HAmAC

1. HAmAC Horaires Aménagés en fonction de l'ARTT et des Congés www.cocktail.org

2. Présentation HAmAC, c’est : • La gestion des horaires de travail et des absences des non-enseignants. • La gestion des plannings par année universitaire et par service. • La validation des demandes par des N+1 ciblés, par niveau. • Le respect des textes et des circulaires du ministère en terme d’ARTT.

3. Sommaire • Gestion des horaires • Association des horaires au planning • Droits à congés • Occupations et absences • Responsables & validation des demandes • Planning de service • Administration • Interactions avec les application de GRH • Services annexes

4. 1. Gestion des horaires • Saisie de l’horaire • Contraintes à respecter • Exceptions / Passe-droits • Bonifications

5. 1.a) Horaires : saisie • Saisie effectuée par l’agent, guidé par : • Des durées types (appelé « horaires types ») • La pause méridienne insérée automatiquement • Le formulaire de l’horaire supporte l’auto complétion (via JavaScript)

6. 1.b) Horaires : contraintes • La durée de l’horaire doit tenir compte de la quotité d’affectation de l’agent au service. • La plage horaire journalière est restreinte. • La durée hebdomadaire est restreinte. • La présence de la pause méridienne et sa durée.

7. 1.c) Horaires : exceptions • L’application permet d’annuler certaines contraintes pour des agents ciblés : • Passe-droit : supprime la contrainte sur la plage journalière. • Hors-normes : • Accès aux horaires types « hors-normes » • Durée hebdomadaire étendue. • Temps Partiel Annualisé • Ignorer la quotité de travail.

8. 1.d) Horaires : bonification • Certains agents travaillent en horaires décalés. Selon le décalage, une bonification est accordée : • Embauche tôt le matin • Débauche tard le soir • Travail le samedi matin • Exemple : • 3h00 le samedi matin = 3h36 de travail comptabilisé (coefficient de 1.2)

9. 2. Association horaires-planning Toutes les semaines ouvertes du planning doivent avoir un horaire associé. Le planning ouvre ainsi un droit à congés (base de calcul = heure). • Différents types de planning • Contraintes • Validation / Modification

10. 2.a) Types de planning • Planning prévisionnel : saisie en début d’année. Non modifiable par la suite. • Planning réel : initialisé par la validation du prévisionnel. Subit les modifications d’horaires qui peuvent intervenir lors de l’année. • Planning de test : modifiable à souhait, aussi bien horaires que les occupations.

11. 2.b) Contraintes du planning • Le droit de congés obtenu ne doit pas dépassé le plafond maximum autorisé. • Le nombre de semaines très hautes associée est limité.

12. 2.c) Validation du planning Toute intervention sur un planning est toujours soumise à validation d’un responsable (excepté pour le planning de test). • Planning prévisionnel : validé par un responsable. Lors de sa validation, il est intégralement recopié dans réel (vierge alors), qui fera office de planning de production • Planning réel : L’agent peut modifier son planning. Il effectue les changement d’horaires, et propose son planning à la validation. • Planning de test : aucune validation n’est requise.

13. 3. Droit à congés : calcul • Calcul automatique par défaut. La valeur peut être forcée pour un agent ciblé. • Formule de calcul, différence entre : • Heures associées : la somme de toutes les durées des horaires associés au planning • Heures dues • La valeur ainsi obtenue ne doit pas dépasser le plafond : • La limite forte peut être supprimée au cas par cas.

14. 4. Droit à congés : variations Le droit à congé initial peut-être soumis à des modifications. Les contraintes du planning ne s’appliquent pas sur ces modifications. • Abondements possibles • Reliquats positifs de l’année précédente • Régulation de solde • Imputations possibles • Reliquats négatifs de l’année précédente • Déduction de congés dus à des longs congés légaux (>90j. ou > 180j.) • Balance congés compensateurs – heures supplémentaires négative.

