Nghieäp vuï haønh chính - vaên phoøng

1. Nghieäp vuï haønh chính - vaên phoøng G .V. Nguyeãn Thò Thuûy Hoïc vieän Haønh chính Quoác gia taïi TP.Hoà Chí Minh Thaùng 10 naêm 2008

2. - Taøi lieäu tham khaûo • Nghò ñònhsoá: 110, 111/2004/NÑ – Cp ngaøy 8 thaùng 4 naêm 2004 cuûa Chính Phuû. • Thoâng tö lieân tòch soá: 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngaøy 6 thaùng naêm naêm 2005. • Coâng vaên soá: 1145/VPCP – HC ngaøy 01/4/1998 • NÑ soá: 58/2001NÑ –CP ngaøy 24.8.2001 veà quaûn lyù vaø söû duïng con daáu. • Coâng vaên soá: 425/VTLTNN - NVTW ngaøy 18/7/2005 cuûa Cuïc Vaên thö vaø Löu tröõ Nhaø nöôùc. • QÑ cuûa TTCP soá:114/2006/QÑ –TTg ngaøy 25/5/2006 ban haønh quy ñònh cheá ñoä hoïp trong hoaït ñoäng cuûa caùc cô quan haønh chính nhaø nöôùc • Quyeát ñònh soá: 129/2007/QÑ – TTg ngaøy 02 thaùng 8 naêm 2007 cuûa Thuû töôùng Chính phuû Ban haønh Quy cheá vaên hoùa coâng sôû

3. I. VĂN PHOØNG VAØ COÂNG TAÙC VAÊN PHOØNG 1. Khaùi nieäm - Văn phoøng: Vaên phoøng laø boä phaän tham möu, toång hôïp cuûa cô quan, laø nôi thu thaäp, xöû lyù thoâng tin laø nôi ñaûm baûo ñieàu kieän vaät chaát cho hoaït ñoäng cuûa cô quan. - Coâng taùc vaên phoøng: 2. Chöùc naêng cuûa vaên phoøng: Vaên phoøng coù 2 chöùc naêng cô baûn : 1. Chöùc naêng tham möu, toång hôïp 2. Chöùc naêng haäu caàn.

4. 1. Chöùc naêng tham möu, toång hôïp Vaên phoøng tham möu cho TTCQ veà : - Kieän toaønboä maùy, nhaân söï • Xaây döïng, toå chöùc thöïc hieän keá hoaïch coâng taùc, • Theå thöùc, thaåm quyeàn ban haønh VB. • Quaûn lyù coâng taùc vaên thö, löu tröõ. • Quaûn lyù, söû duïng kinh phí, cô sôû vaät chaát, leã taân coâng sôû. • Yeâu caàu ñoái vôùi coâng taùc tham möu, toång hôïp: Kòp thôøi, hieäu quaû, ñuùng phaùp luaät

5. - Chöùc naêng toång hôïp - Thu thaäp, xöû lyù thoâng tin • Cung caáp thoâng tin ñaûm baûo cho cô quan hoaït ñoäng thöôøng xuyeân lieân tuïc. • Thöïc hieän cheá ñoä baùo caùo, thoáng keâ - Yeâu caàu ñoái vôùi coâng taùc toång hôïp: Kòp thôøi, trung thöïc, chính xaùc, toaøn dieän.

6. 2.2. Chöùc naêng haäu caàn • Tö vaán cho TTCQ ban haønh quy cheá chi tieâu noäi boä,veà quaûn lyù söû duïng caùc nguoàn kinh phí • Thöïc hieän caùc chính saùch chi traû löông, thöôûng, phuï caáp vaø caùc cheá ñoä ñaõi ngoä ñoái vôùi CCVC - Quaûn lyù, söû duïng nhaø xöôûng, mua saém vaät tö, thieát bò, phöông tieän ñi laïi. - Quaûn lyù vaø toå chöùc söû duïng phöông tieän ñi laïi • Phuïc vuï caùc hoäi nghò, hoäi thaûo, leã hoäi. • Phuïc vuï caùc chuyeán ñi coâng taùc cuûa laõnh ñaïo

7. - Yeâu caàu ñoái vôùi coâng taùc haäu caàn • Tieát kieäm • Chi phí thaáp • Hieäu quaû kinh teá cao • Ñaûm baûo cho cô quan hoaït ñoäng thöôøng xuyeân, lieân tuïc vaø phaùt trieån beàn vöõng.

