A<a

1. A<a

2. Louise Söderlund Processansvarig för Medarbetarenkäten 2012 Mail: louise.soderlund@umea.se Tel: 070 399 11 79

3. Fem frågor • Varför gör vi det här? • Vilka förutsättningar gäller? • Hur är undersökningen utformad? • Hur bär jag mig åt? • Vilken backup har jag?

4. Varför gör vi det här? • Nulägesbild på arbete, prestation och arbetsmiljö • Politiska mål och styrande dokument

5. Välfärdssektorn - en framtidsbransch • 420 000 nya medarbetare fram till 2020 • Stora pensionsavgångar (330 000) … • …och ökad efterfrågan på välfärdstjänster (90 000)

6. Förändringar i samhället • Fler unga och äldre • Regionala skillnader ökar • Generationsväxling • Ökad rörlighet • Teknikutvecklingen

7. Vad lockar ungdomar?

8. Hur är undersökningen utformad?Teoretisk ansats Karasek, Theorell, Johnson: Krav-, kontroll-och stödmodellen Antonovsky: KASAM Tengblad/Hällsten: Medarbetarskap Whelan: Effektiva team

10. Vilka förutsättningar gäller? • Datainsamling 12 september till 2 oktober • Rapporter 12 oktober • Handlingsplan senast 31 december • Processledare i Lycksele: • Shara Johansson tel 16695 • Teknisk backup: • Entergate 035-155905

11. Medarbetarenkäten mäter • Medarbetaren, arbetsuppgifterna och arbetssituationen • Arbetsgruppen • De organisatoriska förutsättningarna för att göra ett bra arbete • Ledarskapet

12. Innehåll • Bakgrundsfrågor • Frågeområden för samtliga medarbetare • Ingresser • Definitioner av begrepp • HME • Chefsfrågor • Möjlighet att skriva ut sina svar, maila dem till sig själv. Från i år även rapporter.

13. Bakgrundsfrågor och anonymitet • Bakgrundsfrågor nödvändiga för att möjliggöra systematiska jämförelser:- Var finns man i organisationen?- Vad gör man?- Vem är man? (kön, ålder) • Bakgrundsfrågor används enbart på kommun- och förvaltningsnivå. • Resultat redovisas aldrig så att enskilda individer kan identifieras. • Entergate har databasen

14. Bakgrundsfrågor och anonymitet • Bakgrundsfrågor nödvändiga för att möjliggöra systematiska jämförelser:- Var finns man i organisationen?- Vad gör man?- Vem är man? (kön, ålder) • Bakgrundsfrågor används enbart på kommun- och förvaltningsnivå. • Resultat redovisas aldrig så att enskilda individer kan identifieras.

15. Jag är 29, man och småbarnsförälder. Det är lätt att se hur jag svarat! Kan chefen läsa mina svar? Jag är 44, kvinna och projektanställd. Dölj mig bland alla män över 55! Om inte chefen kan, vem kan då läsa dem?

16. Integritetsskydd Kan chefen läsa mina svar? Nej, din chef kan inte läsa dina svar. När du svarat och klickat på SKICKA, lagras svaret i en databas hos det företag som vi köper enkätsystemet av. Varken du eller någon annan kan logga in med samma lösenord igen, om du klickat på SKICKA. Om inte chefen kan, vem kan då läsa dem? Medarbetarenkäten 2011

17. Integritetsskydd Kan chefen läsa mina svar? Umeå kommuns processledare för Medarbetarenkäten, Louise Söderlund, arbetar med att allt som ska fungera runtomkring enkäten och har inte med svaren att göra. Om inte chefen kan, vem kan då läsa dem? Medarbetarenkäten 2011

18. Integritetsskydd Kan chefen läsa mina svar? Vissa kommuner köper tjänster av universitetet och då får den som jobbar med resultaten och databasen tillgång till alla eller delar av svaren. Om inte chefen kan, vem kan då läsa dem? Medarbetarenkäten 2011

19. Integritetsskydd Jag är 29, man och småbarnsförälder. Det är lätt att se hur jag svarat! I början av enkäten frågar vi efter en mängd bakgrundsinformation. Den informationen används för övergripande analys, alltså på nivåerna Kommun, verksamhetsområde och förvaltning. Där är minsta antal sju (7) för att man ska kunna ta ut rapporter. Till arbetslaget på din arbetsplats redovisas resultatet utan uppdelning i bakgrundsvariabler. Här är ett exempel: Jag är 44, kvinna och projektanställd. Dölj mig bland alla män över 55! Medarbetarenkäten 2011

20. Integritetsskydd Jag är 29, man och småbarnsförälder. Det är lätt att se hur jag svarat! • På arbetsplatsen Veckan finns tre arbetslag • Måndag • Tisdag • Onsdag • I arbetslaget Onsdag arbetar • Stina, Hanna, Tindra, Ismail, • Roine, Rabia, Mert och Tryggve. Jag är 44, kvinna och projektanställd. Dölj mig bland alla män över 55! Medarbetarenkäten 2011

