Mannauðsmál ríkisins Stefna stjórnvalda og staða mannauðsmála ríkisins

1. Mannauðsmál ríkisinsStefna stjórnvalda og staða mannauðsmála ríkisins Ingunn Ólafsdóttir sérfræðingur á stjórnsýslusviði Ríkisendurskoðunar 21. nóvember 2011

2. Hlutverk Ríkisendurskoðunar • Starfsemin er þáttur í eftirliti löggjafarvaldsins með framkvæmdarvaldinu. • Stærstu verkefni eru fjárhagsendurskoðun og stjórnsýsluendurskoðun. • Stjórnsýsluendurskoðun: • Kanna meðferð og nýtingu almannafjár. • Meta hagkvæmni, skilvirkni og árangur. • Gera tillögur til úrbóta. • Flestar skýrslur eru unnar að frumkvæði Ríkisendurskoðunar. • Samkvæmt nýjum lögum um þingsköp Alþingis er stjórnskipunar- og eftirlitsnefnd falið að fjalla um allar skýrslur Ríkisendurskoðunar.

3. Úttekt á mannauðsmálum ríkisins • Starfsáætlun stjórnsýslusviðs 2009–2011: Úttekt á mannauðsmálum ríksins. • Nokkrar áfangaskýrslur: • Fyrsta skýrslan í lok janúar 2011: Starfslok ríkisstarfsmanna. • Önnur skýrslan haustið 2011: Stefna stjórnvalda og staða mannauðsmála ríksins. • Þriðja skýrslan (efni og útgáfutími óákveðinn).

4. Úttektarspurningar • Liggur fyrir heildstæð mannauðsstefna hjá ríkinu? • Hverjar eru helstu hættur eða veikleikar í mannauðsmálum ríkisins? Hafa þær verið skilgreindar? • Til hvaða ráðstafana hefur verið gripið til að fyrirbyggja að þær verði að vandamáli í rekstri ríkisins? • Er ástæða til að auka upplýsingaöflun um ríkisstarfsmenn og miðla þeim opinberlega?

5. Mannauður ríkisins • Ríkisstarfsmenn eru um 22 þúsund starfsmenn eða 12% vinnuaflsins í landinu. • Starfsemi ríkisins byggir á mannauði: Sinna margvíslegri grunnþjónustu og eftirlitsstörfum. • Starfa hjá 240 ríkisstofnunum og opinberum fyrirtækjum. • Helmingur stofnana er með færri en 50 stöðugildi. • Launagjöld ríkissjóðs voru 120 ma.kr. árið 2010 eða 20% af útgjöldum ríkisins. Ótalin lífeyrisskuldbiningar ríkissjóðs.

6. Mannauður ríkisins Heimild: Fjársýsla ríkisins

7. Mannauður ríkisins Heimild: Skýrsla velferðarráðherra um stöðu og þróun jafnréttismála (2011). Velferðarráðuneytið.

8. Mannauður ríkisins Heimild: Fjársýsla ríkisins. Árið 2011 var meðalaldur ríkisstarfsmanna 48 ár en var 41 ár á almennum vinnumarkaði (með ríkisstarfsmönnum). Langflestir ríkisstarfsmenn voru í aldurshópnum 52-57 ára.

9. Mannauður ríkisins Heimild: Government at a Glance (2011).OECD. Ríkisendurskoðun kannaði hlutfallið árið 2011 og var það komið í 46%

10. Mannauður ríkisins Heimild: Könnun á starfsumhverfi ríkisstarfsmanna (1996). Reykjavík: Fjármálaráðuneytið, ParX og Háskóli Íslands. Fjársýsla ríkisins fyrir árin 2006 og 2010. Vinnumarkaðsrannsókn Hagstofunnar fyrir íslenska vinnumarkaðinn.

11. Staða mannauðsmála • Róttækar aðgerðir stjórnvalda í ríkisrekstri. • Fækkun stofnana um 30-40% eða um 60-80 stofnanir á tímabilinu 2010-12. Árið 2011 hafði þeim fækkað um 30. • Samdráttur á bilinu 5-10% í útgjöldum ríkisstofnana þrjú fjárlagaár í röð. Árið 2012 verður niðurskurðurinn 1-3%. • Ríkisstofnanir hafa gripið til harðra samdráttaraðgerða m.a. skert launakjör og hlunnindi og sagt einstaka starfsmönnum upp störfum. Ekki hefur verið gripið til hópuppsagna. • 6,5% samdráttur í ársverkum (1.163) ríkisstarfsmanna frá 2008 til júlí 2011. • Aukin spurn eftir þjónustu hins opinbera t.d. félags- og menntakerfinu. Halda óbreyttu þjónustustigi.

12. Staða mannauðsmála Heimild: Könnun á starfsumhverfi ríkisstarfsmanna (1996 og 2006). Reykjavík: Fjármálaráðuneytið, ParX og Háskóli Íslands.

