«EAs Prosjektoppskrift»

1. Eiendomsavdelingen (EA) «EAs Prosjektoppskrift» En oversikt over prosjektprosessen i EA og Prosjektmodellens styrende dokumenter Oppdatert 22.08.2014 Marianne M. Rieber-Mohn

2. Mål og mening med Prosjektoppskriften: • Ideen er at denne «Prosjektoppskriften» skal vise hvordan arbeidsflyten er når man gjennomfører et byggeprosjekt i henhold til EA sin Prosjektmodell. • Prosjektoppskriften skal også vise hvordan man lager og håndterer/arkiverer de ulike styrende dokumentene som prosjektmodellen legger opp til. • Prosjektmodellen er vist i figuren under.

3. Nivå 3 for opprettelse av Prosjektmandat (PM) Før prosjekt PO i 8. Godkjenne PM og ØO i ePhorteog videresende det til ???. 1. Tildeler prosjekt til PL PE i i 7. Oppdatere word-versjonen av PM med ePhorte-nummer. Laste opp PM og ØO i ePhorte og sende de til godkjenning av PE. 2. Lage Mandat i Word. Bruk mal som ligger her: https://www.uio.no/for-ansatte/organisasjon/adm/ea/verktoy-og-arbeidsstotte/prosjektstyring/index.html. Prosjektmandatet lagres i mappe 0. i prosjektarkivet. 6. Opprette sak i Ephorte Output: Ephorte-saksnrsom skal inn i mandat 3. Sende mandat per mail til PE og PØ. PL Kan nå starte prosjektarbeidet! PØ 4. Innkalle og forberede oppstartsmøte med PL og PE. Tenk gjennom: budsjett, rapportering osv Generere prosjektnummer. 5. Gjennomføre økonomisk oppstartsmøte med PL og PE. Nødvendige endringer foreslås til mandat. Gjennomgå dokument «økonomisk oppstart» (ØO). PL mottar prosjektnummer. Renskrive dokumentet «Økonomisk Oppstart» og sende det per mail til PL. Hvor permanent er mandatet? Hva skal til for at det endres? Hvem skal ha kopi av mandatet? Forvaltning, D&V? Spørsmål:

4. Nivå 3 for opprettelse av Prosjektplan (PP) Etablering og prosjektering PO A i PE 6. Godkjenne PP i ePhorte 2. Lage Prosjektplan i Word. Bruk mal som ligger her: https://www.uio.no/for-ansatte/organisasjon/adm/ea/verktoy-og-arbeidsstotte/prosjektstyring/index.html. Prosjektmandatet lagres i mappe 0. i prosjektarkivet. i 4. Møte med PL og PE hvor man går gjennom PP og PE påpeker evt. nødvendige endringer. PL 5. Oppdatere word-dokumentet med nødvendige endringer. Laste opp PP i Ephorte og sende det til godkjenning av PE. 1. Har mottatt prosjektnr. fra PØ og kan starte prosjekt-arbeidet 7. Forberede anbuds-forespørsel. Jobbe sammen med innkjøp. 3. Sende PP per mail til PE og innkalle til kort møte. Bistå PL med dokumenter som er nødvendige for anbuds-forespørsel Innkjøp 8. Utlyse anbuds-forespørsel

5. Nivå 3 for opprettelse av Godkjenne Bestilling (GB) Anskaffelse A K i PE 6. Godkjenne GB i ePhorte 3. Lage Godkjenne Bestilling (GB) i Word. Bruk mal som ligger her: https://www.uio.no/for-ansatte/organisasjon/adm/ea/verktoy-og-arbeidsstotte/prosjektstyring/index.html. Dokumentet lagres i mappe 0 i prosjektarkivet. i 5. Møte med PL og PE hvor man går gjennom GB og PE påpeker evt. nødvendige endringer. PL 5. Oppdatere word-dokumentet med nødvendige endringer. Laste opp GB i ePhorte og sende det til godkjenning av PE. 2. Vurdere tilbudene. Velge tilbyder i samarbeid med innkjøp. 7. Forberede Kontraktsmøte 4. Sende GB per mail til PE og innkalle til kort møte. 1. Motta tilbud fra Amesto og kvalitetssikre tilbydere. Informere PL Innkjøp Forberede kontrakts-dokumenter. 8. Holde kontraktsmøte

6. Nivå 3 for opprettelse av Overlevering til D&V (ODV) Bygging K O PE i 3. Lage Overlevering til D/V (ODV) i Word. Bruk mal som ligger her: https://www.uio.no/for-ansatte/organisasjon/adm/ea/verktoy-og-arbeidsstotte/prosjektstyring/index.html. Dokumentet lagres i mappe 0 i prosjektarkivet. 5. Oppdatere word-dokumentet med nødvendige endringer. Laste opp ODV i ePhorte og sende det til godkjenning av PE. PL Overvåke bygging sammen med BL. Forberede overlevering i møter med D&V. 5. Møte med PL og D&V hvor man går gjennom ODV og PE påpeker evt. nødvendige endringer. 7. Forberede Overtakelses-befaring 8. Holde overtakelses-befaring 4. Sende ODV per mail til PE og D&V og innkalle til kort møte. i Komme med innspill til ODV i møter. Forberede seg til overtakelses-befaring 6. Godkjenne ODV i ePhorte D&V

7. Nivå 3 for opprettelse av Gevinstsikring (GS) Gevinstsikring O S PE PL i 5. Laste opp ODV i ePhorte og sende det til godkjenning av D&V. 7. Begynner å lage dokumentet Sluttrapport 1. Lage Gevinstsikring (GS) i Word. Bruk mal som ligger her: https://www.uio.no/for-ansatte/organisasjon/adm/ea/verktoy-og-arbeidsstotte/prosjektstyring/index.html. Dokumentet lagres i mappe 0 i prosjektarkivet. D&V 4. Oppdatere word-dokumentet med nødvendige endringerog sende det ferdige dokumentet per mail til PL. 3. Møte med PL og D&V hvor man går gjennom GS og PL påpeker evt. nødvendige endringer. 2. Sende GS per mail til PL og innkalle til kort møte. i 6. Godkjenne ODV i ePhorte

8. Nivå 3 for opprettelse av Sluttrapport (SR) Avslutning O S i 6. Godkjenne SR i ePhorte. Gi beskjed til PØ om at prosjekt kan avsluttes. PE i 5. Oppdatere word-dokumentet med nødvendige endringer. Prosjektregnskap legges inn som vedlegg. Laste opp SR i ePhorte og sende det til godkjenning av PE. 2. Lage Sluttrapport (SR) i Word. Bruk mal som ligger her: https://www.uio.no/for-ansatte/organisasjon/adm/ea/verktoy-og-arbeidsstotte/prosjektstyring/index.html. Dokumentet lagres i mappe 0 i prosjektarkivet. PL 4. Møte med PL, PE og PØ hvor man går gjennom SR og PE påpeker evt. nødvendige endringer. 3. Sende SR per mail til PE og PL og innkalle til kort møte. 1. Motta ferdig GS-dokument fra D&V 7 Arkivere resterende dokumenter – og rydde opp – i prosjektarkivet. Lagre nøkkeltall i erfaringsdatabase. 8. Lage avsluttende prosjektregnskap og sende det per mail til PL. PØ 8. Prosjektnummeret lukkes