E – accounting

1. E – accounting

2. Des chiffres et des lettres … • 15, 8, 900 000 000 – 3 000 000 • 45% • 10% • Enquêtes AWT… • E-gov • EDI • GED • TOW • VENSOC • C3… • XBRL • My Minfin

3. Mais comment faisait-on avant ? • Mode de travail • Formation • Dématérialisation • Relations avec les autorités et les clients • Prestations de services

4. Mode de travail • Nomadisme professionnel, mobilité et télétravail : • - accès à distance et communications; ip Voice; mobiles, pda, messagerie en tant réel - généralisation des accès à haut débit à des couts fixes très raisonnables, technologies sans fil : VLAN, WIFI – solutions de convergence • - Nouveaux modes de réunions: web meetings, visioconférence, communications en temps réel, services multiutilisateurs • Travail collaboratif et inginiérie participative, Knowlegde Management, Business intelligence, collaboration plus intense, innovation • Savoir partagé : partage d’information à tout moment: courrier électronique, espace de travail collectifs pour la gestion des contacts, agendas, notes, alertes et priorités; • Management organisationnel - consistance et contrôle des couts, gestion efficace des budget télécommunications; • Gain de temps : encodage unique dans les applications partagées réglées par un logiciel de gestion intégré (ERP) - recentrage sur le « corebusiness» • Aide à la décision - conseils plus avisés plus ‘sur mesure » - éventail d'outils performants : tableau de bord; • Optimisation de la recherche, traitement et du partage de information : structuration d’un grand nombre d’information; • Rationalisation des processus - mesure plus fine de la performance sous forme de reporting, utilisation de logiciels open source; • Offres de service en ligne- portail présentation – service, référencement sur internet, (Recrutement, recherche d’emploi;

5. Formation, dématérialisation… • Formation • Dynamisation des pratiques de formation : e learning – interactivité, suivi, mise à jour, coaching • Recherche d’informations et à la veille informatique : les bonnes infos au bon moment à la bonne personne • Revue de presse éléctronique, flux tendus « rss » • Dématérialisation • Livres comptables électroniques • Capture, identification et reconnaissance automatique des factures, distribution électronique, facturation électronique • Saisie des données (scanning, OCR, lecture automatisée des formulaires, work flow, plateforme de communication électronique). • Archivage sécurisé flexibilité et modularité • Relations numériques avec les autorités et les clients • Teleprocédures,démarches administratives et juridiques en ligne • Signature électronique : sécurité juridique aussi forte qu’avec les documents originaux en format papier – authentification forte • Horodatage des documents • Services • Conseils commerce électronique, web trust

6. Des balises pour l’action… Mettre de la rapidité dans ce qui est lent, de la fluidité dans ce qui est lourd et de l’ouverture dans ce qui est fermé .. meilleure productivité, plus grande réactivité, qualité de service • Défis technologiques – enjeux organisationnels, relationnels • Problématiques

7. Cadre législatif adapté • Comptabilité informatisée : droit de cité des livres électroniques • E-invoice • Déclarations électroniques • Signature électronique • Conservation/archivage

8. Conservation : principes directeurs • Forme • Support électronique ou papier • Garantie d’inaltérabilité et d’accessibilité des données qui y sont enregistrées durant toute la période de conservation • Délais de conservation • 10, 7, 5 ans… • Tenir compte des différentes législations : comptable, fiscale, sociale, antiblanchiment • Politique d’archivage adaptée en fonction de l’exercice de l’activité professionnelle (Bull. CNC n° 8, avril 1981, p. 7) • Délais légaux minimum à prolonger, le cas échéant : • importance de certains documents en cas de contentieux juridique ou dans le cadre d’autres procédures pendantes ; • interaction avec les délais de prescription extinctive, souvent supérieurs et dont il n’est pas toujours aisé de fixer le point de départ. • Lieu du contrôle

9. Comptabilité : délais Deux délais minimum prenant cours le 1er janvier de l’année qui suit la date de clôture : − 10 ans − pour les originaux du livre journal unique, du livre central et du livre d’inventaire ; − pour les pièces justificatives originales et leur copie, pouvant servir de preuve à l’égard des tiers et sur lesquelles les diverses écritures s’appuient. − 3 ans pour les pièces justificatives ou leur copie ne servant pas de preuve à l’égard des tiers. Compte tenu de l’évolution technologique rapide en ce domaine, le Gouvernement examine la possibilité de réduire la durée minimale de 10 ans (rapport au Roi précédant l’A.R. du 25 janvier 2005). Art. 60 CTVA

10. Mode – Comptabilité • Forme : sur un support (papier, CD Rom ou autre) qui assure : • inaltérabilité • accessibilité des données durant toute la période de conservation prescrite. - Livre unique, livre central, trois livres de la petite entreprise et le livre des inventaires : originaux • Autres livres : original ou copie • Les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen de programmes informatiques doivent conserver les fichiers avec les livres, mais également les systèmes qui permettent de les lire pendant la période minimale de conservation légale. Chaque état comptable doit pouvoir être représenté et réimprimé pendant la période de conservation légale.

