BRUGERINDDRAGELSE: MELLEM ORGANISATORISK OG ARKITEKTONISK DESIGN

1. BRUGERINDDRAGELSE: MELLEM ORGANISATORISK OG ARKITEKTONISK DESIGN MARIANNE STANG VÅLAND, PHD STUDERENDE CENTER FOR LEDELSE I BYGGERIET, CBS, 6. NOVEMBER 2008

2. BRUGERINDDRAGELSE I BYGGERIET Ledere er begyndt at interessere sig for rum og bygningsfysiske rammer som en væsentlig spiller i forhold til virksomhedens aktiviteter. Hvorfor? Økonomisk: at spare m2 Trivsel, tilknytning, identitet: kilde til produktion Innovation: nye samarbejdsformer, nye måder at bruge de fysiske rammer på Globalisering: øget fokus på individualisering i vidensamfundet Medarbejderne ind i beslutningsprocesserne Arkitektur som anledning til at foretage ledelse Brugerinddragelse som indfaldsvinkel Udbredelsen af begrebet / konceptet Popularitet og stigende grad af anvendelse indikerer måske et bidrag Men ved vi hvornår det bidrager og hvad det bidrager med? Hvilke implikationer kan der egentlig være tale om?

3. KONTEKSTEN OG SPILLERNE Fokus på kontorbyggeri, hvor bygherre/klient og slutbrugeren er den samme Fire primære spillere: Bygherre/klient/leder Bruger/medarbejder Arkitekt Procesdesigner

4. DEN POTENTIELLE KOBLING Brugerinddragelse som anledning til at skabe en kobling mellem to designområder som traditionelt har været adskilte: organisatorisk design – arkitektonisk design Det organisatoriske perspektiv Arkitektur og byggeprocesser (fx nybyg eller ombygning) som anledning til at foretage ændringer i organisationen. Involvering af medarbejderne i udviklingen af projektet som potentielt ledelsesredskab Arkitektur som ’conversation piece’: samtale om arbejdsprocesser og samarbejdsformer via den fysiske organisering: Viden om arbejdsprocesser på tværs af organisationen Drøftelse af nuværende og fremtidige arbejdsforhold Det oplagte spørgsmål: forøger eller reducerer brugerinddragelse kompleksitet for de deltagende brugere? A O

5. DEN POTENTIELLE KOBLING Brugerinddragelse som anledning til at skabe en kobling mellem to designområder som traditionelt har været adskilte: organisatorisk design – arkitektonisk design Det arkitektoniske perspektiv Klientorganisationens tættere involvering i designprocessen som en ny type input for arkitekten: et ’organisatorisk parameter’ Arkitekt professionens traditioner: Det professionelle sprog og den metodiske tilgang Placering i forhold til bygherren Det oplagte spørgsmål: brugerinddragelse som tab eller genetablering af autoritet for arkitekten? A O

6. A O DEN POTENTIELLE KOBLING Er det en ny kobling? Hvad er det eventuelt ved den, der er nyt? Arkitekten: ”..denne her brugerinddragelse har altid været der, fordi en dygtig bygherre kender jo sin organisation, altså ideelt set, og ved, hvor den skal hen og har føling med, hvad organisationen gerne vil, og [hvad der] får denne her arbejdsplads til at fungere godt, og siger: vi skal i den her retning, og det skal vi sådan og sådan, og så får I det og det med, og det her skærer vi fra, for det er ikke dér, vi vil hen. Altså formulere hvorfor. Det der så er blevet – vil jeg sige – en industri, men jeg siger ikke, om det er godt eller dårligt endnu, det er, at den brugerinddragelse har fået en prioritet; at man spørger alle medarbejdere om deres ønsker. Men det skift, der er sket, er, at den spørgerunde får en prioritet eller en autoritet, som man kan diskutere er rigtig.” Lederen: ”...jeg er blevet opmærksom på, hvor vitalt det i virkeligheden er – ikke at fastlåse eksempelvis den organisatoriske udvikling som en given forudsætning og så snakke rum, men blive ved med at gøre det, sådan at der er en vekselvirkning mellem overvejelserne, og det vil også sige, at oplevelser af, hvad det fysiske rum kan eller ikke kan, kan få en konsekvens for, hvilken struktur man har i sin organisation og omvendt. Det klassiske vil jo være at skille dem ad, og hvis de kommer til at have en eller anden form for indbyrdes sammenhæng, så er det mere held end forstand. Det tror jeg er, fordi man ikke er kommet endnu til at have erkendt det fysiske rums betydning som ledelsesværktøj. […] Vi er ikke opdraget med det. Vi har ikke lært at tænke på den måde, os der nu har fået lov til at have lederjob i et antal år, og derfor kommer den forståelse meget sent.” Hvad er en god bygherre: en der ved – eller ikke helt ved – hvor hun skal hen? Hvis arkitekten ”altid har talt med brugeren”, er det så en ny type samtale der er på spil her?

