Leverandørutvikling

1. Leverandørutvikling 5. Mai 2008 Karlsøy Kjell Furu

2. Bakgrunn • Lov om offentlige anskaffelser ble et «kultursjokk» for mange innkjøpere, ledere og folkevalgte – og leverandører rundt om i Norge. • Sentrale myndigheter er opptatt av at offentlige oppdragsgivere: • praktiserer regelverket i samsvar med våre internasjonale forpliktelser, • aktivt utnytter de muligheter regelverket gir til å drive leverandørutvikling, • dvs. medvirke til å gjøre næringslivet mer konkurransedyktig.

3. LUK - Leverandørutvikling i Troms v/ Halti Næringshage AS (HNH) Samarbeidspartnere: Næringshagen i Målselv (NiM) Senja Næringshage (SNH) Kunnskapsparken i Harstad (KiH) Troms fylkeskommune

4. Organisering av LUK - prosjektet

5. Regioninndeling • Sør Troms: • Harstad m/omland (8) • Midt-Troms og Tromsø: • Målselv • Bardu • Balsfjord • Tromsø • Karlsøy • Midt-Troms (ytre) (6) • Lenvik • Senja kommunene • Sørreisa • Dyrøy • Nord-Troms • Nordreisa • Kværnangen • Skjervøy • Kåfjord • Lyngen • Storfjord

6. Definisjon • Leverandørutvikling kan defineres som • Innsatsen fra offentlige etater for å utvikle leverandørene slik at de er i stand til å møte de krav oppdragsgiverne stiller i forbindelse med anskaffelser. Dette praktiseres gjennom: 1. Utvikling gjennom informasjon 2. Utvikling gjennom samarbeid 3. Utvikling gjennom konkurranse

7. Planlagte aktiviteter i Troms • Dag-seminar om leverandørutvikling, med fokus på regelverk om offentlige anskaffelser og utvikling av konkurransegrunnlag som fremmer leverandørutvikling. • Målgruppe var leverandører og innkjøpere/ beslutningstakere i det offentlige og lokalt næringsliv. • Etablere minst 1 møteplass mellom det offentlige og næringslivet i hver av regionene/og eller i kommunene. • Samtlige kommuner skal innen 1 år ha • etablert interne rutiner for håndtering av offentlige anskaffelser i tråd med lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter, bl.a. som del av intern kontroll. • etablert rutiner for tidlig varsling om kommende anskaffelser gjennom frivillig og lovpålagte kunngjøringer, rutine for utarbeidelse av konkurransegrunnlag som fremmer leverandørutvikling. • Ved prosjektslutt vurderes organisering av årlige ”næringslivsdager” hvor innkjøpere og leverandører møtes.

8. Hvorfor leverandørutvikling ? • Bedre utnyttelse av samfunnets ressurser. • Gjøre norsk næringsliv mer konkurransedyktig • Lokale ”uryddige” ordninger? • Resultat:Oppdragsgiver kan påregne å få flere tilbud å velge mellom = større mulighet for å kunne gjøre en rimeligere og bedre anskaffelse – til beste for samfunnet

9. Prosjektmål • Konkurransegrunnlag i fylkeskommune og kommuner skal utarbeides på en slik måte at de så langt som mulig fremmer leverandørutvikling. • Leverandører i Troms skal tidligst mulig få informasjon om anskaffelser som er under planlegging slik at kan forberede seg til kommende konkurranser. • Fylkeskommunen og kommunene skal gjennomføre sine anskaffelser i henhold til konkurransereglene om offentlige anskaffelser, og leverandører i Troms skal ikke bli forkastet i tilbudskonkurranser på grunn av formelle feil i tilbud eller mangler i dokumentasjon. • Næringslivet i Troms skal kjenne til hvor de kan henvende seg for råd og veiledning om regelverk for offentlige anskaffelser. • Næringsutviklere, innkjøpere, fagfolk og næringsliv i Troms skal ha en felles arena eller flere mindre arenaer for kompetanseutveksling og samarbeid om felles positiv utvikling på dette området.

