Средства управления потоками заданий и документооборотом WorkFlow

1. Средства управления потоками заданий и документооборотом WorkFlow Тихонов И.Н. Соловьева С.А. Преподаватель: Студент группы М-516:

2. Глава 1. Понятие WorkFlow Workflow обычно расшифровывают какуправление потоком работ. Workflow часто рассматривается как ключевая технология интеграции, которая наводит мосты между бизнес-процессами и информацией, необходимой для их реализации, объединяет унаследованные приложения и программное обеспечение настольных систем в гибкую и хорошо адаптируемую распределенную инфраструктуру. На первый взгляд подобные системы могут показаться обманчиво простыми, ведь бытует мнение, что главное - описать бизнес-процесс, а для его автоматизации достаточно интегрировать несколько несложных инструментальных программ. По определению Workflow представляет собой “полную или частичную автоматизацию бизнес-процессов, в ходе которых документы, информация и задачи пересылаются для обработки от одного участника к другому в соответствии с определенными процедурными правилами”. Главным мотивом для развертывания workflow-технологий служит повышение гибкости бизнес-процесса при минимальной его реорганизации.

3. Workflow-технология обычно достигает этой цели, разделяя между собой следующие аспекты: • описание различных операций бизнес-процесса и необходимых для них данных; • бизнес-правила, описывающие управляющие потоки между операциями такого процесса; • роли и обязанности, связанные с задачами, которые выполняются в рамках операций бизнес-процесса; • базовая организационная модель, определяющая роли и обязанности действительных исполнителей работ. Теоретически любой из этих аспектов может изменяться независимо от других, для чего достаточно скорректировать относящиеся к нему контрольные параметры. Никакого влияния на операции, относящиеся к другим аспектам процесса, это оказать не должно.

4. Интеллектуальный продукт Физический продукт ЖЦ изделия Проектирование Производство Поставка Эксплуатация Маркетинг Положение в ЖЦ WorkFlow охватывает весь жизненный цикл изделий, объединяя программное обеспечение настольных систем

5. Роль систем Workflow

6. Сложности интеграции WF • жизненно важной является интеграция с другим ПО. • из других направлений интеграции часто упоминается инструментарий моделирования бизнес-процессов, системы управления документами и средства обработки изображений. • требуется разрешение вопросов культуры и организации производства

7. Управление потоком работ Фаза первая: Программное управление процессами - концепция не новая. Вот уже несколько лет рынок ИТ предлагает множество видов ПО, поддерживающего те или иные аспекты функциональности workflow, хотя зачастую такие функции встроены в другие взаимосвязанные продукты, поэтому технологией их признать трудно. Основные аспекты первой фазы: 1. обработка изображений 2. управления электронными документами 3. электронная почта и каталоги 4. приложения для групповой работы 5. программные средства поддержки проектов 6. транзакционные возможности 7. инструментарий реорганизации бизнес-процессов и разработки структурированных систем

8. 1.Обработка изображений: Workflow тесно связано с системами обработки изображений, поэтому многие продукты этого класса оснащаются встроенными workflow-возможностями. Когда хранящаяся на бумаге информация преобразуется в электронное изображение, появляется возможность пересылать ее между несколькими участниками, использующими такие данные для самых различных целей стандартного процесса (основу которого ранее составляли бумажные документы). 2. Управление электронными документами Системы управления электронными документами все чаще оснащаются средствами пересылки документов (полностью или частично) между отдельными участниками процесса и репозитариями. Таким способом удается, например, упростить совместную подготовку материала и его архивирование. Возникла и необходимость стандартизации в области управления документооборотом, в результате чего началась выработка требований к расширениям workflow-систем2*.