13. Staða mannauðsmála Heimild: Stofnun ársins 2007 og 2011. Stéttarfélag í almannaþjónustu og Verslunarmannafélag Reykjavíkur. Marktækur munur var á einkunnum fyrir alla þætti sem og á heildareinkunn árin 2007 og 2010. Mælingin er á skalanum 1-5. 5 þýðir mjög ánægð(ur). Munurinn mælist mestur á viðhorfi til launakjara (0,55), ímyndar stofnunar (0,39) og trúverðugleika stjórnenda (0,24).

14. Staða mannauðsmála Heimild: Ásta Bjarnadóttir, Arney Einarsdóttir og Finnur Oddsson (2006 og 2009). Staða mannauðsmála á Íslandi. CRANET rannsóknin 2006 /2009. Háskólinn í Reykjavík. Þroskastigi 0 ábyrgð á starfsmannamálum hjá æðsta stjórnanda og starfsmannastjórnun snýst fyrst og fremst um ráðningar og launagreiðslur.Þroskastig 4 þýðir að litið er á mannauð sem grunnforsendu samkeppnis­forskots og mannauðs­stjórnun er samþætt við aðra stjórnun og rekstur skipu­lags­­heildarinnar. Mannauður er hluti af árangursmælingum rekstrar.

15. Staða mannauðsmála Heimild: Kjararannsóknarnefnd opinberra starfsmanna (KOS), fjármálaráðuneytið og Hagstofa Íslands. Samanburðarhæfar upplýsingar um launaþróun embættismanna fyrir tímabilið 2004–2006 lágu ekki fyrir.

16. Staða mannauðsmála Heimild: Government at a Glance (2011).OECD. Skalinn er á bilinu 0-1 og þýðir 0 að engin áhrif en 1 þýðir mikil áhrif. Áhrif á launasetningu starfsmanna, framgang í starfi og hvort hún leiði til þess að ráðningarsamningar þeirra séu endurskoðaðir.

17. Staða mannauðsmála Heimild: Viðhorfskönnun meðal forstöðumanna ríkisstofnana um starfslok ríkisstarfsmanna (2010). Ríkisendurskoðun.

18. Stefna stjórnvalda

19. Stefna stjórnvalda Heimild: Könnun á starfsumhverfi ríkisstarfsmanna (1996 og 2006). Reykjavík: Fjármálaráðuneytið, ParX og Háskóli Íslands. Skalinn er á bilinu 0-1 og þýðir 0 enga dreifstýringu en 1 þýðir mikla dreifstýringu.

20. Starfsmannastefna stofnana Tveir af hverjum þremur forstöðumönnum sögðu að stofnunin væri með skriflega starfsmannastefnu. Jákvæð fylgni milli framkvæmdar stefnu og afstöðu starfsmanna til stjórnunar og starfsánægju. Árið 1998 en þá voru einungis 20% stofnana með starfsmannastefnu.

21. Niðurstöður og ábendingar Ríkisendurskoðunar

22. Niðurstöður og ábendingar • Starfsmannaskrifstofa fjármálaráðuneytisins fái aukið hlutverk. Efla þarf skrifstofuna til þess að hún geti sinnt mannauðsmálum betur en seint hefur gengið að innleiða nútíma mannauðsstjórnun. Ein ástæða þess er að þær hafa ekki haft nægan aðgang að ráðgjöf og aðstoð á þessu sviði. • Stjórnvöld móti langtímastefnu í mannauðsmálum sem nái til allra ráðuneyta og stofnana ríkisins. Skilgreina verður lykilmarkmið, áherslur og aðgerðir, auk árangursmælikvarða sem segja til um hvernig til tekst við að ná settum mark­miðum. Einnig þarf að vera skýrt hver hafi umboð til að fylgja stefnunni eftir. Starfs­manna­skrifstofa fjármála­ráðuneytisins hlýtur að koma sterklega til álita í þessu efni.

23. Niðurstöður og ábendingar • Meta þarf veikleika í mannauðsmálum með kerfisbundnum hætti. Mikilvægt er að fram fari reglulegt og kerfisbundið mat á veikleikum í mannauðsmálum ríkisins, ekki síst í tengslum við heildarstefnumótun stjórnvalda á þessu sviði. Taka þarf afstöðu til þess hvort og þá hvernig skuli brugðist við þessum veikleikum og öðrum. Þá þarf að birta opinberlega upplýsingar sem aflað er á þennan hátt eftir því sem hægt er. • Mögulegir veikleikar eru m.a. hækkandi meðalaldur ríkis­starfsmanna, mikil starfsmannavelta, launamunur milli vinnumarkaða, aukið vinnuálag og sú staðreynd að hlutfallslega fleiri konur en karlar láta af störfum fyrir 60 ára aldur.

