TIN HỌC ỨNG DỤNG NGÀNH KẾ TOÁN

1. TIN HỌC ỨNG DỤNG NGÀNH KẾ TOÁN Chương4: MICROSOFT EXCEL

2. Nội dung Chương 4 1. Giớithiệu Microsoft Excel 2. Thaotácvớibảngtính 2.1. Cácthaotácvớitập tin 2.2. Thiếtlậpcácthôngsốmôitrườnglàmviệc 2.3. Thaotácnhậpliệu 2.4. Đánhsốtăngtựđộng, chứcnăng Custom List 2.5. Khốidữliệu, phạm vi thaotác 2.6. Hiệuchỉnhdữliệu 2.7. Lậpcôngthức Excel 2.8. Địnhdạngdữliệu 2.9. Hiệuchỉnhbảngtính

3. Nội dung Chương 4 (tt) 3. Hàmtrong Excel 3.1. Kháiniệmhàm 3.2. Cáchàmthôngdụng 3.2.1. Nhómhàmtoánhọc 3.2.2. Nhómhàmxửlýchuỗi 3.2.3. Nhómhàmxửlýngàygiờ 3.2.4. Nhómhàmluậnlý 3.2.5. Nhómhàmdòtìm 3.2.6. Nhómhàmthốngkê 3.2.7. Nhómhàmcơsởdữliệu 3.2.8. Nhómhàmthông tin 3.3. Côngthứcmảng

4. Nội dung Chương 4 (tt) 4. Chèncácđốitượngvàobảngtính 4.1. Chènhìnhảnh 4.2. Chènbiểuđồ 4.3. Chèncácđốitượngmởrộng 4.5. Xửlýdữliệu 4.5.1. Sắpxếpdữliệu 4.5.2. Tríchlọcdữliệu 4.5.3. Tạotổngcấpdưới (Subtotals) 4.5.4. Tạodữliệutổnghợptừcáccácdữliệu chi tiết (Consolidate) 4.5.5. Kiểmtranhậpliệu (Data Validation)

5. Nội dung Chương 4 (tt) 6. In ấn 6.1. Địnhdạngtrang in 6.2. Cácchếđộhiểnthịtrangtrong Excel 6.3. In bảngtính 7. Cácchứcnăngkhác 7.1. Thiếtlập Freeze Panes 7.2. Kiểmtrađánhgiácôngthức 7.3. Sao chépđặcbiệt 7. 4.Định dạngtheođiềukiện (Conditional Formatting) 7.5. Bảovệbảngtính

6. 1. Giớithiệu Microsoft Excel • Microsoft Excel làphầnmềmvềbảngtínhđiệntửdùngđểlưutrữ, tổchứcvàthaotáctrêndữliệu. • Vùnglàmviệccủa Excel làmộtbảnggồmnhiềuhàngvàcột. • Hàng (row) đượcđượcnhậndiệnbởisố (1,2,3,…) và • Cột (column) đượcnhậndiệnbởikýtự (A,B,C,…). • Giaogiữahàngvàcộtlà ô (cell) vàcóđịachỉlà <cột-hàng> vídụ A7. • Ô làđơnvịcơsởđểlưutrữdữliệucủabảngtính. • Hiệntại MS Excel đượcsửdụngrộngrãitrongmôitrườngdoanhnghiệpphụcvụcáccôngviệctínhtoántừđơngiảnđếnphứctạp.

7. 1. Giớithiệu Microsoft Excel (tt) Khởiđộng Microsoft Excel • Cách 1: NhấnchuộtvàoStart→All Programs →Microsoft Office → Microsoft Excel 2010 • Cách 2: Double click vàobiểutượng Microsoft Excel 2010 trên Desktop • Cách 3: Vào Start → Run → gõvào Excel vànhấn Enter. Thoátkhỏi Microsoft Excel • Cách 1: Chọn menu File → Exit • Cách 2: Nhấntổhợpphím Alt + F4 • Cách 3: Nhấnchuộtvàonút X (close) ở góctrênbênphải

8. 1. Giớithiệu Microsoft Excel (tt) Thànhphầntrongcửasổcủa MS Excel

9. 1. Giớithiệu Microsoft Excel (tt) Thànhphầntrongcửasổcủa MS Excel • Title bar: Thanhtiêuđề. • Tab bar: Thanhlệnh. • Ribbon: Thanhchứacác Group côngcụ. MS Excel 2010 thay đổi giao di ện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truy ền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. • Formula bar: Thanhcôngthức. • Sheet Tab: Chứacác sheet trong workbook. • Scroll bar: Thanhcuộnngang/dọc • Status bar: Thanhtrạngthái

10. 1. Giớithiệu Microsoft Excel (tt) Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins. • Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm ki ếm, lọc dữ liệu,… • Insert: Chèn các loại đ i tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị , ký hiệu, … • Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thi ết lập in ấn. • Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range),công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.

