Rendezvényszervezés

1. Rendezvényszervezés

2. Miről lesz ma szó? A rendezvény és a hozzákapcsolódó fogalmak A rendezvények csoportosítása Rendezvények típusai Rendezvényszervezői háttér A rendezvényszervezés szakaszai Forgatókönyvek Költségvetés készítése Rendezvények helyszínei Vendéglátás Konferenciaturizmus Készítette: Moncz Anikó

3. A rendezvény és a hozzákapcsolódó fogalmak Rendezvény: Adott helyen, adott időben megtartott összejövetel Rendezvényhelyszín:az a fizikailag behatárolt tér, ahol a rendezvény, esemény zajlik, amelyet a vendégek használnak, illetve a szervezők ellenőrzésük alatt tartanak Rendezvényszervezés: előre meghatározott (társadalmi, tudományos, szakmai stb.) célból adott helyen és időben megtartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező, összehangolt munka. Magába foglalja az esemény megvalósulásával kapcsolatos infrastruktúra (helyszín, technika stb.) biztosítását, illetve a résztvevőkről való gondoskodást (szállás, étkezés). Készítette: Moncz Anikó

4. Rendezvényszervezés Készítette: Moncz Anikó

5. Rendezvények csoportosítása • Szervezés szintje szerint: • Egyszerű, családi • Vállalati, intézményi • Állami szintű • Megarendezvények • (vb., olimpia) • Szervezés célja szerint: • egyházi jellegű, • tudományos, • szakmai, • sport, • magáncélú, esküvő • Résztvevők • hovatartozása szerint: • Belföldi/nemzeti • Közösségi (pl. falunap) • Regionális • Országos • Nemzetközi • Európai • Időbeliség szempontjából • Egyszeri, nem ismétlődő • Periodikusan ismétlődő • Több helyszínen, azonos időben • Helyszín alapján: • Zárt terű • Szabad téri vagy • Egy helyszínes • Több helyszínes • Gazdasági • szempont alapján: • Profitorientált • Non profit Készítette: Moncz Anikó

6. Rendezvénytípusok Készítette: Moncz Anikó

7. Konferencia, kongresszus Készítette: Moncz Anikó

8. Sajtótájékoztató, estély Készítette: Moncz Anikó

9. Rendezvényszervezői háttér Ügyviteli rendszer elemei: Készítette: Moncz Anikó

10. Személyi háttér Szakmai résztvevők: a rendezvényt szakmai oldalról vezetők (előadó, házigazda) – meghíváson alapul Résztvevők: látogatók, delegáltak, hazai és külföldi vendégek Közreműködők: helyszínfelelős, programgazda, esetleg alvállalkozók Szervezői stáb: összetételén és összehangolt munkájukon a rendezvény sikere múlik Sajtó: sajtófőnök tartja velük a kapcsolatot (amennyiben sajtótájékoztatót szeretnénk, azt 9.00-10.00 óra között tegyük) VIP-vendég: lehet szakmai résztvevő vagy látogató, mindenképpen különleges figyelmet érdemel; érkezéstől elutazásig figyelemmel kell kísérni Rendezvényfőnök: szervezői munkát koordinálja teljes vagy részfelelősséggel, kapcsolattartó Készítette: Moncz Anikó

