Phần 2 XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1. Phần 2XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HTTTCHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝCHƯƠNG 4: CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HTTT QUẢN LÝ Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

2. Chương 2PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN Phân tích HTTT là công đoạn đầu tiên của quy trình xây dựng, thiết kế một HTTT quản lý. Chương này sẽ trình bày các nguyên tắc và quy trình phân tích hệ thống từ khi đặt kế hoạch cho đến khi lập báo cáo tổng kết về phân tích HTTT. Cơ sở khoa học được sử dụng ở đây là các công cụ mô hình hóa HTTT tiêu biểu. Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

3. Chương 2PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN Các nội dung chính: I. Khái niệm và mục tiêu phân tích HTTT II. Phương pháp luận trong phân tích HTTT III. Quy trình phân tích HTTT Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

4. I. KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU PHÂN TÍCH HTTT Phân tích HTTT là một chuỗi tiến trình có tổ chức được dùng để xác định một HTTT hợp lý nhất cho tổ chức. Mục tiêu: tìm ra được ưu khuyết điểm của HTTT hiện có, từ đó: - đưa ra các yêu cầu cần thiết cho HTTT mới - loại bỏ hoặc thay thế các xử lý không còn phù hợp. Người thực hiện: nhóm phân tích viênhội đủ kiến thức trong các lĩnh vực chuyên môn và có người am hiểu về tổ chức hiện tại. Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

5. II. PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG PHÂN TÍCH HTTT Một số phương pháp luận cơ bản: 1. Phương pháp tiếp cận hệ thống 2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa 3. Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

6. 1. Phương pháp tiếp cận hệ thống Yêu cầu: xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như các mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài. Khi phân tích HTTT: xem xét tổ chức, doanh nghiệp là một hệ thống thống nhất về mặt kinh tế, kỹ thuật và tổ chức → phân chia thành các phân hệ hoặc lĩnh vực → từng phân hệ/ lĩnh vực tiếp tục chia thành các vấn đề cụ thể... Đây là phương hướng tiếp cận đi từ tổng quát đến cụ thể - Top Down - theo sơ đồ cấu trúc hình cây. Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

7. 1. Phương pháp tiếp cận hệ thốngVí dụ về mối liên hệ giữa Công ty VNP với các tổ chức bên ngoài trong tổ chức kinh doanh dịch vụ TTDĐ VNP Hợp đồng trách nhiệm tham gia quản lý, tổ chức kinh doanh dịch vụ tại địa phương chủ quản dịch vụ thông tin DĐ VinaPhone Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

8. Mô hình tổ chức Cơ chế hoạt động Môi trường vi mô Các nguồn lực Sản phẩm/dịch vụ 1. Phương pháp tiếp cận hệ thống Sau khi nghiên cứu tổng thể → nghiên cứu các phân hệ của môi trường vi mô Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

9. 1. Phương pháp tiếp cận hệ thống Với từng phân hệ, tiếp tục nghiên cứu chi tiết hơn… VP đại diện Ban Giám đốc Văn phòng Các Phòng chức năng Các trường Đại học Trung tâm Thông tin Các Viện tại Hà Nội Các Viện tại t.p HCM Các đơn vị ĐTTX Các Công ty Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

10. 2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa Phân tích HTTT phải tiến hành theo một trình tự: phân tích chức năng của HTTT, phân tích các dòng thông tin → mô hình hóa HTTT bằng các mô hình như DFD, mô hình thông tin ma trận. Mô hình là một nhóm các ký hiệu gợi nhớ và có ý nghĩa, liên kết nhau tạo thành lược đồ diễn tả các đặc trưng quan trọng nhất của đối tượng được mô hình hóa theo một quan điểm nào đó và bỏ qua các chi tiết không quan trọng. Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