9. 3. Электронная почта и каталоги Электронная почта существенно упрощает распространение информации среди индивидуальных пользователей, а ассоциированные каталоги содержат информацию об их атрибутах - это может быть роль в организации либо другие характеристики, касающиеся участия в деловых операциях. Появление в системах электронной почты механизмов маршрутизации, содержащих описание цепочек получателей, приблизило их функциональность к средствам управления потоком работ. 4. Приложения для групповой работы Такие приложения создавались специально для обеспечения и совершенствования взаимодействия между группами сотрудников. Первоначально во многих из них высокое качество совместной работы достигалось за счет неформальных процессов, организации доступа к групповым электронным доскам объявлений или ежедневникам и планировщикам по мере необходимости. Однако усиливающаяся формализация бизнес-процессов привела к тому, что наметился постепенный переход к оснащению систем групповой работы средствами управления потоком работ3*.

10. 5. Программные средства поддержки проектов В программных средствах разработки сложных проектов ИТ часто можно встретить workflow-функции в среде проекта. Они служат для регулирования очередей и распределения задач между отдельными разработчиками, а также для пересылки информации между ними в процессе решения таких задач. 6. Транзакционные workflow-системы По мере того как традиционные приложения обработки транзакций получали все большее распространение, некоторые из них начинали выполнять полностью распределенные транзакционные задачи в среде настольных систем. Одновременно производители средств управления потоком работ стали включать в свои продукты отдельные транзакционные функции, в первую очередь те, что имеют отношение к координации распределения задач и восстановления систем. Все это привело к возникновению общей для обеих технологий области.

11. 7. Инструментарий реорганизации бизнес-процессов и разработки структурированных систем Пока развивались отдельные фрагменты workflow-технологии, на рынке появилось множество инструментальных средств реорганизации бизнес-процесса. Они обеспечили информационную поддержку анализа, описания и моделирования бизнес-процессов организации, а также позволили оценить потенциальное воздействие вносимых изменений на эти процессы и на саму организацию. Распространение форм для подобных продуктов создало естественные предпосылки для автоматизации делопроизводства. В целом же на рынке имеется сейчас множество продуктов, в которых предусмотрены workflow-возможности4*. Они зачастую создаются на основе продуктов для других областей, дополненных несовместимыми между собой элементами делопроизводства. Такой подход не только повышает стоимость интеграции, но и лишает подобные продукты “потенциала для изменений”.

12. Фаза вторая: Анализ развития workflow-технологиипоказывает, что данная отрасль входит во вторую фазу автоматизации. На первом этапе большинство проектов автоматизации ограничивалось уровнем подразделений или рабочих групп при сравнительно низком уровне координации5*. Однако усиление глобализации, расширение рамок контрактов и развитие электронной торговли заставили организации все чаще пересматривать свои бизнес-процессы на корпоративном уровне. “Вторая фаза, при которой управление потоком работ будет производиться в масштабах всего предприятия с применением электронной почты, станет доминировать на рынке через один-два года”. К этому времени средства управления потоком работ превратятся в межплатформные системы общего назначения, охватывающие всю корпорацию. Развитие электронной торговли между организациями будет все активнее продвигать автоматизацию делопроизводства в малые и средние компании, способствуя тем самым широчайшему распространению этой технологии. Однако реализация таких прогнозов во многом зависит от консолидации всей отрасли вокруг взаимосвязанного набора стандартов, которые должны поддерживать интеграцию и функциональную совместимость

13. Workflow как средство интеграции Представление бизнес-процесса Для обеспечения автоматизированной поддержки процесса прежде всего необходимо представитьего в форме, пригодной для машинной обработки и обладающей высокой гибкостью в структурировании и сопровождении всей относящейся к процессу информации, которая нужна для согласования работы workflow-систем с имеющейся инфраструктурой ИТ. “Описание процесса” (Process Definition) раскрывается следующим образом: “Автоматизация бизнес-процесса отображается в рамках описания процесса, которое идентифицирует различные операции процесса, процедурные правила и ассоциированные контрольные данные, используемые для управления потоком работ, при выполнении этого процесса”.