10. Roller/rollekonflikter ‑ Kjøper - Leverandør • To målsettinger samtidig: • bedriftsøkonomiske og • samfunnsøkonomiske målsettinger (Gode innkjøp og et konkurransedyktig næringsliv). • Aktiv og god leverandørutvikling betinger gjensidig respekt for de ulike aktørenes rolle og oppgave, og en samhandlingssituasjon som må preges av tillit. • Fokus må samtidig være rettet mot de grunnleggende innkjøpsprinsippene om åpenhet, likebehandling og gjennomsiktighet

11. …”Anskaffelses protokollen skal sikre etterprøvbarhet, gjennomsiktighet og Leverandørenes rettssikkerhet”….. ..i toppen også…

12. Lokal arbeidsgruppe? • Kartlegge rutiner i den enkelte kommune • Kartlegge kompetansenivå i lokalt næringsliv • Plan for regional aktivitet basert på 1 og 2 • Bidra til innføring av nye rutiner i kommunene • Gjennomføre kurs/kompetanseheving/ informasjonsmøter for aktuelle parter.

13. Lokal arbeidsgruppe – en ressurs! • Være motivator og engasjere • Avklare behov og muligheter mht lokal utvikling • Bidra med innspill til opplæringstiltak: • Lover og forskrifter • Leverandørsamarbeid/Innkjøps-samarbeid • Hvor presenteres anskaffelser? • ”Porsjonering” av anskaffelser/splitt av oppdrag? • Samarbeidsaktører - partnerskap

14. Likebehandling • Informasjon • (internt, eksternt, før etter anbud etc.) • Kriterier • (alle leverandører skal behandles ut i fra samme kriterier) • Plikter og regelverk • (overholde lover, forskrifter og reglement).

15. Forhåndsinformasjon – et fellesgode Informasjon om neste års budsjett ‑ både drift‑ og investeringsbudsjettet, samt langtidsbudsjett/økonomiplan neste 3 år, og sannsynlige prosjekter på lengre sikt. Dette gir leverandørene anledning til å sondere markedet for underleverandører i god tid før selve anskaffelsen foretas.

16. Samarbeid Oppdragsgiver bør tilstrebe å legge forholdene til rette for å kunne dele opp en stor og bred forespørsel slik at også mindre virksomheter gis anledning til å melde seg i konkurransen. Mindre bedrifter - som ikke kan tilby bredt nok spekter av produkter som oppdragsgiver etterspør – bør oppmuntres til samarbeid slik at de sammen gjør dem mer konkurransekraftig i markedet.

17. Utforming av anbud‑/tilbudsdokument • Det offentlige skal opptre som krevende kunde, stille profesjonelle krav til leverandører hva angår kvalitet, leveringssikkerhet, leveringstider oa. Dette bidrar til kostnadsbevissthet, effektivitet og produktutvikling hos norske bedrifter og derved å gjøre norsk næringsliv mer konkurransedyktig både på hjemmemarkedet og på eksportmarkedet. • Av anbud‑/tilbudsdokumentet må det klart fremkomme hva anskaffelsen omfatter og hvilke kriterier som vil bli vektlagt i evalueringen. • Overdrevet krav om opplysninger, krav til dokumentasjon, garantikrav osv., kan gjøre det vanskelig for bedrifter med liten administrasjon å delta i konkurransen.

18. Presisering/habilitet • I kontraktsperioden defineres leverandørutvikling som oppdragsgivers innsats for å få en vellykket og utviklende periode, som igjen kan gi grunnlag for nytt samarbeid med samme eller nye leverandører. • Forhold som kan svekke tilliten til at det kun tas saklige og relevante hensyn skal unngås. • Kjøpers praksis blir, gjennom formelle og uformelle kanaler, fort allment kjent og kan ha betydning i forhold til andre mulige samarbeidsparter. Det må derfor ikke tas lett på hvordan man oppfattes utad.

19. Tilbakemelding • Tilbakemelding til tapende part etter avholdt konkurranse er et viktig leverandørutviklingstiltak, det gir leverandøren opplysninger om sterke og svake sider ved anbudet/tilbudet og derigjennom mulighet til forbedringer • Leverandøren har rett til å få vite på hvilke områder anbudet/tilbudet ikke nådde opp i konkurransen. I tillegg skal leverandøren få opplysninger om egenskapene og de relative fordelene med det anbudet/tilbudet som ble valgt.

20. Langsiktig prosess • - skulle begynt i går? • Dagens situasjon: • Strengere krav • Økt konkurranse • Store konsekvenser • Tap av kontrakt • Tap av ressurser ved tvist • Utestengelse? • Framtid: • Samarbeidsløsninger lokalt/regionalt • E-handel • Sertifisering • Globalisering – en utfordring og en mulighet