11. VIP-vendégek Készítette: Moncz Anikó

12. Technikai háttér Készítette: Moncz Anikó

13. A rendezvényszervezés szakaszai 1. Készítette: Moncz Anikó

14. reklámajándékok Készítette: Moncz Anikó

15. A rendezvényszervezés szakaszai 2. Készítette: Moncz Anikó

16. A rendezvényszervezés szakaszai 3. Készítette: Moncz Anikó

17. A rendezvényszervezés szakaszai 4. Készítette: Moncz Anikó

18. A rendezvényszervezés szakaszai 5. Készítette: Moncz Anikó

19. A rendezvényszervezés szakaszai 6. Készítette: Moncz Anikó

20. A rendezvényszervezés szakaszai 7. Készítette: Moncz Anikó

21. A rendezvényszervezés szakaszai 8. Készítette: Moncz Anikó

22. Brief és rebrief • Amennyiben megrendelésre szervezünk rendezvényt, ebben az esetben 2 fontos iratról kell, hogy szó essék: • Brief: rövid, tömör, egyértelmű, érthető írásos anyag, melyet a rendezvény megrendelője állít össze a felkért intézménynek, ügynökségnek. Tartalmazza: • A megrendelő cég, intézmény rövid története • A rendezvény fontos paramétereit (a beharangozótól az utómunkáig) • A feladat kidolgozásához szükséges információkat • A rendezvény célja, üzenete • A rendezvény célcsoportja • A rendezvény apropója, témája • A rendezvény címe Fajtái: • Versenyprezentációs megbízás (versenyhelyzetet teremt) • Kampány-megbízás • Eseti megbízás • Rebrief: a brief-rea rendezvényszervezők által készített válasz • A lényeg, mindig új dologgal kell előrukkolni mindkét fél részéről! Készítette: Moncz Anikó

23. Forgatókönyvek 1. Programforgatókönyv: • az adott rendezvény sajátos elképzeléseit, szervezési feladatait, azok ütemtervét és lebonyolításának módját foglalja magába. Minden rendezvényhez egyedi forgatókönyv kell Tartalma: általános feladatok: • Előkészítés: anyaggyűjtés, előzetes információk beszerzése, eszközök, kellékek összegyűjtése, közreműködők, szereplők, előadók felkérése, próbák, helyszínbejárás, teremrendezés, költségvetés készítése, valamint más. Az előkészítés során felmerülő feladatok leírása, időbeli ütemezése, a felelősök kijelölése, továbbá az ellenőrzés előkészítése • Lebonyolítás: a forgatókönyv bal oldalán rögzítjük az esemény tartalmi lebonyolításának leírását, jobb oldalán pedig a módszertani, technikai instrukciókat, továbbá a felelősök nevét és elérhetőségét (fordítva is lehet) hálóterv, ütemterv Készítette: Moncz Anikó

24. Forgatókönyvek 2. Hálóterv, ütemterv: • a részfeladatok hatékonyabb nyomon követése; átláthatóság – beavatkozási lehetőség adott; az időintervallum is megadható, mennyit szánunk egy adott feladatra Készítette: Moncz Anikó

25. Forgatókönyvek 3. Utómunkálatok: • köszönet (résztvevőknek, közreműködőknek) – szóban/írásban; technikai eszközök, kellékek, tárgyak, bútorok, a kölcsönkapott eszközök visszaszállítása; eredeti helyszín rendeltetésszerű visszaállítása; a végzett munka értékelése, pénzügyi elszámolások, dokumentálás Technikai forgatókönyv: • sokkal részletesebb, a rendezvény jellegétől, nagyságától függően változhat: • A kiállított anyagok, eszközök szállításának módja, üteme, felelőse • Repülő érkezésekor: a fogadó bizottság száma (neve) virágcsokor, gépkocsi, buszirányítás felelőse • Technikai feladatoknál: teremberendezés, hangosítás, irányítótáblák elhelyezése, tolmácsfülke és fejhallgató beszerzése, felelőse • Vendéglátással, díszítéssel kapcsolatos feladatok és felelőseik • Telefonos, postai elérhetőségek Készítette: Moncz Anikó

26. Forgatókönyvek 4. Forgatókönyv típusok: • Komplex forgatókönyv: • teljes egészében tartalmazza az adott rendezvényhez szükséges feladatok ellátását • Rész forgatókönyv: • egy feladatkörre vonatkozóan tartalmazza az elvégzendő feladatokat • Helyszíni forgatókönyv: • egy helyszínre vonatkozóan tartalmazza az összes elvégzendő feladatot Készítette: Moncz Anikó

