I. 국제회의 산업개요

1. 목 차 I. 국제회의 산업개요 2 II. 국제회의 업무개요 6 III. 국제회의 업무 추진일정 9 IV. 국제회의 전문가가 되기 위한 요건 14

2. Ⅰ. 국제회의 산업개요 1) 지식기반 新산업 –‘인간의 창의성에 기초를 둔 지식을 노동, 자본 등의 전통적 생산 요소보다 더 주된 생산요소로 활용하는 산업’으로서 인간의 지식과 지적능력을 생산과정에 최대한 활용함. Ex) 정보통신 산업, 영상, 관광문화산업 관광문화산업 –국가 기간산업으로 육성하고자 하는 나라들간의 경쟁이 심화되고 있고 과거의 고정관념에서 깨어나 관광산업을 미래의 성장 유망 산업으로 육성하기 위하여 지식. 문화적 요소 및 첨단기술을 보다 투입할 것으로 전망

3. Ⅰ. 국제회의 산업개요 2) 국내시장 환경과 전망 향후 5년간 특히 빠른 성장이 예상되는 분야는 소프트웨어, 디자인, 정보통신서비스 및 관광분야가 15% 성장세 예상됨.

4. Ⅰ. 국제회의 산업개요 3) 컨벤션의 효과 ① 경제면 • 개최국의 소득향상과 고용증대 효과, 세수증대 효과, 경제활성화에 • 기여, 선진국 관계자들과의 만남을 통해 노하우를 직접 받아들여 관련 • 분야의 국제경쟁력을 강화하는 등 산업 발전에도 중요한 역할을 담당. • 외국과의 직접교류를 통해 지식, 정보의 교환, 참가자와 개최국간의 • 접촉을 통하여 국제감각 함양 등 국제화의 중요한 수단 • 국제회의 개최지는 기반시설인 사회간접자본의 확충, 이미지 향상, • 국제사회에서의 위상부각등 개최국 지명도 향상에 이바지. • 지방으로 컨벤션을 분산 개최할 경우 지방의 국제화와 지역간 균형 • 발전에도 큰 몫을 하게 됨.

5. Ⅰ. 국제회의 산업개요 ② 정치적 몇 개국의 대표들이 참여 하므로 국가홍보는 물론 회원 자격으로 참가하는 미 수교국 대표와의 교류기반 조성도 가능해 외교면에도 이바지 ③ 관광산업측면 • 국제회의 상시유치로 관광비수기를 없앨 수 있고 관광객 대량 유치와 수준 • 높은 관광객 유치효과도 기대할 수 있음. • (1인당 평균 소비액 3,295달러로서 일반관광객 평균 소비액 1,064달러 • 보다 3.1배 많음) • 1위 미국, 2위 프랑스, 3위 영국, 4위 독일, 5위 이태리 (한국 24위) • 한국은 국제회의 개최건 수가 연간 30-40%씩 증가 • 지난 한해 동안 100여건의 국제회의가 국내에서 개최되었음. • 올해 1999년도는 개최건 수 130건 예상. • 고용창출효과면에서 컨벤션쎈타 한 개당 4,000명 국제회의 요원이 필요함. –

6. II. 국제회의 업무개요 등 록 회 의 홍 보 • 회의준비의 기획업무 및 조직위원회의 정보관리실 • 조직위 학술분과위의 원칙에 의거한 회의 운영관련업무 • 성공적인 국내외 협찬사 및 참가자 유치 를 위한 행사 개요 및 목적 고지 • 4대매체 및 국내외 기사게재 • 기자회견 및 Press Center 운영 • Cyber(Homepage) 홍보 • 각종 인쇄물 및 홍보용 제작물 • 해외학회 출장 총보 • Session Theme 확정 • Meeting Room 배정 • Session Speaker 배정 • 발표자 Communication • 개인적 통합적 Data 관리 • 전산프로그램 운영 • 국가별 DB관리 • 사전/현장 등록관리 • 등록변경사항 follow-up

7. II. 국제회의 업무개요 사교행사 출 판 관광 및 수송 • 대회의 여운을 극대화 하기위한 다양한 부대행사 연출 • 등록, 회의정보, 행사장, 숙박, 관광 등 대회에 관련된 종합정보제공 • 한국의 관광프로그램을 제공함으로써 참가자의 적극적 참여유도 • 참가자 공식관광 • 동반자 관광 • 일일 선택관광 • 대회전후 선택관광 • 산업시찰관람 등 • 개ㆍ폐회식 • 환영ㆍ환송연 • Gala Dinner • Cocktail Reception등 • 1차, 2차, 3차 안내서 • 프로그램북 • 초록 및 논문집 • 초청장등