8. 3. Nhieäm vuï cuûa vaên phoøng3.1. Xaây döïng vaø toå chöùc thöïc hieän keá hoaïch coâng taùc cuûa cô quan a) Khaùi nieäm: keá hoaïch laø baûn döï kieán nhöõng coâng vieäc seõ laøm vaø phöông thöùc toå chöùc thöïc hieän nhöõng nhieäm vuï ñoù trong moät khoaûng thôøi gian nhaát ñònh vôùi nhöõng ñieàu kieän cuï theå (veà nhaân löïc, taøi chính, cô sôû vaät chaát). • Vaên phoøng chòu traùch nhieäm xaây döïng chöông trình keá hoaïch toång hôïp, lòch coâng taùc tuaàn cuûa cô quan, lòch laøm việc cuûa laõnh ñaïo, keá hoaïch coâng taùc cuûa vaên phoøng.

9. b) Yeâu caàu cuûa keá hoaïch - Cuï theå hoùa nhöõng nhieäm vuï caáp treân giao vaø phuø hôïp vôùi chöùc naêng nhieäm vuï cuûa cô quan. • Keá hoaïch phaûi thieát thöïc, neâu roõ caùc coâng vieäc seõ thöïc hieän trong töøng thôøi gian cuï theå, theo trình töï öu tieân. • Coù tính khaû thi • Khai thaùc toång quan caùc nguoàn löïc cô quan • Traùnh oâm ñoàm, choàng cheùo giöõa caùc loaïi keá hoaïch

10. c) Nhöõng caên cöù ñeå laäp chöông trình, keá hoaïch - Caên cöù vaøo chæ tieâu cuûa caáp treân/ngaønh giao. • Muïc tieâu phaùt trieån cuûa toå chöùc.v.v • Keá hoaïch cuûa naêm tröôùc • Nguoàn löïc cuûa cô quan/toå chöùc • Phuø hôïp vôùi xu höôùng phaùt trieån cuûa xaõ hoäi, tình hình kinh teá cuûa ñaát nöôùc, söïï tieán boä cuûa khoa hoïc kyõ thuaät, nhöõng bieán ñoåi cuûa moâi tröôøng.

11. d) Quy trình laäp chöông trình, keá hoaïch Böôùc 1: Xaùc ñònh teân keá hoaïch, caùc nhieäm vuï caàn ñöa vaøo keá hoaïch Böôùc 2:Vieát baûn döï thaûo Böôùc 3: Laáy yù kieán ñoùng goùp, hoaøn chænh baûn thaûo Böôùc 4: Trình thuû tröôûng ban haønh.

12. e) Toå chöùc thöïc hieän keá hoaïch • Trieån khai keá hoaïch: + Vaên phoøng coù traùch nhieäm sao nhaân keá hoaïch göûi ñeán caùc ñôn vò, caù nhaân theo chæ ñaïo cuûa TTCQ. + Vôùi nhöõng keá hoaïch quan troïng TTCQ tröïc tieáp trieån khai ñeán tröôûng caùc ñôn vò hoaëc ñeán caùc caùn boä, CCVC. + TTCQ coù theå uûy quyeàn chaùnh vaên phoøng trieäu taäp cuoäc hoïp ñeå trieån khai moät soá keá hoaïch. + Trong quaù trình trieån khai, caàn taäp trung thaûo luaän caùc bieän phaùp thöïc hieän. + Ñoái vôùi coâng vieäc coù nhieàu ngöôøi thöïc hieän phaûi quy ñònh roõ cheá ñoä baùo caùo, thænh thò.

13. - Theo doõi, kieåm tra, ñaùnh giaù keát quaû thöïc hieän • Vaên phoøng phoái hôïp vôùi tröôûng caùc ñôn vò theo doõi tieán ñoä thöïc hieän keá hoaïch, tieân lieäu khaû naêng hoaøn thaønh cuûa caùc ñôn vò, caù nhaân, • Bieåu döông caùc ñôn vò, caù nhaân tích cöïc, saùng tao • Laéng nghe yù kieán phaûn hoài, nhöõng khoù khaên phaùt sinh. • Ñeà xuaát vôùi TTCQ bieän phaùp hoã trôï (neáu caàn) • Kieåm nghieäm möùc ñoä ñuùng ñaén cuûa caùc quyeát ñònh quaûn lyù. • Toå chöùc sô keát, toång keát ruùt kinh nghieäm.

14. g) Xaây döïng, toå chöùc thöïc hieän lòch coâng taùc tuaàn - Vaên phoøng chòu traùch nhieäm laäp lòch coâng taùc tuaàn treân cô sôû ñaêng kyù cuûa caùc ñôn vò. • Lòch coâng taùc tuaàn nhaèm cuï theå hoùa keá hoaïch coâng taùc thaùng vaø ñeå taùc chieán caùc coâng vieäc haøng ngaøy. • Trong quaù trình coâng taùc cuûa moãi cô quan coù theå coù nhieàu keá hoaïch khaùc nhau. • Khi xaây döïng lòch coâng taùc tuaàn traùnh choàng cheùo, maâu thuaãn vôùi caùc lòch coâng taùc khaùc vaø truøng laëp veà nhaân sö, veà thôøi gian.

