Métricas de Planificación

1. Planificación y Programación del Mantenimiento Industrial Módulo III Métricas de Planificación Antonio García Saura Ingeniero de Planificación General Electric Plastics Cartagena

2. Indice 5.5. % planificación 5.6. Prioridades OT 5.7. Cumplimiento programación 5.8. Calidad de la planificación 5.9. Tiempo de respuesta 5.10. Response time 5.11. Tipos de mantenimiento 6. Cómo mostrar los resultados. 7. Otras métricas de planificación existentes. Módulo III Métricas de planificación 1. ¿Por qué son necesarias las métricas? 2. Objeto de las métricas de mantenimiento. 3. Pasos para una implementación efectiva de KPIs. 4. Niveles de indicadores de mantenimiento. 5. Métricas de planificación y programación. 5.1. Backlog 5.2. Trabajo generado 5.3. Cumplimiento del preventivo 5.4. Trabajo programado

3. 1. ¿Por qué son necesarias las métricas? • Métrica significa Medida. Y tenemos que medirnos... • Para cuantificar los distintas variables que afectan al desarrollo de la Empresa. • Para poder analizar su comportamiento y actuar a tiempo ante una tendencia o valor concreto. • Para poder ver cómo actuando sobre ciertos aspectos se impacta en otros claves. • Para poder compararnos con otras empresas y saber nuestro grado de desarrollo. Benchmarking.

4. 2. Objeto de las Métricas de Mantenimiento • El término métrica de mantenimiento simplemente significa las medidas y puntuaciones de unas actividades o resultados particulares de mantenimiento. • La métricas de mantenimiento implican selección, recolección, analisis y presentación de los datos de mantenimiento. Pero ¿qué medimos? • Un Plan Estratégico de Mantenimiento comienza por una clara definición de los objetivos (Disponibilidad y Coste) • El no tener claros los objetivos, puede provocar la generación de una enorme lista de métricas que provocarán que pasemos por alto muchas otras que pueden ser vitales para tomar decisiones críticas para nuestro departamento. Buscamos los Indicadores Claves de Ejecución. KPIs (Key Performance Indicators)

5. Objeto de las Métricas de Mantenimiento(II) • La gerencia puede cometer muchos errores basados en las métricas de mantenimiento: • Cuando no se crean métricas que son necesarias. • Cuando se han creado métricas las cuales no son necesarias de consultar para la gestión y toma de decisiones. • Cuando se tienen métricas creadas pero se toman decisiones sin consultarlas. • Cuando se consultan las métricas equivocadas para tomar decisiones. • Cuando se consultan las métricas adecuadas pero se malinterpreta su significado.

6. Objeto de las Métricas de Mantenimiento(III) • Principio de economicidad, crear y mantener métricas puede ser muy caro; si el valor añadido de tener la métrica es menor que el coste que implica su creación y mantenimiento, no la creemos. • Importante: Digitalización y cálculo automático, y además, si es posible, primer diagnóstico automático con alarmas. • Más importante que medirse es analizar los datos obtenidos y tomar acción.

7. 3. Pasos para una implementación efectiva de KPIs • Reconocer la necesidad de indicadores de ejecución por la identificación de nuevos objetivos. • Asegurar el apoyo de la alta dirección y su compromiso de participación activa en el desarrollo de nuevos indicadores. • Crear un equipo de implementación que desarrolle y comunique los resultados. • Entender los objetivos departamentales para encajarlos en las categorías de índices. • Definir las actividades departamentales que pueden tener alto impacto en la ejecución del departamento. • Desarrollar los indicadores. Consultando con los distintos niveles de la dirección para definir quien hará seguimiento del índice, como se seguirá la información, con qué frecuencia y objetivos para el mismo. • Establecer la necesidad tecnológica para poder obtener cada índice. • Asegurar la mejora continua.

8. 4. Niveles de indicadores de Mantenimiento Pirámide de Wireman Corporativos Estratégicos Financieros Eficiencia y Efectividad Tácticos Funcionales • Los indicadores se generan de arriba hacia abajo en la pirámide. • Los indicadores corporativos miden lo que es importante para la alta gerencia de la empresa y accionistas • Cualquier punto débil detectado en un indicador corporativo debe poder ser traceado a través de los niveles inferiores hasta identificar la causa. • Las organizaciones que usan indicadores de ejecución de manera efectiva pueden reaccionar rápidamente ante los problemas.

