменились номера строк. Например, в 4-й строке формула =А3+1. При копировании в 5-ую строку получаем формулу = А4+1. При копировании в 6-ую = А5+1. В 7-ую = А6+1. Особенности копирования Microsoft

30. Удаление данных в ячейках • выделить ячейки с данными, • нажать на клавиатуре клавишу Del (Delete) 1 способ • выделить ячейки с данными, • выбрать меню Правка / Удалить 2 способ После выбора меню Правка / Удалить на экране появляется окно для задания дополнительных параметров: что именно требуется удалить Microsoft

31. Удаление данных в ячейках • выделить ячейки с данными, • выбрать меню Правка / Очистить 3 способ В меню Правка / Очистить имеется подменю: пункт Все – означает очистить содержимое выделенных ячеек вместе с форматированием; пункт Форматы – очистить только форматирование, сохранив содержимое ячейки, пункт Содержимое – очистить содержимое, сохранив параметры форматирования. Microsoft

32. Зададим для текста из ячейки В2 следующие параметры форматирования: шрифт Arial Cyrразмера 16. По команде Правка / Очистить / Все удалился сам текст и форматирование (на панели форматирования видим, что размер шрифта вернулся к прежнему значению 10 пунктов) По команде Правка / Очистить / Форматы исчезло только форматирование, а текст остался По команде Правка / Очистить / Содержимое исчез текст, а форматирование сохранилось (на панели форматирования видим шрифт Arial Cyr размера 16 Очистка ячеек пример Microsoft

33. Для вставки строки: установить табличный курсор в требуемую строку, выбрать меню Вставка / Строки 1.Вставим строку для 2 «А» класса. Эта строка должна быть третьей Для вставки столбца: установить курсор в требуемый столбец, выбрать меню Вставка / Столбцы 2.Устанавливаем табличный курсор в третью строку и выбираем меню Вставка / Строки 4.Вставим столбец для 6 марта. Это столбец С. 3.Вставили третью строку 5.Ставим табличный курсор в столбец С и выбираем меню Вставка / Столбцы Вставка строк и столбцов Microsoft

34. Для удаления столбца: установить курсор в требуемый столбец, выбрать меню Правка / Удалить… в окне указать параметр Столбец Для удаления строки: установить табличный курсор в требуемую строку, выбрать меню Правка / Удалить… в окне указать параметр Строку 5.Удалим столбец для 5 марта. Это столбец В 1.Удалим строку для 2 «В» класса. Это пятая строка 6.После удаления столбцы сдвинулись 2.Ставим табличный курсор в пятую строку и выбираем Правка / Удалить 3.В окне указываем Строку 4.После удаления остальные строки сдвигаются вверх Удаление строк и столбцов Microsoft

35. Обычно в электронных таблицах книга имеет несколько листов. Их начальное количество задано в меню Сервис / Параметры на странице Общие. Чтобы вставить в книгу новый лист, выбирают меню Вставка / Лист. Новый лист помещается перед текущим Вставить лист перед текущим или удалить текущий лист из книги можно, выполнив по ярлычку листа щелчок правой кнопкой мыши и выбрав соответствующую команду: Добавить… или Удалить Удалить лист из книги можно командой меню Правка / Удалить лист Начальное количество листов в книге Вставка и удаление листа Microsoft

36. 1.Для перемещения или копирования текущего листа книги выбирают меню Правка / Переместить/Скопировать лист… 2.Открывается окно для задания параметров 3.В списке выбирают имя книги, в которую будет помещен лист. Это может быть текущая книга, новая книга или книга другого открытого файла 4.Задают новое расположение листа среди других имеющихся листов 5.Если в поле Создавать копию установить метку, то лист будет скопирован, если метки нет – перемещен 6.Те же действия с текущим листом можно выполнить щелчком правой кнопкой мыши по ярлычку листа, выбрав команду Переместить/Скопировать… Перемещение и копирование листа Microsoft

37. 1.Обычно листы книги имеют стандартные имена Лист1, Лист2 и т.д. Эти имена можно изменить. Для этого вызывают контекстное меню для ярлычка листа, т.е. выполняют по ярлычку листа щелчок правой кнопкой мыши. В меню выбирают команду Переименовать 2.В области имени листа появляется курсор ввода. Теперь можно ввести новое имя листа и нажать клавишу Enter 3.Вместо вызова контекстного меню можно сразу выполнить двойной щелчок по имени листа. Имя будет выделено. Теперь достаточно ввести с клавиатуры новое имя и нажать клавишу Enter 4.Дать листу новое имя можно с помощью команды меню Формат / Лист / Переименовать Переименование листа Microsoft

38. В рабочей таблице можно вставить или удалить не только строки или столбцы, но и отдельные ячейки. По команде меню Вставка / Ячейки… на экране появляется окно для указания параметров вставки По команде меню Правка / Удалить… на экране появляется окно для указания параметров удаления Вставка и удаление ячеек Microsoft

39. Вычисления проводятся: Автоматически Обычно программа настроена таким образом, что все расчеты выполняются автоматически каждый раз после введения в ячейку данных. Вручную Режим автовычислений может быть выключен, тогда для пересчета значений необходимо каждый раз нажимать клавишу F9. Изменить настройки можно с помощью меню Сервис / Параметры… на странице Вычисления Проведение расчетов Microsoft