11. 2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa Ví dụ về mô hình: “Sơ đồ chức năng quản lý tài chính của một tổ chức” Quản lý tài chính Quản lý vốn đầu tư Lập kế hoạch Quản lý ngân sách Phân bổ vốn đầu tư Kế hoạch dài hạn Phân bổ ngân sách Quản lý các dự án Kế hoạch ngắn hạn Sử dụng ngân sách Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

12. 2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa Mô hình dựa trên 3 yếu tố cơ bản: - Nội dung thông tin mà mô hình cần diễn đạt cho người đọc - Hình thức mang nội dung thông tin đến người đọc - Kiến thức cần thiết được quy ước trước giữa người đọc và người tạo ra mô hình, để người đọc tiếp thu được trọn vẹn ngữ nghĩa của mô hình. Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

13. Nguồn B Nguồn A Đích N Dòng 2 Dòng 1 Dòng 4 Phòng X Chuyên viên Y Đích M Dòng 3 Dòng 5 Chức năng Z Nguồn C 2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa Mô hình biểu diễn các luồng dữ liệu vào – ra đối với chức năng Z Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

14. 2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa Mô hình có 2 đặc tính quan trọng: - tính hoàn chỉnh (completeness): các đối tượng (thành phần) liên kết trong mô hình được mô tả đầy đủ. - tính nhất quán (consistency): không có sự không phù hợp nào còn hiện diện trong mô hình. Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

15. 3. Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc Nhà phân tích phải dùng một tập hợp các công cụ và kỹ thuật để mô tả hệ thống. Một số các mô hình được sử dụng: - Sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagrams – BFD) - Các sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagrams – DFD) - Các mô hình dữ liệu (Data Models – DM) - Ngôn ngữ có cấu trúc (Structured Language – SL) Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

16. III. QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HTTT Việc thực hiện phân tích HTTT bao gồm các công đoạn sau đây: 1. Thu thập thông tin về tổ chức, hệ thống quản lý và HTTT 2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) 3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 4. Lập báo cáo phân tích HTTT Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

17. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống nhằm có được các thông tin liên quan tới mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất. Loại thông tin này có thể chia thành 3 nhóm: - Các thông tin chung về ngành mà tổ chức đang hoạt động - Các thông tin về bản thân tổ chức đó - Các thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp tới vấn đề Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

18. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Một số phương pháp thu thập, khảo sát thông tin: - Nghiên cứu tài liệu về hệ thống - Quan sát hệ thống (Observational research) - Phỏng vấn (Interview) - Sử dụng phiếu điều tra (Questionnaires) - Hội thảo chuyên đề (Joint Application Design) - Làm mẫu (Prototyping) Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

19. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích a/ Nghiên cứu tài liệu về hệ thống - Thường được áp dụng đầu tiên - Nhằm thu nhận các thông tin tổng quát về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, quy trình vận hành thông tin trong hệ thống. - Kết quả cho ta một cái nhìn tổng thể ban đầu về đối tượng nghiên cứu. Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

20. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Các thông tin cần nghiên cứu: ♦ Môi trường của HTTT hiện tại: - Môi trường bên ngoài - Môi trường tổ chức - Môi trường vật lý - Môi trường kỹ thuật ♦ Các thành phần của hệ thống: - Hoạt động của hệ thống - Thông tin vào, thông tin ra - Quá trình xử lý, cách giao tiếp, trao đổi thông tin - Quan hệ giữa các phòng ban - Khối lượng công việc của từng phòng ban Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

21. Đề án: …………………………………………………………………………. • BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG • Người thực hiện: ……………………………………………………………… • Chủ đề nghiên cứu: …………………………………………………………… • Thời gian: ……………………… Địa điểm: ………………………………… • Mục tiêu nghiên cứu: …………………………………………………………. • Nội dung nghiên cứu: • - Hoạt động của hệ thống: ………………………………………………. • Thông tin vào của hệ thống: …………………………………………… • Thông tin ra của hệ thống: ……………………………………………… • Quá trình xử lý thông tin: ………………………………………………. • Cơ sở dữ liệu của hệ thống: …………………………………………….. • … • Tóm tắt chung: ………………………………………………………………… • Đánh giá tổng quát: ……………………………………………………………. • Ngày … tháng … năm … 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

22. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích b/ Quan sát hệ thống Thường được áp dụng khi phân tích viên hệ thống muốn biết những thông tin không thể thu thập được trong các phương pháp khác. Nhờ quan sát, chúng ta sẽ biết: + nhân viên làm công việc gì, cách thực hiện công việc + mức độ hiệu quả của các chuẩn + các công cụ hỗ trợ cho các công việc mà người nhân viên thường dùng. Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

23. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích b/ Quan sát hệ thống Ưu điểm: - Biết được tính chất của mỗi công việc: phải giải quyết nhiều công việc xử lý tình huống được phát sinh ngẫu nhiên - Đánh giá được cường độ làm việc thực tế. Nhược điểm: - Người bị quan sát thường thay đổi thói quen, cách làm việc… - Tốn thời gian ngồi quan sát. Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

24. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích c/ Phỏng vấn Phỏng vấn là một phương pháp thu thập thông tin rất hiệu quả và thông dụng. Đây là hình thức đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa người phỏng vấn (Interviewer) và người được phỏng vấn (Interviewee) để thu thập thông tin về một vấn đề nào đó. Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

25. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Những điều lưu ý khi phỏng vấn: - Chú ý lắng nghe, tỏ ra quan tâm đến ý kiến, nét mặt, cử chỉ, dáng điệu của người được phỏng vấn - Thiết lập quan hệ hợp tác, đúng mực trong quá trình phỏng vấn. - Cố gắng hòa mình với tổ chức, tập thể mà chúng ta cần phỏng vấn. - Biết công việc của người được phỏng vấn, đặt các câu hỏi trong phạm vi công việc của họ. - Các câu hỏi cần có ý nghĩa rõ ràng và hướng đến câu trả lời mang thông tin hữu ích. Áp dụng dạng câu hỏi (dạng mở, dạng đóng) một cách linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh phỏng vấn. Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

26. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Phỏng vấn cá nhân là tiếp xúc với từng người để đặt câu hỏi và tìm thông tin trong câu trả lời. Ưu điểm: - Người phân tích viên có cơ hội hỏi thêm - Biết được thái độ và trách nhiệm của người được phỏng vấn về các vấn đề được hỏi. Nhược điểm: - Có thể xuất hiện mâu thuẫn ý kiến giữa những người được phỏng vấn - Tốn thời gian khi cần phỏng vấn nhiều Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

27. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Phỏng vấn nhóm là phỏng vấn nhiều người cùng một lúc qua cuộc họp, hội thảo. Ưu điểm: - Gia tăng sự trao đổi thảo luận - Hạn chế quan điểm cá nhân và mâu thuẫn giữa các câu trả lời - Ít tốn thời gian Nhược điểm: - Khó thu xếp cho cuộc phỏng vấn - Có hạn chế chung của các cuộc họp Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

28. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích d/ Sử dụng phiếu điều tra Điều tra là phương pháp thông dụng của thống kê học. Có thể điều tra toàn bộ hoặc điều tra chọn mẫu. Để phân tích HTTT - phương pháp điều tra chọn mẫu với mẫu thuộc nhiều đối tượng như: + cán bộ lãnh đạo trong hệ thống, + cán bộ, nhân viên trong bộ máy quản lý, + cán bộ tin học trong hệ thống. Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

29. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Việc thiết kế phiếu điều tra: - Có vai trò quyết định - Cần đảm bảo được các yêu cầu sau đây: + Thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết + Câu hỏi khảo sát phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ trả lời (để dễ thống kê, câu hỏi thường ở dạng đóng) Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

30. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Phiếu điều tra thường có các phần sau: - Phần tiêu đề: mô tả mục đích và nguyện vọng được các đối tượng điều tra cộng tác trong việc trả lời các câu hỏi - Phần định danh đối tượng điều tra: tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp, chức vụ, … - Phần nội dung các câu hỏi: liệt kê các câu hỏi liên quan đến nội dung thông tin cần thu thập - Phần kết thúc: bày tỏ lời cảm ơn của người điều tra, họ tên và chức vụ người chủ trì cuộc điều tra. Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

31. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích e/Phương pháp thảo luận chuyên đề (Joint Application Design) - Tổ chức các cuộc họp chuyên sâu dạng chuyên đề - Có sử dụng các phương tiện hỗ trợ hội nghị (nghe, nhìn, trao đổi ý kiến, demo, ghi chú) - Cấu trúc: + Trình tự: đặt vấn đề, thảo luận, chọn giải pháp, kết luận. + Vai trò trong hội nghị: người chủ trì, người gợi ý, thư ký. + Tham gia: người sử dụng hệ thống (đặt yêu cầu), người phát triển hệ thống (đưa phương án giải quyết), người quản lý (đánh giá khả thi và hiệu quả). Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

32. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích e/Phương pháp thảo luận chuyên đề (Joint Application Design) Mục đích: gia tăng các ý kiến thảo luận một cách có kiểm soát để đưa đến giải pháp tốt nhất cho vấn đề cần phải giải quyết. Ví dụ: để tránh tâm lý ngại phát biểu trái ý với lãnh đạo, JAD đưa ra phương pháp che giấu tên và ý kiến được hiển thị dạng text trên màn chiếu trong cuộc họp. Những người ở xa vẫn tham gia được qua mạng, hoặc truyền hình. Phương pháp này cho kết quả rất tốt, nhưng chi phí khá tốn kém vì thời gian kéo dài và số lượng người tham dự đông. Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

33. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích f/Phương pháp làm mẫu (Prototyping) - Sử dụng mẫu (như chương trình “demo”) → người sử dụng có thể hiểu được cách xử lý các công việc → góp ý để sửa lại “cho đúng”. - Quá trình này được lặp đi lặp lại nhiều lần, người phát triển hệ thống sẽ hiểu rõ mong muốn của người sử dụng → bản demo ngày càng chi tiết và hướng đến thỏa mãn hoàn toàn mong muốn của người sử dụng. Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

34. 1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích f/Phương pháp làm mẫu (Prototyping) Ưu điểm: - Giúp cho người phát triển hệ thống hiểu đúng yêu cầu của người sử dụng. - Giúp cho người sử dụng biết được hệ thống sẽ được xây dựng nên họ sẽ không bị lúng túng khi triển khai áp dụng. Nhược điểm: Khó thống nhất yêu cầu của nhiều người cùng sử dụng hệ thống. Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

35. 2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD (Business Funtion Diagram) Khái niệm: Sơ đồ BFD là mô hình mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức, các mối quan hệ bên trong và quan hệ bên ngoài của các chức năng đó. Sơ đồ BFD - xác định hệ thống làm gì - không quan tâm hệ thống làm như thế nào Ý nghĩa của sơ đồ BFD: - Cho phép xác định các chức năng của một tổ chức - Cho biết được vị trí của mỗi công việc trong toàn bộ hệ thống - Là cơ sở để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu và nghiên cứu cấu trúc của các chương trình quản lý của hệ thống. Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

36. 2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh Quy trình xây dựng sơ đồ BDF: Bước 1: Khảo sát, tìm hiểu các chức năng nghiệp vụ của tổ chức với những thành phần sau: - Tên chức năng - Mô tả chức năng - Đầu vào của chức năng (dữ liệu) - Đầu ra của chức năng (dữ liệu) Bước 2: Mô tả hoạt động của các chức năng dưới dạng văn bản Text Bước 3: Dựa vào văn bản text mô tả các chức năng và vẽ sơ đồ BFD Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