11. 1. Giớithiệu Microsoft Excel (tt) • Data: Các nút lệnh thao tácđối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữliệu,… • Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiếtlập bảo vệ bảng tính. • View: Thiết l ập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, … • Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu bi t về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office → Excel Options → Popular → Chọn Show Developer tab in the Ribbon. • Add-Ins: Tab này chỉ xuất hi ện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,

12. 1. Giớithiệu Microsoft Excel (tt) Hiệuchỉnh Ribbon theo ý ngườidùng • Từ File → Options → Customize Ribbon

13. 1. Giớithiệu Microsoft Excel (tt) Cấutrúcbảngtính • Workbook: Một tập tin của Excel 2010 được gọi là một Workbook và có phần phân loại mặc định là .xlsx. Một Workbook được xem như là một tài liệu gồm nhiều trang gọi là sheet, một workbookcó tối đa 255 sheet. • Worksheet: Mỗi một sheet là một bảng tính gồm các hàng và cột • Hàng: Có tối đa là 1.048.576 hàng, được đánh số thứtự từ 1,2,3,… • Cột: Có tối đa là 16.384 cột, được đánh số từ A,B,C,… • Ô: Là giao của cột và hàng, dữ liệu được chứa trongcác ô, giữa các ô có lưới phân cách. • Mỗi ô có một địa chỉ được xác định bằng tên của cộtvà số thứ tự hàng.

14. 1. Giớithiệu Microsoft Excel (tt) Cấutrúcbảngtính (tt)

15. 2. Thaotácvớibảngtính 2.1. Các thao tác với tập tin 2.2. Thiết lập các thông số môi trường làm việc 2.3. Thao tác nhập liệu 2.4. Đánh số tăng tự động, chức năng Custom List 2.5. Khối dữ liệu, phạm vi thao tác 2.6. Hiệu chỉnh dữ liệu 2.7. Lập công thức Excel 2.8. Định dạng dữ liệu 2.9. Hiệu chỉnh bảng tính

16. 2.1. Các thao tác với tập tin • Lưutập tin: Đặttênchotập tin vàchọnvịtrílưu. • Qui tắc đặt tên: Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiên trong tên tập tin không được dùng các ký hiệu đặcbiệtnhư: \ ? : * “ < > |

17. 2.1. Các thao tác với tập tin • Tạotập tin mới: Office → New → Blank workbook vànhấn Create.

18. 2.1. Các thao tác với tập tin • Mởtập tin cósẵn: Office → Open→ chọntập tin.

19. 2.2. Thiết lập các thông số môi trường làm việc • Quyđịnhvềcáchnhậpvàhiểnthịsố, ngàygiờtrong Windows: chọnlệnh Start → Control Panel → Regional and Language → Formats → Additional Settings.

20. 2.2. Thiết lập các thông số môi trường làm việc • Numbers: Khaibáokiểusố • Decimal symbol: Quy ước dấu phân cách phần thập phân. • No. of digits after decimal: Số chữ số thập phân. • Digits grouping symbol: Dấu phân cách hàng ngàn. • Digits grouping : Số số hạng trong Group

21. 2.2. Thiết lập các thông số môi trường làm việc • Currency: Hiệuchỉnhđịnhdạngtiềntệ. • Excel cho phép người dùng định dạng cách hiển thị các loại tiền tệ khác nhau. Dấu phân cách giữa các phần theo quy định của hệ thống như kiểu Number. Kiểu dữ liệu tiền tệ đúng sẽ tự động canh phải.

22. 2.2. Thiết lập các thông số môi trường làm việc • Date: Hiệuchỉnhđịnhdạngngày. • Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Date khi ta nhập vào đúng theo sự quy định của Windows, dữ liệu sẽ canh phải trong ô. Ngược lại Excel sẽ hiểu là kiểu chuỗi.

23. 2.2. Thiết lập các thông số môi trường làm việc • Thayđổimộtsốthôngsốthiếtlập (Options) : Excel File → Options

24. 2.3. Thao tác nhập liệu • Dùngchuột click vào ô cầnchọn

25. 2.3. Thao tác nhập liệu (tt) • Kiểudữliệusố (Number): Khi nhập vào số bao gồm: 0..9, +, -, *, /, (, ), E,%, $, ngày và giờ thì số theo đúng quy ước trong môi trường Windows sẽ mặc định được canh lề phải trong ô. • Dữliệudạngtiềntệ (Currency) • Dữliệudạngngày (Date) • Dữliệudạnggiờ (Time) • Dữliệukiểuchuỗi (Text) • Dữliệukiểucôngthức

26. 2.4. Đánh số tăng tự động, chức năng Custom List • Cách 1 • Gõvào 2 sốliêntiếptheothứtựtăngdần. • Chọn 2 ô vừagõ. • Kéonút Handle (dấu+tạigócdướibênphảicủa 1 ô)củaphạm vi nàyvàkéotheohướngcầnđiềnđếnvịtrícầnthiếtvàthảchuột. • Cách 2 • Gõsốđầutiêncủadãycầnđiền. • Kéonút Handle vàđồngthờinhấnphím Ctrl → đượcdãysốcóthứtựtăng.

