PRESENTAZIONE DEL PRIMO RAPPORTO DELL’OSSERVATORIO SUL DOCUMENTO DIGITALE

1. PRESENTAZIONE DEL PRIMO RAPPORTO DELL’OSSERVATORIO SUL DOCUMENTO DIGITALE Università di Macerata Facoltà di Economia Laboratorio di Informatica Documentale Prof. Stefano Pigliapoco DIEF

2. I costi della gestione del documento cartaceo • Paradossalmente, il nuovo ciclo economico incentrato sulla digitalizzazione ha visto crescere l’industria che produce carta. Il Canada è diventato il principale esportatore di carta nel mondo, le cui vendite sono più che raddoppiate negli ultimi 15 anni • Nel 2001 la HP ha stimato che le sue stampanti avrebbero prodotto 1,2 trilioni di fogli stampati con un aumento di oltre il 50% in 5 anni

3. I costi della gestione del documento cartaceo • Sono perfettamente condivisibili i dati proposti da Netconsulting: • oltre 100 miliardi di pagine stampate per un costo annuo di 287 milioni di euro • ogni documento viene duplicato mediamente 8 - 10 volte • il costo per documento non è inferiore a 10 € • la gestione documentale impegna oltre il 40% del tempo di ogni impiegato

4. I costi della gestione del documento cartaceo • Altri studi effettuati da Gartner Group, Price Waterhouse Coopers, BVA, mostrano che: • l’80% dei documenti di business sono moduli • il costo per la elaborazione dei dati registrati sui moduli cartacei è pari a 6 volte il costo di moduli stessi • Il costo per il trattamento di una fattura cartacea (ciclo completo) è compreso tra 15 e 30 €

5. Riduzione dei costi con il documento digitale • L’entità della riduzione dei costi per effetto della transizione dal documento cartaceo al documento informatico dipende: • dalla tipologia documentaria interessata • dal modo in cui il processo viene attuato

6. Riduzione dei costi con il documento digitale • Se la digitalizzazione è limitata ad una determinata tipologia di documenti, come le fatture che sono documenti originali non unici, non sottoscritti con firma autografa e caratterizzati da un tempo di conservazione di “soli” 10 anni, non è difficile accertare una riduzione dei costi dell’ordine del 50% • Tra l’altro il ciclo attivo e passivo delle fatture è ampiamente regolamentato • Analoghe considerazioni si possono fare se la digitalizzazione riguarda i cedolini stipendi

7. Riduzione dei costi con il documento digitale • Se la digitalizzazione riguarda, invece, la generalità dei documenti ricevuti e prodotti da un’impresa o una pubblica amministrazione, con strumenti quali la posta elettronica certificata, la firma digitale e il sistema di protocollo informatico, il calcolo della riduzione dei costi non è riconducibile ad un’equazione matematica valida in ogni circostanza perché il fenomeno è molto complesso ed entrano gioco una molteplicità di fattori

8. Riduzione dei costi con il documento digitale • In particolare, occorre considerare che: • tutta l’organizzazione è interessata al processo di digitalizzazione e che, pertanto, è indispensabile la volontà dichiarata dell’alta direzione (la norma ISO15489 parla di “politica per la gestione documentale”) • è necessario adottare un nuovo modello organizzativo ed archivistico che garantisca la corretta formazione dei fascicoli informatici a partire schemi di classificazione idonei

9. Riduzione dei costi con il documento digitale • tutto il personale deve partecipare alla gestione documentale • occorre un impianto tecnologico avanzato e posto in sicurezza logica e fisica • si deve realizzare l’interoperabilità tra le applicazioni che compongono il sistema informativo dell’ente e il sistema di gestione documentale

10. Riduzione dei costi con il documento digitale • Se la digitalizzazione riguarda documenti originali unici o, comunque sia, rilevanti sotto il profilo giuridico o storico, è necessario valutare anche i costi della conservazione digitale per periodi di tempo molto lunghi o addirittura illimitati • Il fenomeno dell’obsolescenza tecnologica e la necessità di garantire nel tempo, con certezza giuridica, l’autenticità, la riservatezza e la leggibilità dei documenti informatici comportano un costo che non è facile quantificare • In questo campo occorrono nuove figure professionali (Responsabile della conservazione)

11. Riduzione dei costi con il documento digitale • Se un’impresa o una pubblica amministrazione pensa di ridurre i costi della gestione documentale e migliorare il livello di efficacia ed efficienza della sua azione, semplicemente introducendo gli strumenti tecnologici non solo non ottiene i benefici ipotizzati, ma rischia anche di: • aumentare la produzione di carta • complicare la gestione dei documenti • ridurre le certezze giuridiche

12. Riduzione dei costi con il documento digitale • Occorre quindi un approccio di tipo progettuale che: • sappia coniugare gli aspetti tecnologici con quelli organizzativi e archivistici • valuti per ogni processo i documenti da produrre, specificandone il tempo minimo di conservazione • effettui il re-engineering dei processi nell’ottica della digitalizzazione dei documenti e delle comunicazioni • produca un’attenta analisi dei costi/benefici per ogni processo