การควบคุมภายในตามระเบียบ คตง.

1. การควบคุมภายในตามระเบียบคตง.การควบคุมภายในตามระเบียบคตง. โดย สมพิศ จันทรเมฆินทร์ นักพัฒนาทรัพยากรบุคคล 7

2. เนื้อหาการบรรยาย • แนวคิดเกี่ยวกับการควบคุมความเสี่ยง • วัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน • สาระสำคัญของตัวระเบียบฯ - มาตรฐานการควบคุมภายใน 5 องค์ประกอบ

3. ปัญหาของหน่วยงานภาครัฐปัญหาของหน่วยงานภาครัฐ ปัญหาในการบริหารจัดการของหน่วยงานภาครัฐ ที่ยังขาดประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และไม่ปรับตัวให้ ทันต่อการเปลี่ยนแปลง ทำให้เกิดความล่าช้าในการปฏิบัติปฏิบัติงาน ความสิ้นเปลือง ความสูญเปล่า ความไม่ประหยัด ข้อผิดพลาด ข้อบกพร่อง การรั่วไหล การทุตจริตและประพฤติมิชอบ และปัญหาเกี่ยวกับความขัดแย้งทางผลประโยชน์

4. ความเสี่ยงของหน่วยงานความเสี่ยงของหน่วยงาน • การไม่บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมาย • การบริหารงานไม่มีประสิทธิภาพ • ผลการดำเนินงานมีข้อบกพร่องผิดพลาด • การใช้จ่ายเงินไม่ประหยัดและไม่คุ้มค่า • มีปัญหาการทุจริต

5. การควบคุมความเสี่ยงของหน่วยงานการควบคุมความเสี่ยงของหน่วยงาน 1. การกำกับการดูแลที่ดี (Good Governance) 2. การบริหารความเสี่ยง (Risk Management) 3. การควบคุมภายใน (Internal Control)

6. หน่วยงานภาครัฐ จะต้องจัดวางระบบการควบคุมภายใน ตามระเบียบคณะกรรมการ ตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกำหนดมาตรฐาน การควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 เพื่อให้มีการควบคุมกำกับดูแลที่ดีและลดปัญหาความเสี่ยงภายในหน่วยงาน ซึ่งเป็นการสร้าง วัฒนธรรมองค์กร ระบบการควบคุมภายใน

7. ความหมายของการควบคุมภายในความหมายของการควบคุมภายใน “กระบวนการที่ผู้กำกับดูแล ฝ่ายบริหารและบุคลากรของหน่วยงานกำหนดให้มีขึ้น เพื่อให้เกิดความมั่นใจอย่างสมเหตุผลว่าการดำเนินงานของหน่วยงานจะบรรลุวัตถุประสงค์ ”

8. วัตถุประสงค์ของการควบคุมภายในวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน ประสิทธิผลและประสิทธิภาพของการดำเนินงาน รวมทั้งการดูแลรักษาทรัพย์สิน การป้องกันการ รั่วไหล สูญเสีย และการทุจริต ความเชื่อถือของรายงานทางการเงิน การปฏิบัติตามกฎหมาย และระเบียบข้อบังคับที่ เกี่ยวข้อง

9. แนวคิดเกี่ยวกับการควบคุมภายในแนวคิดเกี่ยวกับการควบคุมภายใน 1. แทรกหรือแฝงอยู่ในการปฏิบัติงานตามปกติ 2. บุคลากรทุกระดับมีส่วนร่วมในการทำให้ ระบบการควบคุมเกิดขึ้น 3. ให้ความมั่นใจอย่างสมเหตุสมผลเท่านั้น