9. Niveles de indicadores de Mantenimiento (II) Pirámide de Wireman Corporativos estratégicos Mejora continua GESTION DE MANTENIMIENTO Gestión de todos los activos propiedad de la Compañía, basado en maximizar el retorno de la inversión en el activo Optimización Financiera TPM Financieros Mantenimiento Predictivo Eficiencia y efectividad Involucración de Producción RCM Almacén y compras GMAO Tácticos Sistema de flujo de trabajo Formación técnica Planificación y Programación Mantenimiento Preventivo Funcionales

10. Niveles de indicadores de Mantenimiento (III) Técnicas: • Mantenimiento Preventivo: Es clave. Reduce la cuenta de mantenimiento reactivo a niveles bajos de manera que otras iniciativas de la gestión de activos puedan ser efectivas. Medida: cumplimiento de preventivo. • Almacén y compras:se centran en el proporcionar los repuestos correctos en el tiempo correcto para la reparación y mantenimiento de activos. El objetivo es tener suficientes repuestos sin tener demasiados repuestos. Medida: nivel de servicio. • Sistema flujo de trabajo: la iniciativa de la Orden de Trabajo (OT/WO) comprende el seguimiento documentado del trabajo de mantenimiento ejecutado. Medida: número de trabajos realizados bajo OT. • GMAO: La gestión de los datos generados por mantenimiento requiere el uso de un sistema informático. • Formación técnica: se busca que el personal de mantenimiento que trabaja en los equipos tengan el nivel técnico requerido. Medida: horas de formación/trabajador.

11. Niveles de indicadores de Mantenimiento (IV) • Involucración de Producción:Hace referencia a la voluntad de Producción se apoyar los esfuerzos de Mantenimiento e Ingeniería. Inspecciones de equipos previa a puesta en marcha, ejecutando servicios básicos y ajustes básicos en los equipos, realización de solicitudes de trabajo, etc... • Mantenimiento Predictivo: Una vez los recursos de mantenimiento son liberados por la involucración de Producción, hay que refocalizarlos en las tecnologías de predictivo que se pueden aplicar a los activos. Métrica: activos susceptibles de predictivo con plan de predictivo / activos susceptibles depredictivo. • RCM (Reliability-Centered Maintenance):Mantenimiento basado en la fiabilidad. Requiere que la organización tenga un nivel de madurez y asegure unos datos exactos y completos de los equipos y las intervenciones en ellos. Métrica: Fallos en activos con RCM aplicado/Total de fallos • TPM (Total Productive Maintenance): filosofía operacional donde todas las personas de la Compañía entienden que, de alguna manera, la ejecución de su trabajo impacta en el funcionamiento de un activo.

12. Niveles de indicadores de Mantenimiento (V) • Optimización financiera:Técnica estadística que combina todos los datos relevantes de un activo, como el coste de parada, coste de mantenimiento, coste de pérdida de eficiencia y coste de calidad. Métrica: Cuando reparar o sustituir un equipo. • Mejora continua: Consiste en un programa de evaluación, buscando continuamente pequeñas cosas que hagan a la compañía más competitiva. Elemento clave es el Benchmarking. “Lo que ayer era Excelente hoy es normal y mañana es mediocre” Terry Wireman • Planificación y programación:El objetivo es optimizar cualquier recurso necesario en las actividades de mantenimiento de equipos. Aumentar la eficiencia, hacer más con menos.

13. 5. Métricas de Planificación y programación Estratégicos Tipos de mantenimiento Calidad Servicio Tiempo de respuesta Retraso OT Wrench time Eficiencia planif&prog Cumplimiento programación Calidad de la planificación % Planificación Generación planif&prog Trabajo programado Prioridades OT Control Carga de trabajo Cumplimiento del preventivo Trabajo generado Backlog

14. 5.1. Backlog Estratégicos Tipos de mantenimiento Calidad Servicio Tiempo de respuesta Retraso OT Wrench time Eficiencia planif&prog Cumplimiento programación Calidad de la planificación % Planificación Generación planif&prog Trabajo programado Prioridades OT Control Carga de trabajo Cumplimiento del preventivo Trabajo generado Backlog

15. Backlog (II) Puede tener muchas definiciones e interpretaciones: “Es el trabajo que por cualquier razón no ha sido realizado” “Trabajo planificado esperando ser programado” “El trabajo no completado en la fecha requerida” “ Todas las OTs abiertas y aprobadas” Backlog Nosotros lo definiremos como: “La carga de trabajo estimada, del mantenimiento ordinario, pendiente de ser ejecutada” • Incluye: • OTs Correctivas • OTs Preventivas generadas • OTs Esperando repuesto • Excluye: • OTs de Parada General • OTs pendientes de cierre administrativo • STs (Solicitudes de trabajo)

