สรุปผลการตรวจสอบ การจัดวางระบบควบคุมภายใน ปีงบประมาณพ.ศ.๒๕๕๔-๒๕๕๕

1. สรุปผลการตรวจสอบการจัดวางระบบควบคุมภายในปีงบประมาณพ.ศ.๒๕๕๔-๒๕๕๕สรุปผลการตรวจสอบการจัดวางระบบควบคุมภายในปีงบประมาณพ.ศ.๒๕๕๔-๒๕๕๕ หน่วยตรวจสอบภายใน กรมพินิจและคุ้มครองเด็กและเยาวชน ๓๐ พฤษภาคม ๒๕๕๕

2. ผลการตรวจสอบการจัดวางระบบควบคุมภายในยังไม่เหมาะสมเพียงพอสาเหตุ* ระบบควบคุมภายในไม่มีคุณภาพ* ผู้บริหารไม่ให้ความสำคัญในเรื่องการจัดวางระบบควบคุมภายใน* เจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องยังไม่มีความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดวางระบบ ควบคุมภายใน* ไม่ได้รับความร่วมมือจากเจ้าหน้าที่ในหน่วยงาน * ไม่มีการประเมินความเสี่ยง

3. ผลกระทบ ส่งผลทำให้การดำเนินงานแต่ละกิจกรรมบรรลุเป้าหมายแต่ยังขาดประสิทธิภาพ และเป็นความเสี่ยงที่อาจเกิดความเสียหายต่อส่วนราชการ เช่น การปฏิบัติงานด้านการเงินและบัญชี หากไม่มีการตรวจสอบและควบคุมการเบิกจ่ายเงินงบประมาณอาจเกิดข้อผิดพลาด งบการเงินของหน่วยงานไม่ถูกต้องขาดความน่าเชื่อถือ และอาจเกิดการทุจริต ข้อเสนอแนะสมควรให้คณะกรรมการหรือคณะทำงานทบทวนระบบการควบคุมภายในที่จัดวางไว้ โดยทบทวนกระบวนงานใหม่ จัดให้มีการประเมิน วิเคราะห์และจัดลำดับความเสี่ยงแล้วกำหนดกิจกรรมควบคุมเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อให้กิจกรรมที่มีความเสี่ยงสูงได้รับการปรับปรุงแก้ไขก่อน เป็นการป้องกันหรือลดความเสี่ยงที่ อาจทำให้ส่วนราชการได้รับความเสียหาย

4. กรอบการควบคุมภายในและการบริหารความเสี่ยงที่เป็นที่รู้จักกันในระดับสากล :Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission (COSO) เป็นคณะทำงานประกอบด้วยผู้แทนจากสถาบันวิชาชีพ 5 แห่ง ในสหรัฐอเมริกาได้วางแนวทางพื้นฐานหลักที่สนับสนุนแนวความคิดของการควบคุมภายใน และการบริหารความเสี่ยง 1. สถาบันผู้สอบบัญชี (American Institute of Certified PublicAccountants : AICPA) 2. สถาบันนักบัญชี (American Accounting Association : AAA) 3. สถาบันทางการเงิน (Financial Executives Institute : FEI) 4. สถาบันผู้ตรวจสอบภายใน (Institute of Internal Auditors : IIA) 5. สถาบันการบัญชีบริหาร (Institute of Management Accountants : IMA)

5. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO)

6. องค์ประกอบสำคัญของการควบคุมภายในองค์ประกอบสำคัญของการควบคุมภายใน ด้านรายงาน ด้านดำเนินงาน ด้านการปฏิบัติตามกฎ ระเบียบ การควบคุมภายในมี 5 องค์ประกอบ องค์ประกอบที่ 1:สภาพแวดล้อมการควบคุม (Control environment)องค์ประกอบที่ 2:การประเมินความเสี่ยง (Risk assessment) องค์ประกอบที่ 3:กิจกรรมการควบคุม (Control activities) องค์ประกอบที่ 4:สารสนเทศและการสื่อสาร (Information and communication)องค์ประกอบที่ 5:การติดตามประเมินผล (Monitoring activities) 5.การติดตามประเมินผล 4.สารสนเทศและการสื่อสาร 3.กิจกรรมการควบคุม 2.การประเมินความเสี่ยง 1. สภาพแวดล้อม ของการควบคุม 6

