หัวข้อวิชา “งานธุรการและการพัฒนากำลังพล”

1. หัวข้อวิชา “งานธุรการและการพัฒนากำลังพล” หลักสูตรการฝึกอบรมผู้นำหน่วยระดับหัวหน้างานอำนวยการ สำนักงานตำรวจแห่งชาติ ประจำปีงบประมาณ 2557

2. หัวข้อการบรรยาย • งานธุรการและสารบรรณทั่วไป • งานการขออนุญาต • งานทะเบียนคนต่างด้าว • งานพัฒนาข้าราชการตำรวจและครอบครัว • งานประชาสัมพันธ์ระดับสถานีตำรวจ

3. 1.งานธุรการและสารบรรณทั่วไป1.งานธุรการและสารบรรณทั่วไป • 1.1 บริหารงานอำนวยการของสถานีตำรวจ • 1) จัดหมวดหมู่งานและออกคำสั่งมอบหมายหน้าที่รับผิดชอบให้เจ้าหน้าที่ในงานอำนวยการของสถานีตำรวจ • 2) จัดระเบียบสำนักงานของฝ่ายอำนวยการในสถานีตำรวจ ให้เหมาะสม สอดคล้องกับกระบวนการทำงาน • 3) การสร้างขวัญและกำลังใจให้แก่เจ้าหน้าที่งานอำนวยการ กำกับดูแลความเป็นอยู่ ความประพฤติเจ้าหน้าที่ในงานอำนวยการ • 4) การจัดเก็บสถิติงานอำนวยการ ในความรับผิดชอบ

4. 1.งานธุรการและสารบรรณทั่วไป (ต่อ) • 1.2 งานเลขานุการของหัวหน้าสถานีตำรวจ • 1) จัดทำคำสั่งมอบหมายหน้าที่ และจัดแบ่งกลุ่มการปกครองบังคับบัญชา กำกับดูแลความประพฤติ กวดขันระเบียบวินัยข้าราชการตำรวจ • 2) วางระบบการมอบหมายงานให้ฝ่ายต่างๆ ภายในสถานีตำรวจ และติดตาม ตรวจสอบผลการดำเนินการ • 3) ประสานงานระหว่างฝ่ายอำนวยการกับฝ่ายต่างๆ ในสถานีตำรวจ

5. 1.งานธุรการและสารบรรณทั่วไป (ต่อ) • 1.3 จัดระบบงานเอกสาร • 1) การรับหนังสือและวิทยุ จากภายนอก/ภายใน • จนท.ลงรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับ, นำเสนอหน.งาน อก. ตามลำดับความสำคัญ และเร่งด่วน • หน.งาน อก.มีความเห็น พิจารณาคัดแยกให้ฝ่ายต่างๆ นำเสนอ หน.สน.สั่งการ • หน.หน่วยพิจารณาสั่งการ • จนท.สารบรรณสำเนาหนังสือเก็บไว้ แจกจ่ายให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง • ตรวจสอบ ติดตามผลการปฏิบัติ และรายงานผล

6. 1.งานธุรการและสารบรรณทั่วไป (ต่อ) • 2)การส่งหนังสือทางราชการ • นำหนังสือที่ผู้บังคับบัญชาได้ลงนาม และตรวจสอบความถูกต้องแล้วนำมาลงทะเบียนหนังสือส่งที่งานสารบรรณ • เจ้าของเรื่องสำเนาหนังสือส่งเก็บไว้ 1 ชุด • ส่งหนังสือ โดยทางพลนำสาร จดหมาย และทางอิเล็กโทรนิกส์ แล้วแต่กรณี

