آئين تشريفات

1. آئين تشريفات مدرس اميرحسين اخلاقي پور پائيز 89

2. تشريفات در اسلام ميهمانداري و تكريم در آئين اسلام خداوند در سوره مباركه آل عمران آيه 159 قرآن كريم به حضرت محمد(ص) مي فرمايد:"مرحمت خدا تو را با خلق خدا مهربان و خوشخوي گردانيد و اگر تندخو و سخت بودي مردم از گرد تو متفرق مي شدند پس ايشان را عفو نموده و بر ايشان طلب مغفرت كن."

3. تشريفات براي همه هر كشوري داراي آداب و رسوم خاصي است كه زائيده شرايط زندگي مردم آن كشور است. ولي در بين همه ملت ها اصول كلي اخلاقي مشتركي وجود دارد كه پايه و اساس اين اصول آن است كه افراد انساني تنها به منافع و خواسته هاي خود توجه نكنند و با گفتارها و رفتارشان احساسات ديگران را جريحه دار نسازند و آنچه بر خود نمي پسندند به ديگران نيز روا مدارند.

4. مفهوم تشريفات: تشريفات(رسمي) را معادل كلمه پروتكل Protocol دانسته اند و در واقع به مراسمي گفته مي شود كه با شكوه برگزار شود. اصطلاح VIP نيز كه در اين زمينه كاربرد فراوان دارد مخفف: • (people) Very important person)به معناي اشخاص بسيار مهم است و سالن VIP جايگاهي براي استقبال و بدرقه و جابجايي و ترانزيت اشخاص مهم از جمله سران لشكري و كشوري است.

5. برنامه هاي تشريفات ميهمان پذيرايي، مسافرت، جلسات، مراسم، سمينار، بازديد، نمايشگاه از جمله اين مراسم و مجالس است. يكي از اين مراسم، پذيرايي است كه بر دو نوع است: 1:پذيرايي ميهمانان خارجي 2:پذيرايي ميهمانان داخلي

6. الف: برنامه هاي پذيرايي از ميهمانان خارجي: • تهيه هتل • تهيه برنامه غذايي • سرويس رفت و آمد(درمواقع ضروري اتومبيل تشريفات تامين شود) • تهيه برنامه و تعيين اعلام محل جلسات با نظر ميزبان • كسب اجازه از اماكني كه مورد بازديد قرار خواهد گرفت • همراهي گروه در تمامي مدت اقامت • تهيه بليط هواپيما(از طريق واحد تداركات)

7. تنظيم برنامه استقبال و مشايعت در فرودگاه(درصورت لزوم از طريق پاويون) • انجام خدمات گمركي • تهيه محل مناسب و تنظيم برنامه وقت آزاد ميهمان • نظارت در امور برگزاري ميهماني هايي كه واحدهاي مختلف براي ميهمان خود مي دهند • تهيه هداياي مناسب • هماهنگي با خبرگزاري ها و رسانه ها جهت پوشش خبري لازم

8. ب: برنامه هاي پذيرايي از ميهمانان خارجي: • تهيه برنامه و تعيين محل جلسات • تهيه هتل و خوابگاه(در صورت لزوم) • تنظيم برنامه پذيرايي در طول مدت اقامت • راهنمايي و همراهي گروه در كليه برنامه ها • تنظيم محل مناسب، جهت ميهماناني كه ميخواهند با كارمندان سازمان تماس بگيرند • كسب اجازه لازم جهت اماكن مورد نظر

9. 2: برنامه پذيرايي از ميهمانان داخلي *تهيه برنامه و تعيين محل جلسات *تهيه هتل و خوابگاه (درصورت لزوم) *تنظيم برنامه پذيرايي در طول مدت اقامت *راهنمايي و همراهي گروه در كليه برنامه ها *تنظيم محل مناسب، جهت ميهماناني كه مي خواهند با كارمندان سازمان بگيرند *كسب اجازه لازم جهت اماكن مورد نظر

10. مسافرت از مراسم ديگري است كه تشريفات خاص خود را لازم دارد و دو گونه است: • الف: مسافرت هاي خارجي • ب: مسافرت هاي داخلي

11. الف: سفرهاي خارجي • تهيه بليط با هماهنگي دفتر تداركات • هماهنگي با وزارت مربوطه و وزارت امور خارجه جهت تنظيم برنامه مسافرت • حضور نماينده تشريفات در سفرهاي خارجي بالاترين مقام مديريت جهت انجام امور تشريفاتي

12. ب: سفرهاي داخلي • تنظيم برنامه سفر مديريت با هماهنگي دفتر رئيس سازمان • تهيه بليط و تعيين محل اقامت با نظر مديريت سازمان

