Transportledning/ Transportorganisation 8p

1. Transportledning/Transportorganisation 8p Lektioner 2011-09-15 2011-09-22 2011-09-29

2. Presentation av kurs Transportledning/Transportorganisation 8p Kursens namn: Transportledning/Transportorganisation ( trpt ledn 2) Omfattning: 8 Poäng Lärare: Bengt Sigvald/Jenny Åkerblom Mål: Efter genomgången kurs ska den studerande ha goda kunskaper i att organisera, planera och administrera transportledningsfunktionen inom en verksamhet Den studerande ska kunna och förstå grundläggande ledarskapsbegrepp och välja kommunikationsformer efter situation. Behärska instruktioner i tal och skrift och kunna informera med bekräftelse från mottagaren. Förstå innebörden av målstyrt ledarskap och känna till metoder för coachning och konflikthantering. Examination: Examination sker genom tentamina samt obligatoriska övningar och inlämningsuppgifter enligt instruktion vid kursstart. Kursen bedöms med betygen Godkänd och Väl Godkänd. För betyget Godkänd krävs 50% av poängen på tentamen samt poänggränser på inlämningsuppgifter och övningar, vilka meddelas vid kursstart. För betyget Väl Godkänd krävs 80% av poängen på tentamen samt poänggränser på inlämningsuppgifter och övningar, vilka meddelas vid kursstart.   Tentamenspliktigt: Litteratur, eventuellt utdelat material, information på föreläsningar som ej finns dokumenterat.                      Litteratur: Sveriges Åkeriföretags Åkerihandbok (utdelas vid kursstart) och ev. kurslitteratur som meddelas vid kursstart. Organisation och Ledarskap - styr rätt i en ny tid. Liber förlag, ISBN 47-08818-8. Författare Nils Nilsson.  Under kursen utdelade kompendier

3. Från broschyren Yrket Transportledare kopplat till delkursenTransportledning/Transportorganisation Transporter ska planeras så att de blir så effektiva, billiga och miljövänliga som möjligt. Det är din uppgift som transportledare att hitta effektiva och lönsamma lösningar av transporten. Transportledare planerar och organiserar transporter av olika slag så att varor och gods når sina mottagare i rätt tid och på rätt plats. Som transportledare fungerar man som en länk mellan kunden och föraren som transporterar godset enligt kundens önskemål. Det är viktigt att vara serviceinriktad och kunna överblicka flera saker samtidigt. Transportledare i ett speditionsföretag arbetar i en ledningscentral och tar emot order från kunder som ringer och berättar vad de har för gods, vart det ska och när det skall vara framme. Transportledaren ansvarar för att rätt fordon bokas för transporten och att det finns tillräckligt utrymme kvar på fordonet. Kontakten med yrkesförarna sköts med olika tekniska hjälpmedel och användningen av datorer i bilarna blir allt vanligare. Transportbranschen är i ständig utveckling och många tekniska hjälpmedel används för att få ett ekonomiskt och effektivt flöde av varor och transporter. När ordern från kunden är mottagen kan transportledaren t.ex. med hjälp av GPS system finna den bil som är närmast kunden och direkt kontakta den för uppdraget. Dessa hjälpmedel har fått en allt större roll i takt med att kraven på effektivitet, ekonomi och miljöansvar ständigt ökar. Är du redo för utmaningen? Är detta något för dig?

4. KURSINNEHÅLL Praktisk del med mycket material från ”verkligheten”. Mina erfarenheter om hur transportledarens vardag kan se ut. • V 37 – V 39 Att leda, förmedla och planera, såväl processer, människor samt transporter. Förstå processerna som transportledaren berörs av och förstå sin roll i processen. Känna till några principer för framgångsrika transportföretag. Många exempel från verkligheten (intervjua en transportledare om hur deras vardag ser ut) • V 40 – 41 Kunna planera och strukturera samt prioritera intressenter och uppdrag. Vilka rutiner, checklistor/tips som kan vara bra att känna till. Här är vardagstillämpning av ISO-kraven ett måste. Gästföreläsare om ”ruttplanering”. • V 41 – V44 Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbete i en transportorganisation • V 45 – V47 Avstämnings- och uppföljningsarbete. Vi färdigställer Handboken för Visionstransporter AB • V 48 – V49 Introduktion till IT inom transportledning och gästföreläsare/studiebesök Under kursens gång ska vi beskriva ett fiktivt företags verksamhet ” Visionstransporter AB ” med fördjupning på det stöd som en transportledare behöver i vardagen i form av en ”handbok” med rutiner, checklistor, mallar utöver det som alla bör veta i företaget. Ett antal hemuppgifter utdelas.