14. Метамодель описания процесса Описание процесса может содержать произвольную комбинацию текстовых сценариев, графических нотаций или формальных программных нотаций. Для обработки подобной информации предлагается широкий спектр различного инструментария разработки (описания) процессов. Элементы описания обычно применяются после завершения циклов анализа, моделирования, реализации, оценки результатов и повторного анализа. Стандартное представление всей спецификации процесса или ее отдельных частей. Они подразделяются на : • IDEF [1] • CDIF [2] • PIF [3] • Группа PSL [4] • WPDL [5]

15. 1. IDEF [1]-представляет собой последовательность нотаций моделирования, предложенных Министерством ВВС США. Некоторые из них были опубликованы Национальным институтом стандартов и технологий NIST в качестве правительственных рекомендаций FIPS (Federal Information Processing Standards - федеральный стандарт обработки информации). Проект IDEF предусматривал методики моделирования бизнес-функций IDEF0, информационных моделей IDEF1X (обе они получили широкое распространение), поведения динамических систем IDEF2 и сбора информации для описания процесса IDEF3. систем 2. CDIF [2]-описывает базовую архитектуру CASE-инструментария(Computer-AidedSoftware Engineering - система автоматизированной разработки программ) и компоновку обмена данными, в основу которой положена метамодель. Уже разработаны метамодели Foundation (фундаментальная) и Common (общая), завершено описание данных, их потоков и моделирование. В настоящее время обсуждается расширение системы моделирования бизнес-процессов, однако в целом проект пока далек от завершения.

16. 3. PIF - (Process Interchange Format & Framework - формат и структура обмена процессами[3].Эта программа создана рабочей группой, состоящей из сотрудников нескольких университетов США и Великобритании. Она базируется на философии обобщения вычислительной эффективности - это нашло отражение в организации классов сущность-объект, которые вовсе не обязательно соответствуют какой-либо конкретной задаче наподобие управления потоком работ или имитации процесса. Модель используется для экспериментальной трансляции относящейся к процессам информации внутри рабочей группы. Как и в других представлениях процессов, здесь обошлись минимальным набором компонентов ядра, дополнив его добавляемыми классами. PIF пригоден для машинной обработки, однако специализированные сущности и атрибуты, необходимые для управления потоком работ, в нем отсутствуют. 4. Группа PSL -(Process Specification Language - язык спецификации процессов) Национального института стандартов и технологий NIST [4]. Организована в апреле 1997 г. для выработки общего языка спецификации процессов, призванного заменить форматы обмена. В состав группы входят представители промышленности, правительства и научных кругов. Главное ее внимание сосредоточено на применении технологии процессов в производящих отраслях. На данный момент никакой спецификации группа не предложила, пока она лишь рассматривает предложения, поступающие от других отраслевых организаций.

17. 5. WPDL- (Workflow Process Definition Language - язык описания workflow-процессов) [5].Несмотря на название, в его рамках разрабатывается не язык описания, а текстовый формат обмена информацией, пригодный для машинной обработки. В метамодель описания процессов сделана попытка охватить объекты самого высокого уровня и взаимоотношения, которые бы, как минимум, обеспечивали поддержку автоматизации процессов. Эта метамодель легла в основу грамматики WPDL. И сама модель, и конструкции WPDL разрабатывались специально для целей систем workflow, поэтому в них проведена детализация структур, описывающих аспекты процесса, имеющие отношение к потокам работ. Попыток довести модель до уровня обобщения других подобных проектов, включая PIF, не делалось. Вскоре ожидается появление бета-версии WPDL, но на сегодняшний день уже выполнено несколько опытных реализаций системы на основе временных спецификаций этой модели, которые имели определенный успех.

18. Тест 1 Вопрос 1. WorkFlow - это: Система автоматизированной разработки программ Управление потоком работ Программное управление процессами

19. Тест 1 Вопрос 2. Какие стадии ЖЦ охватываетWorkFlow : Весь жизненный цикл Проектирование, производство, поставка Маркетинг, проектирование, производство

20. Тест 1 Вопрос 3. Инструментальные средства реорганизации бизнес-процесса обеспечили: информационную поддержку анализа, описания и моделирования бизнес-процессов организации а также пересылку информации между разработчиками в процессе решения таких задач. информационную поддержку анализа, описания и моделирования бизнес-процессов организации, а также позволили оценить потенциальное воздействие вносимых изменений на эти процессы и на саму организацию. информационную поддержку анализа, описания и моделирования бизнес-процессов организации, пересылку информации между разработчиками в процессе решения таких задача, а также позволили оценить потенциальное воздействие вносимых изменений на эти процессы и на саму организацию.