10. เหตุผลที่ทำให้การควบคุมภายในล้มเหลวเหตุผลที่ทำให้การควบคุมภายในล้มเหลว • การใช้ดุลยพินิจในการตัดสินใจ • ผู้บริหารใช้อำนาจหรืออภิสิทธิ์สั่งการเป็นอย่างอื่น • ผู้ปฏิบัติงานไม่ปฏิบัติตามมาตรการที่องค์กรกำหนด • การสมรู้ร่วมคิดกันโดยทุจริตกระทำการฉ้อโกง • ขาดความเข้าใจในกลไกของการควบคุมที่กำหนดขึ้น • ความคุ้มค่ากับต้นทุนที่เกิดขึ้น

11. ประโยชน์ที่มุ่งหวังจากการควบคุมภายในประโยชน์ที่มุ่งหวังจากการควบคุมภายใน 1. การปฏิบัติงานมีประสิทธิผล ประสิทธิภาพบรรลุเป้าหมาย 2. ช่วยป้องกัน ลดความสูญเสีย สิ้นเปลือง 3. ให้ความมั่นใจต่อการจัดทำรายงาน 4. ออกแบบไว้ดีจะเกิดความสอดคล้องกับกฎหมายระเบียบที่ใช้บังคับ

12. ใครคือผู้รับผิดชอบต่อการวางระบบการควบคุมภายใน ใครคือผู้รับผิดชอบต่อการวางระบบการควบคุมภายใน • ผู้บริหารระดับสูง • ผู้บริหารระดับรองลงมาทุกระดับ

13. หน้าที่ของผู้บริหารระดับสูงหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูง • รับผิดชอบโดยตรงในการจัดให้มีการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ ประสิทธิผลในระดับที่น่าพอใจอยู่เสมอ • ประเมินผลการควบคุมภายในของหน่วยงาน • กำหนดให้หน่วยตรวจสอบภายในเป็นส่วนหนึ่งของการควบคุมภายใน

14. หน้าที่ของผู้บริหารระดับรองลงมาทุกระดับหน้าที่ของผู้บริหารระดับรองลงมาทุกระดับ • จัดให้มีการควบคุมภายในของส่วนงานที่ตนรับผิดชอบ • สอบทานการปฏิบัติงานที่ใช้บังคับในหน่วยงานที่ตนรับผิดชอบ • ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงการควบคุมภายในให้รัดกุม

15. ตามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกำหนดมาตรฐานการควบคุมภายในพ.ศ. 2544 ส่วนที่ 1 ตัวระเบียบ - ฝ่ายบริหารต้องนำมาตรฐานการควบคุมภายในไปใช้เป็นแนวทางจัดวางระบบการควบคุมภายใน - รายงานเกี่ยวกับการควบคุมภายในอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง ส่วนที่ 2 มาตรฐานการควบคุมภายใน มีส่วนประกอบของการควบคุมภายใน 5 ประการ เพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน

16. สาระสำคัญของระเบียบ คตง. • ตัวระเบียบ 9 ข้อ • มาตรฐานการควบคุมภายใน 5 องค์ประกอบ

17. ตัวระเบียบ มีทั้งหมด 9 ข้อ ข้อ 1 ชื่อระเบียบ ข้อ 2 วันบังคับใช้ ข้อ 3 ความหมายต่าง ๆ ข้อ 4 ผู้รับผิดชอบในการนำมาตรฐานไปใช้

18. ส่วนที่1: ตัวระเบียบ • -การรายงานความคืบหน้าตามระเบียบฯ ข้อ 5 • จัดวางระบบการควบคุมภายในให้เสร็จภายใน 1 ปี • (27 ต.ค.2544 - 26 ต.ค. 2545) • รายงานความคืบหน้าทุก 2 เดือน (60 วัน) • รายงานครั้งแรกภายในสิ้นเดือน มี.ค. 2545

19. ส่วนที่1: ตัวระเบียบ(ต่อ) ข้อมูลที่ต้องแสดงในรายงานความคืบหน้าตามระเบียบฯ ข้อ 5 • สรุปภารกิจและวัตถุประสงค์ระดับหน่วยงาน และ ระดับกิจกรรม • ข้อมูลเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการควบคุม • ระบุความเสี่ยงที่สำคัญ • ข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมการควบคุม • ผู้รับผิดชอบประเมินระบบการควบคุมภายใน และวิธีการติดตามผล