15. - Toå chöùc thöïc hieän lòch coâng taùc tuaàn -Vaên phoøng phoái hôïp vôùi caùc ñôn vò ñeå theo doõi tieán ñoä thöïc hieän lòch coâng taùc tuaàn. - Ñoân ñoác caùc ñôn vò coá gaéng thöïc hieän toát caùc coâng vieäc trong tuaàn • Baùo caùo cho laõnh ñaïo: + Nhöõng coâng vieäc ñaõ thöïc hieän + Nhöõng coâng vieäc toàn ñoïng chöa thöïc hieän + Nhöõng coâng vieäc phaùt sinh + Höôùng giaûi quyeát nhöõng coâng vieäc toàn ñoïng, thôøi gian giaûi quyeát

16. h) Xaây döïng lòch coâng taùc cuûa laõnh ñaïoVaên phoøng coøn coù nhieäm vuï xaây döïng quaùn xuyeán lòch coâng taùc cuûa laõnh ñaïo, hoã trôï laõnh ñaïo hoaøn thaønh caùc nhieäm vuï ñaõ ghi vaøo lòch. • Tröôøng hôïp lòch thay ñoåi, caàn ghi chuù ñeå xeáp boå sung vaøo thôøi gian phuø hôïp ñoàng thôøi thoâng baùo cho caùc ñôn vò coù lieân quan bieát tröôùc. • Ngoaøi ra, treân cô sôû keá hoaïch cuûa cô quan, vaên phoøng caàn xaây döïng vaø toå chöùc thöïc hieän toát lòch coâng taùc cuûa vaên phoøng.

17. 3.2. Thu thaäp, xöû lyù thoâng tin 3.2.1.Khaùi nieäm thoâng tin trong hoaït ñoäng quaûn lyù Laø nhöõng tin töùc veà caùc vaán ñeà, söï kieän, hieän töôïng xaûy ra trong quaù trình hoaït ñoäng vaø moâi tröôøng beân ngoaøi coù lieân quan ñeán hoaït ñoäng quaûn lyù, giuùp cho caùc nhaø quaûn lyù xaây döïng, hoaïch ñònh chieán löôïc phaùt trieån cuûa toå chöùc coù hieäu quaû.

18. - Nhu caàu thoâng tin trong hoaït ñoäng quaûn lyù • Thoâng tin veà moâi tröôøng beân ngoaøi • Thoâng tin veà luaät phaùp, veà chính saùch cuûa nhaø nöôùc. • Thoâng tin veà kinh teá, xaõ hoäi cuûa ñaát nöôùc, cuûa ñòa phöông • Thoâng tin veà daân trí, vaên hoùa, loái soáng • Söï phaùt trieån cuûa khoa hoïc kyõ thuaät vaø coâng ngheä. • Söï bieán ñoåi cuûa giaù caû thò tröôøng theá giôùi vaø trong nöôùc. • Veà hoaït ñoäng cuûa caùc ñôn vò cuøng ngaønh/boä chuû quaûn, veà caáp döôùi • Söï xuaát hieän cuûa caùc ñoái taùc caïnh tranh - Tình hình nguoàn nhaân löïc

19. - Thoâng tin noäi boä: • Veà tình hình nhaân söï, taøi chính, cô sôû vaät chaát • Veà tieán ñoä thöïc thi caùc keá hoaïch • Veà trình ñoä, naêng löïc laøm vieäc cuûa caùc caùn boä, CCVC • Tinh thaàn thaùi ñoä laøm vieäc, nieàm tin cuûa caùn boä CCVC vaøo taäp theå laõnh ñaïo. • Veà ñôøi soáng, dieãn bieán tö töôûng, taâm tö nguyeän voïng cuûa caùc caùn boä döôùi quyeàn. • Tinh thaàn ñoaøn keát noäi boä, yù thöùc giöõ gìn cuûa coâng

20. 3.2.2. Quy trình thu thaäp, xöû lyù, thoâng tinBöôùc 1: Thu thaäp, söu taàm thoâng tin Böôùc 2: Xöû lyù thoâng tin a) Sô boä phaân loaïi thoâng tin theo caùc tieâu chí: b) Ñoïc, ghi cheùp, ñoái chieáu, choïn loïc thoâng tin c) Toång hôïp thoâng tin, taïo ra nguoàn thoâng tin môùi Böôùc 3: Baûo quaûn, löu tröõ thoâng tin Böôùc 4: Cung caáp thoâng tin phuïc vuï laõnh ñaïo

21. 3.3. Soaïn thaûo vaên baûn vaø tö vaán veà kyõ thuaät trình baøy vaên baûn do cô quan ban haønh • Tö vaán cho TTCQ veà theå thöùc, thaåm quyeàn ban haønh vaên baûn. • Soaïn thaûo vaên baûn ñaûm baûo ñuùng quy ñònh , ñaùnh maùy, in aán, sao nhaân vaên baûn. • Kieåm tra noäi dung, theå thöùc, hình thöùc vaên baûn tröôùc khi trình kyù. • Tö vaán cho TTCQ ban haønh caùc vaên baûn maãu giuùp cho caùc ñôn vò soaïn thaûo vaên baûn theo ñuùng quy ñònh. • Raø soaùt, naâng cao chaát löôïng vaên baûn cô quan ban haønh.