21. Тест 1 Вопрос 4. Что такое PIF : формат и структура обмена процессами язык спецификации процессов язык описания workflow-процессов

22. Тест 1 Вопрос 5. Группа PSL организована: в апреле 1997 г. в августе 1996 г. в апреле 1992 г.

23. Тест 1. Результат • Количество ошибок:

24. Глава2. Система маршрутизации документов и управления заданиями (SWR-Workflow). SWR-Workflow предназначена для автоматизации различных бизнес-процессов таких как процедуры согласования и утверждения документации, внесение изменений, прохождение заказа и др. В современных условиях достижение управляемости бизнес-процессами предприятия является жизненно необходимым и может стать даже более важным, чем капиталовложения. Система автоматизации документооборота и управления бизнес-процессам SWR-Workflow является мощным средством, которое позволяет упорядочить различные типовые процессы, например, выпуск конструкторско-технологической документации и проведение изменений или прохождение заказа. Система позволяет организовать и технически обеспечить интенсивный обмен информацией между сотрудниками, и подразделениями и предоставлять информацию о состоянии этого обмена.

25. Концепция SWR-Workflow Существует (по факту) две основные концепции трактовки бизнес-процессов в применении к универсальным WorkFlow: • Вариант 1, документоориентированный (Есть документ - определяем, что с ним должно происходить):Подход Smarteam это: "Есть задача - определяем, как она решается". В основе бизнес-процесса лежит прохождение документа по этапам, на которых с этим документом выполняются некие операции некими исполнителями. То есть основная идея - это "документы ходят по этапам". Документооборот в такой концепции первичен. • Вариант 2, универсальный (Есть задача - определяем, как она решается).В основе бизнес-процесса лежит представление о бизнес-процессе, как о формальных правилах достижения некоторого абстрактного бизнес-результата. В каждый момент времени такой процесс находится в некотором вполне определенном состоянии на пути к достижению этого результата. Текущее состояние процесса описывается этапами, активными в данный момент времени. Документооборот в такой схеме является вторичным и трактуется как: "в некотором состоянии процесса для работы нужны некоторые документы". В SWR-Workflow выбран вариант 2, в котором состояние процесса не завязано на документы, используемые в ходе выполнения процесса.

26. Принцип работы WF Система базируется на настраиваемом списке бизнес-процессов, которые формализуют выполнение той или иной рабочей операции. Бизнес-процесс описывается начальными условиями, результирующими действиями и собственно диаграммой процесса. Диаграмма процесса представляет собой направленный граф, в котором каждый узел означает некоторый этап выполнения процесса, а связи определяют очередность этапов и различные пути выполнения процесса (см. рисунок). Сотрудники могут инициировать процедуры по заданным шаблонам, наблюдать за их прохождением, получать уведомления по окончании процедуры Формирование и представление списков заданий осуществляется с помощью специализированной системы рассылки электронных сообщений. Каждый потенциальный участник рабочего процесса обладает собственным специальным электронным почтовым ящиком, в который поступают все предназначенные для этого пользователя сообщения от сервера SWR-Workflow.

27. Сервер SWR-Workflow Является ядром системы. Осуществляет хранение описаний бизнес-процессов, информации о пользователях системы и о состоянии запущенных процессов. Обеспечивает автоматическую своевременную доставку заданий и документов каждому конкретному участнику бизнес процесса.

28. Модуль настройки и администрирования SWR-Workflow Admin Предназначен для настройки внутренней модели предприятия, задающей правила взаимодействия пользователей, групп, ролей и проектов. Модель предприятия описывает административную и/или проектную структуру предприятия и используется для автоматического выбора исполнителей этапов процессов и делегирования заданий. Группы (проекты) могут содержать произвольное число пользователей, для каждого из которых определена его область деятельности в рамках этой группы (проекта). При этом структура предприятия иерархическая, что позволяет использовать критерии выбора исполнителей с использованием механизма наследования от родительских или дочерних структурных единиц. Например, в формальном определении бизнес процесса может быть указано, что исполнителем некоторого этапа является участник проекта, выполняющий обязанности технолога в этом проекте.