7. 1.งานธุรการและสารบรรณทั่วไป (ต่อ) • 3)การจัดเก็บเอกสาร จัดแบ่งประเภทเอกสารและจัดพื้นที่เก็บ คือ • เอกสารที่ยังอยู่ในระหว่างปฏิบัติ ต้องเก็บไว้กับผู้ปฏิบัติ จัดเก็บในแฟ้ม ชั้นเอกสาร ที่สะดวกในการนำมาใช้ • เอกสารที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นแล้ว แต่มีความสำคัญ จำเป็นต้องเก็บ เก็บในพื้นที่อื่นได้ เช่น ห้องเก็บเอกสารที่แยกออกไป โดยจัดทำบัญชี สารบรรณเอกสารให้ง่ายต่อการค้นหา • เอกสารที่ควรทำลาย ดำเนินการทำลายตามระเบียบ • 4) การจำหน่ายเอกสาร ดำเนินการตามระเบียบ โดยให้มีการสำรวจและดำเนินการอย่างต่อเนื่องทุกปี เพื่อลดพื้นที่การจัดเก็บเอกสาร

8. 1.งานธุรการและสารบรรณทั่วไป (ต่อ) • 1.4 การจัดทำหนังสือราชการ • 1) กำหนดประเภทหนังสือราชการที่จะจัดทำ ได้แก่ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ • 2) ตรวจสอบเรื่องเดิม ได้แก่ ข้อสั่งการเดิม การรายงานหรือการจัดทำหนังสือลักษณะเดียวกันในครั้งที่ผ่านมา เป็นต้น แล้วกำหนดประเด็นที่ต้องการทำหนังสือในครั้งนี้ • 3)กำหนดประเด็นที่ต้องการสื่อสารในหนังสือ รวบรวมข้อมูลที่จะต้องระบุในหนังสือ โดยแบ่งเนื้อหาออกเป็น 3 ย่อหน้า ได้แก่ ความเป็นมาของเรื่อง ข้อเท็จจริงหรือการดำเนินการในกรณีนี้ และข้อสรุปหรือข้อเสนอที่ต้องการ • 4) ร่างหนังสือดังกล่าวตามประเด็น • 5) พิมพ์และตรวจทานความถูกต้อง ความสะลวยของภาษาที่ใช้ โดยควรให้ผู้บังคับบัญชาหรือผู้อื่นเป็นผู้ตรวจทาน • 6) นำเสนอผู้บังคับบัญชาลงนามในหนังสือ • 7) จัดทำแฟ้ม (folder) ในเครื่องคอมพิวเตอร์ให้เป็นหมวดหมู่ เพื่อจัดเก็บไฟล์หนังสือราชการอย่างเป็นระบบ ง่ายต่อการค้นหา

9. 1.งานธุรการและสารบรรณทั่วไป (ต่อ) • 1.5 งานการประชุม • 1) กำหนดวันประชุม ตามระเบียบ ข้อบังคับ หรือนโยบายของหัวหน้าสถานีตำรจ ที่ได้กำหนดไว้ • 2) จัดทำระเบียบวาระการประชุม เพื่อเป็นกรอบแนวทางในการดำเนินการประชุม และกำหนดประเด็นและสาระในการประชุม • 3) จัดหาห้องประชุม เตรียมสถานที่ โต้ะ เก้าอี้ ผู้เข้าร่วมประชุม เครื่องเสียง โต๊ะเจ้าหน้าที่ ที่จอดรถ อุปกรณ์ประชุมทางไกล (VDO Conference) ฯลฯ • 4) จัดทำหนังสือเชิญประชุม และแจ้งผู้เข้าร่วมประชุม และประสานงานเพื่อยืนยันการเข้าร่วมประชุม • 5) จัดเตรียมแฟ้มเอกสารประกอบการประชุม ส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมก่อนวันประชุม • 6.) จัดทำภาพการนำเสนอประกอบการประชุม (Power Point) • 6) จัดเตรียมเครื่องดื่ม อาหารว่าง หรืออาหารกลางวัน • 7) มอบหมายเจ้าหน้าที่ลงทะเบียน ต้อนรับ บริการ • 8) จัดทำรายงานการประชุม และแจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องดำเนินการตามมติที่ประชุม • 9) ติดตามผลการดำเนินการ เพื่อประกอบในการประชุมครั้งต่อไป