27. 2.5. Khối dữ liệu, phạm vi thao tác • Khốidữliệu: • Gồm nhiều ô liên tiếp nhau, mỗi vùng có một địa chỉ được gọi là địa chỉ vùng/khối. • Địa chỉ vùng/khốiđược xác định bởi địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải, giữa địa chỉ của 2 ô này là dấu hai chấm (:) ví dụ A5:F10 • Cáchchọnkhối • Khối 1 ô: dùngchuộtchọn ô đó. • Khối N ô: quétchuộttừ ô đầutiênđến ô cuốicùngcủakhối. • Khối 1 dòng: chọnchuộtvàotiêuđềdòngđó. • Khối 1 cột: chọnchuộtvàotiêuđềcủacộtđó. • Chọnphạm vi khốikhôngliêntục: dùngchuộtchọnkhốiđầutiênsauđónhấn Ctrl rồitiếptụcchọnkhốikhác.

28. 2.5. Hiệu chỉnh dữ liệu Sửadữliệu • C1: Double click vào ô cầnsửa, sửaxongnhấnphímEnter. • C2: Chọn ô cầnsửa → nhấnphím F2, sửaxongnhấnphímEnter. Xóadữliệu • C1: Chọnphạm vi cầnxóa → nhấnphímDelete (chỉxóanội dung) • C2: Chọn tab Home → nhómEditting → Clear • Clear All • Clear Formats • Clear Contents • Clear Comments

29. 2.5. Hiệu chỉnh dữ liệu (tt) Sao chépdữliệu (Sử dụng chức năng Copy và Paste) • Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép. • Chọn Home → (Group Clipboard) → Copy hoặc nhấn Ctrl+C • Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng đích. • Chọn Home → (Group Clipboard) → Paste hoặc nhấn Ctrl+V Di chuyểndữliệu (Sử dụng chức năng Cut và Paste) • Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép. • Chọn Home → (Group Clipboard) → Cut hoặc nhấn Ctrl+X • Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng đích. • Chọn Home → (Group Clipboard) → Paste hoặc nhấn Ctrl+V

30. 2.6. Lập công thức Excel • Công thức (Formula). Công thức bắt đầu bằng dấu =, giá trị hiển thị trong ô là kết quả của công thức, có thể là một trị số, một ngày tháng, một giờ, một chuỗi hay một thông báo lỗi. • Công thức là sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng. • Các toán tử như: • Sốhọc: +, -, *, /, ^, • Nốichuỗi: &, • So sánh: >, <, >=, <=, =,<>, … • Toántửthamchiếu: dấucáchcácthamchiếu (,), thamchiếumảng (:), khoảngtrắng (trảvề ô giaogiữa 2 vùng). VD: =D1:D8 A5:E5 kếtquả: D5 • Các toán hạng như: hằng, hàm, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, …

31. 2.6. Lập công thức Excel (tt) • Thứtựưutiêntoántử • Toántửthamchiếu: dấucáchcácthamchiếu (,), thamchiếumảng (:), khoảngtrắng • Sốâm (-) • Phầntrăm (%) • Lũythừa (^) • Nhân/Chia (*, /) • Cộngtrừ (+, -) • Nốichuỗi (&) • So sánh (>, <, …)

32. 2.6. Lập công thức Excel (tt) • Địa chỉ tương đối: Là địa chỉ mà nó tự động cập nhật theo sự thay đổi của địa chỉ ô nguồn khi thực hiện thao tác copy công thức để bảo toàn mối quan hệ tương đối giữa các ô trong công thức.Đia chỉ tương đối của ô có dạng: • Địa chỉ tuyệt đối: Là địa chỉ mà nó không thay đổi khi thực hiện thao tác copy công thức.Đia chỉ tuyệt đối của ô có dạng: • Địa chỉ hỗn hợp:Là địa chỉ mà nó chỉ thay đổi một trong hai thành phần (hàng hoặc cột) khi copy công thức. Địa chỉ hỗn hợp có dạng.

33. 2.6. Lập công thức Excel (tt) Đặt tên cho vùng. Để thuận tiện cho việc thao tác trên dữ liệu, ta cóthể đặt tên cho một vùng dữ liệu được chọn như sau: • Chọn vùng dữ liệu cần đặt tên. • Nhấnchuộtphải → Define Names… (Hoặcchọn tab Fomulas → Define Names) • Nhập tên vùng vào mục Name box. Nhấn Enter.