37. 2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh Mỗi bước của quy trình đều xuất phát từ mô hình nghiệp vụ (mô tả các chức năng một cách tổng quát), sau đó là sơ đồ phân rã chức năng (mô tả sự phân chia các chức năng thành các chức năng nhỏ hơn trong hệ thống theo cấu trúc hình cây). Các nguyên tắc phân rã chức năng: - “thực chất”: Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã nó. - “đầy đủ”: Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện được chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng. Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

38. Tên chức năng Tên chức năng con Tên chức năng con Tên chức năng con 2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh Các ký pháp dùng để vẽ sơ đồ BFD: - Hình chữ nhật có tên bên trong để mô tả một chức năng - Các đoạn thẳng gấp khúc hình cây mô tả mối liên kết giữa các chức năng Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

39. 2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh Ví dụ 1: Phòng tín dụng của Ngân hàng Công thương có nhiệm vụ chính là Cho vay và Thu nợ. Khi khách hàng đến vay tiền, bộ phận Cho vay phải nhận đơn vay của khách hàng, sau đó duyệt đơn xem có đủ điều kiện cho vay không rồi chuyển sang bộ phận trả lời đơn. Bộ phận trả lời đơn sẽ trả lời khách hàng là từ chối hay đáp ứng cho vay, nếu đáp ứng thì cho vay và ghi vào Sổ nợ. Khi khách hàng đến trả tiền, dựa vào sổ nợ, bộ phận Thu nợ phải xác định kỳ hạn trả cho từng khách hàng. Nếu trả trong hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý trong hạn, nếu ngoài hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý ngoài hạn. Cả hai bộ phận đều phải ghi vào Sổ nợ. Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

40. Quản lý tín dụng 1. Cho vay 2. Thu nợ 1.1. Nhận đơn 2.1. Xác định kỳ hạn 1.2. Duyệt vay 2.2. Xử lý trong hạn 1.3. Trả lời 2.3. Xử lý ngoài hạn 1.4. Ghi sổ nợ 2.4. Ghi sổ nợ 2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh Sơ đồ BDF quản lý tín dụng tại Ngân hàng Công thương: Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

41. 2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh Ví dụ 2: Công ty X là một công ty sản xuất – kinh doanh với mặt hàng chính là hàng điện tử - điện lạnh. Công ty có nhiều cửa hàng bán sản phẩm tại các thành phố lớn trong nước. Để quản lý bán hàng, trước hết Công ty phải Tìm kiếm thị trường. Sau khi đã tìm được khách hàng, Công ty tổ chức ký kết hợp đồng và cuối cùng là thực hiện việc giao hàng. Để tìm kiếm thị trường, Công ty phải Quảng cáo sản phẩm, sau đó giới thiệu sản phẩm cho khách hàng. Trong quá trình ký kết hợp đồng, hai bên cần thỏa thuận phương thức thanh toán và phương thức giao hàng. Việc giao hàng sẽ bao gồm vận chuyển hàng đến địa chỉ của khách hàng và thu tiền của khách hàng. Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

42. 2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh Sơ đồ BDF quản lý bán hàng của Công ty X Quản lý bán hàng Tìm kiếm thị trường Ký kết hợp đồng Giao hàng Quảng cáo sản phẩm Thỏa thuận PT thanh toán Vận chuyển hàng Giới thiệu sản phẩm Thỏa thuận PT giao hàng Thu tiền Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

43. 3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) a/ Khái niệm: Sơ đồ luồng dữ liệu DFD là một mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ liệu và tiến trình. Nó chỉ ra cách thông tin được vận chuyển từ một tiến trình hoặc từ chức năng này sang một tiến trình hoặc chức năng khác; những thông tin nào cần phải có trước khi thực hiện một tiến trình. Chức năng quan trọng được mô tả trong DFD: biến đổi thông tin, cụ thể: - tổ chức lại thông tin - bổ sung thông tin - tạo ra thông tin mới Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

