ТЕМА 2. С истемы электронного документооборота.

1. ТЕМА 2. Системы электронного документооборота. Лекция 7. Функциональные подсистемы СЭД.

2. Подсистема хранения и поиска документов • Библиотечный сервис – программная система управления документами, построенная в архитектуре клиент-сервер. • Серверная часть обеспечивает: • централизованное хранение, • поиск, • архивирование, • защиту • Клиентская часть обеспечивает: • возможности обращения к функциям серверной части; • возможность открытия документов на рабочих станциях пользователей для просмотра и редактирования.

3. Документы, устанавливающие регламент хранения документов • Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота. Спецификация MoReq (Model Requirements) • Основные правила работы государственных архивовРФ • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами»

4. Цели управления хранением документов • Соответствие текущим и будущим потребностям деловой деятельности; • соответствие правовым требованиям путем обеспечения документирования в конкретном направлении деловой деятельности; • соответствие текущих и будущих потребностей внешних и внутренних заинтересованных лиц.

5. Цели хранения документов • Сохранение информации о прошлых и настоящих решениях и видах деятельности в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем; • сохранение доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения обязательств и формирования отчетности; • своевременное, санкционированное и систематическое уничтожение документов, которые больше не используются; • сохранение контекста документа для того, чтобы будущие пользователи могли считать документы аутентичными и достоверными даже в тех случаях, когда документные системы, в которых они хранятся, прекратили свое существование или подверглись существенным изменениям.

6. Документы долговременного хранения • обеспечивают доказательство и информацию о политике и действиях организации; • обеспечивают доказательство и информацию о взаимодействии организации с обслуживаемыми ею клиентами; • документально фиксируют права и обязанности отдельных лиц и организаций; • используются для создания «памяти» об организации в научных , культурных или исторических целях; • содержат доказательство и информацию о деятельности, представляющей интерес для внутренних и внешних заинтересованных лиц.

7. Проблемы долговременного хранения документов • Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов: • обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами; • обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе; • обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в человеко-читаемом виде. • Проблемы долговременного хранения возникают из-за: • деградации носителей информации; • устаревания оборудования; • устаревания форматов файлов.

8. Выбор носителя • вид хранимых электронных документов и их совокупный объем, • предполагаемый срок хранения документов и обеспечение к ним доступа, • характер производства самих носителей и предполагаемые режимы их хранения, • требования по обеспечению аутентичности документов.

9. Срок службы носителя определяется условиями хранения. • «Основные правила работы государственных архивов»: температура +17 -19 °С, относительная влажность 50-55%.

10. Решение проблемы деградации носителей • Обеспечение условий хранения (температурно-влажностного режима); • Обеспечение текущей замены носителей (путем копирования с них информации на новые) прежде истечения ожидаемого срока службы; • Обеспечение хранения нескольких копий каждого документа и их систематического сравнения в соответствии с установленным графиком.

11. Решение проблемы устаревания оборудования • Мониторинг состояния оборудования; • обеспечение миграции информации на новые современные носители; • выбор носителей и оборудования, имеющих наиболее продолжительный срок службы; • выбор наиболее популярных, зарекомендовавших себя моделей вместо самых современных новинок рынка.

12. Устаревание форматов Воспроизведение электронных документов зависит в первую очередь от применяемого программного обеспечения: • операционной системы, • системы управления базами данных (СУБД), • текстовых редакторов и процессоров, • графических (ACDSee) и web-браузеров (Internet Explorer, Opera, Firefox), • специализированных проектных (AutoCAD, ArchInfo) и гео- приложений (MapInfo), • программ, специально разработанных для работы с конкретными базами данных.

13. Решение проблемы устаревания форматов Миграция • преобразование информации в новые форматы, которые должны быть доступны при помощи современного оборудования и программного обеспечения; Эмуляция • перемещение информации на новое оборудование, но с дополнительным программным компонентом, который эмулирует старое оборудование, позволяя таким образом исполнять старые прикладные программы; Инкапсуляция • включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например, в XML. Консервация технологий • непрерывная поддержка оригинального оборудования; практически неприменимо в долгосрочной перспективе.

14. Проблема обеспечения подлинности электронных документов • ЭЦП – это «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе» ФЗ"Об электронной цифровой подписи"

15. Проблема обеспечения подлинности электронных документов • Аутентификация электронного документа становится невозможной после смены технологической платформы или бесполезной после утраты юридической силы сертификата средства ЭЦП. • Стойкость ЭЦП зависит от длины открытого ключа подписи. • Переформатирование документа при длительном хранении приводит к изменению ЭЦП.

16. Рекомендации по организации долговременного хранения документов • В архив должны приниматься и храниться «информационные объекты» (файлы), включающие содержательную и контекстную информацию (данные). • В краткосрочной перспективе (5–10 лет) сохранность документов обеспечивается созданием резервного и рабочего экземпляров электронных документов на отдельных носителях. • В долговременной перспективе (более 10 лет) необходимо проведение миграции документов в программно независимые форматы (страховые форматы), причем таким образом, чтобы в дальнейшем полученное поколение документов можно было признать подлинниками. • При обеспечении сохранности электронных документов большое внимание следует также уделять вопросам информационной безопасности.

17. Поиск документов в СЭД • Для хранения структурированных данных можно применять специализированные ИС, основанные на использовании СУБД. • Для хранения неструктурированных данных нужны электронные архивы, работающие на принципах информационно-поисковых систем (ИПС). • ИПС фактографического типа предназначены для хранения и поиска фактов, показателей, характеристик каких-либо объектов или процессов. • ИПС документографического типа предназначены для хранения и поиска сложных и объемных документов – отчетов, рефератов, обзоров, журналов.

18. Особенности организации ИПС документографического типа Документы могут храниться на любых типах носителей • необходимым условием их хранения является наличие электронной регистрационной карточки; Для поиска документов создают и хранят их поисковые образы. • Поисковый образ документа (ПОД) – это совокупность кодов ключевых слов; Ключевые слова и их коды хранятся в тезаурусе; Поиск осуществляется с использованием информационно-поискового языка (ИПЯ) • В состав ИПЯ входят тезаурус и грамматика языка, т.е. совокупность правил задания множества высказываний на множестве ключевых слов; Для поиска документа нужно создать с помощью ИПЯ поисковый образ запроса (ПОЗ) • ПОЗ – совокупность закодированных ключевых слов, описывающих те документы, которые нужно найти.

19. Схема взаимодействия компонентов ИПС

20. Состав ИПС • Лингвистическое обеспечение, включающее ИПЯ; • Техническое обеспечение (ЭВМ и устройства создания, хранения, чтения и размножения копий на бумажных носителях и в электронной форме); • Информационное обеспечение (БД документов, БД адресов хранения документов, БД ПОД и тезауруса); • Программное обеспечение, предназначенного для автоматизации следующих основных функций: • Составления, кодирования и загрузки БД ПОД; • Загрузки БД документов и их адресов хранения; • Составления и кодирования ПОЗ; • Поиска и выдачи ответа на запрос в виде документа или адресов хранения документов.

21. Основные термины поиска • Релевантность – степень соответствия найденного документа запросу. • Точность поиска показывает, какова доля релевантных документов в общем числе найденных документов. • Полнота поиска показывает, какова доля найденных релевантных документов в общем количестве релевантных документов, хранящихся в БД.

22. Первый подход – в процессе поиска ищется документ, который точно существует в системе. Второй подход – ищутся все документы по интересующему вопросу. Атрибутивный– поиск документа по реквизитам, присваиваемым документу во время его регистрации. Полнотекстовый – поиск документов по содержащимся в них словам и фразам. Поиск документов

23. Методы поиска документов • Методы индексного (двоичного) поиска; • статистические методы; • семантические методы, основанные на базах знаний; • методы нечеткого поиска, основанные на технологии адаптивного распознавания образов.

24. Индексный поиск • Слова интерпретируются как последовательности закодированных символов. • Система двоичного поиска выбирает точное соответствие для отдельного слова или цепочки слов. • Недостатки: малая полнота и низкая точность.

25. Способы повышения точности индексного поиска • Отождествление заглавных и малых букв; • использование метасимволов (*, ?); • использование различных грамматических форм; • использование логической комбинации слов; • использование меры близости слов («не далее 5 слов»).

26. Семантический поиск • Основан на построении и использовании базы знаний, с помощью которой осуществляется поиск информации на основе использования концептуальных отношений. • Семантический поиск позволяет использовать: • файлы синонимов; • лингвистические правила; • семантические сети.

27. Технология адаптивного распознавания образов APRP • APRP – Adaptive Pattern Recognition Processing • Основана на сравнении бинарных представлений (образов) запроса и информации, хранящейся в архиве. • Основу поискового механизма составляет нейронная сеть, позволяющая выделять в зашумленной битовой последовательности "похожие фрагменты", не требуя точного контекстного совпадения запроса и фрагмента в документе.

28. Особенности технологии APRP • Нечеткий поиск; • автоматическая индексация; • высокая точность поиска; • использование меньшего объема ресурсов; • высокая скорость поиска информации.

29. Потоковая обработка информации • Потоковая обработка информации выполняется автоматически, ей подвергаются все поступающие в систему новые документы. • Результатами потоковой обработки являются: • сигнальное информирование, т.е. оперативное уведомление пользователей о поступлении документов, отвечающих заданным ими критериям, • избирательное распределение, т.е. автоматическое помещение поступающих документов в нужные папки в соответствии с заданными критериями.

30. Маршрутизация документов Маршрутизация – пересылка документа с помощью СЭД нескольким адресатам с заданием следующих параметров: • типа маршрута; • лимита времени на обработку документа на каждом этапе маршрута; • требованием сбора виз и примечаний адресатов; • контроля прохождения документа по маршруту.

31. Типы маршрутизации • Свободная маршрутизация: • самостоятельное определение маршрута движения документа; • контроль исполнения необязателен. • Жесткая маршрутизация: • маршрут движения заранее определен; • контроль исполнения обязателен. • Типы маршрутов: • Последовательные маршруты. • Параллельные маршруты. • Комбинированные маршруты. • Условные маршруты.

32. Проектирование рациональной системы документооборота основывается на следующих положениях • исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов; • передача документа по инстанциям только с целью обработки; • распараллеливание обработки документов с целью повышения оперативности их исполнения; • передача сведений о ходе движения и исполнения документов в службу ДОУ с помощью регистрационных карточек, исключая возвратное движение самих документов; • многовариантность движения документов.