22. 3.4. Quaûn lyù coâng taùc vaên thö – löu tröõ 3.4.1. Noäi dung quaûn lyù coâng taùc vaên thö a) Quaûn lyù nhaø nöôùc veà coâng taùc vaên thö - Ban haønh caùc vaên baûn chæ ñaïo, höôùng daãn veà coâng taùc vaên thö. - Thöïc hieän caùc khaâu nghieäp vuï vaên thö ñuùng quy ñònh cuûa nhaø nöôùc. - Thaønh laäp caùc cô quan, toå chöùc ñeå thöïc hieän coâng taùc vaên thö - Quy hoaïch, ñaøo taïo, boài döông caùn boä vaên thö - Khen thöôûng, kyû luaät trong lónh vöïc vaên thö

23. b) Nghieäp vuï coâng taùc vaên thö • Quaûn lyù giaûi quyeát vaên baûn ñeán, vaên baûn ñi, vaên baûn maät • Quaûn lyù giaûi quyeát vaên baûn giaáy tôø noäi boä cuûa cô quan • Quaûn lyù con daáu • Laäp hoà sô hieän haønh, giao noäp hoà sô vaøo löu tröõ. • ÖÙng duïng tin hoïc ñeå quaûn lyù coâng taùc vaên thö

24. 3.4.2. Noäi dung quaûn lyù coâng taùc löu tröa) Quaûn lyù nhaø nöôùc veà coâng taùc löu tröõ - Xaây döïng ban haønh caùc vaên baûn ñeå chæ ñaïo, höôùng daãn coâng taùc löu tröõ - Xaây döïng heä thoáng caùc cô quan löu tröõ ñeå quaûn lyù coâng taùc löu tröõ vaø taøi lieäu löu tröõ - Quaûn lyù thoáng nhaát caùc bieän phaùp nghieäp vuï löu tröõ - Quy hoaïch, ñaøo taïo, boài döôõng caùn boä löu tröõ - Thoáng keâ nhaø nöôùc veà coâng taùc löu tröõ - Khen thöôûng, kyû luaät trong lónh vöïc löu tröõ.

25. b) Nghieäp vuï coâng taùc löu tröõ • Thu thaäp taøi lieäu • Phaân loaïi, chænh lyù taøi lieäu • Xaùc ñònh giaù trò taøi lieäu • Thoáng keâ, baûo quaûn, laäp coâng cuï tra cöùu taøi lieäu • Toå chöùc nghieân cöùu, söû duïng taøi lieäu. • ÖÙng duïng tin hoïc ñeå quaûn lyù coâng taùc löu tröõ

26. 3. 5. Giao tieáp, leã taân coâng sôû 3.5.1.Vai troø cuûa vaên phoøng ñoái vôùi hoaït ñoäng giao tieáp, leã taân coâng sôû. • Muïc tieâu giao tieáp cuûa caùc cô quan, toå chöùc laø xaùc laäp caùc moái quan heä ñeå phaùt trieån laâu daøi, beàn vöõng. • Vaên phoøng laø ñaàu moái giao löu tieáp xuùc cuûa cô quan, • Tö vaán cho TTCQ veà ñoái noäi, ñoái ngoaïi, leã taân coâng sôû. • Laø nôi chaêm lo ñôøi soáng vaät chaát tinh thaàn ñoái vôùi coâng chöùc, vieân chöùc trong cô quan.

27. 3.5.2. Giao tieáp vôùi beân ngoaøi (ñoái ngoaïi)- Vaên phoøng laø nôi thay maët cho TTCQ ñeå giao tieáp vôùi nhaân daân, vôi khaùch ñeán lieân heä coâng taùc, - Chòu traùch nhieäm xeáp lòch tieáp daân, tieáp khaùch cuûa laõnh ñaïo, cuûa caùc ñôn vò.- Höôùng daãn thuû tuïc khi khaùch ñeán giao dòch - Thay maët TTCQ tieáp vaø giaûi quyeát moät soá vaán ñeà maø nhaân daân, khaùch haøng yeâu caàu- Ghi bieân baûn veà buoåi laøm vieäc cuûa laõnh ñaïo vôùi nhaân daân/khaùch haøng.

