當北醫遇到機構典藏

1. 當北醫遇到機構典藏 臺北醫學大學圖書館 報告人：邱子恒 副館長 業務負責人：吳朝裕 -- TMU IR的360天 www.themegallery.com

2. 大綱 緣起 系統建置經驗 臺北醫學大學 機構典藏 推廣與行銷 營運經驗 未來展望

3. 北醫簡介 • 都會型醫學專業大學 • 北醫大學 • 附屬醫院 • 萬芳醫院 • 雙和醫院 • 醫、藥、口腔、公衛暨保營、護理學院 、 通識教育中心 ＆ 20個系所。 • 423位專任教師

4. 緣起 • 2006 • 教育部委託臺大圖書館進行「建置機構學術成果典藏計畫」，為期三年。 • 2009 • 加入第二期IR 30+計畫，以集中典藏教職員作品，增加能見度。

5. 2009.05 決定導入 2009.08 系統規劃建置 • 架構建置、權限設定 2009.09 書目資料匯入 • 匯入電子學位論文書目 ＆ 全文 • 教師著作系統近三年書目 2009.10 上線前準備 • 帳號權限設定、工讀生訓練 2009.11 正式上線 • 系統使用說明會 2010.12 推廣行銷 • 知識分享大賽 • 匯入教師著作系統所有書目 2010.01～ 持續成長 • 本校出版品典藏、持續徵集 TMUIR建置時程表 TMUIR

6. 系統規劃建置 • 系統導入 • 版本：DSpace v.2.0（現為v.3.2） • 由交大圖書館協助設置 • 設備規格 • 1U機架式 • Intel Quad Core E5410 2.33G × 2 / 12G / 500G × 4 • VMSUIT虛擬伺服系統 • Cent OS • RAID 5 及 Silver Storage 300GB × 3 • 備份頻率：每日

7. 系統規劃建置 • TMUIR系統畫面

8. 附屬醫院 TMUIR 萬芳醫院 雙和醫院 通識中心 醫學院 口腔學院 公衛學院 護理學院 藥學院 行政單位 各系 各系 各系 各系 各系 圖書館 資料類別 資料類別 資料類別 資料類別 各科 出版品 資料類別 系統規劃建置 • 架構建置

9. 期刊論文 會議論文 研究報告 專書著作 博碩士論文 專利 海報 單位出版品 演講資料 課程教材 學生學習成果 考古題 其他 機構典藏簡介 • 上傳資料類別

10. 機構典藏館員1名 +10位工讀生 系統館員 1名 資訊處 副校長 副館長 任務下達、政策裁示 技術支援 統籌規劃、方向指引 系統維護、備份 徵集、推廣、典藏、窗口 系統規劃建置 • 團隊成型 IR

11. 系統規劃建置 • 增加能見度 • 圖書館首頁放置連結Logo • Google、Yahoo登記 • 加入ir.org.tw

12. 書目資料匯入 • 資料來源：教師著作系統 • 上傳範圍：2007-2009 • 總筆數：3952筆 • 期刊論文 • 會議論文 • 技術報告 • 專書 • 專利

13. 書目資料匯入 • 資料來源：電子學位論文系統 • 上傳範圍 • 未公開全文---書目。 • 已公開全文---全文+書目。 • 總筆數：2755筆

14. 書目資料匯入 • 專書著作掃描 • 效法Google Book Search • 掃描封面＆目錄

15. 上線前準備 • 上傳帳號 • 北醫教職員--Email帳密 • Single Sign On • 學生團體--申請 • 三院：因帳號字串不同，正由資訊處研議中。

16. 進入 辨識 上線前準備 • Single Sign On • 目的 • 避免隨人事變動頻繁增刪帳號。 • 排除教職員申請帳號之麻煩。 • 由資訊處協助。 • 概念 sso

17. 上線前準備 • 權限預設 • 原因：SSO只驗證登入，使用者仍無法上傳。 • 處理： • 取得教職員帳密清單。 • 個別設定上傳權限，使教職員登入後可上傳文件。

18. 派出工讀生 至指定地點協助上傳 至指定地點收取資料 圖書館收到教職員申請 遇到問題 #2518 上線前準備 • 到府服務工讀生 • 目的：有感教職員因繁忙無暇自行上傳，故設置「到府服務」工讀生。 • 作法： • 派遣工讀生至指定地點協助上傳。 • 派遣工讀生將資料帶回館內處理。

19. 正式上線 • 系統使用說明會 • 時間：2009.10.29 • 目的 • 宣導機構典藏概念與建置目的。 • 簡介系統內容與使用方式。 • 提供教職員系統使用諮詢管道。 • 參與人員：37位

