ОРГАНИЗАЦИОННИ УМЕНИЯ

1. ОРГАНИЗАЦИОННИ УМЕНИЯ Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма “Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

2. Организационни умения Модули: • Комуникации • Ефективно събрание • Управление на времето • Управление на стреса

3. Модул първи:Комуникации • Устни комуникации • Комуникации по телефона • Писмени комуникации

4. Модул първи:Комуникации • Устни комуникации • Комуникации по телефона • Писмени комуникации

5. Устни комуникации • Разговорите в офиса – добри теми и забранени теми • Как да разговаряме интелигентно на бизнес теми • Спасителни фрази за печелене на доверие и създаване на добра атмосфера • Тон и темпо

6. Три правила за избор на теми за разговор в офиса • Неутрални и не-нападателни • Релевантни за ситуацията или събитието • Вие не сте центърът на света

7. Правила при представяне Представете: • По-младия на по-стария • Колегата на клиента • Не-официално на официално лице • Служителя в компанията на почетния гост

8. Как да отговорим интелигентно, когато не знаем отговора • Веднага поставете във фокус партньора • Питайте • Върнете въпроса

9. Как да печелим доверие по време на разговор • Клишета • Факти • Емоционални изказвания • НИЕ – форма

10. Разстояние Оживление Наклон Усмивка Кимане Стойка Визуален контакт Езикът на тялото

11. Модул първи:Комуникации • Устни комуникации • Комуникации по телефона • Писмени комуникации

12. Комуникации по телефона • Гласова поща • Вдигане на телефона • Правила за клетъчните телефони • Получаване на съобщение

13. Гласова поща • Съобщението на вашия телефон • Какво съобщение да оставите

14. Вдигане на телефона • Какво казваме, когато вдигаме телефона • Моля изчакайте... • Това не е моят телефон...

15. Правила за клетъчните телефони • Използвайте на обществено място само при крайна необходимост • Ако наоколо има други хора, говорете тихо и кратко • Изключете телефона, преди да влезете в среща • Не искайте назаем телефона на друг, ако наблизо има обществен телефон • Не говорете, докато шофирате

16. Получаване на съобщение • Запишете правилно номера и името • Попитайте от къде се обаждат • Запишете датата и часа • Добавете инициалите си

17. Модул първи:Комуникации • Устни комуникации • Комуникации по телефона • Писмени комуникации

18. Писмени комуникации • Целта на всяка писмена комуникация • Формула за писане на кратки и ясни писма и бележки • Етикет на електронната поща • Внимавайте за тона си, когато пишете

19. Добре написаното писмо е: • Добре форматирано • С ясно съдържание • Ясно посочва какви следващи стъпки се очакват • Най-важното съобщение е ясно подчертано • Всеки параграф е фокусиран на една тема • Параграфите са дълги до 6 реда • Всяко изречение е до 15 думи • Думите са конкретни и познати на читателите • Граматиката, пунктуацията и правописът са верни

20. Формула за писане на кратки и ясни писма и бележки • Открийте истинската цел на писмото • Идентифицирайте читателите • Определете извода • Определете стратегията

21. Кога да НЕ използваме e-mail • За изказване на съболезнования, благодарности или поздравления • За нищо лично • Не изпращайте шеги • За важна информация • Вместо лична среща

22. Кога да използваме e-mail • Като допълнение на друга комуникация • След събрания и срещи • При недостатъчно време • При обмен на компютърни файлове и данни • За неформални съобщения

23. Някои бележки за стила • Внимавайте с правописа и граматиката, все пак... • Не пишете само с главни или малки букви • Използвайте кратки изречения • Не повтаряйте • Не повече от един екран • Не препращайте без разрешение на изпращача

24. Внимавайте за тона си, когато пишете Писмените комуникации са по-формални от устните.

25. Модул втори:Ефективното събрание • Въведение • Планиране • Комуникации • Важни съображения • Голямото събитие • Приключване

26. Модул втори:Ефективното събрание • Въведение • Планиране • Комуникации • Важни съображения • Голямото събитие • Приключване

27. Решение ли е събранието? Бизнес комуникациите имат много форми… • Бележки • И-мейли • Телефонни разговори • Факсове • Доклади • Неформални разговори • Събрания

28. Вие решавате... Коя е най-добрата комуникация, за да удовлетворите следните нужди: • Да предоставите или да получите информация • Да решите конфликт в офиса или да изгладите различия в мненията • Да вземете решение с мнозинство по някой въпрос • Да генерирате колективен дух

29. .... • Да бъдете сигурни, че персоналът разбира естеството на проекта • Да проведете обучение при използването на ново оборудване • Да промените мнението на хората по даден въпрос • Да се справите незабавно с възникнал проблем