28. a) Coâng taùc tieáp daân - Moät trong nhöõng nhieäm vuï quan troïng cuûa cô quan nhaø nöôùc laø tieáp daân vaø giaûi quyeát caùc nhu caàu chính ñaùng cuûa coâng daân. - Baùc Hoà daïy:“Cheá ñoä cuûa ta laø cheá ñoä daân chuû. Nhaân daân laø chuû. Chính phuû laø ñaày tôù cuûa nhaân daân. Nhaân daân coù quyeàn ñoân ñoác vaø pheâ bình chính phuû. Chính phuû thì vieäc to, vieäc nhoû ñeàu nhaèm muïc ñích phuïc vuï lôïi ích cuûa nhaân daân. ( Hoà Chí Minh, Toaøn taäp, NXB Söï thaät, Haø Noäi, 1985, tr. 7)

29. b) Coâng taùc tieáp khaùch • Chuaån bò phoøng khaùch, • Tieáp nhaän, höôùng daãn khaùch laøm caùc thuû tuïc caàn thieát khi ñeán giao dòch, laøm vieäc taïi cô quan • Caäp nhaät thoâng tin veà khaùch : + Hoï teân khaùch, nôi coâng taùc + Muïc ñích vieáng thaêm, thôøi gian löu laïi, caùc nhu caàu khaùc + Neáu khaùch laø phaùi ñoaøn thì caàn naém ñöôïc danh saùch caùc thaønh vieân, ngöôøi tröôûng ñoaøn

30. + Neáu khaùch laø ngöôøi nöôùc ngoaøi, caàn tìm hieåu veà : Quoác tòch, ñaëc ñieåm vaên hoaù, toân giaùo, tín ngöôõng, ngoân ngöõ chính khaùch söû duïng, muïc ñích vieáng thaêm. - Saép xeáp lòch tieáp khaùch cuûa laõnh ñaïo vaø caùc ñôn vò. • Phuïc vuï coâng taùc tieáp khaùch cuûa laõnh ñaïo: chuaån bò phoøng, ñoùn tieáp, saép xeáp choã ngoài, chuaån bò taøi lieäu, cöû ngöôøi ghi bieân baûn, chuaån bò cô sôû vaät chaát khaùc.v.v. • Tieáp vaø giaûi quyeát caùc yeâu caàu cuûa khaùch theo chæ ñaoï cuûa TTCQ • Soaïn vaø göûi thö môøi khaùch ñeán laøm vieäc theo yeâu caàu cuûa TTCQ.

31. Moät soá nguyeân taéc veà saép xeáp choã ngoài khi tieáp khaùch + Bình ñaúng giöõa caùc quoác gia + Toân troïng caáp baäc, ñòa vò cuûa khaùch + Ñoái dieän töông ñoàng + Ñoaøn khaùch töï ñònh ñoaït + Öu tieân ngöôøi ñöôïc môøi + Öu tieân tuoåi taùc, thaâm nieân + Öu tieân ngöôøi coù coâng, öu tieân phuï nöõ - Tuøy theo tính chaát ñoaøn khaùch ñeå löïa choïn nghi thöùc ñoùn tieáp vaø caùch saép xeáp choã ngoài phuø hôïp.

32. c) Yeâu caàu ñoái vôùi coâng taùc tieáp daân, tieáp khaùch - Phoøng tieáp daân, tieáp khaùch phaûi khang trang, lòch söï. - Coù noäi quy tieáp daân, tieáp khaùch. - Thaùi ñoä cuûa coâng chöùc tieáp daân phaûi aân caàn lòch söï, khieâm toán. + Ñoái xöû coâng baèng vôùi moïi ngöôøi daân, laéng nghe nguyeän voïng cuûa daân + Soát saéng vôùi coâng vieäc cuûa daân, khoâng gaây khoù khaên, phieàn haø cho daân, khoâng ñöôïc quan lieâu, haùch dòch, cöûa quyeàn + Nghieân cöùu giaûi quyeát caùc vaán ñeà daân ñaët ra thaáu tình ñaït lyù

33. - Phaûi xin loãi daân/ khaùch haøng khi thuû tröôûng hoaëc ngöôøi cuûa cô quan coù loãi vôùi daân. • Bieát kieåm soaùt cöû chæ, haønh vi cuûa mình khi tieáp khaùch. - Taùc phong: töï tin, nhanh nheïn, khaån tröông. • Trang phuïc: Lòch söï, phuø hôïp vôùi khung caûnh nôi giao tieáp, ñaàu toùc goïn gaøng, trang ñieåm nheï, haøi hoøa vôùi quaàn aùo, daøy deùp. Ñeo theû coâng chöùc khi tieáp daân, tieáp khaùch

34. d) Yeâu caàu veà baûo veä chính trò noäi boä khi giao tieáp: - Töø choái tieáp khaùch : + Khoâng xuaát trình ñaày ñuû caùc giaáy tôø tuøy thaân theo quy ñònh cuûa cô quan, muïc ñích khoâng roõ raøng + Trang phuïc thieáu nghieâm tuùc, say röôïu, taâm thaàn, maát trí. + Khaùch ñeán tieáp thò, quaûng caùo + Ñeán lieân heä baùn caùc loaïi vaên phoøng phaåm, aán phaåm + Nhaân danh caùc ñoaøn töø thieän.v.v. - Khoâng tieát loä caùc thoâng tin veà ñôøi tö, thu nhaäp, ñòa chæ nhaø rieâng, soá ñieän thoaïi cuûa cô quan, cuûa laõnh ñaïo vaø caùc CCVC khi chöa roõ veà khaùch vaø muïc ñích giao dòch.