29. Модуль редактирования шаблонов бизнес-процессов SWR-Workflow Editor Предназначен для разработки и редактирования диаграмм бизнес-процессов, описывающих на формальном языке что, кто, в каком порядке, за какое время должен сделать, чтобы выполнить цель данного бизнес процесса. Описание бизнес процесса представляет собой наглядную диаграмму этапов процесса. Связи между этапами определяют порядок их выполнения, а также возможные пути развития процесса в каждом конкретном случае. Участник процесса, являющийся исполнителем некоторого этапа может либо согласиться с завершением этапа, либо вернуть процесс на более раннюю стадию в соответствии возможными переходами по определению процесса. Кроме того, каждый этап может содержать список задач, которые необходимо выполнить, прежде чем система разрешит завершение этапа.

30. Клиентское приложение SWR-Workflow Client

31. Клиентское приложение SWR-Workflow Client - является основным рабочим инструментом всех участников бизнес-процессов и предоставляет следующие возможности: 1. доступ ко всей информации системы Workflow, относящейся к данному пользователю системы. Диаграмма процесса наглядно отображает его структуру, пройденные этапы и доступные варианты продолжения Пользователь может видеть состояние процессов и соответствующих документов, всю историю развития процесса, включая заметки пользователей, касающиеся выполнения задач; 2. автоматическое оповещение о различных событиях в системе, таких как переход некоторого процесса в состояние, при котором данному пользователю следует принять участие в развитии процесса; 3. автоматическое оповещение менеджеров процессов о проблемах, возникших в ходе выполнения контролируемых ими процессов, например об отставании от графика; 4. выполнение действий в рамках каждого конкретного экземпляра процесса в соответствии с определением этого процесса. 5. прекращение, приостановка и возобновление бизнес-процессов авторизованными пользователями; 6. формирования и доступ к списку документов присоединенных к данному экземпляру процесса; 7. менеджер процесса может вмешиваться в ход его выполнения, "на лету": назначить конкретного исполнителя, делегировать выполнение этапа другому пользователю по правилам заданным при настройке системы и выбирая тот или иной путь развития процесса.

32. Система SWR-Workflow интегрирована с SWR-PDM. Вы можете инициировать необходимые процедуры, связанные с различными объектами хранилища. По соответствующей команде из контекстного меню и выбранному шаблону будет создан экземпляр процесса с присоединенным(-ми) к нему объектами. Используя клиентское приложение SWR-Workflow, можно увидеть список присоединенных объектов и с помощью универсального обозревателя SWR-PDM открыть каждый из них для работы. SWR-Workflow может быть использована и как самостоятельная система управления бизнес-процессами. В этом режиме Вы также можете присоединять к процессам документы, расположенные, например, на сетевых ресурсах или в Internet.

33. SWR-Workflow может быть быстро развернута и запущена в эксплуатаию благодаря возможности настройки под требования и наглядному представлению информации с помощью современного интуитивно понятного пользовательского интерфейса. Система обладает технологическими особенностями, позволяющими перенастраивать систему "на ходу". Для разработки схем маршрутизации документов и бизнес-процессов могут быть использованы различные специализированные системы моделирования, например, ARIS, Rational Rose и многие другие. SWR-Workflow позволяет не только осуществить маршрутизацию документов в процессе согласования, утверждения и проведения изменений, но осуществлять контроль исполнения заданий, что является одним из требований стандартов серии ISO 9000.

34. Тест 2 Вопрос 1. Какой вариант концепции трактовки бизнес- процесса выбран WF: Вариант 1. Вариант 2. Вариант 3.