34. 2.6. Lập công thức Excel (tt) Lỗikhisửdụngcôngthức

35. 2.7. Định dạng dữ liệu • Dùng tab Home đểđịnhdạngdữliệu.

36. 2.7. Định dạng dữ liệu (tt) • Hoặcđịnhdạngbằngcáchchọnkhối → nhấnchuộtphảivàchọnFormat Cells.

37. 2.8. Hiệu chỉnh bảng tính • Thêm hàng • Chọn các hàng mà tại đó muốn chèn thêm hàng mới vào. • Vào Home →(Group Cells) → Insert Sheet Rows hoặc nhấnphảichuột, chọn Insert • Thêm cột • Chọn các cột mà tại đó muốn chèn thêm cột mới vào. • Vào Home →(Group Cells) → Insert Sheet Columns hoặc nhấnphảichuột, chọn Insert • Thêm ô mới • Chọn các ô hoặc đưa con trỏ ñến ô mà tại đó muốn chèn các ô trống vào. • Chọn Home →(Group Cells) → Insert Cells hoặc nhấnphảichuột, chọn Insert...,

38. 2.8. Hiệu chỉnh bảng tính (tt) • Xóa hàng, cột: • Chọn các hàng/cột cần xóa. • Chọn Home → Group Cells → Delete → DeleteSheet Rows/Delete Sheet Columns hoặc hoặc nhấnphảichuột chọn Delete. • Xóa ô: • Chọn các ô cần xóa. • Chọn Home → Group Cells → Delete → Delete Cells hoặc nhấnphảichuộy chọn Delete...

39. 3. Hàmtrong Excel 3.1. Kháiniệmhàm 3.2. Cáchàmthôngdụng 3.2.1. Nhómhàmtoánhọc 3.2.2. Nhómhàmxửlýchuỗi 3.2.3. Nhómhàmxửlýngàygiờ 3.2.4. Nhómhàmluậnlý 3.2.5. Nhómhàmdòtìm 3.2.6. Nhómhàmthốngkê 3.2.7. Nhómhàmcơsởdữliệu 3.2.8. Nhómhàmthông tin 3.3. Côngthứcmảng

40. 3.1. Kháiniệmhàm • Hàm dùng để tính toán và trả về một giá trị, trong ô chứa hàm sẽ trả về một giá trị, một chuỗi ký tự hoặc một thông báo lỗi, … • MS Excel có một tập hợp các hàm rất phong phú và được phân loạitheo từng nhóm phục vụ cho việc tính toán trên nhiều kiểu dữ liệu và nhiều mục đích khác nhau. • Cúphápchung =TÊN HÀM([DANH SÁCH THAM SỐ])

41. 3.1. Kháiniệmhàm (tt) • Nếu công thức bắt đầu là một hàm thì phải có dấu = (hoặc dấu @, hoặc dấu +) ở phía trước. • Nếu hàm là đối số của một hàm khác thì không cần nhập các dấu trên. Có 2 cách nhập hàm: Cách 1: Nhập trực tiếp từ bàn phím • Đặt trỏ chuột tại ô muốn nhập hàm. • Nhậpdấu = (hoặcdấu @, hoặcdấu +). • Nhậptênhàmcùngcácđốisốtheođúngcúpháp. • Nhấn Enter đểkếtthúc.

42. 3.1. Kháiniệmhàm (tt) Cách 2: Thông qua hộp thoại Insert Function • Đặt trỏ tại ô muốn nhập hàm. • Click chọn Insert Function hoặc Shift+F3

43. 3.2. Cáchàmthôngdụng 3.2.1. Nhómhàmtoánhọc 3.2.2. Nhómhàmxửlýchuỗi 3.2.3. Nhómhàmxửlýngàygiờ 3.2.4. Nhómhàmluậnlý 3.2.5. Nhómhàmdòtìm 3.2.6. Nhómhàmthốngkê 3.2.7. Nhómhàmcơsởdữliệu 3.2.8. Nhómhàmthông tin

44. 3.2.1. Nhómhàmtoánhọc

45. 3.2.2. Nhómhàmxửlýchuỗi

46. 3.2.3. Nhómhàmxửlýngàygiờ

47. 3.2.4. Nhómhàmluậnlý

48. 3.2.5. Nhómhàmdòtìm

49. 3.2.5. Nhómhàmdòtìm (tt)

50. 3.2.5. Nhómhàmdòtìm (tt) • Hàm INDEX(bảngdò, chỉsốdòng, chỉsốcột) • Hàm OFFSET( references, rows, cols, [height], [width]) • Hàm ROW([references]) • Hàm COLUMN([references])