16. Backlog (III) La Gestión del Backlog debe analizarse por oficio y nos permitirá: • Detectar carga de trabajo excesiva y aumentar los recursos para permanecer en los niveles establecidos si se considera necesario. • Detectar carga de trabajo baja y disminuir los recursos para permanecer dentro de los niveles establecidos. • Detectar problemas de dimensión de nuestro plan de mantenimiento preventivo. • Detectar problemas de nivelación de trabajos en nuestro plan de mantenimiento preventivo. • Detectar problemas en la estimación de horas por parte de planificación. • Ver la estacionalidad del trabajo en nuestra planta. • Comprender cómo afecta el funcionamiento de nuestra planta a la carga de trabajo a lo largo del año. Por lo tanto es una métrica que nos permite tomar decisiones que impacten directamente en el objetivo de COSTE.

17. Backlog (IV) Síntomas comunes de una pobre gestión del Backlog: • Muchas OTs duplicadas. • Descripción de OTs no estandarizada y libre. • No indicación de recursos necesarios. • Pobre codificación de Ots. • Poca focalización en las prioridades, mucha OT sin priorizar. • Muchas tareas no están en el sistema del backlog. • Trabajos no solicitados entran en el backlog. “La OT que no está clara, normalmente se pierde en el mar de OTs”

18. Backlog (V) Límites recomendables para el Backlog: Límite superior: 3 semanas (15 días laborables) El sobrepasar este límite puede ser debido a: • Exceso de trabajo imprevisto, hay que reforzar recursos. • Exceso de trabajo programado (parada programada). • Nuestro plan de mantenimiento no está bien dimensionado. • Existe un fallo en la estimación de recursos. • Existe una imposibilidad de ejecutar los trabajos. Límite inferior: 1 semana (5 días laborables) El descender de este límite puede ser debido a: • Disminución de trabajo imprevista, hay que disminuir recursos. • Disminución de trabajo programada.

19. Backlog (VI) BACKLOG TOTAL: 1522 horas LIMITE SUPERIOR = 15x8x18 = 2160h LIMITE INFERIOR = 5x8x18 =720h CONCLUSIÓN: Estaríamos dentro de los márgenes establecidos, a priori nuestros recursos están bien dimensionados. Calculado de otra forma directa: BACKLOG EN DIAS = 1522 / (18x8) = 10,56 días de trabajo Cálculo: Backlog en horas: suma de todas las horas estimadas en OTs pendientes de ejecución del mismo oficio. EJEMPLO REAL En una planta química, tenemos 18 contratistas mecánicos, que trabajan en jornadas de 8 horas durante 5 días a la semana: • Correctivos pendientes: 920 horas • Preventivos: 580 horas • Esperando repuesto: 22 horas. ¿podemos afirmar a priori que nuestros recursos están bien dimensionados?

20. Backlog (VII) Representación Gráfica • Tan importante como el cálculo puntual es ver la tendencia. • Tenemos que conseguir un cálculo automático de los datos. • Debemos ver y analizar la tendencia de cada uno de los distintos grupos de OTs que forman el backlog. • Debemos completar la información con una clasificación del backlog por las diferentes unidades de nuestra fábrica, tanto en número de OTs como en horas estimadas. • Debemos poder seleccionar entre fechas. • Debemos poder modificar los recursos disponibles para realizar simulaciones.

21. Backlog (VIII) ¿qué interpreta en las zonas definidas? Parada Programada Carga de Preventivos EJEMPLO REAL

22. Backlog (IX) Trabajo nuevo con elevado número de horas, sin repuesto. Parada Subsistema EJEMPLO REAL ¿qué interpreta en las zonas definidas?

23. Backlog (X) Plan preventivo sobredimensionado OT gran volumen pasa a ejecutarse pero por diferentes problemas no se realiza y vuelve al Backlog Aquí se ejecuta finalmente EJEMPLO REAL ¿qué interpreta en las zonas definidas?

24. Backlog (XI) EJEMPLO REAL ¿qué conclusiones saca viendo este gráfico? El problema real es la no disponibilidad de las líneas para realizar mantenimiento preventivo, por lo que un aumento de recursos no solucionaría el problema.