35. 3.5.3.Giao tieáp trong noäi boä ( ñoái noäi) • Laø nôi giao löu tieáp xuùc vôùi laõnh ñaïo vaø caùc ñôn vò, caù nhaân trong cô quan ñeå: + Tieáp nhaän caùc yù kieán chæ ñaï cuûa laõnh ñaïo + Truyeàn ñaït caùc quyeát ñònh, meänh leänh cuûa laõnh ñaïo ñeán caùc ñôn vò, boä phaän + Laéng nghe caùc yù kieán phaûn hoài töø caùc ñôn vò, boä phaän. • Vaên phoøng laø nôi thay maët cho TTCQ chaêm lo ñôøi soáng vaät chaát, tinh thaàn ñoái vôùi coâng chöùc, vieân chöùc ( keå caû ñöông chöùc vaø nhöõng ngöôøi höu trí). • Laø nôi toå chöùc caùc cuoäc gaëp gôõ, giao löu giöõa caùc ñôn vò, caù nhaân trong cô quan.

36. - Ñoái vôùi laõnh ñaïo: - Toân troïng, phuïc tuøng laõnh ñaïo • Giöõ gìn uy tín cho laõnh ñaïo Am hieåu taâm lyù laõnh ñaïo vaø tính caùch cuûa ngöôøi laõnh ñaïo. - Giöõ gìn moái quan heä vôùi laõnh ñaïo toát ñeïp - Giuùp laõnh ñaïo truyeàn ñaït caùc quyeát ñònh, meänh leänh ñeán caùc ñôn vò, caù nhaân ñaûm baûo chính xaùc, khaùch quan. • Laøm cho caùc ñôn vò, caù nhaân hieåu veà tính chaát coâng vieäc cuûa laõnh ñaïo, thoâng caûm, chia seû vôùi laõnh ñaïo ñeå hoaøn thaønh muïc tieâu cuûa toå chöùc.

37. - ÖÙng xöû cuûa nhaân vieân vaên phoøng vôùi caùc nhaân vieân trong cô quan • Vaên phoøng caàn xaùc laäp toát moái lieân heä vôùi caùc ñôn vò, caù nhaân, tranh thuû söï hoã trôï cuûa caùc ñôn vò ñeå hoaøn thaønh nhieäm vuï ñöôïc giao. • Thaân thieän, côûi môû, tieáp thu caùc yù kieán ñoùng goùp cuûa caùc ñôn vò, caù nhaân nhaèm hoaøn thieän coâng taùc vaên phoøng. • Khoâng neân ñeå xaûy ra “söï coá” trong quan heä giöõa caùc nhaân vieân vaên phoøng vôùi caùc phoøng, ban khaùc. - Cung caáp thoâng tin phuïc vuï hoaït ñoäng caùc ñôn vò, taïo ñieàu kieän toát nhaát veà cô sôû vaät chaát ñeå caùc ñôn vò laøm toát coâng vieäc chuyeân moân.

38. - ÖÙng xöû giöõa caùc nhaân vieân trong vaên phoøng • Kính treân, nhöôøng döôùi.Ñoaøn keát töông trôï nhau trong coâng vieäc vì muïc tieâu chung cuûa toå chöùc. • Toân troïng tính caùch rieâng cuûa nhau, • Hieåu vaø tin töôûng nhau, ñoái xöû vôùi nhau bình ñaúng, thaân thieän, khoâng chia beø phaùi, khoâng neân phaân bieät giöõa ngöôøi giaø vôùi treû, ngöôøi cuõ vôùi ngöôøi môùi, hoaëc cuïc boä ñòa phöông • Khoâng tieát loä bí maät ñôøi tö cuûa ñoàng nghieäp vôùi ngöôøi khaùc. • Pheâ bình, goùp yù phaûi nheï nhaøng, ñuùng möïc • Laõnh ñaïo vaên phoøng caàn ñoái xöû khaùch quan vôùi moïi ngöôøi.