15. 4. Absences • Visibles de façon tabulaire dans la « fiche rose ». • Se superposent sur les horaires de travail. • Réelles : possible si le planning est validé. • Absences à la ½ journée • Absences à la minute • Compte Epargne Temps • Extension des types de congés

16. 4.a) Congés à la ½ journée • Décomptées • Congés annuels : congés classiques. • Fermetures de service / composante : déposées par l’administrateur. • Non décomptées • Congés légaux issus de l’application de gestion de personnel. • Non décomptées suite à validation • Congés « DRH » : concours, naissance, mariage …

17. 4.b) Occupations à la minute • Autorisation d’absence • i.e. « Congé annuel » à la minute. • Bilan Heures sup. /Congés Compensateurs • Gestion distinct des droits à congés. • Les un(s/es) compensent les autres. • Heures sup. soumises à bonification et ont une durée de vie limitée. • Un bilan négatif est déduit des droits à congés. • Autorisation d’absence à titre syndical • i.e. « Congé DRH » à la minute.

18. 4.c) Compte épargne temps • Alimenté à partir des reliquats de congés non consommés à la date butoir. • Le volume demandé ne doit pas excédé le plafond. • Validé et ajusté par la DRH. • Utilisable à partir d’un seuil de 280h00, et par bloc n’incluant que des semaines complètes.

19. 4.d) Occupations : extensions • Les types d’occupations sont modifiables. • Nouveau libellé : intervention nécessaire dans la base de données. • Nouvelle règles métier : intervention nécessaire dans le code de l’application (ajout d’une classe Java)

20. 5. Responsables & Validation Toutes les demandes passent par un circuit de validation. • Qui ? • Quoi ? • Comment ?

21. 5.a) Validation : Qui ? • Déduction du référentiel: • Le responsable de service est « valideur » de tous les plannings existants sur le service. • Droits donnés par l’administrateur, 3 niveaux : • Validation : responsable d’un agent. • Visa : chef d’équipe • Visualisation • Cibles potentielles des droits : • Un service. • Un responsable de service (celui du référentiel) • Un agent. • Membres du groupe « DRH-Congés » du référentiel.

22. 5.b) Validation : Quoi ? • Selon le niveau accordé • Validation • Positive : objet de la demande effective • Négative : suppression / réinitialise la demande • Visa • Positif : pré-validation • Négatif : équivaut à une validation négative • Visualisation : simple droit de lecture sur le(s) planning(s) ciblé(s).

23. 5.c) Validation : Comment ? (1/2) • Toutes les demandes soumises à validation transitent sous forme de mail. • Toutes les réponses transitent sous forme de mail. • Un tableau récapitulatif des demandes en cours est visible pour chaque responsable. Chacune peut-être détaillée : • Mise en valeur des nouvelles occupations. • Modification de planning : état avant et après.

24. 5.c) Validation : Comment ? (2/2) • La réponse peut être : accepté, refusé ou en attente. Il faut appliquer la(les) décision(s) pour qu’elle(s) soi(ent) effective(s) • Cas particulier des occupations « DRH » • Visé par le responsable • Validé par la DRH

25. 6. Planning de service • Visualisation globale de tous les plannings d’un service • Disponibilités de tous les agents, mettant en valeur 4 types « présentiel » : • Travail • Congés • Congés en cours de validation • Non Travail • 2 écrans : • Mensuel • Hebdomadaire

26. 6.a) Planning mensuel

27. 6.b) Planning hebdomadaire

28. 7. Administration • Membres d’un groupe restreint du référentiel, ayant accès à : • Paramètres établissement • Création de masse de planning • Affectation des droits et définition des exceptions • Reliquats et régulation de solde • Définition des horaires types • Fermetures établissement et fermetures décalées des services/composantes • Saisie des débits/crédits de CET • Prise de l’identité d’autres agents (pour test) • Diffusion des messages d’informations • Accès à un mode « debug » réduit.

29. 8. Interactions applis de GRH • HAmAC : application périphérique. Repose sur base commune GRHUM/MANGUE. • Pontage version GRHUM/MANGUE nécessaire pour les applications non consortium (Harpège…) • Initialisation de HAmAC en début d’année. • Déclenchement d’actions par triggers, pour les changement survenus dans l’année.

30. 9. Services annexes • Validation des occupations par mail (via SAM=Serveur d’Action par Mail) • Exportation des informations à destination du serveur de planning : • Partage des données vers les autres applications de gestion de planning • Exportation au format ICS

31. HAmAC Bonnes vacances www.cocktail.org