20. ส่วนที่1: ตัวระเบียบ (ต่อ) • การรายงานตามระเบียบฯ ข้อ 6 • รายงานอย่างน้อยปีละครั้ง • รายงานภายใน 90 วัน นับจากวันสิ้นปีงบประมาณ (30 ก.ย.) หรือปีปฏิทิน(31 ธ.ค.) • รายงานครั้งแรกรายงานภายใน 240วัน หรือ ภายในสิ้นเดือนมิ.ย. 2546 • รายงานครั้งปีที่ 2 ภายในสิ้นเดือน ธ.ค. 2546 หรือ มี.ค. 2547 แล้วแต่กรณี

21. รายละเอียดที่ต้องรายงานตามระเบียบฯ ข้อ 6 • การควบคุมภายในเป็นไปตามมาตรฐานการควบคุม หรือไม่ • ผลการประเมินความเพียงพอและประสิทธิผลของ ระบบการควบคุมภายใน และผลการประเมิน องค์ประกอบของการควบคุมภายใน • จุดอ่อน ข้อเสนอแนะ และแผนการปรับปรุงแก้ไข

22. ข้อ 7 ไม่สามารถปฏิบัติได้ ทำข้อตกลง ข้อ 8 บทลงโทษ • แจ้งกระทรวงเจ้าสังกัด หรือผู้บังคับบัญชา • รายงานต่อประธานรัฐสภา • อาจต้องรับโทษปรับทางปกครอง ตามระเบียบความ ว่าด้วยวินัยทางงบประมาณและการคลัง พ.ศ. 2544

23. ข้อ 9 ประธาน คตง. มีอำนาจตีความ และวินิจฉัย ปัญหาที่ เกิดขึ้นจากการบังคับใช้ระเบียบนี้

24. มาตรฐานการควบคุมภายในมาตรฐานการควบคุมภายใน 5 องค์ประกอบ

25. 5 องค์ประกอบ • สภาพแวดล้อมของการควบคุม • การประเมินความเสี่ยง • กิจกรรมการควบคุม • สารสนเทศ และการสื่อสาร • การติดตามประเมินผล

26. สารสนเทศ การประเมินความเสี่ยง สภาพแวดล้อม ของการควบคุม กิจกรรม การควบคุม การติดตาม ประเมินผล และ และ การสื่อสาร ความสัมพันธ์ระหว่าง องค์ประกอบการควบคุมภายใน

27. 1. สภาพแวดล้อมของการควบคุม สภาพแวดล้อมของการควบคุม หมายถึง ปัจจัยต่างๆซึ่งร่วมกันส่งผลให้มีการควบคุมขึ้นในหน่วยรับตรวจหรือทำให้การควบคุมที่มีอยู่ได้ผลดีขึ้น ในทางตรงกันข้ามก็อาจทำให้การควบคุมย่อหย่อนลงได้

28. สภาพแวดล้อมของการควบคุมสภาพแวดล้อมของการควบคุม ปัจจัยเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมของการควบคุม - ปรัชญาและรูปแบบการทำงานของผู้บริหาร - ความซื่อสัตย์และจริยธรรม - ความรู้ ทักษะและความสามารถของบุคลากร - โครงสร้างการจัดองค์กร - การมอบอำนาจและหน้าที่ความรับผิดชอบ - นโยบายและวิธีบริหารบุคลากร