10. 1.งานธุรการและสารบรรณทั่วไป (ต่อ) • 1.6 การจัดพิธีการของสถานีตำรวจและการร่วมงานกับส่วนราชการต่างๆ ได้แก่ งานพิธี ศาสนพิธี พระราชพิธี รัฐพิธี การจัดงานเนื่องในวันเฉลิมพระชนมพรรษาในท้องถิ่น เป็นต้น • 1) จัดทำปฏิทินงานพิธีการต่างๆ ในรอบปี • 2) พิธีการที่สถานีตำรวจจัดเอง • กำหนดวันเวลา สถานที่ รูปแบบของพิธีการ การแต่งกาย ผู้เข้าร่วมพิธี จัดทำรายละเอียดกำหนดการในพิธี • แบ่งภารกิจในการจัดงาน และมอบหมายเจ้าหน้าที่ ฝ่ายต่างๆ ร่วมรับผิดชอบ ดำเนินการ • จัดให้ หัวหน้าสถานีตำรวจ ประชุมมอบหมายภารกิจ ติดตามการเตรียมการ ซักซ้อมการปฏิบัติ • ประสานหน่วยงานภายนอก ขอรับการสนับสนุน และประสานเกี่ยวกับขั้นตอนพิธีการ • เชิญผู้เกี่ยวข้องเข้าร่วมพิธีการ สั่งการข้าราชการตำรวจเข้าร่วมพิธี • มอบหมายเจ้าหน้าที่ต้อนรับ และประสานงาน • สรุปผลการดำเนินการ ปัญหาข้อขัดข้อง

11. 1.งานธุรการและสารบรรณทั่วไป (ต่อ) 3) งานพิธีการที่ไปร่วมกับส่วนราชการอื่น • ประสานรายละเอียดเกี่ยวกับหมายกำหนดการ หรือกำหนดการ การแต่งกาย การประดับเครื่องราชอิสริยาภรณ์ สถานที่จอดรถ สถานที่จัดงาน ฯลฯ กับหน่วยงานที่จัดงาน • จัดข้าราชการตำรวจเข้าร่วมพิธี และมีหนังสือสั่งการ โดยกำชับการแต่งกาย การตรงต่อเวลา ระเบียบวินัย • ตรวจสอบความพร้อมข้าราชการตำรวจที่เข้าร่วมพิธี

12. 1.งานธุรการและสารบรรณทั่วไป (ต่อ) • 1.7 การจัดระเบียบสถานที่ทำการ งาน 5 ส. • 1) แต่งตั้งคณะทำงานเพื่อทำกิจกรรม 5 ส. • 2) สร้างความรู้ความเข้าใจ กระตุ้นให้เกิดความร่วมมือของข้าราชการตำรวจในสถานีตำรวจ • 3) แบ่งมอบพื้นที่รับผิดชอบให้ผู้รับผิดชอบ • 4) ดำเนินกิจกรรม 5 ส.อย่างต่อเนื่อง • 5) จัดประกวดพื้นที่ในกิจกรรม 5 ส.

13. 1.งานธุรการและสารบรรณทั่วไป (ต่อ) • 1.8 การรับการตรวจเยี่ยมจากผู้บังคับบัญชา • 1) ประสานงานกับสำนักงานผู้บังคับบัญชา หรือฝ่ายอำนวยการของหน่วยที่จะเดินทางมาตรวจเยี่ยม เพื่อทราบรายละเอียดเกี่ยวกับกำหนดการ จำนวนคณะผู้ตรวจเยี่ยม ระดับตำแหน่ง ฯลฯ • 2) เตรียมสถานที่รับการตรวจเยี่ยม ได้แก่ ลานสำหรับแถวตำรวจต้อนรับ หรือกองเกียรติยศ แล้วแต่กรณีตามระเบียบ และห้องประชุมสำหรับข้าราชการตำรวจที่รอรับการตรวจเยี่ยม • 3) เตรียมความพร้อมด้านกำลังพล เจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติหน้าที่บนสถานีตำรวจหรืออยู่ระหว่างเข้าเวรยาม • 4) การให้บริการประชาชน • 5) ฐานข้อมูล • 6) ระบบควบคุมสั่งการและการติตต่อสื่อสาร ได้แก่ ระบบรับแจ้งเหตุ ระบบ ศปก.สถานีตำรวจ • 7) เตรียมการบรรยายสรุป พร้อมเอกสารและอุปกรณ์การฉายภาพ • 8) เตรียมการต้อนรับด้านอื่นๆ เช่น เครื่องดื่ม อาหารว่าง อาหารกลางวัน พื้นที่จอดรถ จัดระเบียบพื้นที่ขณะการตรวจเยี่ยม การแต่งกาย เครื่องเสียง ฯลฯ