21. Integritetsskydd Jag är 29, man och småbarnsförälder. Det är lätt att se hur jag svarat! Deras chef Clara får en rapport med alla svar samlade, utan uppdelning i bakgrundsvariabler. Det är de åtta medarbetarnas sammanlagda svar som redovisas som grupp. Jag är 44, kvinna och projektanställd. Dölj mig bland alla män över 55! Medarbetarenkäten 2011

22. Integritetsskydd Jag är 29, man och småbarnsförälder. Det är lätt att se hur jag svarat! Om du arbetar på en liten arbetsplats finns möjligheten att ange att du inte vill att rapporter ska redovisas för din arbetsplats om ni är mindre än fem medarbetare som svarat. Jag är 44, kvinna och projektanställd. Dölj mig bland alla män över 55! Medarbetarenkäten 2011

23. Integritetsskydd Jag är 29, man och småbarnsförälder. Det är lätt att se hur jag svarat! Från fem och uppåt redovisas svaren automatiskt. Du får frågan i slutet av enkäten och den är obligatorisk. Även den frågan är skyddad så din chef får inte reda på att det är du som sagt nej. Jag är 44, kvinna och projektanställd. Dölj mig bland alla män över 55! Medarbetarenkäten 2011

25. Lösenord • Ett lösenord till varje medarbetare! • Olika webbadress för olika kommuner • Lyckseles adress: lycksele.se/mae • MAE11 tillgänglig 12 september till 2 oktober • WTFT9R97P7 lycksele.se/mae

26. Hur bär jag mig åt? • Hemsida: lycksele.se/mae • Tidplan • Support • Instruktionsfilmer • Beställ lösenord • Hämta rapporter • Gör handlingsplaner • …och mycket mer. Kolla sidan med jämna mellanrum!

27. Chefens checklista • Läs igenom information på lycksele.se/mae • Informera medarbetare om genomförandet • Kontrollera hur många som ska besvara enkäten i varje arbetslag (viktigt med rätt antal för svarsfrekvensen) • Boka in ett personalmöte under perioden 12 september – 2oktober • Gå igenom definitioner, yrkeskategorier samt skydd av enskild uppgiftslämnare. • Administrationsuppgifter skickas ut 12/9 till varje chef via mail. Logga in och beställ lösenord till arbetsplatserna i din lista. • Möjliggör för medarbetarna att besvara enkäten 12/9-2/10, helst under arbetstid. • Hämta resultatet via administrationssidan efter 12/10 • Använd resultatet som ett av underlagen i arbetsmiljöarbetet tillsammans med medarbetarna. • Gör handlingsplaner i ImproveIT innan 31 december.

28. Vilken backup har jag? • Processledare i Lycksele: • Shara Johansson tel 16695 • Teknisk backup: • Marie Erlandsson eller Nicoletta Öggesjö, Entergate 035-155905

29. Ta dig an resultatet fort! • Gå igenom själv • Skicka ut innan arbetsplatsträff • Gå igenom resultatet tillsammans med medarbetarna • Gör handlingsplaner • Bättre en väl genomarbetad åtgärd, än tre på papper.

30. Vems är ansvaret? Individ Grupp Förvaltning Kommun Mål och uppdrag Kompetens o utv Information Medarbetarskap Arbetsgemenskap

31. Vanliga frågor • Kan chefen gå in och kolla mina webbsvar? • Måste man vara inne i intranätet för att besvara enkäten? • Varför har ni begränsat svarstiden till tre veckor? • Vem kan läsa alla svar?

32. Vanliga frågor • Varför är inte min yrkeskategori representerad? • Svarsfrekvens under enkätfångstens gång • Men visst kan ni väl göra ett undantag bara för mig? • Vad betyder det att ni säger att ni ”låser” en fas i processen för att kunna börja nästa?

33. Massmedia • Enhetens resultat är arbetsmaterial och behöver inte lämnas ut. • Förvaltningens och kommunens resultat blir offentligt när det skickas för behandling till nämnd/styrelse/KSAU. • Detta hindrar dock inte massmedia att ställa krav på att få del av enkätsvaren i ett tidigare skede. I sådant fall svarar vi nej och ger ett skriftligt beslut med överklagandehänvisning. Kontakta kommunjuristen för hjälp. • Förvaltningscheferna svarar på frågor om åtgärder.

34. Chefen har en chef! Som chef tillhör du din överordnade chefs arbetsgrupp och får en enkät av henne/honom som du fyller i. Du tillhör alltså INTE den enhet/enheter du är chef över.

35. Fem frågor • Varför gör vi det här? • Vilka förutsättningar gäller? • Hur är undersökningen utformad? • Hur bär jag mig åt? • Vilken backup har jag?