FS – utfordringer Utvikling, drift og organisering Seminar, Gardermoen 08.04.2013

1. FS – utfordringer Utvikling, drift og organisering Seminar, Gardermoen 08.04.2013

2. FS – Felles studentsystem • Eneste studieadministrative systemet i Norge • I bruk ved 54 institusjoner • Alle universiteter, alle statlige høgskoler underlagt KD, Politihøgskolen, forsvarets høgskoler, flere private høgskoler og Samordna opptak. • Eneste studieadministrative systemet som støtter opptaksprosessen i SO • Et virksomhetskritisk system for sektoren • Studieadministrasjon er et stort saksområde, og FS er derfor et stort og komplekst system

3. Systemet FS • FS-klienten • Ca. 4 000 aktive studieadministrative brukere • Flere applikasjoner • F.eks. StudentWeb: • Over 5 millioner pålogginger årlig • Gjennomsnittlig over 14 000 brukere daglig • SøknadsWeb: • Over 500 000 pålogginger årlig

4. Presentasjon av FS 04.04.13

5. Samarbeidstiltaket FS • For 2013 et budsjett på ca kr 29 000 000,- • 29 100 utviklingstimer (19,5 årsverk) • 5 250 timer til FS-sekretariatet (3,5 årsverk) • 1 årsverk til FS-arbeidet for pågående fusjoner • Alle timene kjøpes av UiO ved USIT • Reguleres av en skriftlig avtale • Helt avhengig av et tett og velfungerende samarbeid • Prioritering og samhandling med institusjonene • Styret gjør overordnede prioriteringer gjennom budsjett og årsplaner • Institusjonene deltar i FS-planleggingsgruppen og i ekspertgrupper gjennom brukermedvirkende utvikling

6. Samarbeidstiltaket FS • Nasjonalt og Internasjonalt arbeid • NAG • Vitnemålsbanken • Nordforum • Internasjonal standardisering • CEN: ELM og MLO • RS3G • Groningen declaration • Bidrar på konferanse • DSDP, EAIE, NUAS, EUNIS, SUHS osv.

7. Samarbeidstiltaket og systemet • Systemet FS • Studieadministrativt informasjonssystem • Utviklet for norsk UH-sektor • Brukere: Norske UH-institusjoner • Systemeier: Samarbeidstiltaket FS • Samarbeidstiltaket FS • Roller • Organisatorisk ramme for forvaltning, utvikling og drift av FS • Systemeier for FS på vegne av brukerne • Systemeierskap innebærer ansvar for å sikre at systemet: • dekker tjenestens behov • er i samsvar med gjeldende lover og regler • blir videreutviklet i tråd med behov • implementeres og brukes optimalt, slik at systemets gevinstpotensial realiseres • driftes sikkert og med lavest mulig risiko • dokumenteres forsvarlig (teknisk dokumentasjon og brukerdokumentasjon) • kommuniserer / integreres med andre system i tråd med brukerbehov

8. Organisering

9. Strategi - resultat av SWOT

10. Strategi – systemet FS FS skal være det ledende studieadministrative systemet i Norge, og langt framme internasjonalt. • Utfordringer – generelt • FS skal være et verktøy for følgende brukergrupper: • Søkere • Studenter • Administrativt ansatte • Vitenskapelig ansatte • Ledere • Ivareta dagens og morgendagens krav til et studieadministrativt system • Forenkle, effektivisere og sikre tilstrekkelig kvalitet i studieadministrative oppgaver • Database og tilby nødvendige applikasjoner • Tilby et rapportverktøy • Sikkert og stabilt system

11. Strategi – systemet FS FS skal være det ledende studieadministrative systemet i Norge, og langt framme internasjonalt. • Utfordringer – utvikling • Sentralt i utvikling av nasjonale og internasjonale standarder • Basert på kunnskap om utdanningsfaglige, studieadministrative og teknologiske behov • Gjøres med moderne og hensiktsmessige metoder og verktøy • Tilrettelegges for kommunikasjon med andre system • Skal være profesjonell systemleverandør • Utfordringer – drift • Stabilitet og minimal risiko • Vurdering av antall driftsleverandører • Krav til driftsleverandører • Samarbeidstiltaket overtar rollen som kunderepresentant • Utfordringer – bruk • Data skal kunne brukes som styrings- og ledelsesinformasjon • Best mulig datakvalitet • Standardisert bruk og felles rutinebeskrivelser

12. Strategi - samarbeidstiltaket FS Samarbeidstiltaket FS skal organiseres og drives slik at det sikrer måloppnåelse for systemet FS og effektiv ressursbruk i sektoren. • Utfordringer - organisering • Avklart organisering som § 1.4.4 • Mulig samorganisering med andre administrative system eller foretak • Forvaltningsansvar for andre felles registre/tjenester i sektoren • Opprustet organisasjon med tydelige og avklarte roller • Forbedring av rutinene for utvikling, bestilling og endring av funksjonalitet. • Endring av modell for driftstjenester. • Oppbygging av kompetanse og kapasitet. • Klargjøring av rollefordelingen mellom Samarbeidstiltaket, medlemsinstitusjonene, USIT og andre aktuelle enheter. • Sikre god kommunikasjon og samarbeid med andre viktige aktører i sektoren • Sikre tilhørighet og lojalitet fra brukerne • Gjennomgang av prismodell • Tydeliggjøring av krav og forventninger