7. EMPIRISK UDGANGSPUNKT To byggeprojekter, som begge forener tre primære formål At designe og bygge et hus til virksomhedens aktiviteter (at samle aktiviteter på én adresse og imødekomme vækst) Brugerinddragelse som en måde at sikre sammenhængen mellem bygning og fremtidige aktiviteter At foretage en organisatorisk restrukturering Hillerød Rådhus Arkitemas domicil i København: Mikado House Brugernes bidrag og forudsætninger Arbejdsprocesser vs. farver Nutidige behov vs. fremtidige behov Input vs. løsninger Ønsker vs. forventninger

8. HILLERØD RÅDHUS Indflytning januar 2008 Fusion mellem Hillerød og Skævinge kommuner i forbindelse med Kommunalreformen Aktiviteter fra fem tidligere adresser samles i ét hus på Trollesminde udenfor Hillerød centrum Arkitektkonkurrence med fem inviterede teams 2005 Pihl & Partners, KHR Arkitekter, Birch & Krogboe, COWI (bygherrerådgiver) SIGNAL Arkitekter: proces designer tilknyttet allerede inden arkitektkonkurrencen, uafhængigt af det formelle byggeprojekt. Ansvarlig for alle brugerinddragelsesprocesser, samt indretningsopgaven Brugerinddragelse som prioriteret aktivitet gennem hele projektet Brugerinddragelse – konkurrence/konceptudvikling – bedømmelse – projektudvikling – brugerinddragelse – detailplanlægning – brugerinddragelse, etc. Om konkurrenceprogrammet ”..der var noget i formen, der springer i øjnene. Man kan godt se, det er nogle med en anden vinkel på, der har skrevet det her program, end hvis det er en ingeniør eller en Cowi eller en Rambøll, der havde sat sig ned og skrevet det program. Så havde det fået en anden vinkel på, det er da helt sikkert.” (Arkitekt)

9. ARKITEMAS DOMICIL: MIKADO HOUSE Indflytning 2010 Generel vækst (2001: 139, 2005:260, 2008: 235) – også på tegnestuen i København Samle aktiviteterne i København på én adresse. Byggegrund på Rued Langgaards Allé overfor IT Universitetet. Udvikling fra 6000 m2 domicil med Arkitema som investor, til 23000 m2 netværkhus med Udviklingsselskabet Mikado (bygherre) og C. W. Obel Ejendomme (investor) Arkitema, Myhlenberg, Rambøll/Midtconsult, Bascon (bygherrerådgiver) Brugerinddragelse i første fase af projektet, og senere i forbindelse med indretningsprojektet 3 projekter i ét: Nyt hus skabt med brugerinddragelse og procesdesign som udgangspunkt Etablere brugerinddragelse som bi-produkt, som element i et udvidet arkitekturprodukt Gennemføre en organisationsændring (den arkitektvirksomhed som har brugerinddragelse som en integreret del af arkitekturproduktet: hvordan ser den ud?) Programmering og skitsering i en parallel proces Arkitema-folk i alle roller (bygherre, bruger, arkitekt, procesdesigner)

10. PRODUKTET: BRUGERINDDRAGELSE I ARKITEKTONISKE DESIGN PROCESSER Interaktive aktiviteter hvor brugere diskuterer den fysiske organisering af arbejdsprocesser, som efterfølgende kategoriseres og samles som input til ledelse og arkitekt. Typiske medier: Workshops Interviews Spørgeundersøgelse ’Redskaber’, der ofte udvikles i samarbejde med klienten, men med udgangspunkt i en generel ’procesplan’ eller ’moduler’ der beskriver faser i processen og fasernes typiske aktiviteter ”Som udgangspunkt fokuserer vi på at få maksimal indsigt i brugernes behov, væsentlige problemstillinger og potentialer ved at indsamle viden gennem undersøgelser, workshops, teoretisk research m.m. Efterfølgende omsættes erkendelser og viden til arkitektur i en iterativ proces. I arbejdet med form og rum viser sig helt nye muligheder, som er umulige at forestille sig, før skitseringen påbegyndes. Ligesom den rumlige fortolkning af behov og visioner nuancerer den viden, man har opbygget.” (Arkitema) ”Vores arbejde tager altid udgangspunkt i den givne forandringsproces en organisation formulerer, og vores arbejdsmetoder er med til at forankre og skabe ejerskab hos medarbejderne til de kommende forandringer. Herigennem bliver udformningen af de fysiske rammer til et strategisk ledelsesredskab, der frigiver energi, omstillingsparathed og innovationskraft” (Signal Arkitekter)

