Dokumenthåndtering i Open Source Medlemsmøde hos VIDA

1. DokumenthåndteringiOpen SourceMedlemsmødehos VIDA Tove Rasmussen, København 17. november 2011

2. Agenda • Præsentation • Daniscos dokumenthåndteringsstrategi • Anvendelse af Alfresco i Danisco • Processen ifm. valg af Alfrescosom documentmanagement platform • Implemering af Alfresco • Governance • Fordele og ulemper ved AlfrescoOpenSourcedocument management Change the Reference field under ‘View’ –’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox

3. Præsentation • Project Manager i IT Knowledge Management-gruppen • Ansat i Danisco siden November 2008 • Første projekt i Dansico var opbygning og implementering af Alfresco-platformen • IT systemejerfor Alfresco platformen i Danisco • Candmerc i Informatik (1996) • Har tidligere arbejdet hos Jyske Bank, Provinzial Forsikring > Alm. Brand, DMdata> IBM Change the Reference field under ‘View’ –’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox

4. Daniscos dokumenthåndteringsstrategi • I Danisco er dokumenthåndtering er et knowledge management initiativ og en del af vores knowledgemangement strategi • Fokus er strukturerede forretningsdokumenter, der skal kontrolleres og styres • Ét fælles system til alle strukturerede forretningsdokumenter • Ét master dokument, der kan distribueres via forskellige kanaler både internt og eksternt • En standardiseret men fleksibel og konfigurérbar dokumenthåndteringsplatform, med mange forskellige løsninger • En central styret metadata model som kan konfigureres forskelligt for forskellige dokumenttyper • Master data hentes fra ”ejersystemerne” Change the Reference field under ‘View’ –’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox

5. Kategorierafforretningsbehovsomdokumenthånterings-strategienunderstøtterKategorierafforretningsbehovsomdokumenthånterings-strategienunderstøtter Customer Demands Sustainable Business • Global Procedures & Guidelines • Knowledge Assets • Legal & IPR Compliance Alfresco Document Management

6. Anvendelse af Alfresco i Danisco • Til strukturerede forretningsdokumenter anvendes AlfrescoDocumentRepository ( Alfresco Explorer) • Egenudviklet ”document browser”, som anvendes af slutbrugerne til at browse og søge efter dokumenter • AlfrescoShare anvendes til deling af ustrukturerede dokumenter og collaboration (Communities) Change the Reference field under ‘View’ –’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox

7. Implementerede Alfresco-løsninger • ApplicationGuide • Application Management Cockpit • Business Controls • CALM - Contract And Legal case Management • CorporateSustainability • Finance Manual • FormulationRecipes • Genencor Innovation Protocols • Management Reports • OPTEC • INNOTEC • RawMaterialPurchaseSpecifications (RMPS) • Service Catalogue • Global RegulatoryAffairs • Grindsted Documents • Haderslev Dokumenter • Penang Documents • TecomanDocuments • CulturesDocuments • Cultures Management of Change • EnablersDocuments Change the Reference field under ‘View’ –’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox

8. Valg af Alfrescosom documentmanagement platform • Den eksisterende document management platform var for tung og ufleksibel (IBM DocumentManager/Content Manager) • Kravene til en ny document management-løsning blev identificeret via en brugerundersøgelse • Mulige document management systemerblev identificeret: OpenText, Documentum, Alfresco, Microsoft Sharepoint • Der blev opstillet en række kriterier, som blev tildelt forskellige vægte • De 4 systemer blev vurderet med udgangspunkt i de opstillede kriterier og vægte • Der blev lavet en SWOT-analyse af de 4 systemer Konklusion Alfresco er den løsning, der bedst opfylder Daniscos behov, er billigst, og som passer bedst med IT-strategien Change the Reference field under ‘View’ –’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox

9. Hovedårsagernetil at Alfresco blevvalgt • Åben og flexibel platform, der er nem at integrere med • Relativ billig • Scalerbar • Matchede med IT strategien • Et standard system der var nem at komme i gang med Change the Reference field under ‘View’ –’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox

10. ImplementeringafAlfresco Document Repository Pilot-projekt 3 projekter til ”erly adapters” Migrering af IBM Document Manager løsninger Governance Nye projekter og løbende forbedringer Opgra-dering til 3.1 Best liferoadmap Nye projekter og løbende forbedringer Opgradering til 3.4.4 Fase 1: • I første omgang var Alfresco et IT-projekt uden involvering af forretningen • 2 IT-projektledere, Redpill-Linpro brugt som sparingspartner, tilretninger blev primært lavet af en ekstern konsulent i USA med hjælp fra 2 interne udviklere • Pilot projekt på en ISO-løsning til en fabrik i Tecoman, Mexico • Efter pilotprojektet blev der lavet 2 løsninger var til tekniske rapporter og noter indenfor Innovation og Operation samt 1 løsning til deling af management rapporter indenfor Application-området Fase 2: • Tilknytning af en selvstændig ekstern konsulent • Migrering af løsninger fra IBM DocumentManager/Content Manager, hvor vi får hjælp fra Redpill-Linpro omkring JBPM workflows Fase 3: • Governance & Best liferoadmap • Nye projekter og løbende forbedringer Fase 4: • Opgradering og samarbejde med ekstern Alfresco partner • Alfrscos fremtid i DuPont Feb 2009 Juni 2009 Okt 2009 Sep 2010 Dec 2010 Dec 2011 Juni 2011 Change the Reference field under ‘View’ –’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox

11. Governance • Der er udpeget en forretningsmæssig ejer af Alfresco platformen – dækker både AlfrescoDocumentRepository og AlfrescoShare (Communities). Hun er en del af Knowledge Management-gruppen • Der er udpeget en IT systemejer for Alfrescoplatformen • Alle Alfresco-løsninger har en forretningsmæssig systemejer • Periodiske møder med forretningsejerne for de forskellige løsninger i Alfresco, hvor ønsker bliver indsamlet • Indsamlede ønsker prioriteres af de 2 systemejere(forretning og IT) - enten ved start af nye projekter eller når der er nok ønsker til en ny release • Klar strategi for, hvordan Alfresco-platformen skal udvikles: • Der laves kun nye features og komponenter, som kan bruges af alle løsninger (stort set) • Alle features og komponenterne skal være konfigurérbare Tæt dialog med forretningen – og der er én person, der både har overblik over forretningens behov og som har et indgående kendskab til Alfresco platformen, dens muligheder og begrænsninger samt ”bestliferoadmap” Change the Reference field under ‘View’ –’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox

12. Ulemper ved AlfrescoOpenSourceDocument Management • Alfresco er en platform med meget grundlæggende funktioner som versionsstyring og check-in/check-out, men der skal en hel del tilretninger til for at man har et ”rigtigt” dokumenthåndteringssystem • Der er kun relativt få Alfresco-komponenter tilgængelige i Alfrescocommunities (f.eks. alfrescoforge.com). Dem der findes, er ofte i en beta-version. • Hvis man anvender andres Alfresco-komponenter, har man selv det fulde ansvar for at de virker - og at de også virker efter en opgradering • Alfresco bruger andre OpenSource-komponenter og det giver en øget kompleksitet, når Alfresco f.eks. beslutter at ændre eller udskifte disse komponenter (waiverof liability) • Opgradering er omfattende pga. de mange tilretninger, der er nødvendige • Der findes kun et begrænset ”eco system” omkring et OpenSource system som Alfresco • Det er svært at finde lokale ressourcer med Alfresco kompetencer • Der skal bruges en del ressourcer på at lære brugerne, hvordan systemerne bruges – og der er kun begrænsede muligheder for at sende brugerne på standard-kurser Change the Reference field under ‘View’ –’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox

13. Fordele ved OpenSourcedocument management • AlfrescoDocumentManagment findes i en Enterprise-version og Alfresco tilbyder forskellige typer supportaftaler, så man får nogenlunde samme rammer som man kan få, hvis man anvender traditionelle systemer og leverandører • En åben platform, der er nem at integrere med (andre systemer, ActiveDirectory) • Komponent-baseret arkitektur • En flexible platform, hvor man kan lave genbrugelige komponenter • En scalerbar platform • På kort tid er Danisco godt på vej til at få en document management platform, der fuldt ud understøtter forretningens behov for kontrol og deling af dokumenter og viden Change the Reference field under ‘View’ –’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox

14. OpenSourcefordele vs Daniscos erfaringer med Alfresco Take control of your software Escape Vendor Lock-in Lower cost of ownership Greater Security & Quality Continuity Konklusion Danisco oplever ikke at Alfresco platformen adskiller sig væsentligt fra andre platforme blot fordi den er baseret på OpenSource Change the Reference field under ‘View’ –’Header and Footer’ and write in field ‘Footer’ Deactivate by clicking off the checkbox