27. Költségvetés 1. A költségvetés elkészítéséhez árajánlatot kell kérnünk; az előkalkuláció célja a várható kiadások feltérképezése Költségvetés elemei: • Szállásköltség: • 3 szállodától ajánlat kérése (pontosan rögzíteni a feltételeket) • Megrendelés esetén a pontos feltételek rögzítése szükséges: • Szobaárak • Kötbér-lemondási feltételek • Szobafoglalás-elhagyás pontos ideje • Pontos névvel megjelölni, aki később érkezik • A számlát milyen pénznemben egyenlítik/egyenlítjük ki • A számlázás esetében rögzíteni kell, mit fizet a vendég és mit a megrendelő • Meg kell határozni, mely ország szabályai lesznek mérvadóak vitás esetben • Étkezési költség: magas összeg • 1 főre számítjuk ki, majd értelemszerűen a résztvevők számával szorozzuk • Kávészünetre érdemesebb magas költséggel kalkulálni, hiszen nem tudjuk, hogy helyi megoldás születik majd vagy mi gondoskodunk majd erről

28. Költségvetés 2. • Közlekedés: • ha nincsen saját gépjármű-állomány, akkor a vendégek szállítására személygépkocsit, mikrobuszt kell bérelni • Vidéki rendezvény esetén vonat, távolsági busz is szóba jöhet • Segítség lehet a Magyar Turizmus Kártya (Hungarycard) vagy Budapest Kártya is • Program: főleg a szabadidős programokra vonatkozik (magasabb szintű rendezvény esetén, hölgyprogram) • Tolmácsolás, technika: • Tolmácsigényt időben kell jelezni (megállapodásnak mindent tartalmaznia kell: időpont, díjazás, nyelvek száma, tolmácsolási rendszer) • Az anyagot előre el kell juttatni a tolmácshoz • Figyelni kell arra is, milyen hosszú ideig foglalkoztatják (fáradtság-ált. párban dolgoznak) f) Előadói díjak: • Szerződésben rögzíteni • Adóköteles g) Prezentációk, kivitelezési költségek: árajánlatot kérni előre • Hostessek, hostok: • Általános megbízási szerződésben rögzíteni a feltételeket (hány fő, mennyi időre) • Rendezvényorientáltan kell felkészíteni őket • A formaruha plusz költségként jelenik meg Készítette: Moncz Anikó

29. Költségvetés 3. • Terembérlet : • Helyi szokásokról mindig előzetesen kell tájékozódni • Rögzítenünk kell, hogy technikai szolgáltatásokkal együtt vagy azok nélkül kívánjuk bérbe venni a termet • A terem használatával megbízott személy munkakezdésének és befejezésének meghatározása • Tisztázni kell, ki(k) végzi el a rendezvény előtt fél nappal az irányítótáblák elhelyezését, mikrofonok, székek előkészítését, a terem berendezését • Az elpakolást végző személy megnevezése • ajándékozás: ált. nemzetközi konferenciákon, ha olyan jellegű, hogy szükséges (pl. Budapestről album stb.) • Nyomda és egyéb költségek: meghívó, jegyzettömb, toll, kitűző (ezt nyomtatással kitűnően lehet helyettesíteni – kivéve nagyobb rendezvényeknél), mappa, összefoglaló anyagok • Engedélyek: vannak ún. védett övezetek (Budai Vár, Hősök tere stb.), ahova kizárólag engedéllyel szabad behajtani, az engedélyeket – budapesti viszonylatban – a Fővárosi Szállítási Tanács Irodája adhatja ki • Előre nem látható költségek: 10% Készítette: Moncz Anikó

30. Rendezvényhelyszín Az alkalmas helyszín választásának kritériumai: • A rendezvény rangjához illő, méltó legyen • Vendéglétszámhoz megfelelő legyen • Lehetőségek: szálloda, konferenciaközpont, vendéglátóhelyek, múzeum (a leghatékonyabb, ha rendelkezésünkre áll a helyszín és annak minden velejárója) stb. • Ár/érték arány megfelelő legyen • Figyelni kell: a helyszíni adottságokra (pl. parkolás) • Elsősorban az esemény rangja a döntő Készítette: Moncz Anikó

31. Helyszínek teremberendezései • Svédasztalos étkezés: • Büféasztalok és kerek vagy négyszögletes asztalok („lerakó asztal, a használt tányéroknak – nem könyöklő!) • Fogadás: • Büféasztal • Asztalok a használt tányéroknak • Néhány szék az idősebb vendégek részére • Munkaétkezés: • Téglalap alakú asztalok • „U” vagy „T” alakban elhelyezni • Lehet kerek asztal is • Konferencia: • Iskolapados terem • Színházszerű terem • Zárt, négyszögű terem • „T” vagy „U” alakú • Tárgyalás: • Zárt négyszög • Hosszú téglalap • Díszétkezés: • 8-12 fős kerek asztal • „Királyi asztal”: egy vagy több kerek vagy téglalap alakú asztal kiemelése Készítette: Moncz Anikó

32. Terem-elrendezések Készítette: Moncz Anikó

33. A szálloda, mint helyszín 1. • A helyszíni szemle során, mit ellenőriz a megrendelő? • A szálloda nagysága • Legnagyobb terem kapacitása • Szekciótermek száma • Beépített és bérelt technika • Transzferköltség és idő • Étkezési lehetőségek • A jó konferenciahelyszín (szálloda) titka: • Ár/érték arány megfelelő • Személyes törődés (a konferencia delegátusa nem turista) • Szakmaiság (ált. sokat látott vendégek, sokat utaznak) • Biztonság • Technika: ülésekre alkalmas terem/termek, megfelelő temperálás, nemzetközi kommunikációs infrastruktúra, kezelő személyzettel együtt rendelkezésre álló gépek (projektor, hangrögzítő, fénymásoló stb.) Készítette: Moncz Anikó

34. A szálloda, mint helyszín 2. A rendezvény lebonyolításának feltételei • Rendezvényiroda • Titkársági szoba • Előadók szobája • Fordítók, leírók szobája • Öltözők • Sajtószoba • Diaszoba • Regisztrációs terület • Büfé • Orvosi ügyelet (500 fő felett 24 órás) • Gyors étkeztetés • Taxi hívása – zökkenőmentesen • Elkülönített pult, irányító jelzések • Nagy tömegek mozgatása egy időben • Technikai szolgáltatások megléte éjszaka is • Elektromos csatlakozók • Telefonközpont is tudjon a rendezvényről (érdeklődők) • Szünetekben víz • A rendezvény alatti folyamatos szemétszállítás • Mosdók ellenőrzése szünetek után • Konferenciamenedzser: aznapi konferencia felelőse Készítette: Moncz Anikó

35. A szálloda, mint helyszín 3. Előadói pulpitus: • Megfelelő magasság • Elöl a hely vagy a konferencia logója • Technika irányítása • Hol van a képernyő? • Megvilágítás Készítette: Moncz Anikó

36. A szálloda, mint helyszín 4. • Konferenciaételek: • Falatok (és nem falatkák) • Ne csöpögjön • Ne guruljon • Kés nélkül is, gyorsan fogyasztható legyen • Tálalás művészete • Egyediség • Nemzeti jelleg Konferenciagasztronómia: • Étkezési időpontok pontos betartása • Prioritás más vendégekkel szemben • Elkülönített étkezések • Quick lunch – rendszer (1 fogás) • Helyi étel-és italspecialitások • Kreativitás Készítette: Moncz Anikó

37. Quick lunch, falatok Készítette: Moncz Anikó

38. Vendéglátás 1. Alapismeretek Menüsor paraméterei: • Létszámnak megfelelő adag (inkább több, mint kevesebb) • Napszak, időpont • Időtartam • Hossza • Évszak • Korosztály • Nemek összetétele (hölgyek jobban kedvelik a könnyedebb ételeket) • Nemzetiség • Vallás ültetett étkezés kerülése, svédasztalos jobb • Egyéb speciális szokás (vegetáriánus étkezés) • Nyersanyag, szín, íz, választékharmóniája Készítette: Moncz Anikó

39. Vendéglátás 2. Vendéglátási formák: • Leültetjük-e a vendéget vagy nem: • Álló alkalmak (állófogadás, koktélparti, kertiparti) • Ültetett alkalmak (villásreggeli, svédasztalos ebéd vagy vacsora, díszebéd, díszvacsora, munkaebéd, munkavacsora, tárgyalás) • Étkezés funkciója szerint: • Díszétkezések (villásreggeli, állófogadás, koktélparti, díszebéd, díszvacsora – a svédasztalos ebéd vagy vacsora hivatalosan nem tartozik ide) • Munkaétkezések (munkaebéd, munkavacsora, svédasztalos ebéd vagy vacsora, egyéb: minimális vendéglátástárgyalásokkor kávé, üdítő, sütemény Készítette: Moncz Anikó

40. Vendéglátás 3. Egyes események: • Villásreggeli: • Reggelihez képest későbbi időpontban: 9.00-10.00 • Hagyományos reggeli+meleg étel, hidegtál • Desszert nincs, csak gyümölcs • Állófogadás: • Fogadóvonal van ( a végén illik elköszönni) • Nincs asztal és szék, csak néhány szék az idősek részére (az asztalok ált. magasak, a használt tányéroknak) • Nem kell időben érkezni (az utolsó 5 percben ne érkezzünk, min. 15 percet illik maradni) • Önkiszolgálás • Egykezes ételek (csak olyan étel adható, amit villával könnyen fogyaszthatnak) • Van italpult, pincér segítsége • Aperitifet tálcáról kínálják • Minden evőeszközt a vendégnek kell elvennie • Nem kell bemutatkozni, csak a beszélgetőpartnernek (névjegykártya!) • Időtartam: 1,5-2 óra • Valakinek a tiszteletére is adható vagy tanácskozás megnyitásaképpen Készítette: Moncz Anikó

41. Állófogadás, villásreggeli Készítette: Moncz Anikó

42. Vendéglátás 4. • Koktélparti (a fogadás „kisöccse”): • Egyszerű ételek, még villa sem kell (hideg-meleg apró falatok) • Kevesebb embert hívnak meg • Többfajta ital van (ált. koktéllal is kínálják a vendégeketnem kötelező) • Lehet szabadtéren vagy zárt helyiségben • Cél: beszélgetés • Időtartam: 1-1,5 óra 4) Kertiparti (Gardenparty): • Lehet koktélparti jellegű és lehet fogadás is • Grillezett étel gyakori • Időtartam: 1,5-2 óra Készítette: Moncz Anikó

43. Koktélparti, kertiparti Készítette: Moncz Anikó

44. Vendéglátás 5. • Díszvacsora, díszebéd: • Ebéd időtartama max. 1,5 óra; vacsoráé: 2-2,5 óra • Célja: tiszteletadás • Ünnepélyes keretek között • Dekoráció fontos • Protokoll szerepe nem elhanyagolható (ültetés, vallás) • Menüválasztás • Felszolgálják az ételt meghatározott menüsor (menükártya) alapján • Italt is felszolgálják • Büfé, lunch, svédasztalos vacsora • Önkiszolgáló jellegű • Székek, asztalok • Hideg-meleg előétel • Desszert, gyümölcs • Időtartam: 1,5-max. 2 óra • Munkaétkezés: • A hangsúly a munkán van, lehet felszolgálni menüt, de svédasztalos megoldás is születhet Készítette: Moncz Anikó