35. Тест 2 Вопрос 2. Диаграмма процесса – это: Связь между процессами узел граф

36. Тест 2 Вопрос 3. Ядро системы WF: Сервер Бизнес - процесс Коллективная работа

37. Тест 2 Вопрос 4. Используя клиентское приложение WF, можно увидеть список обьектов с помощью: EDM PDM ERP

38. Тест 2 Вопрос 5. Система обладает технологическими особенностями, позволяющими перестраивать систему: “интеллектуально” “на бегу” “на ходу”

39. Тест 2. Результат • Количество ошибок:

40. Глава3. Обзор продуктов (Casewise и Staffware) Обзор продуктов Casewise Corporate Modeler Suite IT Architecture Accelerator Balanced Scorecard Accelerator

41. Corporate Modeler Suite • Corporate Modeler • Corporate Publisher HTML • Corporate Publisher Word • Automodeler

42. Corporate Modeler (главный продукт в семействе продуктов Corporate Modeler Suite),поставляемые на российском рынке компаниями "Логика бизнеса" и "ФОРС - Центр разработки" соответственно. Таким образом, используя рассматриваемые средства для описания бизнес-процессов, можно, во-первых, наглядно сформулировать требования бизнеса к внедряемым информационным технологиям, используя не только модели процессов, но и рассматривая все аспекты их эффективности (включая описание стратегии развития компании). Во-вторых, путем описания бизнес-процессов обеспечить возможность автоматического создания основного наполнения технического задания на внедряемую систему (не говоря уже о всевозможных регламентах и возможности процессно-ориентированного обучения персонала работе с ИС). Corporate Modeler

43. Обзор Casewise Методология Casewise основывается на структуре Захмана; одна из её отличительных особенностей - возможность развития и построения собственного каркаса. Карта проекта моделирования архитиктуры организации, составляющая основу Casewise:

44. При моделировании организации с применением методологии Casewise выделяются пять основных уровней абстракции. ": • уровень бизнеса • уровень организации • уровень систем • уровень технологий • уровне деталей

45. 1.Верхний уровень - это уровень бизнеса в целом. На этом уровне описываются стратегические бизнес-цели и критические факторы успеха, бизнес-процессы верхнего уровня, основные отделы организации, местоположение бизнес-единиц, важнейшая для бизнеса информация, значительные для бизнеса события; 2. Ниже следует уровень организации, на котором описываются объекты, детализирующие предыдущий уровень. Здесь не уделяют значительного внимания системным или физическим ограничениям. 3. На уровне систем, описывается работа организации с учётом ограничений, накладываемых бизнесом и ИТ. Этот уровень показывает, как в дальнейшем модели уровня организации будут воплощены в действующие системы. 4. На уровне технологий, описываются технологии, применяемые в организации. 5.На уровне деталей, происходит описания реальных объектов, таких как сети, люди, приложения, базы данных".

46. Основные типы объектов Результаты Орг. единицы События Объекты Данные Местоположения Процессы Технологии

47. Работа в Casewise Над проектом по моделированию бизнес-процессов работает несколько человек. За каждую конкретную область модели назначается ответственный исполнитель, и таким образом при создании единой модели организации возникает необходимость коллективной работы. Для организации коллективной работы в Casewise используются соответствующие серверы. Одной интересной особенностью Casewise является возможность разделения модели на подмодели в зависимости от предметной области и исследующих её аналитиков. Такие подмодели могут быть выгружены из основной модели и после внесения изменений вновь импортированы в подмодель, а затем и в основную модель. Таким образом, можно организовать коллективную работу.

48. Работа в Casewise Casewise обладает развитыми средствами web-публикации, которые позволяют преобразовывать модели и объекты в формат HTML. Возможность web-публикации используется как при создании модели организации. Это дает возможность корректировать создаваемое описание некоторого бизнес-процесса. То есть сотрудник компании, участвующий в выполнении этого бизнес-процесса, может зайти на созданный портал и внести свои замечания. Кроме того, обеспечивается возможность разработки системы BSC, а одним из существенных моментов этой методологии является донесение до каждого сотрудника важности его вклада в развитие стратегии организации

49. Настройка внешнего вида

50. Клиент Клиент Клиент Клиент Коллективная работа Corporate Exchange Server