7. สภาพแวดล้อมของการควบคุม (Control environment) หมายถึง ปัจจัยต่างๆ ซึ่งส่งเสริมให้องค์ประกอบการควบคุมภายในอื่นๆ มีประสิทธิผลในหน่วยรับตรวจ สภาพแวดล้อมการควบคุมที่ดี คือ ภาพแวดล้อมที่ทำให้บุคลากรในหน่วยรับตรวจยึดถือและปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านจริยธรรม มีความรับผิดชอบและเข้าใจขอบเขตอำนาจหน้าที่ของตนเอง มีความรู้ความสามารถและทักษะที่จำเป็นต้องใช้ในการปฏิบัติงานตามที่ได้รับมอบหมายอย่างเพียงพอ ยอมรับและปฏิบัติตามนโยบายและแนวทางการปฏิบัติงาน

8. หมายถึง เหตุการณ์หรือสถานการณ์ที่มีความไม่แน่นอน ซึ่งอาจเกิดขึ้นและมีผลทำให้หน่วยรับตรวจเกิดความผิดพลาด ความเสียหาย การรั่วไหล ความสูญเปล่า ไม่สามารถดำเนินงานให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ ความเสี่ยง (Risk)

9. การประเมินความเสี่ยง (Risk assessment) หมายถึง กระบวนการที่สำคัญที่ใช้ในการระบุและวิเคราะห์ความเสี่ยงที่มีผลกระทบต่อการบรรลุวัตถุประสงค์ของหน่วยรับตรวจ รวมทั้งการค้นหาและนำเอาวิธีการควบคุมเพื่อป้องกันหรือลดความเสี่ยงมาใช้ให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อหน่วยรับตรวจ

10. ขั้นตอนในการประเมินความเสี่ยงขั้นตอนในการประเมินความเสี่ยง ประกอบด้วย 1. ระบุปัจจัยเสี่ยง 2. วิเคราะห์ความเสี่ยง 3. การจัดการความเสี่ยง

11. วิเคราะห์และจัดลำดับความเสี่ยงวิเคราะห์และจัดลำดับความเสี่ยง การวิเคราะห์ความเสี่ยงมีเทคนิควิธีการวิเคราะห์ความเสี่ยงหลายวิธีโดยทั่วไปจะวิเคราะห์ความเสี่ยง โดยประมาณโอกาส และความถี่ที่ความเสี่ยงอาจเกิดขึ้นเกิดขึ้นว่ามีมากน้อยเพียงใด เพื่อพิจารณาผลกระทบจากความเสี่ยงและจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงที่มีต่อหน่วยงาน

13. ระดับความเสี่ยง มาตรการจัดการ 5 ความเสี่ยงสูงมาก กำหนดแผนจัดการโดยเร่งด่วน 4 กำหนดผู้บริหารระดับสูงติดตามอย่างใกล้ชิด ความเสี่ยงสูง ผลกระทบของความเสี่ยง 3 ความเสี่ยงปานกลาง กำหนดผู้บริหารระดับฝ่ายดูแลรับผิดชอบ 2 ความเสี่ยงต่ำ กำหนดมาตรการควบคุมในกระบวนการปฏิบัติงาน 1 1 2 3 4 5 โอกาสที่จะเกิดความเสี่ยง

14. กิจกรรมการควบคุมภายใน (Control activities) หมายถึง นโยบายและระเบียบ วิธีปฏิบัติ รวมถึงมาตรการต่างๆ ที่ฝ่ายบริหารกำหนดขึ้นเพื่อให้บุคลากรนำไปปฏิบัติเพื่อลดหรือควบคุมความเสี่ยงและได้รับการสนองตอบโดยมีการปฏิบัติตาม กิจกรรมการควบคุมที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เพื่อป้องกันและลดความเสียหาย ความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น และให้สามารถบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน

15. 1. การควบคุมที่เป็น ลายลักษณ์อักษร (Hard Controls) 2. การควบคุมที่ไม่เป็นลายลักษณ์อักษร (Soft Controls) • - กำหนดโครงสร้างองค์กร • - นโยบาย • - ระเบียบวิธีปฏิบัติ • - ฯลฯ • - ความซื่อสัตย์ • - ความโปร่งใส • - การมีผู้นำที่ดี • - ความมีจริยธรรม

16. สารสนเทศและการสื่อสาร(Informationand communication) สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผลและถูกจัดให้อยู่ในรูปที่มีความหมายและเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน การสื่อสาร หมายถึง การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างบุคลากรทั้งภายในและภายนอกหน่วยรับตรวจ ซึ่งอาจใช้คนหรือใช้สื่อในการติดต่อสื่อสารก็ได้ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ

17. การติดตามประเมินผล (Monitoring) เป็หมายถึง กระบวนการประเมินคุณภาพการปฏิบัติงานและประเมินประสิทธิผลของการควบคุมภายในที่กำหนดไว้อย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่า ระบบการควบคุมภายในที่กำหนดไว้มีความเพียงพอและเหมาะสม มีการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในจริงข้อบกพร่องที่พบได้รับการแก้ไขอย่างเหมาะสมและทันเวลา เป็นกระบวนการสอบทาน และพิจารณาการดำเนินงานตามระบบการควบคุมภายในที่กำหนดขึ้น ของหน่วยงานว่าอยูในระดับที่เหมาะสม เป็นไปตามวัตถุประสงค์การควบคุมภายใน อย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล คุ้มค่า และมีการปรับปรุงให้สอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบัน โดยทั่วไปควรทำการติดตามและประเมินผลทุกไตรมาสเ

18. กิจกรรมที่ทำให้บรรลุวัตถุประสงค์กิจกรรมที่ทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ ภารกิจของหน่วยงาน วัตถุประสงค์ ในระดับหน่วยงาน วัตถุประสงค์ของกิจกรรม

19. การจัดวางระบบควบคุมภายในการจัดวางระบบควบคุมภายใน การกำหนดหรือออกแบบระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิผล 1. กำหนดวัตถุประสงค์ • วัตถุประสงค์ในระดับหน่วยงาน • วัตถุประสงค์ในระดับกิจกรรม 2. ค้นหาความเสี่ยงต่างๆ ที่มีนัยสำคัญ 3. พิจารณาการควบคุมที่มีอยู่ 4. กิจกรรมการควบคุมใหม่เพื่อป้องกัน / ลดความเสี่ยง 5. ประมาณการต้นทุนที่ใช้ในการจัดทำกิจกรรมควบคุม 6. จัดทำแผนในการนำกิจกรรมการควบคุมมาใช้ 7. นำกิจกรรมควบคุมไปปฏิบัติและติดตามผล

20. แนวทางการกำหนดหรือออกแบบการควบคุมภายในแนวทางการกำหนดหรือออกแบบการควบคุมภายใน การกำหนดหรือออกแบบการควบคุมภายในมี 2 วิธี • วิธีทั่วไป • วิธีเฉพาะ “กิจกรรม” คือ กระบวนงานที่ปฏิบัติอยู่ในแต่ละส่วนงานย่อย

21. วิธีทั่วไป ได้แก่ วิธีการควบคุมที่เหมาะสมสำหรับงาน/กิจกรรมทั่วไป เช่น การบริหารงาน นโยบาย การแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบ เป็นต้น ซึ่งหน่วยรับตรวจสามารถเลือกจากรายการควบคุมทั่วไป เช่น จากแบบสอบถามการควบคุมภายใน แล้วดัดแปลงแก้ไขตามต้องการ เพื่อนำมาปรับเป็นกิจกรรมการควบคุม