40. Сортировка – это расположение данных в определенном порядке. Числовые данные сортируют по возрастанию или убыванию, текстовые данные – по алфавиту или в порядке, обратном алфавитному. 1. Для сортировки надо выделить данные и выбрать меню Данные / Сортировка… Появится окно для указания параметров сортировки. 3.В списке надо выбрать, в каком столбце находятся данные для сортировки 7. Для быстрой сортировки можно воспользоваться кнопками прямой и обратной сортировки на панели инструментов 4.Выбрать направление сортировки 2.Можно задать до трех уровней сортировки 5. Открыть окно дополнительных параметров 6.В окне задать сортировку строк или столбцов Сортировка данных Microsoft

41. 1.Имеются результаты соревнований. Надо составить два списка: по фамилиям и по результатам. Выделим данные 2.Выберем меню Данные / Сортировка… В списке Сортировать по выберем столбец Фамилия. Укажем сортировку по возрастанию 4.Снова выделим данные. Выберем меню Данные / Сортировка Выберем столбец Результат. Укажем сортировку по убыванию 5.Сортировка по столбцу Результат 3. Сортировка по фамилиям 6.В обоих случаях сортировались СТРОКИ ЦЕЛИКОМ, а не только фамилии или результаты Сортировка данных пример Microsoft

42. Фильтрация – это отображение данных, удовлетворяющих некоторым условиям, путем сокрытия остальных сведений. 3.В каждой ячейке заголовка появится кнопка списка 1.Для фильтрации надо установить табличный курсор в строку заголовков 2.Выбрать меню Данные / Фильтр / Автофильтр 4.В списке задают условие или выбирают требуемые значения 5.Вернуться из режима фильтрации в обычный можно той же командой меню Данные / Фильтр / Автофильтр Фильтрация Microsoft

43. 1.Выберем участников мужского пола. Установим курсор в строку заголовков и выберем меню Данные / Фильтр / Автофильтр 3.Признаком фильтра является синий цвет стрелки на кнопке фильтра. Остальные стрелки – черные. 4.Строки, не подходящие по условию, теперь скрыты. Это видно по номерам строк. 2.Создадим фильтр по столбцу Пол. В списке выберем обозначение м. 5.Отобразить все строки таблицы можно, выбрав в списке фильтра пункт Все Фильтрация пример 1 Microsoft

44. 1.Выберем участников с результатом 3,00 и более. Установим курсор в строку заголовков и выберем меню Данные / Фильтр / Автофильтр 2.Создадим фильтр по столбцу Результат. В списке выберем пункт Условие… 4.Результат применения фильтра 3.В окне зададим условие: больше или равно и введем значение 3,00 5.Отобразить все строки таблицы можно, выбрав меню Данные / Фильтр / Отобразить все или пункт Все в списке фильтра Фильтрацияпример 2 Microsoft

45. Форматирование: • форматирование числовых данных; • форматирование текста; • выравнивание данных в ячейках; • изменение ширины столбца; • изменение высоты строки; • настройка толщины и типа линий для границ ячеек; • настройка цвета для границ ячеек; • применение фоновой заливки к ячейкам; • форматирование листа. данных рабочейтаблицы Операции форматирования Microsoft

46. Примеры некоторых форматов Форматирование числовых данных Вид числа в ячейке зависит от заданного формата. Задать формат можно в меню Формат\ Ячейки… на странице Число. Microsoft

47. Форматирование текстовых данных Задать формат текста можно в меню Формат\ Ячейки… на странице Шрифт или с помощью кнопок панели инструментов Форматирование. Панель инструментов Форматирование Microsoft

48. Параметры выравнивания данных в ячейках можно задать в меню Формат\ Ячейки… на странице Выравнивание. Раскрывающиеся списки окна задают выравнивание текста в ячейке Для ячеек второй строки ориентация текста задана 900 Ориентация текста задана 450 Перетаскивая красный маркер, можно задать поворот текста в ячейке Выравнивание данных в ячейках Microsoft

49. 1.Рабочая таблица занимает четыре столбца, а текст в первой строке слишком длинный. 2.Выделяем ячейки A1, B1, C1 иD1. 4.Наведем курсор мыши на границу первой строки и перетащим ее ниже так, чтобы отображались все строки текста 3.Выбираем меню Формат / Ячейки на странице Выравнивание расставляем метки объединение ячеек и переносить по словам и нажимаем в окне кнопку Ok. 5.Выделенные четыре ячейки в первой строке стали одной ячейкой, а текст переносится по словам, размещаясь в несколько строк Выравнивание пример Microsoft

50. 1. Увеличим высоту второй строки 3. Уменьшим ширину первого столбца 4. Ширина столбца А изменилась 2.Высота второй строки изменилась Форматирование строк и столбцов Вы обратили внимание, что в примере мы перетаскивали границу первой строки – изменяли высоту строки. Также можно изменять и ширину столбца. Для изменения высоты строки наводим курсор на нижнюю границу строки в области ее номера и перетаскиваем границу. Для изменения ширины столбца наводим курсор на правую границу столбца в области его имени и перетаскиваем границу. Microsoft