5. Vi presenterar oss för varandra och vi tar reda på vilka erfarenheter som finns i klassen av: Kvalitet, Miljö, Arbetsmiljö och Säkerhet Hemuppgift 1 delades ut (max 1 tim tid för lösning) Att vara en transportledare är tidspressat 5

8. Vi skissade på processerna för ett transportföretag Ledningsaktiviteter Huvudprocess som bryts ner i delprocesser och aktiviteter MF Sälja Avtala Köpa in Utföra tjänster Fakturera Följa upp Kundbehov Klarlagda behov Avtalade villkor Säkerställda resurser Uppfyllda villkor Betalt Nöjd kund output = Input till nästa delprocess. För varje delprocess finns en processägare som får stöd av rutiner och verktyg (databaser). 8 Stödaktiviteter

9. Vi skissade på processernaför ett transportföretag och vilka som är intressenter Ledningsaktiviteter med Visioner Affärsidé policy Strategier Mål Styrning Organisation System Krav Lagar Uppfyllda behov Behov Huvudaktiviteter MF Planera tjänster Sälja Avtala Köpa in Utföra tjänster Fakturera Följa upp Marknadsbehov Kundbehov Klarlagda behov Avtalade villkor Klarlagda resurser Säkerställda resurser Uppfyllda villkor Betalt Nöjda kunder och intressenter (äg., pers., lev., (bank), samhälle) Stödaktiviteter med Personal Ekon., Adm. Lokaler resurser Infrastruktur Verksam- hetsmiljö IT-stöd output = Input till nästa delprocess. För varje delprocess finns en processägare som får stöd av rutiner och verktyg (databaser).

10. Förslag på innehåll i Ledningssystemet för Visionstransporter AB • Förord, Beskrivning av VIT AB • Verksamhetssystem med Affärsidé, Policy och mål • Lagar Krav, Arbetsmiljö och Yttre miljö • Organisation, Ansvar och befogenheter • Fordon Utrustning • Utbildning, Rekrytering, anställning och introduktion • Inköp • Avtal och kontrakt • Planera, Orderhantera • Utföra uppdrag • Korrigerande och förebyggande åtgärder • Extern kommunikation • Interna Kommunikation, Ledningens genomgång • Dokumentation, Backuprutiner • Ständiga förbättringar, Klagomål • Hjälpmedel, blanketter • Uppföljning Vi pratade om att under kursen skapa ett fiktivt företag ”Visionstransporter AB” relaterad till transportledarens vardag

11. Vi pratade om några av de viktigaste sakerna att hålla ordning på i ett företag: Företagets processer och ständiga förbättringar • Det ska handla om förbättringar! • Vi pratar processer eller förståelsen av hur mitt arbete påverkas av/påverkar andras arbete. • 10 min övning med redovisning

12. Vad är en förbättring?

13. Vad är en förbättring? Något som någon tycker kan göras bättre!

14. Vem kan förbättra?

15. Vem kan förbättra? Någon annan? eller jag/vi! Kanske bäst om jag får gör det själv?

16. Vad kan bli bättre? Det beror väl på vad man tänker på!Människan (kunskap, attityd, beteende), arbetssätt, hjälpmedlen, omgivningen och kommunikation?

17. Vad kan bli bättre? • Du själv (kompetens/hälsa) • Ledarskap och medarbetarskap • Arbetssätt och rutiner • Produkter och tjänster • Yttre miljön • Arbetsmiljön • Kommunikation Vad saknarDu?

18. Måste vi förbättra oss?Har vi tid?Det har ju gått bra förut!Vi förbättrar ju oss hela tiden utan att prata om det!(kunskap, attityd, beteende)

21. Nu ska vi se en film.

22. Varför skall man arbeta med ”ständiga förbättringar” och processer? • Man kan identifiera och arbeta tydligare med målstyrning • Processer ger möjlighet till en helhetssyn över verksamheten • Medarbetarna blir både mer motiverade och engagerade • Kvaliteten blir högre genom att tjänsterna som passerar en process får ta del av förbättringarna • Spar tid, pengar och frustration!