11. PROCESDESIGNERENS METODE PD A O Faglige traditioner, fx etnografi, antropologi, miljøpsykologi og human computer interaction Sammensatte koncepter, fx participatory design, user centered design, new ways of working, facility management, mv. Procesdesigneren som ny spiller i byggeprocessen Udgangspunktet er et byggeprojekt (ombygning, nybyg, ommøblering) Fokus på organisationen i bygningen, på brugeren som ressource Fokus på arbejdsprocesser, placering, samarbejdsformer ’Redskaberne’ inspireret af forskellige traditioner, ofte i samarbejde med klienten Planlægger og facilitator for en ’dobbelt designproces’, som ’limen’ i den potentielle kobling Kendetegn ved den etnografiske metode Kulturstudier Feltarbejde og dataindsamling Observere eller intervenere? Fortolkning og analyse

12. PROCESDESIGNERENS METODE Transformation af store mængder information: faktuelt/teknisk + idéer/overvejelser/ønsker “Vores metode er at tage inputtet og materialet ned i en gryde og koge ned et ekstrakt” (procesdesigner) Hvordan foregår denne oversættelse? Definere kategorier og kategorisere materialet Udgangspunkt i ledelsens vision: ”Visionen er jo en god ting og benchmarke alt muligt opad, men også at gå ud og finde ud af, hvordan folk selv arbejder i dag og få dem til at reflektere over, hvad kommer der mere af, og hvad kommer der mindre af, hvis det er det her, der skal blive til handlinger i vores nye fremtid” (procesdesigner) Fortløbende dialog med bygherren Kontakt til arkitektens designproces? PD A O

13. ARKITEKTENS METODE (HEMMELIG?) Udgangspunktet: Vitruvius “Let him be educated, skilful with the pencil, instructed in geometry, know much history, have followed the philosophers with attention, understand music, have some knowledge of medicine, know the opinion of the jurists, and be acquainted with astronomy and theory of the heavens.” (Cuff 1991: 84) Arkitekten som arkitekt ”Jeg mener, man laver en række analyser til at starte med, hvor man analyserer stedet, analyserer teknikken, analyserer […] det dér. Men ikke særlig videnskabeligt – meget på en følende måde – en sansende måde vil jeg næsten sige. Og så ud af den analyse gestalter der sig nogle ideer og skitser og noget form. Og det er så det, der kaster noget andet af sig, og så tager man analysen én gang til, eller også går man tilbage og prøver af. […] Man forsøger at indkredse, man forsøger at komme hele vejen rundt. Man tager en tur rundt, og så er der noget, der ryger af i centrifugalkraften, og så bliver cirklen måske mindre og mindre efterhånden. Det er sørme svært at forklare med ord.” (Arkitekt) Arkitekten som procesdesigner ”Metoden har dannet sig via et erfaringsforløb, men der er ikke nogen, der har den mindste etnografiske tilgang til det. […] Det kan man jo også se, for vi er jo alle sammen arkitekter, der ikke på den måde har beskæftiget sig med det […] Der er ikke nogen der har en metodisk træning.” (Arkitekt, procesdesigner) ”Det kræver vel egentlig en helt ny uddannelse for arkitekten.” (Arkitekt, procesdesigner)

14. SAMARBEJDE: ARKITEKT OG PROCESDESIGNER Flere led i en kæde af fortolkninger, hvor hver har sin adskilte opgave og arkitekten har et program at arbejde efter hvor det ’organisatoriske parameter’ indgår Bruger – procesdesigner – bygherre – arkitekt – bygherre – bruger – procesdesigner – arkitekt, etc. (Hillerød Rådhus) En fælles oversættelsesproces, hvor procesdesigner og arkitekt arbejder tættere sammen, og programmering og skitsering foregår parallelt Bygherre/bruger – procesdesigner/arkitekt – bygherre/bruger – procesdesigner/arkitekt, etc. (Mikado House)

