Regnskapsorganisasjon Regnskapssystemer Nettstudier 24.1.2009

1. RegnskapsorganisasjonRegnskapssystemerNettstudier 24.1.2009 Hva er et (godt) regnskapssystem? Plikt etter loven Ditt arbeide med lovsamlingen Jf. http://home.bi.no/fag86013/REV2403.htm

2. Formalkrav: Hvem og hva, lovplikter • RL §-2 1.ledd (Års-)regnskapspliktige • BOL § 2.Bokføringspliktige • regnskapspliktige etter lov om årsregnskap • Enhver som har plikt til å levere • næringsoppgave (ligningsloven) • omsetningsoppgave (merverdiavgiftsloven) • Skattemyndighetene kan pålegge bokføringsplikt (for inntil to år av gangen). • Andre lovbestemmelser • ligningslov (§4-4, 6-2). Mvalov, sktbetlov, folketrygdlov

3. Hva skal vi bokføre? • Det som kreves for at vi skal oppfylle rapporteringsplikten (jf BOL §13) • RL (årsregnskapet §3-2 og 3-3) • Mvl (terminoppgave og årsoppgave § 29) • Ligningsloven (SA i §4-3 og 4-4; Ltoppg) • Sktbetloven (terminoppgaver for forsk.trekk) • Folketrygdloven (terminoppgave for ABA §24-3) • Spesifikasjoner (BOL §5, BF §3-1) • Dokumentasjon (BOL §10 og §11, BF §5-1)

4. BOL §13 Oppbevaring av regnskapsmateriale • 10 år • BF§8-1-5 Primær & selundærdok i bygg og anlegg • BF §8-4-2 Timebestillinger for tjenesteytende n • 3år 6 mnd • sekundærdokumentasjon • BOL 13 Elektronisk tilgjengelighet • BF §7-3 Timelister i lønnssystemet • BF §8-4-1 Timelister tjenesteytende næring • Der inntekten samvarierer med arbeidede timer

5. Bokføring Hva skjer fra hendelse til spesifikasjon?

6. Hendelsen • Vi er i banken og setter inn kr 1000 på konto 1234.05.67890. Pengene har vi tatt fra selskapets kasse. • Banken fører innskuddet i sitt regnskap • Vi skal bokføre det i selskapets regnskap • Hendelsen dokumenteres • Dokumentasjonen (=Bilaget) • bankens kvittering eller et bilag vi lager for eget bruk? • Identifikasjonskode, arkivering og gjenfinning

7. dokumentasjonskravene • Generelle regler i BOL § 10 • Bokførte opplysninger skal være dokumentert • Primær- og sekundær-dokumentasjon • Dokumentasjonen skal vise opplysningens berettigelse • Kontrollspor (dokumentasjonshenvisning) • Spesifikke dokumentasjonskrav i BF kap 5 • Salg av varer og tjenester (§5-1, §5-2) • Kontantsalg (kasseapparat med mer) (§5-3, §5-4) • Kjøp (§5-5) • Lønn (§5-6) • Uttak (§5-7, §5-8) • Reiseregninger med mer (§5-0, §5-10) • Betalingstransaksjoner og andre transaksjoner (§5-11, §5-12)

8. 1 Bankbilaget NNBANK bilagnr 12345/06 1234.05.67890 Selskapet as 1.2.2006 Innskudd kr 1.000.00 Bankterminalens trykk D/1920 K/1900 1.2 1000,- Vår kontering

9. Bilagsart og nr? BF§3-1 • Hvilken ringperm skal bilaget settes i? • Kassebilag, bankbilag, bokføringsbilag ? • Bilagsnr (innen hver bilagsart) • forhåndstrykt • skrevet på for hånd • pagineringsstempel • unikt innen regnskapsåret • arkivnøkkel for gjenfinning • kontrollspor

10. Registreringsskjermbildet

11. Etter at posten er registrert

12. Lagring i POSTER Beskrivelsen av tabellen POSTER er lagret i databasens skjema Dette er lagret i tabellen som befinner seg på datamaskinens platelager. Tabellen heter POSTER

13. Visningen av de siste postene Beregnet

14. Visningen av poster består i • Overskrifter / ledetekster / tolkningsinformasjon • Utvelgelse av • tabell • Kolonner • Linjer • Beregning (summering)

15. SQL-setningen • SELECT dato, bilart, bilhen, ktokode, resknr, beløp, mvakod, tekst • FROM poster • WHERE periode=0 AND linjenr > (MAX(linjenr)-10) • SORTED BY linjenr; Uavsluttede poster ; avslutter setningen Hvordan fremkommer sumlinjen?

16. Noe av sumlinjen • SELECT sum(beløp) as debet FROM poster WHERE periode=0 and beløp>0; • SELECT sum(beløp) as kredit FROM poster WHERE periode=0 and beløp<0; • SELECT sum(beløp) as saldo FROM poster WHERE periode=0;

17. Hva kan gå galt med FNP? • Fullstendighet • Nøyaktighet • Pålitelighet • Hva vil du gjøre for å redusere risikoen? • (Minst) tre trinn i prosessen til nå: • få med bilaget • taste riktig • Programmet (SQL-setningene) må være riktige

18. Periodeavslutning • Utvelgelse av trans til avslutningen • Godt nok med: WHERE periode = 0? • Systemgenererte poster ved avslutning • Merking av trans slik at de ikke blir med neste gang • Periode settes lik regnskapsperiodenr • Produksjon av spesifikasjoner • WHERE periode=denneperiode • Hvor kommer denneperiode fra?

