进馆工作培训

档案进馆工作培训

一、接收的范围 四、档案移交的程序三、接收的要求二、接收的期限主要内容

一、接收的范围 • 1、文书档案(永久、长期)； • 2、会计档案(年度预决算报表)； • 3、专业档案； • 4、其它各种门类和声像、电子、实物等各种载体形态的档案。

二、接收的期限 • 1、已进馆单位自上次接收结束时间起至2010年度前形成、具有永久、长期保存的档案； • 2、撤销单位形成的具有永久、长期保存的全部档案； • 3、未进过馆的，接收从单位成立起到2010年度形成、具有永久、长期保存的档案。

三、接收的要求 • （一）必须齐全、完整，经过规范系统整理，质量符合要求，同一批次移交的档案，其卷皮、卷盒、标签应规范、统一，并应统一装盒、贴标签；

1、文书档案的质量要求（卷）1.1编写页号。1.2编制卷内文件目录、案卷目录。1.3填写备考表。1.4填写案卷封面。案卷封面上的项目要填写齐全。1.5案卷装订整齐美观，破损的页面要裱托加固，装订时应去掉金属物，不漏订、倒订或订在文字上。1.6档号填写准确无误（全宗号、目录号、年度、案卷号）；不空号、重号，原已经进过馆的要按照要求续写目录号、案卷号；标签字迹清楚、不得有涂改迹象，粘贴整齐（贴在底沿向上3公分处），已泛黄、褪色、破损的标签要重新贴；案卷背脊上一律不得填写案卷标题。1.7案卷目录及全引目录背脊贴统一标签。1、文书档案的质量要求（卷）1.1编写页号。1.2编制卷内文件目录、案卷目录。1.3填写备考表。1.4填写案卷封面。案卷封面上的项目要填写齐全。1.5案卷装订整齐美观，破损的页面要裱托加固，装订时应去掉金属物，不漏订、倒订或订在文字上。1.6档号填写准确无误（全宗号、目录号、年度、案卷号）；不空号、重号，原已经进过馆的要按照要求续写目录号、案卷号；标签字迹清楚、不得有涂改迹象，粘贴整齐（贴在底沿向上3公分处），已泛黄、褪色、破损的标签要重新贴；案卷背脊上一律不得填写案卷标题。1.7案卷目录及全引目录背脊贴统一标签。

卷内文件目录

案卷封面

永久长期案卷目录背脊标签

2、文书档案的质量（件）2.1应按照《归档文件整理规则》的要求整理编目。质量要求:以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒；归档章内各栏目填写准确、清晰；盒内有备考表，填写完备；盒背脊字体均用黑色油墨印制。2.2归档文件目录的编制。进馆的归档文件目录按保管期限进行装订（永久、30年），要编制内封面、内目录。多个年度的归档文件目录可按照永久、30年分装二本，目录正面、侧脊标签统一。2、文书档案的质量（件）2.1应按照《归档文件整理规则》的要求整理编目。质量要求:以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒；归档章内各栏目填写准确、清晰；盒内有备考表，填写完备；盒背脊字体均用黑色油墨印制。2.2归档文件目录的编制。进馆的归档文件目录按保管期限进行装订（永久、30年），要编制内封面、内目录。多个年度的归档文件目录可按照永久、30年分装二本，目录正面、侧脊标签统一。

归档文件目录正面标签

永久长期归档文件目录侧面标签

3、其它门类档案3.1 特殊载体档案照片档案按照《照片档案管理规范》的要求整理编目。用专用照片档案夹，每张照片编号，写说明，按张录入电脑，编制卷内目录，并扫描建立全文数据库。

计算机光盘等档案应放入光盘档案册，按盘编号，注明内容，编制目录。计算机光盘等档案应放入光盘档案册，按盘编号，注明内容，编制目录。

整理时，将光盘档案装入小袋子，再在每张光盘的正面（有字的地方）用油性笔著录下相关内容，在光盘一侧的小袋中装入标签整理时，将光盘档案装入小袋子，再在每张光盘的正面（有字的地方）用油性笔著录下相关内容，在光盘一侧的小袋中装入标签全宗号目录号分类号卷号盘号光盘名称刻录人刻录日期标签格式如下: 注：1、分类号空着，不要填写； 2、每本光盘册中盘号均为1-10著录； 3、卷号按照同一目录号内大流水号进行排列，一本光盘册用完，另一本内的卷号从上一本最后一个卷号开始延用； 4、1张光盘内容涉及多的话，在光盘里要做相应的文件夹，并给文件夹起标题，在电脑录入时，将卷号作为案卷级条目录入，盘中的相关内容作为文件级目录详细录入。光盘档案案卷级标签格式要求

光盘档案盒背脊标签

实物档案： 荣誉档案要求省级以上综合性荣誉（代表昆山市），贴四格标签，形成案卷目录；礼品档案及字画、题词，贴四格标签，形成案卷目录；

3.2专业档案按照专业档案管理的有关规定进行整理编目。3.2专业档案按照专业档案管理的有关规定进行整理编目。

会计档案

（二）需要移交的检索工具和其它资料 • 1、案卷目录、全引目录或归档文件目录一份； • 首次移交的单位，其案卷目录或归档文件目录要全部装订好，并贴好标签(案卷目录侧面标签一律从底部向上2公分开始贴，归档文件目录沿着目录夹印制的黄边开始贴)； • 已进过馆的单位，如是延用原来已进馆的目录号的，案卷目录不需要装订，如是开始新的目录号，则要重新装订案卷目录。 • 2、《全宗指南》、《组织沿革》、《大事记》、《档案分类方案》、《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》各一份。 • 3、移交年度的立卷说明或归档文件整理小结。 • 4、移交档案分年度编制档案数量统计表。

（三）全部档案应建立文件级目录数据库和全文数据库（三）全部档案应建立文件级目录数据库和全文数据库 • 1、扫描数字化加工要求为TIF或PDF格式，分辨率不低于200dpi。 • 2、要建立各种门类档案的案卷级、文件级目录数据库。数据录入要准确、详细，不遗漏、不错位。会议记录输到会议的内容，干部任免、职称、调资、表彰先进、劳模等的都要录到每个人名。 • 3、要建立全文数据库，扫描质量要符合规范要求。引入的扫描文件与文件内容相符，不遗漏、不错位。扫描不清楚、字迹淡；页面过小；歪的都需要整改。

扫描件命名方式 原则上均用档号命名按卷整理：全宗号-目录号-案卷号-卷内条目起始页号如:311-01-0046-007 按件整理：全宗号-年度-保管期限-类别-件号如:121-2006-02-001-0001

四、档案移交的程序 • 1、各单位接收各项准备工作完成后，填写《档案馆进馆档案移交进馆申请表》，报保管利用科； • 2、档案馆组织验收组，根据档案接收标准对移交档案的质量进行全面评审，符合标准后，移交单位将档案运送档案馆。 • 3、档案移交时，档案馆会同移交单位档案人员，对照《档案移交目录》逐卷、逐件清点。绝密或贵重案卷逐页点收，并填写档案接收交接文据，一式二份，双方经手人签字后盖单位公章，各存一份。对不符合标准的，必须进行限期整改。 • 4、有的单位完成的较早的，也可提前向我们移交。

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