DOCUMENTACIÓN

1. DOCUMENTACIÓN

2. OBJETIVO ADQUIRIR LOS CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA REALIZAR LA NORMALIZACIÓN Y POSTERIOR DOCUMENTACIÓN DEL SIC

3. NORMALIZACIÓN ACTIVIDAD QUE CONSISTE EN ESTABLECER DISPOSICIONES PARA USO COMÚN Y REPETITIVO

4. PROCESO DE NORMALIZACIÓN FORMULACIÓN PUBLICACIÓN NORMA APLICADA IMPLEMENTACIÓN

5. CIENCIA RESULTADOS CONSOLIDADOS EXPERIENCIA TECNOLOGÍA BASES DE LAS NORMAS

6. Organismos nacionales pertenecientes a la organización internacional Internal Regional Organismos nacionales pert. Al área geográfica Normalización de un país específico Nacional Base Sectorial Asociación Institución Institución CONTENIDO PARTICIPACIÓN Y USO NIVELES DE NORMALIZACIÓN

7. PRINCIPIOS DE LA NORMALIZACIÓN • Simplificación: • Suprimir Variedades • Suprimir pasos que no aportan al proceso • Lograr Sencillez • Unificación: • Lograr intercambiabilidad • Actividades separadas logren un sistema • Una misma finalidad • Especificación: • Requisito técnico que debe cumplir un servicio o un proceso

8. PUNTO DE PARTIDA DE LA NORMALIZACIÓN • NECESIDADES INSTITUCIONALES • SOLICITUD DE LOS USUARIOS • FALLAS EN EL PROCESO • BAJA PRODUCTIVIDAD • REDISEÑO DE SERVICIOS Y PROCESOS • RAZONES CONTRACTUALES

9. OBJETIVOS DE LA NORMALIZACIÓN • Reducir variabilidad de los procesos al interior de la organización • Reducir costos y gastos por reproceso • Reducir tiempo en auditorías • Inspirar confianza en el usuario • Suministrar consistencia en las operaciones • Suministrar la documentación a los grupos interfuncionales

10. RECOMENDACIONES • ESCRIBA LO QUE EFECTIVAMENTE HARÁ (ACTIVIDADES QUE AGREGAN VALOR), NO ESCRIBA COSAS IDEALES • EN CALIDAD NO SE DEBE SUPONER • LO QUE NO ESTA ESCRITO SE DEBE PREGUNTAR Y NORMALIZAR • NO ESCRIBA DEMASIADO, SOLO LO NECESARIO PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA

11. RESPONSABILIDAD POR LA DOCUMENTACIÓN • Se debe generar un equipo de Calidad con funciones de aseguramiento, cuyas responsabilidades son: • Revisar la documentación • Aprobar los documentos • Entrenar en el desarrollo de los procedimientos • Implementar • Auditar

12. SITUACIÓN DE LA INSTITUCIÓN SIN DOCUMENTACIÓN • EFECTOS • Dependencia • Pérdida de información • Normas elementales • Normas parciales • Normas que no son de dominio general • Condiciones Temporales • Problemas de aplicación • UBICACIÓN • En la memoria de las personas • En manuscritos incompletos o notas personales • En catálogos externos • En documentos desarrollados por personal externo a la institución

13. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN Manual de calidad Procedimientos Instructivos Registros

14. Política de calidad • Responsabilidad y autoridad • Procedimientos del sistema de calidad • Disposiciones para revisar, actualizar y controlar el manual MANUAL DE CALIDAD Documento que describe el sistema de calidad CONTENIDO

15. PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO Una manera especifica de efectuar una actividad Generalmente contiene: propósito, alcance de la actividad, lo que se debe hacer, quien lo debe hacer, cuando se debe hacer, en donde, como, materiales y equipos a utilizar y la forma de registrar el resultado de la ejecución

16. FOTOS DISPOSITIVOS DIAGRAMAS PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO TABLAS DOCUMENTOS ESCRITOS VIDEOS

17. PROCEDIMIENTOS GENERALIDADES Los procedimientos son documentos que exponen la filosofía de la Universidad, su política de puesta en práctica (planeación del día a día), los objetivos generales a alcanzar y la estructura organizativa para posibilitarlo. Estos se encargan de una descripción de actividades específicas que conllevan una explicación detallada y clara del modo de utilizarlos para alcanzar los objetivos.

18. REDACCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Los procedimientos son una manera especificada de efectuar una actividad, por tal motivo deberá proporcionar información clara, concisa y completa, expresada en forma sencilla aunque no pobre ni monótona sobre qué cosa hacer, cómo hacerla, cuándo hacerla, cuánto hacer, dónde hacerla y quién hará o se responsabilizará del hecho.

19. Para elaborar procedimientos es recomendable considerar los aspectos que se puntualizan a continuación: • Títulos: Usar títulos que sean fáciles de entender y ubicar. • Espacio en blanco: El espacio en blanco es una herramienta muy útil que se emplea para: Hacer la página más amigable, clara y fácil de leer. Organizar la información en la página. • Palabras: Se deben usar palabras sencillas y asegurarse que sean familiares al lector. Si no se cumple este requisito, aumentan las probabilidades de que el procedimiento sea rechazado o no entendido.