13. از ديگر موارد تشريفات مي توان از نمونه هاي زير نام برد: تشريفات جشنواره ها 1- انجام امور تشريفاتي جشنواره ها 2-نظارت بر انتخاب جوايز و تهيه آن 3-برنامه ريزي و برگزاري مراسم توزيع جوايز 4-تهيه كارت دعوت و بروشورهاي مربوط به جشنواره 5-دعوت از ميهمانان جهت شركت در جشنواره

14. مراسم و ساگرد كه عموما توسط روابط عمومي ها ي سازمانها پيگيري مي شود: 1-تهيه فهرستي از سالگردها و مراسم ويژه 2-تهيه برنامه جهت مراسم افتتاحيه 3-برگزاري اعياد و روزهاي تاريخي و سياسي 4-ارسال كارت تبريك به وزارتخانه ها و سازمان ها به مناسبت هاي مختلف

15. 5-ارسال كارت تبريك براي ميهمانان و همكاران در خارج از كشور 6-ارسال كارت تبريك به روزنامه ها و مجلات به مناسبت سالروز تاسيس يا شروع سال نو 7-تهيه و توزيع تقويم و سالنامه هاي آماري جهت مديران و مسئولان

16. تشريفات سمينارها 1-انجام كليه تشريفات سمينارها با هماهنگي واحد برگزار كننده 2-تهيه مواد و وسايل مورد نياز برگزاري سمينارها و پوشش تبليغاتي لازم 3-همكاري با امور بين الملل سازمان در برگزاري سمينارهاي خارج از كشور 4-همكاري در برگزاري دوره هاي آموزشي با واحدهاي مربوطه

17. تشريفات بازديد 1-تهيه و تنظيم برنامه بازديد مقامات و شخصيت هاي داخل و خارج از سازمان 2-تهيه و تنظيم برنامه بازديدهاي مختلف مقامات سازمان و همراهي با آنان 3-انجام برنامه بازديد گروهاي مختلف از سازمان طبق آئين نامه هاي مربوطه

18. تشريفات نمايشگاه 1-همكاري در برگزاري نمايشگاه هاي شركت و ايجاد تسهيلات لازم در زمينه تشكيل و برپايي نمايشگاه، امكانات پذيرايي و رفاهي كاركنان و مردم بازديد كننده 2-تهيه و ارسال كارت دعوت مراسم افتتاحيه جهت مدعوين 3-تهيه بروشورهاي مورد نياز نمايشگاه

19.  تشريفات مراسم ترحيم و سوگواري 1- انجام امور مربوطه به مراسم فوت و...... كاركنان و بستگان آنان براساس دستورالعمل هاي تدوين شده در سازمانها

20.  توصيه هاي تشريفاتي نحوه معرفي و آشنايي 1- ميهماني 2-مجامع 3-اماكن عمومي 4-البسه 5-دعوتنامه 6-كارت ويزيت 7-تماس تلفني

21. ***اصول طلايي تشريفات 1-رفتار شما بيشتر از گفتار شماست. 2-استقبال را با گل لبخند آغاز كنيد. 3-چشم اندازهاي مسيرحمل و نقل را در اولويت ويژه اي قرار دهيد 4-نياز ميهمانان به احترام، يك نياز مشترك و نياز آنان به خدمات، يك نياز متفاوت است. 5-در پذيرايي سليقه اي ارزشمندتر از سليقه ميهمانان نيست 6-ميهمانان بر اساس ظاهر شما و ظاهر محيط كار شما قضاوت مي كنند

22. 7-صادقانه به حرف و حق ديگران احترام بگذاريد 8-گوش دادن به نظرات(پيشهادات و انتقادات) ميهمانان، نارضايتي را كاهي مي دهد 9-بايستي به آنچه ميهمان مي گويد گوش فرا دهيم و سرعت پاسخگويي را اصل اول رضايت آنان قرار دهيم 10-براي برقراري ارتباطات مداوم، تواضع را جايگزين تبعيض كنيد

23. 11-احساس امنيت محل سكونت براي ميهمانان از درجه اهميت فوق العاده اي برخوردار است 12-درباره ميهمانان قضاوت نكنيد، محيطي مهيا كنيد تا آنان درباره شما قضاوت كنند 13-ميهمان زماني راضي مي شود كه محترمانه با او برخوردشود و خدمات دوستانه به او ارائه گردد 14- هر آنچه را كه لازم است بايستي انجام دهيم تا ميهمان مجددا به ما رجوع كند. 15-ميهمانان را با خاطره اي شيرين بدرقه كنيد

24. احترام مسئوليتي است همه وقتي، همه كسي ، همه جايي

25. با آرزوي موفقيت