14. การวางกำลังของแถวตำรวจต้อนรับและหมู่ธงเกียรติยศการวางกำลังของแถวตำรวจต้อนรับและหมู่ธงเกียรติยศ คณะผู้ตรวจเยี่ยม คณะผู้รับการตรวจเยี่ยม แท่นรับการเคารพ ธงชาติ ธงประจำหน่วย คำอธิบายสัญลักษณ์ จุดรายงาน ผู้บังคับแถวตำรวจต้อนรับ ผู้บังคับหมวด ผู้บังคับหมู่ หมู่ธงเกียรติยศ

15. ขั้นตอนการตรวจเยี่ยม • คณะผู้ตรวจเยี่ยม เดินทางถึงพื้นที่รับผิดชอบ หัวหน้าหน่วย รายงานตัวต่อผู้บังคับบัญชา • กรณีการตรวจเยี่ยมของ ผบ.ตร.หรือผู้ได้รับมอบหมายขึ้นไป จัดแถวตำรวจต้อนรับและหมู่ธงเกียรติยศ (ถ้ามี) • กรณีการการตรวจเยี่ยมของ รอง ผบ.ตร. ลงไป ให้ หน., รองหัวหน้าหน่วย ตั้งแถวรอรับ

16. ขั้นตอนการตรวจเยี่ยม (ต่อ) • หัวหน้าคณะฯ ขึ้นแท่นรับการเคารพ • ผู้บังคับแถว รายงาน • เข้าอาคารที่ทำการของหน่วย เวรประจำสถานที่ราชการ หรือนายตำรวจเวรที่ปฏิบัติหน้าที่ประจำวัน เข้ารายงานตัวต่อผู้บังคับบัญชา • ตรวจเยี่ยมเจ้าหน้าที่ตำรวจที่ปฏิบัติหน้าที่บนสถานีตำรวจ

17. ขั้นตอนการตรวจเยี่ยม (ต่อ) การรับการตรวจเยี่ยมในห้องประชุม • บช./ภ.: ผบช., รอง ผบช., ผบก.ทุกนาย, ตำรวจภายในที่ทำการ • บก./ภ.จว.: ผบก., รอง ผบก., ผกก. ทุกนาย, ตำรวจภายในที่ทำการ (ตร. ตรวจเยี่ยม ให้ ผบช. และ รอง ผบช. ร่วมรับการตรวจเยี่ยมด้วย ) • สถานีตำรวจ/กก.: ผกก./หน.สถานีตำรวจ ชั้นสัญญาบัตรทุกนายที่ไม่ติดหน้าที่เวรยาม และชั้นประทวน ตามสมควร (ตร. ตรวจเยี่ยม ให้ ผบก.และ รอง ผบก. ร่วมรับการตรวจเยี่ยมด้วย)

18. ขั้นตอนการตรวจเยี่ยม (ต่อ) • หัวหน้าหน่วยฯ กล่าวต้อนรับ • หัวหน้าคณะตรวจเยี่ยม กล่าว • หัวหน้าหน่วยฯ บรรยายสรุป • คณะผู้ตรวจเยี่ยม สอบถามข้อมูล ให้คำปรึกษา แนะนำ • ลงนามในสมุดตรวจเยี่ยม • มอบสิ่งของบำรุงขวัญ และ/หรือ ตรวจเยี่ยมข้าราชการตำรวจที่ปฏิบัติหน้าที่ หรือตรวจเยี่ยมอาคารที่พัก หรือตรวจเยี่ยมการฝึก • หัวหน้าคณะตรวจเยี่ยม ขึ้นแท่นรับความเคารพ เดินทางกลับ