22. วิธีเฉพาะ ได้แก่ วิธีการควบคุมจากการออกแบบโดยเฉพาะ สำหรับงาน/กิจกรรมของหน่วยรับตรวจที่แตกต่างจากงาน/กิจกรรมทั่วไป โดยเน้นไปที่รายละเอียดของหลักการและวิธีการปฏิบัติในเรื่องนั้น ๆ โดยตรง เพื่อป้องกันหรือลดความเสี่ยงเฉพาะตามที่ระบุไว้ในขั้นตอนการประเมินความเสี่ยงหรือพิจารณาจากความเสี่ยงที่มีนัยสำคัญมากำหนดเป็นกิจกรรมการควบคุม

23. ผู้ดำเนินการออกแบบสอบถามจะต้องเข้าใจกระบวนงานของกิจกรรมนั้นเป็นอย่างดี วิธีการอย่างง่าย คือ จัดทำแผนผังกระบวนงาน

24. การติดตามประเมินผลการควบคุมภายในการติดตามประเมินผลการควบคุมภายใน • ติดตามผลในระหว่างการปฏิบัติงาน • ติดตามประเมินผลเป็นรายครั้ง

25. เครื่องมือการประเมินผลการปฏิบัติงานมีหลายอย่างเครื่องมือการประเมินผลการปฏิบัติงานมีหลายอย่าง • ตารางกิจกรรมที่ปฏิบัติ (Checklists) • แบบสอบถามการควบคุมภายใน (Internal Control Qestionnaires) • ผังแสดงขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Flowcharts) • เทคนิคการประเมินการควบคุมด้วยตนเอง (Control Self Assessment) เครื่องมือการประเมินที่เหมาะสมกับภาระกิจของหน่วยงาน

26. การประเมินการควบคุมด้วยตนเอง (CSA)

27. มีการปรับลดแบบฟอร์มและรูปแบบการจัดทำรายงานตามระเบียบฯ ข้อ 6 ของหน่วยรับตรวจจาก 5 แบบ เหลือ 3 แบบ และส่วนงานย่อยจาก 6 แบบ เหลือ 2 แบบ ดังนี้ หน่วยรับตรวจ 1. หนังสือรับรองการประเมินผลการควบคุมภายใน – แบบ ปอ. 1 2. รายงานผลการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน – แบบ ปอ.2 3. รายงานแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน – แบบ ปอ. 3 ส่วนงานย่อย 1. รายงานผลการประเมินองค์ประกอบการควบคุมภายใน – แบบ ปย. 1 2. รายงานการประเมินผลและการปรับปรุงการควบคุมภายใน – แบบ ปย.2

28. ชื่อส่วนงานย่อย..............................................ชื่อส่วนงานย่อย.............................................. รายงานการประเมินผลและการปรับปรุงการควบคุมภายใน สำหรับปีสิ้นสุดวันที่ .........เดือน...................... พ.ศ. .............. แบบ ปย.2 56 23

29. (รายงานการประเมินผลและการปรับปรุงการควบคุมภายใน)(รายงานการประเมินผลและการปรับปรุงการควบคุมภายใน) จัดทำแบบ ปย.2 โดยการนำข้อมูลผลจากการประเมินความเสี่ยง มาใช้พิจารณาทำแผนปรับปรุง กำหนดระยะเวลาแล้วเสร็จ/ผู้รับผิดชอบ ส่งให้ผู้รับผิดชอบในการดำเนินการประเมินระดับองค์กรเพื่อนำผลการประเมินไปดำเนินการต่อไป

30. สรุป แบบการจัดทำรายงานการประเมินผลการควบคุมภายใน ระดับหน่วยรับตรวจ (กรมพินิจฯ) ระดับส่วนงานย่อย (ศฝ. , สพ. สำนัก, กอง ฯลฯ) ผู้ตรวจสอบภายใน - 1. แบบ ปอ. 1 - 2. แบบ ปอ. 2 - 3. แบบ ปอ. 3 - 1. แบบ ปย.1 - 2. แบบ ปย. 2 - 1. แบบ ปส.

31. มีคำถามไหมคะขอบคุณค่ะมีคำถามไหมคะขอบคุณค่ะ หน่วยตรวจสอบภายใน Tel. 0-2141-6466, 0-2141-6467Fax. 0-2143-8470E-mail audit_pinij@hotmail.com audit_pinij@djob.mail.go.th