23. Nyttan för mig?”Med ständiga förbättringar” • Intressantare arbete • Kompetens och hälsa • Gehör för idéer • Mindre strul Vad tycker Du?

24. Nyttan för företaget? • Lönsamhet • Nöjda kunder • Engagerade medarbetare • Når uppsatta mål Vad tycker Du?

25. Källor till förbättringar • Förslag (från anställda) • Förslag (från åkare, ägare, leverantörer) • Diskussioner vid möten • Kundsynpunkter • Reklamationer • Affärsplaner (mål mm) • Interna/externa revisioner • Leverantörsavvikelser • Incidenter • Arbetsskador/Tillbud

26. Hur tar vi hand om goda idéer?

27. En övning – 2 min

28. En övning – 5 min Påstående De här alternativen använder jag själv vid hantering av förbättringsfrågor/ avvikelser. Svarsalternativ (hand upp)Idag använder jag nr  ? • Fyller i en enkel blankett för behandling  • Fixar själv om det går  • Tar upp det vid nästa möte  • Löser frågan med någon annan  • Chefen/berörd får lösa det  • Skriver upp det så jag inte glömmer det  • Pratar om det vid fikat/rast  • Inget, det skapar bara en massa nya problem  • Vänta tills det händer igen (vill se trend)  • Inget av alternativen, så här gör jag  Noteringar efter diskussion Många organisationer präglas av att förbättringsverksamheten kännetecknas av avhjälpande åtgärder (lösa akutproblem) än av att förebygga fel, problem och risker genom framsynthet, förutseende och planering. Det synsättet leder till att värdefull erfarenhet om trender går förlorat. I stället för att avsätta resurser för att avhjälpa att fel inte uppstår, så läggs mest kraft på ”akutproblem”. Vi kommer under kursens gång visa på metoder att öka förbättringskulturen inom företag.

29. Det finns en mängd metoder i förbättringsarbetet, därSIQs Modell för Kundorienterad Verksamhetsutveckling är en av dem. • SIQs Modell mäter: • Ledarskap • Information och analys • Verksamhetens planering • Medarbetarnas engagemang • Verksamhetens processer • Verksamhetens resultat • Kundtillfredsställelse

30. De fyra frågor som skapar systematiken är: Hur gör vi för att... Har vi ett medvetet valt, genomarbetat, metodiskt och organiserat arbetssätt för att genomföra våra arbetsuppgifter? Genomsyras detta också av de Grundläggande Värderingarna? Stödjer det valda arbetssättet verksamhetens planer? Samverkar det på ett positivt sätt medandra valda arbetssätt? Kännetecknas arbetssättet av att det förebygger fel, problem och risker genom framsynthet, förutseende och planering? I vilken omfattning tillämpas de valda arbetssätten? När vi utarbetat systematiska, integrerade och förebyggande arbetssätt ska de också tillämpas i relevanta sammanhang, i hela organisationen, i alla processer, för alla varor och tjänster och vid relevanta tillfällen. Vilket resultat leder det till? Resultaten är det yttersta beviset på att de arbetssätt som valts och tillämpats leder till det som avsetts. För att kunna följa upp verksamheten och dess utveckling måste resultat jämföras med egna målvärden och med motsvarande värden hos ledande organisationer och konkurrenter. Hur gör vi för att utvärdera och förbättra det vi gör? En av Modellens grundläggande värderingar är ständiga förbättringar. Hur utvärderar vi de arbetssätt som valts och dessas tillämpning? Bedriver vi ett systematiskt förbättringsarbete baserat på genomförda utvärderingar och gjorda lärdomar? Illustrationen nedan bygger på det kända förbättringshjulet eller Demings PDSA-hjul och illustrerar ovanstående. Ständiga förbättringar kan åstadkommas om vi återkommande och regelbundet ställer oss dessa frågor.