19. การเตรียมการของหน่วยที่รับการตรวจเยี่ยม การให้บริการ ประชาชน ระบบควบคุม สั่งการ ข้อมูล สถานที่ กำลังพล • ศปก. • เครื่องมือสื่อสาร • ระบบประชุมทางไกล (VDO Conference) • ข้อมูลท้องถิ่น • แผนที่/นาฬิกาอาชญากรรม • แผนที่สถานการณ์ • โครงสร้างหน่วย • กำลังพล, อาวุธ ฯลฯ • ลานสำหรับแถวตำรวจต้อนรับฯ • ที่ทำการ • ห้องประชุม • กวดขัน ความประพฤติ ระเบียบวินัย • การแต่งกาย • การแสดงความเคารพ • เป็นระเบียบเรียบร้อย • ให้บริการด้วยความเต็มใจ • กระบวนการสะดวกและรวดเร็ว

20. 1.งานธุรการและสารบรรณทั่วไป (ต่อ) • 1.9การคัดเลือกข้าราชการตำรวจดีเด่น • 1) แต่งตั้งคณะกรรมการพิจารณาคัดเลือก • 2) แจ้งให้ฝ่ายต่างๆ พิจารณาคัดเลือกข้าราชการตำรวจดีเด่นในแต่ละสายงาน พร้อมข้อมูลประกอบการพิจารณา • 3)นำเข้าที่ประชุมคณะกรรมการพิจารณาคัดเลือก • 4) จัดพิธีมอบรางวัล และประชาสัมพันธ์เผยแพร่ผลการคัดเลือกให้ข้าราชการตำรวจและประชาชนโดยทั่วไปทราบ

21. 2.งานการขออนุญาต • 2.1 ขออนุญาตสถานบริการในกรุงเทพมหานคร • 2.2 ขออนุญาตใช้เครื่องขยายเสียง • 2.3 ขออนุญาตจำหน่ายสุรา • 2.4 งานตรวจสอบประวัติผู้สมัครงาน

22. 3.งานทะเบียนคนต่างด้าว3.งานทะเบียนคนต่างด้าว • 3.1 การออกใบสำคัญประจำตัว • 3.2 การออกใบทดแทนใบสำคัญ กรณีชำรุด สูญหาย • 3.3 การต่ออายุใบสำคัญ มี 2 ชนิด คือ • 3.4 การแจ้งย้ายภูมิลำเนา • 3.5 การตายของคนต่างด้าว

23. 4.งานพัฒนาข้าราชการตำรวจและครอบครัว4.งานพัฒนาข้าราชการตำรวจและครอบครัว • ประเด็นการพัฒนาด้านต่างๆ ได้แก่ • การพัฒนาคุณธรรมและจริยธรรม • การพัฒนาบุคลิกภาพข้าราชการตำรวจ • มาตรการป้องกันข้าราชการตำรวจฆ่าตัวตาย • การทดสอบสมรรถภาพร่างกายตามมาตรฐานวิทยาศาสตร์การกีฬา • การแข่งขันกีฬาภายในสถานีตำรวจ หรือระหว่างหน่วยอื่น

24. 4.งานพัฒนาข้าราชการตำรวจและครอบครัว (ต่อ) • งานการศึกษา ฝึกอบรม สัมมนา ดูงานตลอดจนงานเผยแพร่ความรู้ • การฝึกอบรมพัฒนาข้าราชการตำรวจเพื่อเพิ่มสมรรถนะให้เหมาะสมกับสถานการณ์ ได้แก่ การพัฒนาการให้บริการด้วยความเต็มใจ (service mind), ความรู้ภาษาอังกฤษ, ความรู้เกี่ยวกับประชาคมอาเซียน, การพัฒนาความรู้ความสามารถให้เจ้าหน้าที่ตำรวจที่ปฏิบัติงานใน จชต. ฯลฯ • การฝึกอบรมยุทธวิธีตำรวจแต่ละสายงาน ให้มีความรู้ ทักษะ และความชำนาญเฉพาะด้านอย่างเป็นมาตรฐาน • การพัฒนาบุคลากรด้วยวิธีการอื่นๆ • การเผยแพร่ความรู้ให้แก่ข้าราชการตำรวจในสถานีตำรวจ