11. ISR • Délai moyen de 6 ans • Communication sans déplacement • Investigations • Pas de possibilité de conserver les factures de manière digitale • Obligation de communiquer les logiciels et les données gérées (art. 315bis, 317, 319, al. 3, 323bis et 334 CIR 92) • Problématique des copies prises (art. 315bis, al. 3, CIR 92) et emportées ou des copies exigées des tiers (art. 323bis CIR 92)

12. TVA • Depuis le 9 janvier 2006 :sept ans pour les livres et documents dont la tenue, la rédaction ou la délivrance sont prescrites par le Code TVA (article 60, § 1, CTVA), tant pour les documents imprimés que pour ceux contenus dans un système informatisé • Double régime de conservation des factures : original/digital, pour autant que les technologies utilisées garantissent l’authenticité de l’original et l’intégrité du contenu des factures • Déplacement éventuel des livres, factures et autres documents sur support papier moyennant PV (art. 61 CTVA) • Investigations des livres, factures et autres documents : soit les personnes qui les ont tenus, dressés ou délivrés, soit celles qui les ont reçus (art. 60 CTVA) • Principe : conserver en Belgique. Toutefois, les factures conservées par voie électronique peuvent être conservées dans un autre Etat membre de la Communauté à la double condition d’avoir en Belgique un accès complet et en ligne aux données conservées et que l’Administration en soit informée au préalable (art. 60, § 3, CTVA)

13. e-accounting : une approche novatrice, intégrée, évolutive, pragmatique… Erwin Vercammen Expert-comptable - Conseil fiscal Vice-président IEC

14. Une triple convergence d’intérêts • Instituts et associations professionnelles • Autorités • Experts-comptables/Conseils fiscaux - “E-Cabinet”

15. 1) Instituts et associations professionnelles • Dialogue permanent avec les membres : • Formation (stagiaires) • Formation professionnelle permanente • Environnement convivial et sécurisé • Interlocuteur privilégié : • Contacts réguliers • Compétences

16. 2) Approche volontariste « E-gov » • Obligations, notamment déclaratives : • Tax-on-Web, VenSoc • Intervat, VATLIST… • Dimona… • Politique de mise à disposition de formulaires électroniques : Finform • “Utilisateur” au coeur du processus : simplicité

17. 3) “E-Cabinet” • Véhicule de modernité, performance, évolutivité, fiabilité, maîtrise et sécurité • Comptabilité, élément déclencheur • Administration • ??? Vers un environnement de travail totalement “PAPERLESS DESK” ???? • Avantages • Suivi des opérations • Accès : 24/24 & 7/7 • Archivage sécurisé • Economies temps/argent – effets écologiques bénéfiques

18. À ne pas perdre de vue… • Sécurisation • Importance vitale : disponibilité, intégrité, confidentialité • Données sensibles : • clients • capitalisation “Savoir-faire” • Connexion : n’importe quel point d’accès sécurisé • Information : bases de données multicritères • Application : PC ou ASP • Plateforme : au choix

19. Archivage électronique Erwin Vercammen Expert-comptable – Conseil fiscal Vice-président IEC

20. Archives : première importance dansnotre quotidien professionnel • Recenser, collecter et rendre accessible de manière déterminée un ensemble de données • Dossier permanent • Données variables • Documents internes et externes • Conservation des données • Accessibilité des données • Modes d’archivage : • Traditionnel : classeurs – dossiers suspendus – tout autre type de classement • Electronique : disque dur (internes ou externes), disque magnétique, bandes magnétiques, disque optique, SAN… • Réseau, intégration des serveurs : • au cabinet : réseau propre – faites des backups régulièrement • extérieur : via fournisseur de services ASP

21. Archives digitales Structuration ? • Données “fondamentales” : dossier permanent • Données variables

22. Données fondamentales : dossier permanent • Identification clients : dispositions de la loi du 7 janvier 1993 antiblanchiment/financement du terrorisme • Identification du client, principe “Know your customer” • Conservation de données • Responsabilité - Actes - Décisions - Contrats

23. Données variables • Correspondance, fax et e-mails • Comptabilité et pièces de base • Salaires • TVA • Impôts • Rapports et bilans • Déclarations

24. Exemple

25. Sur votre écran…

26. En pratique, comment procéder ? • Base de travail : logiquement, les archives traditionnelles • Garantie inaltérabilité : format PDF ou JPG ou TIF, maintien de la mise en page • Informations fondamentales : format original (Word – Excel) de manière à pouvoir les réutiliser aisément • Double accessibilité : cabinet ou n’importe quel point d’accès sécurisé • Sécurité – double niveau d’accès : • serveurs propres du cabinet ou fournisseur ASP • données sur les serveurs : qui peut consulter quoi ? Gestion des profils et des habilitations • registre d’accès : informations détaillées sur les “loggers” • Volume : les données plus anciennes pourront, le cas échéant, être compressées

