Решения ECM-систем для эффективного управления деятельностью организации

1. Решения ECM-систем для эффективного управления деятельностью организации Кугультинов Даниил Руководитель проекта DIRECTUM

2. Типичные задачи и эффекты ECM-системы Типичные задачи Типичные эффекты Делопроизводство и ОРД Нет потерь документов Снижение затрат на бумагу Централизованный архив документов Контроль и дисциплина Ускорение документооборота Автоматизация документо-ориентированных бизнес-процессов Повышение безопасности

3. Эффект от использования ECM-системы Прямой эффект Инфраструктурный эффект Качество Снижение затрат Контроль Ускорение процессов Безопасность Минимизация рисков Модель зрелости ROI www.ECM-journal.ru

4. От документооборота к бизнес решениям Управление договорами Финансовый архив Управление качеством

5. Финансовый архив • Бизнес-задачи: • подготовка к налоговым и аудиторским проверкам, • поддержка внеофисного хранения бумажных оригиналов документов, • сверка операций по первичным документам, • ведение претензионной деятельности • Бизнес-заказчик: • высшее руководство, • договорной отдел, • юридический отдел, • финансовая служба Подготовка к проверкам – уменьшение затрат в 7–12 раз Выемка оригиналов из архива – ускорение на 90% Ввод данных из первички– удешевление в 3–10 раз

6. Управление договорами • Бизнес-задачи: • ускорение процесса заключения договоров, • сокращение договорных рисков, • повышение контроля исполнения договорных обязательств • упрощение подготовки отчетностии др. • Бизнес-заказчик: • высшее руководство, • договорной отдел, • юридический отдел, • финансовая Подготовка и согласование – уменьшение в 3–5 раз Количество итераций согласования – уменьшение в 2 раза Негативные договорные инциденты – уменьшение в 4–7 раз Стоимость процесса – удешевление в 1.5–3 раза

7. Управление качеством • Бизнес-задачи: • Управление внутренними аудитами; • Управление несоответствиями; • Управление корректирующими и предупреждающими действиями; • Управление замечаниями и рекламациями; • Анализ со стороны руководства. • Бизнес-заказчик: • Высшее руководство; • Представители руководства по качеству; • Внутренние аудиторы. Продолжительность анализа несоответствий и принятия корректирующих действий– ускорение в 2– раза Длительность формирования и представления отчетной документации по результатам аудита– ускорение в 5-8 раз Трудоемкость подготовки входных данных для проведения анализа результативности СМК/ИСМ – ускорение в 7–9 раз

8. Требования к ECM в контексте бизнес-решений Регистрация данных «Сырые» данные об объектах и процессах ECM-системы Обработка данных и расчет показателей Развернутые факты Ключевые показатели • о документах • о справочниках • о пользователях • о процессах • Длительность согласования документов • Трудоемкость подготовки к проверкам • Количество запросов в архив • Количество нарушений сроков оплаты Визуализация данных и выгрузка для анализа Внешние системы Отчеты Контрольные панели ARIS PPM, Business Studio,и другие

9. Информация для принятия решений Сценарии использования: • Кто больше всех тратит времени на согласование по этапу? • Кто большее всех задерживает процесс? • Кому договор чаще всего возвращается на доработку? • Какой этап самый продолжительный? • Как повлияло изменение системы мотивации труда на продолжительность процесса? • Выявлениепричин «торможения» процесса. • Получение показателей по операционному процессу. • Анализ процесса как части более крупного процесса. • Изменение характеристик процесса в зависимости от характеристик. исполнителей и внешних условий на момент выполнения процесса.

10. Ключевые показатели для руководства

11. Спасибо за внимание! Кугультинов Даниил Руководитель проекта DIRECTUM Kugultinov_DS@directum.ru