24. Niðurstöður og ábendingar • Ljúka þarf vinnu við gæðaviðmið og tryggja að þeim sé fylgt. Ríkisendurskoðun tekur undir áherslur fjármálaráðherra sem lagðar voru í tengslum við gerð síðustu kjarasamninga um að mótuð verði tiltekin gæðaviðmið í mannauðs­málum og að stofnanir ríkisins verði skyldaðar til að fylgja þeim. Ríkisendurskoðun telur að niðurstöður eftirlitsins eigi að birtast opinberlega. • Þá þarf starfsmannaskrifstofan einnig að móta starfsánægju­vísitölu sem mælir reglulega ánægju starfsmanna ríkisstofnana og ráðuneyta. Hún gæti orðið mikilvægur mælikvarði á árangur mannauðsstjórnunar og vísbending um stöðu innra starfs­umhverfis hjá ríkinu.

25. Niðurstaða og ábendingar • Fylgjast þarf með launaþróun á vinnumarkaði. Fjármálaráðuneytið og stéttarfélög opinberra starfsmanna hafa gert með sér samkomulag um að skoða launamun milli vinnumarkaða. Ríkisendurskoðun telur mikil­vægt að starfsmannaskrifstofan fylgist ávallt náið með launaþróun í landinu bæði hjá hinu opinbera og á almennum vinnumarkaði. • Móta þarf áætlun um hvernig bregðast eigi við þegar launamunur milli ríkisins og almenna markaðarins verður það mikill að hann hefur veruleg áhrif á starfsmannaveltu stofnana og þar með starfsemi þeirra. Langtímamarkmið ríkisins hlýtur að vera að draga úr þeim launamun sem nú er á milli vinnumarkaða.

26. Niðurstöður og ábendingar • Fjármálaráðherra hefur lagt áherslu á að mótuð verði sérstök stefna í málefnum stjórnenda. Ríkisendur­skoðun fagnar því og telur mikilvægt að þeirri vinnu verði lokið sem fyrst enda er markmiðið m.a. að bæta mannauðsstjórnun ríkisins og efla stjórnendur enn frekar í starfi. Skilgreina þarf mælikvarða og fylgjast með hvernig gengur að ná settum mark­miðum. • Tryggja þarf að stjórnendum og embættismönnum sem skara fram úr í stjórnendamati verði umbunað fyrir góð störf. Verði það í formi launahækkunar umfram aðra stjórnendur þarf væntanlega einhvers konar samráð við kjararáð í þessum efnum eða jafnvel lagabreytingu.

27. Niðurstöður og ábendingar • Frammistaða hafi meiri áhrif á launakjör ríkisstarfsmanna. Ríkisendurskoðun leggur áherslu á að fjármálaráðuneytið kanni hvernig hæfum starfs­mönnum er umbunað á öðrum Norðurlöndum, en þar hefur hvað lengst verið gengið í að umbuna starfsmönnum fyrir góðan árangur í starfi. Sérstaklega þarf að kanna hvernig þar er reynt að tryggja að starfsmenn fái notið fullrar sanngirni við mat á frammistöðu þeirra.

28. Niðurstaða og ábendingar • Athuga þarf aukið vinnuálag ríkisstarfsmanna. Ríkisendurskoðun telur að upplýsingar um aukið vinnuálag stjórnenda og starfsmanna ríkisins gefi stjórnvöldum tilefni til að kanna nánar hvort það sé farið að skaða starfsemi og starfsmenn. Komi í ljós að svo sé þarf að ákveða hvernig við því verði brugðist. • Fylgjast þarf með starfsmannaveltu og fjölda veikindadaga. Samræmdar upplýsingar, t.d. um starfsmannaveltu ríkisstofnana og veikindadaga ríkisstarfs­manna, liggja ekki fyrir. Ríkisendurskoðun telur að fjármálaráðuneytið eigi að sjá til þess að ríkisstofnanir skrái þessar upplýsingar reglubundið og með samræmdum hætti í mannauðskerfi ríkisins. Þær þarf jafnframt að birta opinberlega enda gefa þær mikilvægar vís­bend­ingar um stöðu mannauðs­mála hjá stofnunum ríkisins á hverjum tíma.

29. Niðurstaða og ábendingar • Meta þarf mannaflaþörf ríkisins til framtíðar. Starfsmannaskrifstofan á að hafa forystu um að meta mannaflaþörf ríkisins og einstakra stofnana til framtíðar. Öll ráðuneyti þurfa að koma að þessu verkefni. Kanna þarf hvers konar starfsmenn þurfi til að sinna þörfum ríkisrekstrar til lengri og skemmri tíma. Mannauður ríkisins byggir í sífellt meira mæli á sérhæfðu og menntuðu fólki og því þarf að bregðast tímanlega við skorti á starfsmönnum.

30. Takk fyrir! www.rikisendurskodun.is