39. 3.5.4. Moät soá kyõ naêng giao tieáp haønh chính a) Kyõ naêng nhaän thöùc ñoái töôïng vaø töï nhaän thöùc veà baûn thaân: b) Kyõ naêng laéng nghe c) Kyõ naêng noùi (ñaøm thoaïi) d) Kyõ naêng vaän duïng cöû chæ phi ngoân ngöõ: d) Kyõ naêng giao tieáp qua ñieän thoaïi

40. 3.6. Xaây döïng, thöïc hieän quy cheá vaên hoùa coâng sôû Chuû tòch Hoà Chí Minh ñònh nghóa veà vaên hoùa: “ Vì leõ sinh toàn cuõng nhö muïc ñích cuûa cuoäc soáng, loaøi ngöôøi môùi saùng taïo vaø phaùt minh ra ngoân ngöõ, chöõ vieát, ñaïo ñöùc, phaùp luaät, khoa hoïc, toân giaùo, vaên hoïc, ngheä thuaät, nhöõng coâng cuï cho sinh hoaït haøng ngaøy veà aên, maëc, ôû, vaø caùc phöông thöùc söû duïng. Toaøn boä saùng taïo vaø phaùt minh ñoù töùc laø vaên hoùa”. (HCM toaøn taäp. Nxb Chính trò QG, Haø noäi, taäp 3, )Tr 434

41. - Vaên hoùa coâng sôû ( toå chöùc) - Vaên hoùa coâng sôû laø saûn phaåm vaät chaát tinh thaàn cuûa moät coâng sôû, do taäp theå caùn boä, coâng chöùc, vieân chöùc saùng taïo vaø giöõ gìn, gaén vôùi quaù trình hoaït ñoäng cuûa coâng sôû. • Vaên hoùa coâng sôû coù theå laø moät moâi tröôøng truyeàn thoáng, chính thoáng vaø coù kyû luaät vôùi nhöõng chuaån möïc do coâng sôû xaây döïng neân. • Moãi coâng sôû coù moät caùch öùng xöû vôùi beân ngoaøi, vôùi noäi boä. Caùch öùng xöû aáy chính laø vaên hoùa coâng sôû.

42. - Caùc yeáu toá caáu thaønh vaên hoùa cuûa coâng sôû • Caùc chuaån möïc xöû söï chung cuûa coâng sôû • Nieàm tin vaøo coâng sôû • Thoùi quen cuûa caùn boä, coâng chöùc (4) Truyeàn thoáng cuûa toå chöùc -Vai troø cuûa vaên hoùa ñoái vôùi söï phaùt trieån cuûa c. sôû - Muïc ñích xaây döïng vaø thöïc hieän vaên hoùa coâng sôû: - Nguyeân taéc xaây döïng vaø thöïc hieän vaên hoùa c.sôû - Nhieäm vuï xaây döïng vaên hoùa coâng sôû

43. - Noäi dung xaây döïng vaø thöïc hieän vaên hoùa coâng sôû ( theo Quy cheá vaên hoùa coâng sôû ñöôïc ban haønh taïi QÑ soá: 129/2007/QÑ – TTg ngaøy 02 thaùng 8 naêm 2007 cuûa Thuû töôùng Chính phuû) - Trang phuïc cuûa caùn boä, coâng chöùc, vieân chöùc - Trang phuïc:Lòch söï, phuø hôïp vôùi khung caûnh nôi giao tieáp, ñaàu toùc goïn gaøng, trang ñieåm nheï, haøi hoøa vôùi quaàn aùo, daøy deùp. - Neáu laø coâng chöùc nhaø nöôùc phaûi ñeo theû coâng chöùc. Theû caùn boä, coâng chöùc, vieân chöùc phaûi coù teân cô quan, aûnh, hoï vaø teân, chöùc danh, soá hieäu cuûa caùn boä, coâng chöùc, vieân chöùc. - Leã phuïc: ñoái vôùi nam caùn boä, coâng chöùc, vieân chöùc nhaø nöôùc: boä comple, aùo sô mi, cravat. - Ñoái vôùi nöõ: aùo daøi truyeàn thoáng, boä comple nöõ, ñoái vôùi caùn boä vieân chöùc ngöôøi daân toäc thieåu soá ñöôïc maëc trang phuïc daân toäc.

44. 3.7. Quaûn lyù, toå chöùc söû duïng taøi chính cuûa CQ. • Xaây döïng quy cheá chi tieâu noäi boä trình thuû tröôûng ban haønh. • Toå chöùc thöïc hieän quy cheá. - Laäp döï toaùn kinh phí haøng thaùng, quyù , naêm - Laäp keá hoaïch phaân phoái, söû duïng haïn möùc kinh phí, caân ñoái caùc khoaûn thu chi ñaûm baûo cho hoaït ñoäng tröôùc maét vaø laâu daøi. - Xaây döïng quy cheá chi tieâu noäi boä. - Laøm baùo caùo quyeát toaùn thu chi töøng lónh vöïc, thu chi toång hôïp haøng thaùng, quí, naêm.v.v. - Quaûn lyù bieân cheá quyõ löông haønh chính – söï nghieäp - Thöïc hieän chi traû löông, thöôûng, trôï caáp, phuï caáp ñoái vôùi caùn boä coâng chöùc.