15. SAMARBEJDE: ARKITEKT OG PROCESDESIGNER Hvem laver hvad i analyseprocessen? Hvordan kommer brugernes input i spil? Arkitekten: ”…det var helt klart vores indtryk, at det var deres job at samle op på de her ting, og det tror jeg også, de sagde fra dag ét, men igen har der måske – de menneskelige ressourcer var bare dårligt sammensat i forhold til det tidspunkt i processen, fordi vi sad 4-5 arkitekter og så 2 i en anden afdeling, som i princippet skulle lave meget mere arbejde i forhold til at samle op og få alle de her tråde samlet. Så på den måde tror jeg også, at vi blev frustrerede over bare at vente på, at de andre samlede op på det.” Procesdesigneren: ”Det bedste ville være, hvis det gav anledning til, at man kom op med nogle nye typer rum eller rumligheder. Og det betyder jo, at man ikke kan lave den slags konklusion på forhånd. Jeg kan jo ikke lave den her, hvor jeg siger, så er der de rum, det er jo netop noget, vi skal finde ud af i samarbejde. Og tilbage til rammerne så var der jo ikke – der var tænkt for lidt samarbejde ind i det og for meget en eller anden idé om, at man kunne overlevere noget viden, som andre bare kunne bruge. Og det er jo noget af det, vi er blevet lidt klogere på, at sådan får vi ikke succes. Hvis man bare afleverer de her konklusioner, så tror jeg i hvert fald ikke, man får det i den form, som folk efterspørger. Så kan de sikkert godt bruge det til noget, og det er sikkert også bedre end ikke at have lavet noget, men jeg tror ikke, man udnytter det innovative potentiale, som jeg tror på, der er i den slags undersøgelser, vi laver.” Koblingen: tættere overlap eller klarere afgrænsning?

16. IMPLIKATIONER FOR ORGANISATIONEN Historien om skranken på rådhuset Forandring som integreret faktor. Deltagere ændrer sig som resultat af deres deltagelse

17. A O IMPLIKATIONER FOR KLIENTORGANISATIONEN Punktet, der flytter sig Deltagelsen/produktionen af input skaber forandring Forskydning vedrørende selvforståelse/identitet (’den åbne kommune’) Er det processen eller det resulterende input der er det væsentlige? Engagement som ressource, med hhv. positivt/negativt fortegn Jfr. det indledende spørgsmål: forøger eller reducerer brugerinddragelse kompleksitet for dem, der deltager? Hvor efterlader det arkitekten når bygherren/brugeren (den der genkender) og således også det, der skal genkendes, fortløbende flytter sig? At sætte form på et organisatorisk input

18. A O IMPLIKATIONER FOR ARKITEKTEN Sproget og metoden: Kommunikation med bygherren Åbenhed i arbejdsprocessen Brugerinddragelse som ressource eller irritationsmoment? Klientens selvforståelse flytter sig i takt med brugerinddragelsen Fortløbende forhandling af designet (arkitektonisk design i en iterativ proces?) Uklarhed vs. frihed ”..det er også dér, der bliver vanskeligt, fordi der er mange hoveder på. […] der kunne man ønske sig et mere præcist program.” ”..at man også er glad for den frihed, det så giver i formgivningen i øvrigt, at vi også indirekte kan være med til at præge programmeringen med vores værktøjer. At vi i vores formgivning kan være med til at bringe muligheder på banen, som man måske ellers ikke havde fået øje på. Det er tit problemet med det meget tørre ingeniørprogram, man stiller op så og så mange kvadratmeter dit og så og så mange kvadratmeter dat. Der bliver man jo låst i den kreative proces.” (Arkitekt) Arkitektens navigering

19. SÅ HVAD NU? • I forhold til organisatorisk design • Samtale rom arbejdsprocesser og relationer i forhold til fysisk rum • Demokrati eller manipulering? • Hvad kan man egentlig spørge brugerne om? • Nye rumligheder, samarbejdsformer • Ny selvforståelse (den lukkede/åbne skranke) • Fortløbende forhandling i en kontekst som nødvendigvis præges af forandring og udvikling (livet i organisationer) • I forhold til arkitektonisk design • Det organisatoriske parameter: bygherreorganisationens input som vigtigt (for bygherren) • Det uklare input som begrænsning eller frihed? • Arkitektens sprog og arbejdsmetode • Åbenhed i processen, hvordan? • Brugerinddragelse som mulighed for at genetablere nærhed til bygherren? • Brugerinddragelse som tab eller genetablering af autoritet for arkitekten? • Procesdesigneren som nykommer • Uklar metodisk baggrund: er det et problem? • Fortolkning: i fællesskab eller overført fra designteam til designteam • Opgavefordeling og kontakten mellem arkitekt og procesdesigner • Tættere overlap eller klarere afgrænsning?