20. Oraciones: Se deben tener en cuenta al redactar los procedimientos, no perder la idea del propósito de los mismos, cual es proporcionar direccionalidad para la ejecución de tareas. Por lo cual se debe evitar emplear oraciones largas y complejas, hay que tratar de usar una idea por oración. • Acciones: Al redactar procedimientos, usar el tiempo presente del verbo y evitar el uso de auxiliares tales como: debe, debería, iría, etc. De esta manera se da a la actividad la importancia debida. • Actores: Al redactar el procedimiento es importante identificar a las personas involucradas mencionando la posición que desempeñan (el cargo). Esto facilita la lectura del procedimiento y, a su vez, el lector puede apreciar el rol de cada persona involucrada en el mismo.

21. CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO El contenido del procedimiento debe bosquejar la secuencia y flujo entre personas y áreas involucradas. Un procedimiento se genera para que el personal obtenga una dirección en la ejecución de una actividad en particular. Los procedimientos pormenorizan en detalle la Institución y responsabilidades para alcanzar las políticas y objetivos de la misma. El número de procedimientos variará de acuerdo a la complejidad del sistema.

22. CUERPO DE UN PROCEDIMIENTO OBJETO Establecer criterios que definan el propósito general del documento. Tiene como función ampliar y completar la información contenida en el titulo del procedimiento. Ejemplo: procedimiento de auditorias internas de calidad Objeto: Definir los lineamientos para la programación, planeación y ejecución de las auditorias internas al Sistema Integrado de Calidad (SIC), de la UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA (USB), SECCIONAL MEDELLÍN. ALCANCE Establecer el cubrimiento y propósito del documento. Presenta los límites de aplicabilidad y excepción del procedimiento y además describe la actividad inicial y la final del mismo. Cuando aplica, define espacio físico y temporal. Ejemplo: procedimiento de auditorias internas de calidad Alcance: Aplica a todos los procesos del SIC, de la USB, SECCIONAL MEDELLÍN. Actividad inicial: Programación de las auditorias internas de calidad. Actividad final: Seguimiento a las acciones correctivas y/o preventivas.

23. DEFINICIONES Se relacionan las definiciones, siglas o abreviaturas contenidas en el procedimiento, las cuales están normalizadas en la organización y aclaran el lenguaje al momento de consultar el procedimiento. RESPONSABILIDAD Este parágrafo debe indicar claramente quien (es) es (son) la (s) persona (s) directamente responsable (s) del cumplimiento de cada procedimiento en particular. Ejemplo: procedimiento de auditorias internas de calidad Responsabilidad: Es responsabilidad del Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad de la USB, junto con los jefes, líderes, responsables o delegados de los procesos: controlar y hacer seguimiento a la implementación del presente documento. Todo el personal de la USB, responde por la aplicación de las disposiciones dadas.

24. CONDICIONES GENERALES Se explican otras condiciones que se deben tener sobre el procedimiento diseñado y que aclaran su contenido. De no ser necesario, tan solo se diligenciará el campo con la frase no aplica. Ejemplo: procedimiento de auditorias internas de calidad Condiciones generales: Las auditorías internas de calidad son llevadas a cabo por personal independiente de aquel que ejecuta la actividad. Cuando el Representante de la Dirección considere necesario, para garantizar independencia en la ejecución de la auditoría, se podrán asignar como auditores personas distintas a funcionarios de la USB, siempre que reúnan los requisitos de calificación exigidos para el efecto. Además del presente procedimiento, las auditorías internas de calidad en la USB, tendrán como referente la NTC-ISO 19011 "DIRECTRICES PARA LA AUDITORÍA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y/O AMBIENTAL".

25. DESARROLLO En esta parte se desarrolla el procedimiento y se profundiza según se requiera, de acuerdo a las necesidades de la institución. Los procedimientos deben describir, con el grado de detalle requerido, para el control adecuado de las actividades que interesen, las responsabilidades, las autoridades y las interrelaciones del personal que administre, efectúe y verifique o revise el trabajo que afecte la calidad; cómo se deben efectuar las diferentes actividades, la documentación que se debe utilizar y los controles que se deben aplicar. El desarrollo del procedimiento define los pasos, secuencias o etapas del mismo.

26. ROLES EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL USB PREMISA: Existen líderes de procesos y líderes de subprocesos. Gestión documental: herramienta que facilita la gestión por conocimiento y el aseguramiento de la calidad en los procesos. ROL DOCUMENTADOR: papel que cumplen las personas del proceso a quienes se les asigna la labor de documentar el proceso (generalmente quien documenta es la persona que más conoce el proceso y/o quien lo ejecuta). ROL DE REVISIÓN: papel que cumple la persona definida como líder de subproceso quien por el conocimiento del proceso es apto para avalar o no la pertinencia de la documentación para el subproceso como versión preliminar anterior a la aprobación (en la revisión pueden surgir cambios). ROL DE APROBACIÓN: papel que cumple la persona definida como líder de proceso quien por el conocimiento del proceso conjunto oficializa la aprobación de los documentos en la institución para el proceso particular y responde por ellos.