45. Díszvacsora, svédasztalos ebéd Készítette: Moncz Anikó

46. Vendéglátás 6. Vacsora időpontjai: • Magyarországon: 20.00-22.00 • Ázsiai országokban: 18.00-19.00 • Spanyolország, Brazília: 22.00-23.00 • A fogások sorrendje: • Hideg előétel • Leves • Meleg előétel • Fehérhúsok (szárnyasok, borjú, bárány) • Vörös húsok (marha, sertés, vadak) • Sajtok • Gyümölcs, édesség • Kávé Hazánkban 4 fogást tálalnak (előétel, leves, főétel, desszert) Készítette: Moncz Anikó

47. Felszolgálási módok Angol: • egészben megsütik az ételt, behozzák, vendég előtt szervírozzák Orosz: • mindent feltesznek egy asztalra, a vendég onnan szed, a házigazda intésére hozzák a főételt Francia: • pl. leves középre, mindenki szed (amennyit akar), ételt ott hagyni nem illő (ezt egy szállodaigazgató mondta, a protokollosok szerint egy kis ételt mindig kell a tányéron hagyni) Amerikai/svájci: • a konyhában szervírozzák, díszítik, úgy hozzák ki (nincs lehetőség újraszedni) Készítette: Moncz Anikó

48. Étkezési észrevételek, tanácsok Pohárköszöntő alkalmával leszedik a használt tányérokat az asztalról ekkor töltik meg a poharakatpincérek kimennek (kivéve a teremfőnököt) A poharak mindig jobb oldalon helyezkednek el, vizespohár kivétel nélkül van az asztalon Pezsgőt csak lehűtve, jégbehűtve tálalhatják Ha valamit nem kérek, belemártom a kanalamat, megvágom az ételt, a tányér mellé teszem az evőeszközt így fejezem ki, hogy nem kérek többet A virslit, a garnélarákot és az articsókát is lehet kézzel enni Kézmosó edényben kizárólag morzsolgatva lehet kezet mosni, majd felitatni textilszalvétával Ivás előtt mindig szájat törlünk A szalvétát az ölembe teszem, ha befejeztem az étkezést, összegyűrve teszem az asztalra (ha hajtogatom, elégedetlen voltam valamivel) Készítette: Moncz Anikó

49. Étkezési észrevételek, tanácsok 2. Táskát karfára nem akasztunk, ha nincs hely, akkor is a földre, a szék alá kell tenni Ha gyertya van az asztalon meg kell gyújtani leülésnél Virág az asztalon ne legyen zavaró, ne legyen erős illatú (liliom kizárva) Elegánsabb éttermekben már nem tesznek fogvájót az asztalra, hanem a vendég a mosdóban próbáljon megszabadulni a fogába ment akadálytól Kávé: sohasem szabad a csésze mellé cukrot „adagolni”, a vendég dönti el, mennyit szeretne Nem illik hangosan keverni semmit (leves, kávé) Kést lenyalni TILOS! Megkóstolás nélkül illetlenség fűszerezni! Mi, magyarok, szemből visszük a kanalat a szánkba, az angolok oldalról Készítette: Moncz Anikó

50. Díszétkezés észrevételei Díszétkezésnél mindenki elé egyszerre kell tenni az ételt (tükörfelszolgálás) Díszétkeztetésnél a terítő alatt van egy filc, hogy ne kopogjon az asztal Terítést csak egyforma, egyfajta terítékkel szabad Kávénál viszont lehet, hogy mindenki más csészében kapja Asztalhoz ülve min. 60 centit kell 1 főre számolni Kanalat visszük a szájhoz és nem fordítva () Ha megnézzük a terítéket, már tudjuk, hány fogást eszünk Az evőeszközökkel kívülről haladunk befelé Ha bal oldalt van egy kis tányér, biztosan valami kenhetőt kapunk Kés éle befelé, villa felfelé Krémlevesnél (csésze) a kanál feje kisebb Csak akkor szabad a levest kiinni a csészéből, ha nincsen levesbetét Ha megettem, evőeszköz jobbra, párhuzamosan egymás mellé Akármelyik evőeszközt használom, többet már nem tehetem A kenyeret törni szabad Ha morzsálunk, a pincér takarít 2 vendégenként só-és borstartó Készítette: Moncz Anikó