نقش مديريت تجربه در حل مسائل مديريتي و سازماني

1. نقش مديريت تجربه در حل مسائل مديريتي و سازماني فرزانه نیک بخش کیوانی کارشناسی ارشد مدیریت دولتی دانشگاه آزاد اسلامی fnikbakhsh@yahoo.com دکتر بهروز درّی دانشیار دانشکده مدیریت و حسابداری دانشگاه شهید بهشتی ber_dorri@yahoo.com

2. بسم الله الرَّحمن الرَّحیم

3. طرح موضوع مدیریت سرمایه‌های انسانی به عنوان یکی از مهمترین استراتژی‌های هر دولت شناخته می‌شود و مدیریت دانش به عنوان یکی از آخرین تکنیک‌های مدیریتی، نقش مهمی را به عنوان بخشی از استراتژی‌های مدیریت سرمایه‌های انسانی بازی می‌کند. یكی از مهمترین ابزارها برای رشد یادگیری و توسعه دانش در سازمان، مديريت تجارب سازمانی است. قانون برنامه پنجم توسعه جمهوري اسلامی ایران، فصل دوم (علم و فناوري) مواد 15 تا 23: نهادینه کردن تجارب علمی و عملی انقلاب اسلامی و دفاع مقدس با انجام فعالیتهاي آموزشی، پژوهشی و نظریه پردازي درحوزه هاي مرتبط. بند 16سياستهاي كلي نظام اداري ابلاغي از سوي مقام معظم رهبري: دانش بنیان كردن نظام اداری از طریق بكارگیری اصول مدیریت دانش و یكپارچه سازی اطلاعات، با ابتناء بر ارزشهای اسلامی. • تجربه از نظر مدیران به چه معناست؟ • الگوی مفهومی مدیریت تجربه از چه ویژگی‌ها و مولفه‌هایی تشکیل شده است؟ • فرایند مدیریت تجربه در مرکز آموزش مدیریت دولتی چیست؟ • مهمترین مسائل مدیریتی در سازمان از چه مولفه ها و فرایندهايی برخوردار مي‌باشد؟

4. دانش یا خرد عملی است که از آنچه که شخص مشاهده کرده یا با آن مواجه شده، بدست می‌آید و اعتبار مشخصی دارد که به موقعیتهایی که در آن اتفاق افتاده است محدود می‌شود؛ • راه حل مشخص برای مشکل مشخصی که رخ داده است؛ • درس آموخته شده ای از یک رویداد مشخص؛ • تصمیم مشخصی که در موقعیت معین و مشخصی گرفته شده است؛ • بخش مشخصی از اطلاعات که مستقیما مربوط به اخذ یک تصمیم قطعی می‌باشد.؛ • فرایند/جریان کار مربوط به بهترین راه انجام کار که مناسب برای استفاده در یک نوع وظیفه مشخص می‌باشد. تجربه، کوتاه ترین راه رسیدن به هدف می باشد که با انجام کار طی زمان و از طریق تعامل با افراد صاحب تجربه وهمچنین فراگیری حوزه نظری مربوطه ( تجارب بشر که با آزمون تبدیل به علم و قانون شده اند) در یک موضوع خاص و در یک حوزه و میدان مشخص بدست می آید بطوریکه خود تجربه قابل انتقال نمی‌باشدو تنها می توان گزاره آن را منتقل نمود، همچنین ثبت و کاربرد مجدد تجربه بستگی به میزان ارزشمندی آن از نظر فرد دارد.

5. پژوهش هاي خارجي • کارگاه تجربهExperience Factory • پارادایم بهبود كیفیتThe Quality Improvement Paradigm(QIP) • حافظه سازمانیOrganizational memory (OM) • استدلال نمونه محورCase-based Reasoning (CBR) • کارگاه تجربه/ استدلال نمونه محور(EF/CBR) • سیستم های دروس آموخته / استدلال نمونه محور(LLS/CBR) • مدل مديريت تجربه برگمان Experience Management Model • سیستم مدیریت تجربهExperience Management System • مدل آبشاری مدیریت تجربهA waterfall model of experience management • چرخه عمر تجربه Experience life-cycle

6. پژوهش هاي داخلي • مدل تجربه سازماني مديران و تبيين عناصر اصلي آن (شعبان الهی، عادل آذر و علی رجب زاده، 1383) • ساختار نظام مستند سازی تجربیات سازمانی مدیران (شعبان الهی، 1384) • چارچوب مفهومي مديريت تجربه ( بهروز درّي و مهدی محمود صالحي، 1385) • مدل بومی مستندسازی تجربیات خبرگان صنعت نفت (روح الله تولایی، 1387) • الگوی مستندسازی تجارب مدیران (ياسر گلدوست جويباري، مريم اسلاميان،1388)

7. روش شناسی تحقیق این پژوهش دارای رویکرد کیفی- استقرایی بوده و هدف پژوهش توصیفی می‌باشد. از نظر قلمرو مكاني این تحقیق در مرکز آموزش مدیریت دولتی انجام شده است و از لحاظ افق زمانی بصورت تک مقطعی بوده و سال 1391 انجام پذیرفته است. روش گردآوري داده ها مطالعات کتابخانه‌ای (کتب و مقالات معتبر) و مصاحبه عمیق با خبرگان، جامعه مورد بررسی مدیران مرکز آموزش مدیریت دولتی و روش تجزيه و تحليل داده ها و اطلاعات روش تحلیل مضمون می‌باشد. • روش تحلیل مضمون (Thematic Analysis)، فرایندی برای تحلیل داده های متنی است و داده‌های پراکنده و متنوع را به داده‌هایی غنی و تفصیلی تبدیل می‌‌کند. • به منظور شناسایی مهمترین مسائل مدیریتی در مرکز آموزش مدیریت دولتی، مصاحبه‌هایی عمیق و اکتشافی با شش نفر از مدیران مرکز انجام پذیرفت، در نهایت متن مصاحبه‌ها جهت کد‌گذاری به بخش‌های کوچک‌تر تفکیک شده و مضامین مشهود و مکنون موجود در بخش‌های کد‌گذاری شده متن استخراج گردیدند که شامل 232 مضمون پایه، 78 مضمون سازمان‌دهنده و 22 مضمون فراگیر می‌باشند.

8. چرخه عمر تجربهالگوی منتخب مدیریت تجربه

9. شناسایی و فعالسازی از طریق روش هایی چونمصاحبه با افراد، نوشتن تجارب، برگزاری کارگاه با حضور صاحبان تجربه، ثبت تجارب پس از وقوع بصورت خلاصه و استخراج تجارب از طریق مطالعه مستندات انجام می گردد که حاصل آن بدست آوردن تجربه خام می باشد. تجارب خام به دلایلی چون خلاصه و مبهم بودن، غیر قابل انعطاف بودن و محرمانه بودن قابل انتشار و کاربرد مجدد نمی باشند.

10. مهندسیو ذخیره سازی طبقه بندی، دوباره نویسی، شکل دهی مجدد، شاخص گذاری، ارائه توضیحات کوتاه، انتقال به فرمت های دیگر مثل XML ، کشف مغایرت‌ها و تناقضات موجود در تجارب خام و مقایسه و یکپارچه‌سازی تجارب، دوباره نویسی تجارب پیچیده و ترسیم اشکال و جداول جهت تجسم دادن به تجارب و سهولت درک آنها، استخراج تجارب و دانش از تجربه خام و تبدیل به رویه هایی جهت کاربرد مجدد.

11. انتشار گام انتشار عبارت است از تلاشی صریح و فعال جهت تطبیق تجربیات با کسانی که ممکن است به آن نیاز پیدا کنند و کمک به آنها جهت استفاده از آن. انتشار تاکید بر چالش توزیع فعال تجربیات به شخص درست، در زمان درست، در شکل درست دارد.

12. از انتشار به فعالسازی ( چرخه ی بعدی) کاربرد واقعی تجارب، به عنوان چسبی بین دانش و تجربه ذخیره شده و منتشر شده و عکس العمل ها نسبت به آن با تجارب جدید می‌باشد. در واقع بصیرت جدید کسب میشود و تجربیات نو در طول استفاده از تجربیات قبلی ایجاد می‌شود.

13. توصیف چرخه عمر تجربهدر مرکز آموزش مدیریت دولتی

14. توصیف چرخه عمر تجربهدر مرکز آموزش مدیریت دولتی

15. توصیف چرخه عمر تجربهدر مرکز آموزش مدیریت دولتی

16. توصیف چرخه عمر تجربهدر مرکز آموزش مدیریت دولتی

17. مصاحبه برگزاری کارگاه جلسات کارشناسی گفتگوی همکاران سخنرانی نوشتن تجارب

22. پیشنهادات • جهت کاربردی نمودن و پیاده سازی الگوی مدیریت تجربه، پیشنهاد می‌شود عوامل و شرایط زمینه‌ای اثرگذار بر اجرای این فرایند شامل نظام‌های اجرایی، زیر ساخت های نرم‌افزاری و مکانیزم‌های قانونی وبسترهای فرهنگی مورد نیاز، از طریق انجام پژوهش‌های تلفیقی (کیفی و کمی) در سازمانهای متفاوت مورد مطالعه قرار گیرند؛ • محققان می توانند مزایا و منافع حاصل از اجرای فرایند مدیریت تجربه در سازمانها را با انجام پژوهش های کیفی احصا نموده و با انجام تحقیقات کمی در سازمانهای مختلف اثبات نمایند؛ • از آنجایی که مهمترین نتیجه‌ای که می‌توان از بکارگیری فرایند مدیریت تجربه در سازمان حاصل نمود، یادگیری از تجارب است و سازمانها باید تجاربی را انتخاب نمایند که ارزش یادگیری داشته باشند، پیشنهاد می‌گردد در تحقیق دیگری معیازهای ارزیابی تجارب مورد پژوهش قرار گیرد،

23. پیشنهادات • سازمانها به منظور مهندسی و ذخیره سازی تجارب می‌بایست تجارب را به صورت موضوعی طبقه بندی نموده و همراه با تجربه، کلیه اسناد و مدارک مرتبط شامل صورتجلسات، نامه ها و فرم ها و... را ذخیره نمایند، همچنین مهمترین قسمت مستند‌سازی که شامل توضیح و تفسیر صاحب تجربه از تمامی شرایط و عوامل موثر موجود در زمان کسب تجربه می‌باشد، لازم است به درستی انجام گیرد تا مشخصه‌های لازم به منظور ایجاد قابلیت انطباق مسائل و نیازهای آتی افراد امکان پذیر گردد، بعلاوه مالک تجربه باید بیان صریحی در مورد موقعیت‌ها و مخاطبان احتمالی تجربه به منظور انتشار و توزیع صحیح آن داشته باشد؛ • به منظور ایجاد بستر مناسب جهت اجرای فرایند مدیریت تجربه در سازمان ها، تقویت و ایجاد ارتباطات سازمانی مناسب از طریق کاهش قوانین زائد و سلسله مراتب پیچیده سازمانی، تشویق افراد به برقراری رابطه با یکدیگر، تشکیل گروه‌های کاری پیشنهاد می‌گردد؛ • پیشنهاد می شود الگوی چرخه عمر تجربه در سازمان‌های پروژه محور و وظیفه‌ای بطور جداگانه مورد پژوهش قرار گیرد؛

24. پیشنهادات • با توجه به تجربه موفقی که در خصوص اجرای سیستم‌های مدیریت تجربه در کشورهای مختلف وجود دارد، پیشنهاد می‌شود دوره‌ها و کارگاه‌های آموزش تخصصی مدیریت تجربه در سازمانها راه اندازی شده و مباحث نوین در این حوزه به علاقه مندان آموزش داده شود؛ • به منظور ترویج فرهنگ مستندسازی و مدیریت تجارب در سازمانها، چرخه عمر تجربه به عنوان یک الگوی مطلوب فرایند مدیریت تجربه به مدیران سازمان های دولتی عرضه گردد؛ • با توجه به برگزاری محافل علمی مختلف در سطح جهان در حوزه مدیریت تجربه، پیشنهاد می‌شود همایش‌ها و نشست های علمی حول این موضوع به صورت منظم و دوره‌ای در داخل کشور برگزار گردد،کاربرد مدل چرخه عمر تجربه در مرکز آموزش مدیریت دولتی یکی از اهداف تحقیق نبوده است. پیشنهاد این است که درصورت خواست مسئولان محترم، زمینه سازی برای ارائه مدل کاربردی در مرکز فراهم شود.

25. با سپاس از توجه شما