29. สภาพแวดล้อมของการควบคุมสภาพแวดล้อมของการควบคุม มาตรฐาน: ผู้กำกับดูแล ฝ่ายบริหาร และบุคลากรของหน่วยรับตรวจต้องสร้างบรรยากาศของการควบคุมเพื่อให้เกิดทัศนคติที่ดีต่อการควบคุมภายใน โดยส่งเสริมให้บุคลากรทุกคนในหน่วยงานรับตรวจเกิดจิตสำนึกที่ดีในการปฏิบัติงานในความรับผิดชอบและตระหนักถึงความจำเป็นและความสำคัญของการควบคุมภายใน รวมทั้งดำรงรักษาไว้ซึ่งสภาพแวดล้อมของการควบคุมที่ดี

30. การควบคุมที่มองไม่เห็น (Soft Controls) ความซื่อสัตย์ ความโปร่งใส การมีผู้นำที่ดี ความมีจริยธรรม การควบคุมที่มองเห็นได้(Hard Controls) โครงสร้างองค์กร นโยบาย ระเบียบวิธีปฏิบัติ ฯลฯ การสร้างบรรยากาศของการควบคุม

31. 2. การประเมินความเสี่ยง ความเสี่ยง หมายถึงโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดความเสียหาย การรั่วไหล ความสูญเปล่า หรือเหตุการณ์ซึ่งไม่พึงประสงค์ ที่ทำให้งานไม่ประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนด

32. การประเมินความเสี่ยง มาตรฐาน: ฝ่ายบริหารต้องประเมินความเสี่ยงทั้งจากปัจจัยภายในและภายนอกที่มีผลกระทบ ต่อการบรรลุวัตถุประสงค์ของหน่วยรับตรวจ อย่างเพียงพอและเหมาะสม

33. การกำหนดวัตถุประสงค์ ระดับองค์กร ระดับกิจกรรม ภารกิจ ขององค์กร กิจกรรมที่ทำให้ บรรลุวัตถุประสงค์ วัตถุประสงค์ ระดับองค์กร วัตถุประสงค์ ระดับกิจกรรม

34. ขั้นตอนในการประเมินความเสี่ยงขั้นตอนในการประเมินความเสี่ยง 1.การระบุปัจจัยเสี่ยง (Risk Identification) 2.การวิเคราะห์ความเสี่ยง (Risk Analysis) 3.การบริหารความเสี่ยง (Risk Management)

35. ขาดประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ประหยัด รายงานขาด ความน่าเชื่อถือ ความเสี่ยง ไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ ปัจจัยเสี่ยง บุคลากร ทรัพยากร กระบวนการปฏิบัติงาน กฎระเบียบ ระบบสารสนเทศ สิ่งแวดล้อม/สถานการณ์

36. ความเสี่ยงที่ผู้บริหารต้องพิจารณาความเสี่ยงที่ผู้บริหารต้องพิจารณา • ความเสี่ยงจากลักษณะธุรกิจ (Inherent Risk) • ความเสี่ยงจากการควบคุมภายใน (Control Risk) • ความเสี่ยงจากการตรวจไม่พบข้อผิดพลาด (Detection Risk)

37. ความเสี่ยงจากลักษณะธุรกิจความเสี่ยงจากลักษณะธุรกิจ ระบบการควบคุมภายใน ความเสี่ยงจากการควบคุมภายใน การตรวจสอบ ความเสี่ยงตรวจสอบไม่พบ

38. มีความเสี่ยงสูงมาก มีความเสี่ยงสูง มีความเสี่ยงปานกลาง มีความเสี่ยงต่ำ การวิเคราะห์ระดับของความเสี่ยง ระดับของความเสี่ยง (Degree of Risk) 5 4 3 2 1 ผลกระทบของความเสี่ยง 1 2 3 4 5 โอกาสที่จะเกิดความเสี่ยง

39. Take Risk Treat Risk ยอมรับความเสี่ยงนั้นไม่แก้ไขใดๆ ควบคุมความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้ การบริหารความเสี่ยง