30. Може ли работата да се свърши чрез други средства на комуникация? • Бележки • И-мейли • Телефонни разговори • Факсове • Доклади • Неформални разговори

31. Кога НЕ се прави събрание Не всяка нужда се решава най-добре на събрание Ако… • Трябва да предадете просто съобщение • Нуждаете се от прост отговор на прост въпрос • Трябва да предоставите информация, която не изисква незабавен отговор • Нямате време да разглеждате всяка страна на въпроса и да обсъждате всеки елемент • Сте по-убедителни на хартия, вместо пред публика

32. И накрая… Направете събрание, ако: • Взаимодействието на мненията е необходимо, за да се създаде идея, план или проект • Груповата динамика е важна за постигането на целта • Въпросът е комплексен и изисква разисквания и обяснения

33. Модул втори:Ефективното събрание • Въведение • Планиране • Комуникации • Важни съображения • Голямото събитие • Приключване

34. Имате ли достатъчно опит? Тест за самооценка 

35. Трябва да знаете целта Това е първата и най-важна стъпка в планирането на събрание • Какви са текущите конфликти, проблеми или съображения, които може да се разгледат на събранието? • Каква работа трябва да се свърши и какви решения да се вземат преди събранието? • Каква информация трябва да се разпространи? • Каква работа трябва да се свърши и какви решения да се вземат по време на събранието?

36. Кои от следните твърдения са верни за събрание с цел? • “Днес ви поканих тук, защото от много време не сме се събирали.” • “Поканих ви тук, защото искам да знам върху какво работи всеки от вас.” • “Днес сме тук, защото трябва да вземем някои решения за бъдещата ни дейност.” • “Днес сме тук, защото имам някои идеи за бъдещата ни дейност и искам вашето мнение по въпроса.”

37. Бъдете реалистиЗадайте си въпросите… • Мога ли да постигна целта? • Разполагам ли с информацията, която искам да предоставя на другите, и разбирам ли я? • Другите разполагат ли с информацията, от която се нуждая? • Имам ли необходимото време? • Ще присъстват ли на събранието хората, които са ми необходими за постигането на целта ми? • Имам ли властта да вземете решение, за да постигнете целта си? • Подготвени ли сте за събранието?

38. Видове събрания • Дискусия Участниците споделят идеи и мнения, предоставят информация и евентуално взимат решения чрез някакъв вид гласуване. • Брифинг Един или повече презентатори предоставят информация на група слушатели. • Комбинация от двете

39. Участници • Кои хора засяга дневният ред? • Кой ще свърши работата или ще вземе решенията по дневния ред? • Кой трябва да присъства на събранието?

40. Оценка на нуждите • Какво трябва да знае аудиторията? • Какво иска да знае аудиторията? • Какви са възможните ползи за аудиторията, ако събранието е успешно? • Какви въпроси ще има аудиторията?

41. Определете времето на събранието • Осигурете достатъчно време за подготовка • Планирайте събранието за ден, когато всички необходими хора ще могат да присъстват • Избягвайте да правите събрания на празници, дълги уикенди, в началото или края на седмицата

42. Елементи на събранието • Поздравления • Откриване • Основна част • Закриване • Обратна връзка

43. Дневен ред Първо сложете въпросите с най-висок приоритет. Включете следното: • Кои хора ще присъстват • Час на започване • Час на приключване • Какви въпроси ще се разглеждат • Кой коя презентация ще прави • Време за всяка презентация • Обща цел на събранието

44. Забележки • Бъдете реалистични • Нито една от сесиите не трябва да бъде по-дълга от един час, без почивка от 5-10 минути

45. Как се прави дневен ред • Каква е целта на събранието? • На кои въпроси трябва да се отговори? • Колко време ще отнеме всеки въпрос? • Минути: • Преходно време • Общо ____ въпроса • Общо ____ часа _____ минути

46. Логистика • Осигурете нужното оборудване преди началото на събранието • Къде трябва да се проведе събранието? • Мястото трябва да е подходящо • Има ли всичко необходимо (оборудване, кейтъринг, достатъчно места за сядане и т.н.)

47. Планиране на събранието План на събранието 

48. Модул втори:Ефективното събрание • Въведение • Планиране • Комуникации • Важни съображения • Голямото събитие • Приключване

49. Комуникации с участниците • Аудиторията трябва да бъде информирана и подготвена да участва още преди събранието • Съобщете целта на събранието • Раздайте дневния ред предварително • Кажете им кога и къде ще се състои събранието и колко ще продължи • Кажете на всеки участник какъв принос очаквате от него • Раздайте докладите предварително

50. Покана за събрание • Място, дата и час на събранието • Кой свиква събранието • Кой ще участва в събранието • Главната цел на събранието • Дневен ред с време за всяка точка • Каква подготовка очаквате от участниците