27. Quels softs ? • Introduction des données • programmes usuels • Word • Excel • conversion fax en fichiers électroniques : zetafax • Conservation: logiciels pour créér des données inaltérables • fichiers PDF : pdfcreator… • fichiers TIF ou JPG • http://www.primopdf.com/ • Compression : programmes • Winzip : http://www.winzip.com/downwzeval.htm • Winrar : http://www.winrar.nl/ • Recherche : (méta)moteur : http://www.copernic.com/

28. Rayon matériel ? • Saisie des données Un bon scanner : de préférence une photocopieuse avec un scanner et une carte réseau • Conservation des données Disques durs, réseau, disques optiques, bandes magnétiques, espace sécurisé…

29. Moteur de recherche ? • http://www.copernic.com/

30. Multiples critères d’accès – rapidité, performance

31. Les “plus” de l’archivage électronique… - Consultation via connexion Internet • n’importe quand • n’importe où • par n’importe qui • n’importe quel document • Contrôle total des modalités d’utilisation (consultation, impression, modification…) via DRM et mots de passe ou réseau VPN • Consultations multiutilisateurs • Backups automatiques, par ex. : ASPEX, PORTHUS, BELGACOM et autres...

32. Portail ? • Localisation sans importance – Accès rapide • Backup automatique • Accès simultané (plusieurs utilisateurs) • Dialogue avec les clients • Accès convivial, logique aux données • Génération de fonctions macros et de raccourcis • Possibilité de télécharger et uploader des fichiers • Archives accessibles 24/24 et 7/7

33. Backups réguliers : vital • Saisie structurelle complète • Garder une copie en dehors du cabinet ! • Backup via opérateur spécialisé : • procédure • la nuit • backup réencrypté • autre localisation • avantage :en cas de perte totale des données (incendie, vol de PC, crash des disques durs, etc.), le backup externe peut être repris et réinstallé sur de nouveaux PC ou réseau

34. Déclarations électroniques Erwin Vercammen Expert-comptable – Conseil fiscal Vice-président IEC

35. IPP, I.Soc, TVA, BNB… • TOW : procédure préalable • VENSOC : certificat classe 3 • INTERVAT : certificat classe 3/EDIVAT : procédure préalable • COMPTES ANNUELS BNB : procédure préalable Internet = porte ouverte

36. Infos solutions e-Gov ? Précompte professionnel : http://minfin.fgov.beIntervat Déclaration TVA : http://minfin.fgov.beWeb-NCTS Déclaration à la douane : http://minfin.fgov.beVENSOC : http://minfin.fgov.beAffaires sociales - Déclaration Dimona travailleurs ONSS : http://www.socialsecurity.be- DFMA Déclaration trimestrielle ONSS : http://www.socialsecurity.be- ASR Déclaration de risques sociaux : http://www.socialsecurity.beDépôt des comptes annuels : http://www.nbb.beDemande de comptes annuels : https://iab2.jaarrekeningen.be

37. Tax-on-Web

38. Tax-on-Web

39. Tax-on-Web

40. Tax-on-Web

41. Déclaration TVA électronique

42. VenSoc

43. VenSoc

44. Caractéristiques générales • Télécharger, compléter off-line et conserver localement • Ajouter des annexes • Déposer via Internet/signature digitale (certificat classe 3) • Faire parvenir automatiquement l’accusé de réception • Opérationnel l’année civile complète, 7/7, 24/24 • Liaison Internet (de préférence à large bande) • Browser Internet Explorer version 6.x Adobe Acrobat Reader version 6 ou supérieure • Certificat classe 3 • A demander auprès de : Isabel, Globalsign ou Certipost (Trust communities) – Egalement valable pour Intervat, Finprof • Software pour création PDF (pour les annexes non standardisées) • Java runtime (version 1.4.2. ou supérieure) à télécharger via java.sun.com

45. VenSoc

46. 6 étapes • Etape 1 : Créer un directory/répertoire sur votre ordinateur pour chaque déclaration à introduire • Etape 2 : Chargement de la déclaration VenSoc et introduction des données • Etape 3 : Récupération des annexes Finform • Etape 4 : Création des annexes supplémentaires • Etape 5 : Création du fichier XFDF • Etape 6: Introduire la déclaration

47. Annexes ? • Annexes disponibles via Finform (cf. étape 3) • Annexes que l’utilisateur crée lui-même (cf. étape 4) Les conditions suivantes doivent être remplies : • une annexe ne peut dépasser 5 MB • six annexes au maximum • nom de fichier obligatoire • les annexes devront être rédigées en format PDF (via Adobe Acrobat Professional ou un programme équivalent)

48. Quelles annexes possibles ?

49. Dépôt des comptes annuels

50. Cabinet électronique Erwin Vercammen Expert-comptable – Conseil fiscal Vice-président IEC