25. 5.2. Trabajo Generado Estratégicos Tipos de mantenimiento Calidad Servicio Tiempo de respuesta Retraso OT Wrench time Eficiencia planif&prog Cumplimiento programación Calidad de la planificación % Planificación Generación planif&prog Trabajo programado Prioridades OT Control Carga de trabajo Cumplimiento del preventivo Trabajo generado Backlog

26. Trabajo Generado (II) • El objetivo es conocer cuanto trabajo se genera en un periodo de tiempo determinado • Permite analizar variaciones en el trabajo destinado a mantenimiento, estacionalidad, ver el impacto de medidas adoptadas, etc... • Debemos tener el desglose, por unidades, especialidades de mantenimiento, turno/ordinaria, etc... tanto en número de OTs como en horas hombre • La información disponible debe coincidir con la de los departamentos de Costes y Fiabilidad.

27. Trabajo Generado (III) Planta L EJEMPLO REAL G PP M M B P PP G P B G G PP PP M M P P B B

28. Trabajo Generado (IV) Planta M EJEMPLO REAL MECANICA

29. Trabajo Generado (V) Planta C EJEMPLO REAL MECANICA Planificación y Programación del Mantenimiento Industrial Módulo III. Métricas de Planificación

30. Trabajo Generado (VI) Horas ejecutadas por especialidad EJEMPLO REAL

31. 5.3. Cumplimiento del Mto. preventivo Estratégicos Tipos de mantenimiento Calidad Servicio Tiempo de respuesta Retraso OT Wrench time Eficiencia planif&prog Cumplimiento programación Calidad de la planificación % Planificación Generación planif&prog Trabajo programado Prioridades OT Control Carga de trabajo Cumplimiento del preventivo Trabajo generado Backlog

32. Cumplimiento de Mto. Preventivo (II) = Preventivos realizados / Preventivos programados X 100 • Es fundamental llevar el control del cumplimiento de nuestro plan de mantenimiento preventivo. • Debemos controlar y mostrarperiódicamente (mensual/trimestral) y a ser posible con un sistema automático de consulta, si las tareas de preventivo se van ejecutando. • El análisis debe realizarse tanto por especialidad de mantenimiento como por criticidad y tanto en OTs como en horas/hombre. • Cobra especial importancia en aquellos preventivos de equipos críticos, ya sean por seguridad, calidad, medio-ambiente, etc... Ya que estos son auditables y en el caso de existencia de cualquier problema para su ejecución, la gerencia de mantenimiento tiene que conocerlo cuanto antes y debe quedar perfectamente documentado.

33. Cumplimiento de Mto. Preventivo (III) • Es importante realizar ejercicios de nivelación de recursos de preventivo para que el plan sea lo más “plano posible”. • Los preventivos que tienen que realizarse en parada tienen que estar perfectamente definidos en nuestro plan. • Es importante también estar bien preparados para aprovechar paradas imprevistas de subsistemas, de manera que se pueda adelantar el mayor trabajo posible, evitando nuevas paradas por motivo de preventivos pendientes de ejecutar. • El análisis del cumplimiento del preventivo también será un condicionante a la hora de tomar decisiones sobre el plan existente.

34. Cumplimiento de Mto. Preventivo (IV) EJEMPLO REAL

35. Cumplimiento de Mto. Preventivo (V) EJEMPLO REAL Planta A Planta B Planta C Planta D Planta E Planta A Planta B Planta C Planta D Planta E Planta A Planta B Planta C Planta D Planta E

36. Cumplimiento de Mto. Preventivo (VI) EJEMPLO REAL

37. Cumplimiento de Mto. Preventivo (VII) EJEMPLO REAL

38. Cumplimiento de Mto. Preventivo (VII) EJEMPLO REAL Ejemplo informe año en curso en Diciembre Número de OTs

39. Cumplimiento de Mto. Preventivo (VIII) EJEMPLO REAL Ejemplo informe año en curso en Marzo Número de OTs

40. 5.4. Trabajo programado Estratégicos Tipos de mantenimiento Calidad Servicio Tiempo de respuesta Retraso OT Wrench time Eficiencia planif&prog Cumplimiento programación Calidad de la planificación % Planificación Generación planif&prog Trabajo programado Prioridades OT Control Carga de trabajo Cumplimiento del preventivo Trabajo generado Backlog

41. Trabajo programado (II) = trabajo programado/periodo de tiempo • Otro indicador es la media de trabajos programados en un determinado periodo de tiempo. • Podemos ver cómo evoluciona nuestro nuevo departamento de planificación/programación y marcarnos objetivos. • Cómo afectan diferentes variables del departamento de planificación al trabajo programado (vacaciones, aumento/disminución de planificadores...) • Combinado con la rotura de planificación nos permitirá tomar decisiones sobre el dimensionamiento de nuestra plantilla para dar un servicio a Producción. • Es interesante tener el dato en número de OTs y en horas/hombre, y desglosado por programador, especialidad, unidad, etc...