44. a/ Khái niệm Ưu điểm: - Biểu đạt DFD là công cụ đơn giản, dễ hiểu. - Tài liệu DFD là tài liệu phân tích hệ thống đầy đủ, súc tích và ngắn gọn, cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống đó. Nhược điểm: - Không bao hàm yếu tố thời gian. - Không xác định được trật tự thực hiện các chức năng. - Không chỉ ra được yếu tố định lượng đối với dữ liệu; những thông tin là thành phần cơ bản... Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

45. Process (xử lý, tiến trình) Là ký hiệu diễn tả cho một công việc hoặc một hành động thao tác trên dữ liệu. Khi mô hình hóa - không quan tâm nó được thực hiện như thế nào. - Phần trên của ký hiệu xử lý ghi số định danh của xử lý. Mỗi xử lý có một số định danh duy nhất trong toàn bộ lược đồ. - Phần dưới - ghi tên của xử lý - bắt đầu bằng mộtđộng từ, dạng động từ - bổ ngữ và thường trùng với tên đã đặt cho các chức năng trong sơ đồ BFD. 1.1 Lập bảng chấm công 3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu DFD b/ Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu: Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

46. D1 b/ Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu: Data store (kho dữ liệu) Là ký hiệu diễn tả một phương tiện trừu tượng có chức năng lưu trữ dữ liệu, tương đương với một quyển sổ ghi chép, một tập tin, hay một CSDL,… Phần bên trái của Data store ghi số định danh của nó, ví dụ: “D1”, “D2”. Phần bên phải ghi tên của Data store, là một danh từ. Tệp hóa đơn Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

47. b/ Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu: Source / Sink (nguồn phát sinh dữ liệu / đích tiêu thụ dữ liệu) Là ký hiệu diễn tả cho một đối tượng phát sinh dữ liệu (source) hoặc tiêu thụ dữ liệu (sink) bên ngoài hệ thống, Ví dụ: “nhà cung cấp”, “đại lý”; hoặc có thể là một con người như “khách hàng”, “người quản lý”. Tương tự như Data store, tên của Source/ Sink phải là một danh từ. Khách hàng Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

48. Data flow (luồng dữ liệu) là một ký hiệu diễn tả cho chiều di chuyển của dòng thông tin (được chuyển vào hoặc ra khỏi một tiến trình). Data flow phải có nhãn là một danh từ mô tả cho nội dung dữ liệu đang chuyển đi, ví dụ: “Đơn đặt hàng”, “Hóa đơn”. Những thông tin có trải qua một số thay đổi thì nên mang tên đã sửa đổi: “Hóa đơn” – “Hóa đơn đã kiểm tra”. Data b/ Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu: Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

49. 3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu DFD c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu: Quy tắc vẽ DFD: - Nếu một đối tượng chỉ có outputs, chắc chắn đối tượng đó phải là source. Tương tự, nếu một đối tượng chỉ có inputs, nó phải là sink. - Một xử lý phải có cả inputs lẫn outputs. - Một dataflow phải có nhãn và có duy nhất một hướng để chỉ rõ nơi đi và nơi đến của dữ liệu. Nếu một nội dung dữ liệu được chuyển đi và nhận về giữa hai đối tượng thì nó phải được vẽ bằng 2 mũi tên (theo 2 hướng ngược nhau). Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp

50. c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu Quy tắc vẽ DFD (tiếp): - Không có dòng dữ liệu trực tiếp giữa các data store, source, sink. Vì đây là những đối tượng “thụ động”; để di chuyển dữ liệu giữa các đối tượng này cần phải có ít nhất một xử lý của hệ thống. - Không có dòng dữ liệu rẽ nhánh (hoặc gộp) có nội dung (nhãn) khác nhau. Nội dung dữ liệu ở các nhánh phải giống y như nhau. - Không có dòng dữ liệu trực tiếp đi từ một xử lý đến chính nó (vì một xử lý không cần gửi dữ liệu cho chính nó). Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp