Die Ordnungsamtskooperation der Städte Neu-Anspach und Usingen

1. Die Ordnungsamtskooperation der Städte Neu-Anspach und Usingen Roland Liebler

2. Entwicklung der Zusammenarbeit im „Usinger Land“ seit Mitte der 90er Jahre Roland Liebler

3. Unsere Zusammen-arbeit begann… • vor mehr als 15 Jahren. Basis waren damals regelmäßige Treffen der Bürgermeister und der Hauptamtsleiter. In erster Linie erfolgte ein regelmäßiger Austausch bis hin zur Abstimmung gemeinsamer politischer Entscheidungen und eine „Aufteilung der Arbeit“ bei gleichartigen Entscheidungsprozessen. Roland Liebler

4. Und entwickelte sich langsam…aber stetig… • Bereits 1996 wurden erste gemeinsame Ausschreibungen durchgeführt. • 1997 gründeten Neu-Anspach, Wehrheim und Usingen einen gemeinsamen Ausbildungsverbund, der bis heute in sogar erweiterter Form existiert. • Man „teilte sich Personal“ im Vollstreckungswesen (ebenfalls seit 1997). Roland Liebler

5. Den größten Umfang hatten die gemeinsamen Ausschreibungen… • Der Bereich der Abfallentsorgung • Die Strombezugskosten (europaweite Ausschreibung) • Die Kosten der Straßenbeleuchtung • Die Versicherungen • Der Feuerwehrbedarf • Die Sinkkastenreinigung etc. Roland Liebler

6. Und was hat es gebracht??? • Natürlich viel Arbeit. Und gebraucht hat es zudem viel Überzeugungskraft. Aber auch… • … in Sachen Müll zum Beispiel eine jährliche Einsparung von ca. 445.000 €/Jahr bei einer Laufzeit von 10 Jahren. 1998 kostete eine 120 l Tonne incl. Sperrmüll, Grünecke etc. in Neu-Anspach 41,70 DM. 1999 kostete sie 32,85 DM. Roland Liebler

7. Unsere Ausgangslage • Wir sind etwa gleichgroße Partner • Die Finanzmittel sind knapp. • Personalabbau/Stellenbesetzungssperren • Kleine Einheiten mit teilweise unzu-reichenden Vertretungsmöglichkeiten. • Teilweise unbefriedigte Entwicklungsmöglichkeiten der Mitarbeiter Roland Liebler

8. Wo wollen wir hin… (1) • Keine Fusion!!! • In erster Linie „Back Office Lösungen“ • Sicherstellung der Aufgabenerfüllung • Halten bzw. Ausbau der Servicequalität • Verbesserung der Wirtschaftlichkeit • Bessere Vertretungsregelungen Roland Liebler

9. Wo wollen wir hin… (2) • Schaffung von Entwicklungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter • Einsparung von Kosten Roland Liebler

10. Zusammenschluss von Ämtern • 01.04.2007 Ordnungsämter • 01.05.2007 Kassen - und Steuerämter • 01.03.2008 Kämmereien • 01.11.2008 Standesämter Roland Liebler

11. Vorgehensweisen in den beiden Ordnungsämtern Roland Liebler

12. Grundvoraussetzung • Die gemeinsame Verwaltungseinheit steht und fällt nicht nur mit den Strukturen und Arbeitsprozessen, sondern ganz entscheidend auch mit den Menschen, die in ihr arbeiten. Roland Liebler

13. Neue Strukturen (1) • Auf Grundlage der durchgeführten Personalabmessung, der Gespräche und Analyse der vorliegenden Stellenbeschreibungen und Fallzahlen, sowie unter Einbeziehung der Empfehlungen der KGST, haben wir neue Ämterstrukturen entwickelt. Roland Liebler

14. Neue Strukturen (2) • Diese Strukturen wurden anschließend in Mitarbeiterworkshops weiterentwickelt. • Zielsetzung war die Wahrung des damaligen Personalbestandes Roland Liebler

15. Einbindung des Personalrates (1) • Die gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben der Städte Neu-Anspach und Usingen durch die in beiden Kommunen vorhandenen Mitarbeiter und die räumliche Zusammenlegung der Ämter führen im Vorfeld zu Unsicherheiten und Ängsten bei den Betroffenen. Die frühzeitige Einbindung des Personalvertretungsorgans ist deswegen äußerst wichtig Roland Liebler

16. Beschluss des Personalrates (2) • Die Bildung der Abteilungen ist durch eine so genannte „Freiwillige Abordnung“ abzuwickeln. Darunter verstehen wir einen freiwilligen Wechsel der Mitarbeiterinnen und Überzeugung durch die Verwaltungsspitze. Eine zwangsweise Abordnung soll ausgeschlossen werden. Unbesetzte Stellen sind über interne Ausschreibungen zu besetzen. Roland Liebler

17. Beschluss des Personalrates (3) • Die neuen Abteilungen sind mit Mitarbeitern aus den bestehenden Abteilungen zu besetzen. • Mitarbeitern welche mit der Abordnung nicht einverstanden sind ist eine Stelle der gleichen Vergütungsgruppe anzubieten. Roland Liebler

18. Beschluss des Personalrates (4) • Betriebsbedingte Kündigungen sind auszuschließen. • Bei der Bildung der neuen Abteilung dürfen die Betroffenen hinsichtlich Entgeltstufe bzw. Besoldungsstufe keine Verschlechterung erfahren. • Die Entschädigungsansprüche nach dem Reisekostengesetz sind zu überprüfen. Roland Liebler

19. Beschluss des Personalrates (5) • Im Vorfeld der Zusammenlegung wird eine Stellenbemessung durchgeführt. Sofern eine Stellenverminderung vorgesehen ist, ist diese durch natürliche Fluktuation zu erreichen. • Stellenbeschreibungen und eine Stellenbewertung sind nach der Einarbeitungsphase vorzunehmen. Roland Liebler

20. Vorteile und Synergien (1) • Eine Leitungsstelle wird langfristig eingespart. • Die Vertretungsregelung wird verbessert, Urlaubsrückkehrer werden nicht mehr von Bergen auf ihrem Schreibtisch erwartet. • Durch bessere Vertretung wird der Bürgerservice verbessert. Roland Liebler

21. Vorteile und Synergien (2) • Die Amtsleitung vertritt nicht mehr die Sachbearbeitung und hat somit genügend Kapazitäten frei um Führungsaufgaben wahrzunehmen. • Effizientere Führungsspanne • Spezialisierung (Expertenwissen, Zeitersparnis) • Keine Überlastung der Mitarbeiter mehr. • Bessere Arbeitsverteilungsmechanismen. Roland Liebler

22. Vorteile und Synergien(3) • Erhöhung der Präsenz der Ordnungspolizei außerhalb der regulären Dienstzeiten Roland Liebler

23. Personalsituation vor der Zusammenlegung in Neu-Anspach • 1 Amtsleiter (überwiegend mit Sachbearbeitertätigkeiten betraut) • 2,25 Sachbearbeiterstellen ( 1 Person, 0,75 Stellen, kurz vor der Altersgrenze) • 2 Ordnungspolizeibeamte Roland Liebler

24. Personalsituation vor der Zusammenlegung in Usingen • 1 Amtsleiter (überwiegend mit Sachbearbeitertätigkeiten betraut) • 2 Sachbearbeiter (Krankheitsbedingter Ausfall eines Mitarbeiters über mehrere Monate) • 1 Ordnungspolizeibeamter (Krankheitsvertretung überwiegend im Innendienst) • 1 Ordnungspolizeibeamtenstelle nicht besetzt. Roland Liebler

25. Personalsituation nach dem Zusammenschluss • 1 Amtsleiter • 1 stellvertretender Amtsleiter (überwiegend Sachbearbeitung) • 3,5 Sachbearbeiterstellen (4 Personen) • 4 Ordnungspolizeibeamte Roland Liebler

26. Was hat sich geändert? • 0,75 Stellen im Innendienst fallen weg. • Die vakante Stelle des Außendienstes wird besetzt. Roland Liebler

27. Das bedeutet für die Arbeitsabläufe… • Durch andere Aufgabenverteilung können die Arbeiten im Innendienst problemlos auf das vorhandene Personal verteilt werden. • Die Ordnungspolizeibeamten werden ausschließlich im Außendienst eingesetzt (Ausnahme: Anfertigung von Berichten, Dienstbesprechung u. ä.) • Schichtdienste werden möglich Roland Liebler

28. Nach 1 Jahr • Die Zusammenarbeit klappt reibungslos. • Anfängliche Ängste insbesondere der Mitarbeiter welche von Usingen nach Neu-Anspach wechselten sind verschwunden. • Auch Mitarbeiter aus Neu-Anspach mussten sich neu orientieren • Die Spätdienste der Ordnungspolizei- beamten wurden auch in die Bevölkerung begrüßt. Roland Liebler

29. Besondere Herausforderungen (1) • Die Bildung von gemeinsamen Ordnungsbehördenbezirken ist seit Jahren im HSOG verankert und wird in vielen Bereichen (Gefahrgutüberwachung, Geschwindigkeitsmessungen usw.) praktiziert. Roland Liebler

30. BesondereHerausforderungen (2) • Die Bildung eines Ordnungsbehördenbezirkes der die Zuständigkeit für alle Ordnungsaufgaben des Bürgermeisters als örtliche Ordnungsbehörde erhält war bislang in Hessen einmalig Roland Liebler

31. Besondere Herausforderungen (3) • Die Verwaltungsaufgaben welche in die Zuständigkeit der beiden Magistrate fallen konnten nicht als gemeinsame Behörde ausgeführt werden, da entsprechende gesetzliche Ermächtigungen damals nicht vorlagen • Das Hess. Ministerium des Innern und für Sport hat inzwischen Gesetzesänderungen vollzogen. Roland Liebler

32. Rechtliche Voraussetzungen • Bildung eines gemeinsamen örtlichen Ordnungsbehördenbezirkes gemäß §85,2 HSOG Roland Liebler

33. Rechtliche Voraussetzungen(2) • Bildung eines gemeinsamen örtlichen Verwaltungsbehördenbezirkes gemäß § 82 Abs. 1 Satz 2 HSOG Roland Liebler

34. Genehmigungs-behörden • Zustimmung des Kreistages • Bildung des örtlichen Ordnungsbehördenbezirkes und des örtlichen Verwaltungsbehördenbezirkes durch das Regierungspräsidium • Veröffentlichung im Staatsanzeiger Roland Liebler

35. Alter Hut –neu entdeckt • Gesetz über die kommunale Gemeinschaftsarbeit (KGG) vom 16.11.1969 • § 1 Gemeinden und Landkreise können Aufgaben, zu deren Erfüllung sie berechtigt oder verpflichtet sind, gemeinsam wahrnehmen. Dies gilt nicht, wenn die gemeinsame Wahrnehmung einer Aufgabe durch Gesetz ausgeschlossen ist. Roland Liebler

36. Mandatierung - Delegation • § 24 KGG legt fest, dass Gemeinden und Landkreise vereinbaren können, dass eine der beteiligten Gebietskörper-schaften einzelne Aufgaben der übrigen Beteiligten in ihre Zuständigkeit über-nimmt, insbesondere den übrigen Betei-ligten die Mitbenutzung einer von ihr betriebenen Einrichtung gestattet, oder sich verpflichtet, solche Aufgaben für die übrigen Beteiligten durchzuführen. Roland Liebler

37. Wahlmöglichkeit • Der Gesetzgeber überlässt es somit den Beteiligten darüber zu entscheiden, ob eine Zuständigkeitsverlagerung (Delegation) stattfindet, oder ob lediglich der Aufgabenvollzug (Mandatierung) in die Hand des übernehmenden Trägers übergeht. Roland Liebler

38. Delegation (1) • Diese Alternative führt zu einer Kompetenzverschiebung in dem bei dem Übernehmenden ein Kompetenzzuwachs und bei dem Abgebenden ein deckungsgleicher Kompetenzverlust zu verzeichnen ist. Dies ist mit Außenwirkung verbunden mit der Folge, dass der Übernehmende auch im Außenverhältnis in vollem Umfang zuständig ist und dies für und gegen jedermann wirkt. Roland Liebler

39. Delegation (2) • Ausnahmen: Die Erhebung von Steuern kann nicht übertragen werden. • Genehmigungspflicht der Aufsichtsbehörde Roland Liebler

40. Mandatierung • Bei der Übertragung der Aufgabe zur Durchführung verbleibt die Aufgabe in der Zuständigkeit des Übertragenden. Der Übernehmende verpflichtet sich lediglich die Aufgabe für den Übertragenden umzusetzen. • Lediglich anzeigepflichtig bei der Aufsichtsbehörde Roland Liebler

41. Inhalt der Öffentlich-Rechtlichen Vereinbarung • Mitwirkungsrechte • Verfahren • Kostenverteilung • Dauer der Vereinbarung • Schriftform • Wirksamkeit Roland Liebler

42. Personalgestellungs-verträge (1) • Rechtsgrundlage: § 4 Abs. 3 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVÖD) • Übertragung der Fach- und Dienstaufsicht für folgende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter… • Aufgabenbeschreibung • Personal- und Nebenkostenabrechnung Roland Liebler

43. Personalgestellungs-verträge (2) • Regelungen bei Krankheit, Bildungsurlaub, Altersteilzeit, Elternzeit , Sonderurlaub usw. • Verpflichtung zur Beschäftigung mit gleichen Aufgaben wie bisher • Beschwerdemöglichkeiten • Vertragslaufzeit • Kündigungsfristen Roland Liebler

44. Was sind die Erfolgsfaktoren Interkommunaler Zusammenarbeit Roland Liebler

45. Zwingend zu erfüllende Erfolgsfaktoren (1) • Gleichberechtigung und Vertrauen zwischen den Partnern • Schlanke Entscheidungs- und Handlungsstrukturen vereinbaren • Vertrauensvolle Beteiligung der Personalvertretung • Frühzeitige Einbindung der „Betroffenen“ Roland Liebler

46. Zwingend zu erfüllende Erfolgsfaktoren (2) • Sachgerechte Einbindung der Politik, um Unterstützung zu sichern (Die Politik ist bereits in dieser Phase zu beteiligen. IKZ betrifft nicht nur technische Aspekte, sondern tangiert auch die politischen Strukturen der Steuerungsmöglichkeiten und alle damit verbundenen Ängste der Politik.) Roland Liebler

47. Schlüsselfaktorzum Erfolg • Aktive Unterstützung des Projektes durch die Verwaltungsspitze Roland Liebler

48. Evaluierung • Kooperation ist kein Selbstzweck, sondern sie ist auf bestimmte Ziele ausgerichtet. Deswegen sollte nach einem angemessenen Zeitraum eine Evaluierung durchgeführt werden. . Roland Liebler

49. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit • Weitere Fragen? Anruf, oder Mail genügt Stadt Neu-Anspach Roland Liebler roland.liebler@neu-anspach.de 06081-10253200 Roland Liebler