19. Tabellen KONTI • Formål • Definere kontoplanen • Kontoramme NS 4102 • Datavalidering av tastet ktonr • Kontonavn i utskrifter • Behandlingsregler • Kontogruppering • Kontantstrømanalyse • SA og Næringsskjema-feltnr

20. Tabellen RESK

21. Spesifikasjoner • “Kontokurant” - Hvordan finne kundens • Transaksjoner • Saldo • Lagring av saldo? • Fordeler / ulemper? • Periodens kundemellomværende

22. KONTI

23. Tabellen VARER Aktuelle regnskapsposter? Fakturering

24. Forsystemer • Ordre, fakturering, lager, innkjøp • Lønnsystem, personalsystem • Del av regnskapssystemet? • Grad av integrasjon • Systemgenererte poster • Gjelder bokføringsloven her? • Legg merke til spesifikasjoner av lønn og uttak • “Koder som styrer bokføringen” (gml løsbladforskrift)

25. Tabelltyper • Systemtabeller / styringstabeller • Transaksjonstabeller • Tabeller for faste data • Rapport-tabeller (jf. Produksjonskravet i BOL§5) • Database • Def: tabeller med en definert sammenheng • Datatabeller • Utsnitt (View) - spesifikasjon • Skjema

26. Riktig resultat • Korrekte inndata • Korrekt behandling • Korrekt presentasjon • Korrekt program • Korrekte styringsdata i styringstabeller

27. Program Hvis forfaltSaldo<0 og kundenr>1000 så Rente=20%*forfaltSaldo Kunder med nr>1000 skal rentebergnes Program m/ styringstab Hvis forfaltSaldo<0 og systemtabell.renteregning = “J” og forfaltSaldo<0 og RESK.renteberegn=“J” Så Rente=systemtabell.rentesats * forfaltSaldo Program vs styringstabell

28. Revisjon • Riktig behandling får vi når • Behandlingsreglene er riktige • Programinstruksjoner • Styrekoder i styringstabeller (og tabeller for faste data) • Revisjon av programmer • Programanalyse og vurdering • Test av lagrede data og utdata • Revisjon av styringstabeller (og faste data) • Hvor er risikoen størst?

29. Kontroll av IT-systemer • Generelle kontroller (gjelder alle applikasjoner) • Tilgangskontroller m.fl. • Applikasjonskontroller • Kontroller som bare vedrører en applikasjon • Validering og inndatakontroller • Behandlingskontroller • Utdatakontroller • RS315 pkt 58 om systemer og internkontroll

30. Revisjon av IT-systemer RS315 – vedlegg 2 • 8. IS består av infrastruktur og programvare • 9. De delene av IS relevante for øk rapp • 10. identifiserer og registrer gyldige trans, beskiver trans, måler verdi, fastsetter r-periode, presenterer ÅR • 11. Kommuniserer roller og ansvar • 12. Valgfritt hvordan kommunikasjonen skjer

31. Tilgangskontroll:Autorisasjon og autentifikasjon • Aksesstabellen • Linjer:Brukere • Kolonner: • Brukerident • Tabell/kolonne-rettigheter • Kryptert passord til autentisering • Alternativ plassering • Operativsystemet • Databasen • Applikasjonen

32. Tabellinnhold og struktur • Linjer: Forekomster • Kolonner: Egenskaper • Valideringsregler • Kolonner • Sammenheng mellom kolonner • Kobling til andre tabeller • Rettighet bestemmer utsnitt • Ledetekster, overskrift, format, definisjon

33. Systemtabeller • Påvirker systemets virkemåte • Hvilke delsystemer er virksomme? • Behandlingsregler • Inndata • Behandling • Presentasjon • Faste data om den regnskapspliktige

34. POSTER: kolonnetyper • Regnskapskolonner • Dato, dokhenv., dok.-art, ktonr, resknr, avd, prosjekt, beløp, tekst, avgift • Hvilke kolonner låses når? • Regnskapssystemkolonner • Periode • (Databasesystemkolonner) • Elektroniske signaturer

35. Systemgenererte poster • Fast behandlingssekvens gjentas ved behov • Periodisk avslutning • Mva, • Direkte bokføring • Indirekte bokføring som systemgenerert post • (kalkulatoriske) avskrivninger, • Fordelingsnøkler ved gjentatte poster • Husleiefordeling • Prosjektkostnader

36. Innlesning av trans • Overveltning fra forsystem • Lønn, fakturering, produksjon • EDU-poster • Banktransaksjoner • Grensesnittkontroller • Avstemming • Datavalidering • Hva med avviste transaksjoner? (Fullstendighet) • Forkastning • Tilbakesending til foregående rutineledd • Registrering med observasjonskode-tilordninjg