8. II. 국제회의 업무개요 숙 박 재 정 전 시 • 대회전체 입지출 예산수립, 집행, 기금조성등 전반적인 재정관련업무 • 학문적이고 이론적인 회의와 산업의 현황 및 조류를 함께 볼 수 있슴 • Grade별 호텔 확보 및 합리적인 호텔가격을 통한 참가자의 요구충족 • 참가업체유치홍보 • 신청접수 및 참가업체관리 • 전시시공업체 의뢰 • 전시장 현장운영 • 전시회 출판 제작업무 • Main Hotel & Sub-Hotel Block • Check in &-out Application • 숙박변경사항 follow-up • 각 호텔별 안내데스크운영 • 예산안작성 및 수정 • 회계장부작성 • 협찬금 요청서류작성 • 정산보고서 작성등 * 복합프로젝트의 시대 – 대규모 단지조성 국제회의, 전시회, 부대행사 (이벤트)가 함께 진행되는 시대도래

9. III.국제회의 업무추진일정 조직위 PCO 현 장 완료단계 준비단계 주 요 업 무 구 분 진행단계 세부실행단계 ○ 등록 기본계획수립 ○ 사전 등록접수 ○ 참가현황 파악 및 Database화 변경사항 Follow-up ○ 등록 ○ Confirmation 발송 ○ Homepage 구축 및 관리 ○ 등록최종Database집계 ○ 현장 등록자 접수 및 Daily집계 ○ 기본 프로그램 확정 ○ 최종프로그램 확정 회의 · 출판 ○ 초청연사 섭외 & 확정 ○ 발표문접수 및 관리 ○ Session 확정 통보 ○ 세션별 Speaker 비평 및 확인

10. III.국제회의 업무추진일정 조직위 PCO 현장 준비단계 진행단계 구 분 주 요 업 무 세부실행단계 완료단계 ○ 회의별 룸 배정 ○ 회의장 LAY - OUT 회의장 SET - UP ○ ○ 기자재 확보 & 점검 회의 · 출판 ○ 안내서 인쇄 및 발송 ○ 논문집 인쇄 ○ 초청장 인쇄 , 기타 ○ 기념품, CONGRESS KIT ○ CD-ROM 등 ○ 배너, 사인보드 장식, 무대장식 ○ 숙박시설 정보 수집 숙박 · 산업 시찰 ○ 객실확보 및 예약 상황 체크 ○ 변경사항 점검 ○ 숙소 통보

11. III.국제회의 업무추진일정 PCO 조직위 구 분 주 요 업 무 현장 준비단계 진행단계 완료단계 세부실행단계 관광 프로그램 계획 ○ 숙박 · 산업 시찰 ○ 실사 및 가격 결정 최종참가자 통보 ○ ○ 통역 가이드 선발 & 관광운영 ○ 자료분석 & 수집 ○ 대상기관 List-Up ○ 관련기관 협조요청 ○ 참가안내광고 전시 ○ 보도자료 배포 등 홍보활동 ○ Directory 제작 배포 개막식 준비 ○ 반입. 반출관리 & 전시장 관리 ○

12. III.국제회의 업무추진일정 조직위 PCO 현장 구 분 주 요 업 무 세부실행단계 준비단계 진행단계 완료단계 기본계획수립 (장소, 시기,주제) ○ ○ 세부계획수립 홍보자료 작성 ○ 홍보 보도자료/ 기자간담회 준비 ○ ○ Hompage 제작 ○ Hompage 관리 및 Up-date ○ 연회 장소 수배 ○ 연회 시나리오 기획 연회 행사 ○ 연회 메뉴 및 무대장식 결정 ○ 공연자 섭외 및 결정 ○ 최종프로그램 확정 ○ 현장 무대 및 조명 등 점검

13. III.국제회의 업무추진일정 조직위 PCO 현장 준비단계 진행단계 구 분 주 요 업 무 세부실행단계 완료단계 ○ 공항관리공단 협조 요청 ○ 안내데스크 운영 계획 수립 ○ 안내데스크 설치 & 운영 실사 ○ 수송 · 영접 · 의전 ○ 차량수배 & 업체와의 계약 배차계획 수립 ○ ○ 의전계획수립 VIP& 동반자 List-Up ○ ○ VIP& 동반자 일정관리 ○ 의전요원 선발 & 교육 ○ 경호계획 전문 경호업체 수배 & 계약 ○

14. IV. 국제회의전문가가 되기위한 요건 Communication • 국제회의 모든 업무는 correspondence 위주 Marketing • 지자체 시대로 접어들면서 지자체별로 국제회의 유치에 • 혈안이 되어 있고 이에 국제회의 유치전문가 필요 Strategy & Negotiation • 계약, 업무조정에 필수 International Concept Manner & Etiquette Professionalism 서비스 마인드