25. 5.งานประชาสัมพันธ์ระดับสถานีตำรวจ5.งานประชาสัมพันธ์ระดับสถานีตำรวจ • 5.1 ประชาสัมพันธ์เผยแพร่ผลการปฏิบัติงาน • 1) กำหนดประเด็น เนื้อหาที่จะประชาสัมพันธ์ เช่น ผลการจับกุม ผลการป้องกันปราบปราม งานตำรวจชุมชน งานกิจกรรมของสถานีตำรวจ โครงการที่น่าสนใจ เป็นต้น • 2)จัดทำข้อมูล รายละเอียดในการประชาสัมพันธ์ • 3)เลือกช่องทางประชาสัมพันธ์ทางสื่อต่างๆ ที่เหมาะสม ได้แก่ หนังสือพิมพ์ วารสาร โทรทัศน์ เคเบิ้ลทีวี วิทยุชุมชน เว็บไชต์ สื่อสังคมออนไลน์ (face book, LINE) เป็นต้น • 4)ประสานงานสื่อมวลชนขอความร่วมมือประชาสัมพันธ์ • 5)จัดเจ้าหน้าที่ประสานงานกับสื่อในท้องถิ่น

26. 5.งานประชาสัมพันธ์ระดับสถานีตำรวจ (ต่อ) • 5.2 การแถลงข่าว • 1) พิจารณาความเหมาะสมในการแถลงข่าวของสถานีตำรวจ โดยประสานผู้บังคับบัญชาที่รับผิดชอบ • 2. กรณีแถลงข่าวที่สถานีตำรวจ • ประสานหัวหน้าสถานีตำรวจหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย และผู้เกี่ยวข้อง เพื่อกำหนดวันเวลา สถานที่แถลงข่าว • ประสานสื่อมวลชน เพื่อแจ้งวันเวลา สถานที่แถลงข่าว • จัดเตรียมสถานที่แถลงข่าว โต๊ะ เก้าอี้ เครื่องเสียง โพลเดียม • จัดทำเอกสารแถลงข่าว (press conference) • จัดเตรียมของกลาง ผู้ต้องหา (หากมี) • บักทึกภาพเคลื่อนไหว เสียง ระหว่างการแถลงข่าว

27. 5.งานประชาสัมพันธ์ระดับสถานีตำรวจ (ต่อ) • 5.3 กรณีแถลงข่าวที่หน่วยเหนือ • ประสานผู้บังคับบัญชาที่แถลงข่าวเกี่ยวกับวันเวลา สถานที่แถลงข่าว • จัดทำเอกสารแถลวงข่าว • ประสานฝ่ายอำนวยการของหน่วยเหนือ • จัดเตรียมของกลาง ผู้ต้องหา (หากมี) • บักทึกภาพเคลื่อนไหว เสียง ระหว่างการแถลงข่าว

28. ระเบียบ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง • คำสั่ง ตร.ที่ 537/2553 • โครงการพัฒนาสถานีตำรวจเพื่อประชาชน • คำสั่ง ตร.ที่ 555/2556 ลง 15 ก.ย.56 ให้ปฏิบัติตามนโยบายการบริหารราชการ ตร.ประจำปีงบประมาณ 2557 • คำสั่ง ตร.ที่ 1212/2537 • ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม • ระเบียบสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ว่าด้วย ประมวลระเบียบการตำรวจไม่เกี่ยวกับคดี ลักษณะที่ 54 งานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ.2552 • ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ.2544 • พรบ.การรักษาความปลอดภัย พ.ศ. 2517 • คู่มือบทบาทหน้าที่ในการบริหารงานของหัวหน้าสถานีตำรวจ