40. Terminate Risk Transfer Risk พยายามขจัดความเสี่ยงนั้นให้เหลือศูนย์ หรือไม่มีความเสี่ยงนั้น ๆ เลย โอนความเสี่ยงไปให้ บุคคลที่ 3

41. 3. กิจกรรมการควบคุม กิจกรรมการควบคุม หมายถึง นโยบายและวิธีการต่าง ๆที่ฝ่ายบริหารกำหนดให้บุคลากรของหน่วยงานปฏิบัติเพื่อลดหรือควบคุมความเสี่ยง และได้รับการสนองตอบโดยมีการปฏิบัติ

42. มาตรฐาน: ฝ่ายบริหารต้องจัดให้มีกิจกรรมการควบคุมที่ มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล เพื่อป้องกัน หรือลดความเสียหายความผิดพลาดที่อาจเกิด ขึ้นและให้สามารถบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุ ประสงค์ของการควบคุมภายใน กิจกรรมการควบคุม

43. กิจกรรมการควบคุม ในเบื้องต้นจะต้องแบ่งแยกหน้าที่งานภายในหน่วยงานอย่างเหมาะสม ไม่มอบหมายให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งมีหน้าที่เป็นผู้รับผิดชอบปฏิบัติงานที่สำคัญ หรืองานที่เสี่ยงต่อความเสียหายตั้งแต่ต้นจนจบ แต่ถ้ามีความจำเป็นให้กำหนดกิจกรรมการควบคุมอื่นที่เหมาะสมทดแทน

44. หลักการแบ่งแยกหน้าที่ที่ดีหลักการแบ่งแยกหน้าที่ที่ดี • การอนุมัติ หรือเห็นชอบ • การบันทึกรายการ หรือลงบัญชี • การดูแลรักษาทรัพย์สิน • การตรวจสอบ

45. ตัวอย่างกิจกรรมการควบคุมตัวอย่างกิจกรรมการควบคุม -การอนุมัติ -การสอบทาน -การดูแลป้องกันทรัพย์สิน -การบริหารทรัพยากรบุคคล -การบันทึกรายการและ เหตุการณ์อย่างถูกต้องและทันเวลา -การกระทบยอด -การแบ่งแยกหน้าที่ -การจัดทำเอกสารหลักฐาน

46. กิจกรรมการควบคุม • การควบคุมแบบป้องกัน (Preventive Control) • การควบคุมแบบค้นพบ (Detective Control) • การควบคุมแบบแก้ไข (Corrective Control) • การควบคุมแบบส่งเสริม(Directive Control)

47. 4. สารสนเทศและการสื่อสาร • สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลข่าวสารทางการเงิน และข้อมูลข่าวสารอื่น ๆ เกี่ยวกับการ ดำเนินงานของหน่วยงาน ไม่ว่าเป็นข้อมูลจากแหล่งภายใน หรือภายนอก • การสื่อสารหมายถึง การส่งสารสนเทศระหว่างบุคลากร

48. ฝ่ายบริหารต้องจัดให้มีสารสนเทศอย่างพอ เพียงและสื่อสารให้ฝ่ายบริหารและบุคลากร อื่นๆที่เหมาะสมทั้งภายในและภายนอกหน่วย รับตรวจ ซึ่งจำเป็นต้องใช้สารสนเทศนั้นในรูป แบบที่เหมาะสมและทันเวลา มาตรฐาน: สารสนเทศและการสื่อสาร

49. 5. การติดตามประเมินผล มาตรฐาน ฝ่ายบริหารต้องจัดให้มีการติดตามประเมินผล (Monitoring) โดยการติดตามผลในระหว่าง การปฎิบัติงาน (Ongoing Monitoring) และ การประเมินผลเป็นรายครั้ง (Separate Evaluation)

50. การติดตามผล(Monitoring) • ใช้สำหรับมาตรการหรือระบบการควบคุมภายในที่อยู่ระหว่างการออกแบบหรือการนำออกสู่การปฏิบัติ