45. - Quaûn lyù chi tieâu haønh chính, söï nghieäp ñuùng quy ñònh hieän haønh + Löông chính, phuï caáp löông, phuï caáp ñoäc haïi. + Trôï caáp khaùc: thai saûn, tai naïn lao ñoäng, .v.v. + Baûo hieåm xaõ hoäi + Coâng taùc phí + Chi phí tieáp khaùch, hoäi nghò, hoäi thaûo + Nghieäp vuï phí + Mua saém vaät tö, vaên phoøng phaåm + Söõa chöõa nhaø xöôûng.

46. 3.8. Quaûn lyù, toå chöùc söû duïng vaät tö, taøi saûn cuûa CQ • Giuùp thuû tröôûng xaây döïng caùc quy ñònh veà quaûn lyù, söû duïng taøi saûn, trang thieát bò, phöông tieän trong cô quan. • Toå chöùc thöïc hieän caùc quy ñònh. - Ñeà xuaát phöông aùn xaây döïng, caûi taïo nhaø xöôûng. Theo doõi vieäc xaây döïng, chænh trang nhaø xöôûng. - Laäp keá hoaïch mua saém trang thieát bò, phöông tieän laøm vieäc. Phoái hôïp vôùi caùc ñôn vò ñeå mua, laép ñaët, baûo döôõng thieát bò cho caùc ñôn vò. - Laép ñaët heä thoáng baùo chaùy, chöõa chaùy, ñieän nöôùc, ñieän thoaïi ñaûm baûo cho hoaït ñoäng cuûa CQ. Thoáng keâ, thanh lyù taøi saûn hö hoûng. - Toå chöùc söû duïng phöông tieän ñi laïi phuïc vuï caùc hoaït ñoäng cuûa cô quan vaø caùc chuyeán ñi coâng taùc cuûa laõnh ñaïo .

47. 3.9. Toå chöùc caùc hoäi nghò, hoäi thaûo. 3.9.1. Khaùi nieäm, vai troø cuûa hoäi nghò: • Hoäi nghò, hoäi thaûo: Laø cuoäc hoïp coù toå chöùc ñöôïc tieán haønh theo trình töï nhaèm quaùn trieät chuû tröông, chính saùch cuûa nhaø nöôùc, cuûa cô quan caáp treân hoaëc ñeå baøn bieän phaùp giaûi quyeát caùc coâng vieäc cuûa cô quan. - Caùc loaïi hoäi nghò • Vai troø cuûa hoäi nghò: • Tranh thuû trí tueä cuûa taäp theå ñeå giaûi quyeát caùc vaán ñeà ñaët ra. • Taïo ra söï ñoàng thuaän trong cô quan, toå chöùc khi tieán haønh coâng vieäc

48. 3.9.2. Quy trình toå chöùc hoäi nghò, hoäi thaûo a) Chuaån bò - Laäp keá hoaïch hoäi nghò, hoäi thaûo. - Vôùi nhöõng hoäi nghò, hoäi thaûo quy moâ lôùn, coù nhieàu ngöôøi tham döï caàn laäp keá hoaïch vaø trình TTCQ duyeät. - Noäi dung goàm: + Xaùc ñònh muïc ñích, tính chaát, chuû ñeà hoäi nghò vaø troïng taâm caàn baøn. + Thaønh phaàn hoäi nghò, ban toå chöùc, chuû toïa + Xaùc ñònh thôøi gian, ñòa ñieåm hoäi nghò + Kinh phí + Cô sôû vaät chaát, phöông tieän khaùc

49. - Chuaån bò cô sôû vaät chaát, taøi lieäu. • Boá trí phoøng hoïp ( löïa choïn phoøng, trang trí phoøng hoïp, saép xeáp choã ngoài) • Leân chöông trình nghò söï: + Chöông trình nghò söï coù theå ñeà caäp ñeán moät soá noäi dung, nhöng khoâng neân quaù oâm ñoàm + Neân phaân boå thôøi gian cho töøng noäi dung + Öu tieân nhöõng vaán ñeà troïng taâm • Laøm vaø göûi giaáy môøi hoaëc coâng vaên trieäu taäp • Chuaån bò taøi lieäu phuïc vuï hoäi nghò. • Chuaån bò cô sôû vaät chaát, phöông tieän, thieát bò • Ñaët tieäc chieâu ñaõi.

50. b) Tieán haønh hoäi nghò - Ñoùn ñaïi bieåu - Caáp phaùt taøi lieäu - Ñieåm danh - Trieån khai caùc coâng vieäc trong hoäi nghò, + Ban toå chöùc GTÑB, coâng boá chöông trình HN + Phaùt bieåu khai maïc + Trình baøy baùo caùo, tham luaän, thaûo luaän + Bình baàu caùc chöùc danh ( neáu coù) - Ghi bieân baûn hoäi nghò