20. 全文數 1.4％ 1.8％ 9％ 4.3％ 13.2％ 45％ 7.9％ 5.9％ 11.5％ 統計日期2004.04.06 正式上線 • 各單位典藏資料現況

21. 總筆數 全文數 正式上線 • 系統各類資料累積現況

22. 正式上線 開始建置 正式上線 • 訪客統計 • 造訪人次 : 264345造訪次數

23. 正式上線 • 遭遇問題 • 詢問度高，上傳率低。 • 許多教職員對機構典藏仍無概念。 • 因應作為 • 以Email、電訪持續宣達系統建置目的。 • 研擬推廣活動，鼓勵教職員上傳。

24. 校方 提供統計資料 獎勵&表揚 上傳積分制 上傳資料 教職員 圖書館 推廣活動 推廣與行銷 • 推廣活動規劃

25. 推廣與行銷 • 知識分享大賽 • 目地：吸引教職員上傳文件。 • 時間：每月舉辦。 • 方式 • 上傳積分統計，取前5名。 • 致贈獎狀與禮物。 • 與館內其他活動連結。

26. 推廣與行銷 • 擬定計分規則

27. 審核後呈現在系統畫面 統計上傳者姓名、單位、上傳筆數 上傳後文件進入等待區 登入審核 Mail通知管理者 推廣與行銷 • 設定上傳審核功能 • 目的：偵測user自行上傳情況 • 概念：

28. 推廣與行銷 • 教職員參與情形 • 參與人員共18位。 • 參與單位共10個。 • 共計貢獻763筆文件。

29. 持續成長 • 系統使用手冊 • 目的:提供快速查檢。 • 內容 • 系統功能簡介 • 上傳教學 • 如何編輯已上傳檔案

30. 定期更新 回溯資源 • JECM • 新臺北護理期刊 • 今日北醫 • 健康快遞 • 衛生政策公報 • 附醫電子報 • 雙和醫訊 • 國科會研究報告 • 主辦之會議論文集 • 已停刊出版品 • 贈書與館藏數位化 網站資源 每學年度更新 • 北醫與三院網站 • 教學文件、研究成果、活動紀實、法規文件 • My tmu ＆ My tmu2 • 教師著作系統 • 學位論文系統 持續成長 • 主動典藏

31. 持續成長 • 持續徵集與推廣 • 持續宣傳活動內容與活動結果。 • 電訪Top 50教師，主動徵集。 • 籌劃知識分享獎 • 設置「知識分享獎」，提昇上傳誘因。 • 每學期五名，頒發獎金10000元與獎牌。 • 依學期中「知識分享大賽」累積積分屏選。

32. 營運經驗分享 • 期刊論文的版權問題 • 許多教職員直接由線上資料庫下載論文提交，不知有版權問題。 • 認為自己的論文資料庫都有，圖書館何不直接下載？

33. 營運經驗分享 • 論文版權問題-因應作為 • 先典藏後公開 • 限制閱讀權限或暫不開放，待解決版權問題後才公開。 • 修改呈現樣式 • 出版社回應已修改呈現樣式的版本，為自我典藏可容忍範圍。 • 加強宣導版權問題，鼓勵提交pre-print。

34. 營運經驗分享 • 對機構典藏的概念仍不清楚 • 認為學校已有教師著作系統，為何還需機構典藏？ • 誤以為機構典藏是另一個全文資料庫，詢問為何沒有全文？ • 不知道系統可以典藏那些東西？

35. 營運經驗分享 • 概念不清-因應作為 • 利用網站、文宣、mail、電話進行宣導。 • 宣傳時明確提示需協助的部份，如徵集類型、聯繫方式... • 親自拜訪，藉當面交談排除疑問，亦可同時徵集。

36. 營運經驗分享 • 成員參與度仍需努力 • 北醫教師多身兼數職，醫院學校兩頭跑更為常事。 • 部份教師願意整理自己的作品，但時間一久就沒了下文。

37. 營運經驗分享 • 提昇參與度-因應作為 • 主動徵集，並將聯繫對象轉向研究助理。 • 適時提醒，但避免淪為騷擾。 • 研擬教職員感興趣的推廣活動。

38. 未來展望 • 概念推廣 • 將IR概念推廣至北醫每個角落。 • 範圍拓展 • 典藏範圍擴及三院。 • 持續成長 • 持續徵集更豐富多元的典藏資料。 • 帶動參與 • 持續推廣，期盼更多教職員參與機構典藏活動。

39. 結論 • 機構典藏是永續經營的活動，除了圖書館自己的努力外，更應持續尋求組織成員的支持，透過各種策略激發成員的參與意願，以實踐IR的真正精神，同時亦可獲取更多有價值的典藏文件，使典藏系統更具影響力，也為人類知識的保存作出貢獻!

40. Thank you ! www.themegallery.com