31. Tips på fler metoder 5 5 x Varför? A APQP AQL Ackreditering C Corrective and Preventive Action D Edwards Deming E Effektivitetsrevision F Felträdsanalys Fiskbensdiagram Förbättringskunskap G Good Clinical Practice Good Manufacturing Practice J Joseph Juran K Kapabilitetsindex Kvalitet Kvalitetskontroll Kvalitetsledning Kvalitetssäkring Kvalitetsteknik L Lean production M Mätosäkerhet O Oee P PDCA PPAP R Rotfelsanalys S Sambandsdiagram Sex Sigma Spårbarhet Statistisk processkontroll Stjärna (klassificering) T Tolerans (teknik) Totalkvalitet V Validering Variation

33. Är det bra om vi? på min arbetsplats vet? • Inom vilka områden vi ska bli bättre? Så att vi kan styra förbättringsarbetet. • Antal förbättringar vi genomför?Så att vi vet att förbättringar genomförs och gör nytta. Bl.a. ekonomiskt!

34. Att lyckas med ständiga förbättringar Ledarskap System Hur vi gör! Kultur

35. Rätt från början 1000 100 10 1 Idé Prototyp Serie- produktion Hos kund Att inte göra rätt från början ökar kostnaderna ca 10 ggr per utvecklingsfas

37. Vad är en process? En process är en grupp av samverkande eller varandra påverkande aktiviteter som omformar insatser till utfall. (Definition enligt ISO 9000:2000) Uppfyllda villkor Avtalade villkor 37

38. Ledningsaktiviteter Huvudprocess som bryts ner i delprocesser och aktiviteter MF Sälja Avtala Köpa in Utföra tjänster Fakturera Följa upp Kundbehov Klarlagda behov Avtalade villkor Säkerställda resurser Uppfyllda villkor Betalt Nöjd kund output = Input till nästa delprocess. För varje delprocess finns en processägare som får stöd av rutiner och verktyg (databaser). 38 Stödaktiviteter

39. Skillnader mellan ett traditionellt tänkande och processorientering Traditionellt tänkande Processorienterat tänkande De anställda är problemet Processen är problemet Förändra anställda Förändra processen Jag gör mitt jobb Jag hjälper till att få saker uträttade i vår organisation Lita inte på någon Samarbeta mot gemensamma lösningar Vem gjorde fel?! Vad tillät felet att uppstå?! Skillnaden i tankesättet är ganska tydligt och resultatet av processtänkandet leder till ett större fokus på att för bättra processerna och inte försöka skydda sig och sitt område! 39

40. Jag gör mitt jobb Jag hjälper till att få saker uträttade i vår organisation

41. Vi kan få full koll på?: • Den dagliga driften - Vad orsakar mest störningar eller bidrar till onödigheter och hur kan arbetsflödena förbättras mer systematiskt? Vi diskuterar gränssnitt mellan delprocesser, där vi kan hitta förbättringar. • Ledarskapet och engagemanget - Hur påverkar Du som formell eller informell ledare personligen engagemang för verksamhetens utveckling?Kulturen - Vilka värderingar bör behållas och stärkas? • Intressentbehoven - Hur håller vi oss ajour med behov och förväntningar hos dem vi är till för? • Se även ”grundläggande värderingar”

42. Ledningsaktiviteter med Visioner Affärsidé policy Strategier Mål Styrning Organisation System Krav Lagar Huvudaktiviteter MF Sälja Avtala Köpa in Utföra tjänster Följa upp Fakturera Stödaktiviteter med Ekon., Adm. Lokaler Infrastruktur Verksam- hetsmiljö IT-stöd Personal

43. Vad betyder? KIMPKML 367 TRÄFFAR PÅ GOOGLE

44. Kom Inte Med Problem, Kom Med Lösningar Tänk på det när ni gör nästa övning!

45. Övning ”Inget är så bra utan att det kan bli bättre” Tid 10 min Beskriv några förbättringsförslag (Tipslappen). Därefter fundera på vad som kan göras åt det! (om tid finns) Vi kollar sedan var förslagen hamnar på processkartan.

48. Redovisning var förslagen hamnade på vår processkarta 3 förslag 2 förslag 1 förslag 4 förslag 3 förslag

49. ”Funderingar” • Vad har vi för stöd för vårt arbete? • Rutiner • Handböcker • IT-stöd, • Databaser • Mallar • Excellblad • Portalen • Vem ansvarar för vad? • Vilka behöver dela denna information? • Vad kan förbättras/fungerar det som det var tänkt?

50. Slut på lektion 1