42. Trabajo programado (III) EJEMPLO REAL

43. 5.5. % Planificación Estratégicos Tipos de mantenimiento Calidad Servicio Tiempo de respuesta Retraso OT Wrench time Eficiencia planif&prog Cumplimiento programación Calidad de la planificación % Planificación Generación planif&prog Trabajo programado Prioridades OT Control Carga de trabajo Cumplimiento del preventivo Trabajo generado Backlog

44. % Planificación (II) = trabajos planificados/ trabajos recibidos X 100 = trabajos planificados/ trabajos realizados X 100 • Monitoriza la cantidad de trabajo de mantenimiento que se planifica. • Este dato desglosado por planta, especialidad y planificador analizado a lo largo del tiempo puede revelarnos interesantes tendencias. • Normalmente se calcula mensualmente, aunque si se dispone de un sistema automático, puede verse semanalmente. • Posee el problema temporal; para la primera opción; por ejemplo, si queremos saber el % de planificación del mes de mayo, donde se generaron 800 trabajos, pero se planificaron 1000 trabajos, donde unos se generaron en mayo y otros en meses anteriores, el % sería del 125% lo cual es un dato no válido. • BENCHMARKING: World Class >90%

45. 5.6. Prioridades de la OT Estratégicos Tipos de mantenimiento Calidad Servicio Tiempo de respuesta Retraso OT Wrench time Eficiencia planif&prog Cumplimiento programación Calidad de la planificación % Planificación Generación planif&prog Trabajo programado Prioridades OT Control Carga de trabajo Cumplimiento del preventivo Trabajo generado Backlog

46. Prioridades de la OT (II) = % trabajos prioridad X / total de trabajos X 100 = % trabajos urgentes / total de trabajos X 100 • Controla el ratio de trabajos de una prioridad determinada. • Su principal uso es determinar el número de trabajos urgentes que se solicitan a mantenimiento (puede calcularse de la ST) • Nos permite ver cómo diferentes actuaciones con Producción, repercuten en la urgencia de los trabajos. • El objetivo debe ser buscar el mínimo de trabajos urgentes para ya y para el día siguiente. • BENCHMARKING: World Class, Urgencias y trabajos para mañana < 20%

47. Prioridades de la OT (III) EJEMPLO REAL Planificación y Programación del Mantenimiento Industrial Módulo III. Métricas de Planificación

48. 5.7. Cumplimiento programación Estratégicos Tipos de mantenimiento Calidad Servicio Tiempo de respuesta Retraso OT Wrench time Eficiencia planif&prog Cumplimiento programación Calidad de la planificación % Planificación Generación planif&prog Trabajo programado Prioridades OT Control Carga de trabajo Cumplimiento del preventivo Trabajo generado Backlog

49. Cumplimiento programación (II) = Trabajos programados ejecutados / Trabajos programados X 100 • Esta métrica nos indica cómo de bien planificamos y programamos, si realmente se ejecutan los trabajos como se preparan. • También es interesante calcularlo en horas. • Normalmente se calcula semanalmente, pero podemos ir al cálculo diario, dependiendo de la industria/fábrica. • En el cálculo de cumplimiento diario, los trabajos que se empezaron y no se terminaron (continuaciones), se considerarán como ejecutados. • BENCHMARKING: World Class, >90% • El siguiente paso es analizar la Rotura de programación, que es el complementario, pero más concretamente, los motivos de rotura de programación, con el objetivo de tomar acción sobre ellos para minimizarlos. Planificación y Programación del Mantenimiento Industrial Módulo III. Métricas de Planificación

50. Cumplimiento programación (III) Semestre EJEMPLO REAL ·Finalizados según schedule 10.418 ·Empezaron y continuaron según schedule 4.034 ·No se ejecutaron 990 94% de cumplimiento EJEMPLO REAL 98,62% 95,44% 96,32% 87,66%