內部控制與 ERP

1. 內部控制與ERP 報告人：王本哲 • 中正國際航空站會計室主任 • 開南管理學院資訊管理研究所研究生 1

2. 特別為各位調製的套餐內容 • 二個小故事 • 一個實際案例 • 二部電影

3. 企業資源規劃 Enterprise Resource Planning 3

4. 背景說明 • 1972年，德國有5位工程師離開IBM自行創業，結果產生了今日世界ERP的龍頭德國思愛普公司 • 1982年台灣開始有資訊人員投身本土ERP軟體產業 • 1997年SAP來台成立分公司，掀起國內ERP的熱潮 • 2001年台灣業界ERP軟體上市 • 2001年以ERP為關鍵字，在台灣您可以找到200家以上的供應商 • 2004年5月以「ERP & 供應商」為關鍵字搜尋大約有5,960筆繁體中文網頁資料 • 1999年到2000年間，每一週平均三到五場以ERP為主題的研討會

5. 思考重點 • ERP對我國產業的整體競爭影響 • ERP供應商的未來發展 • ERP對會計人員的作業影響 • ERP對會計教育的影響

6. 與競爭對手間的「差異」 • 產品品質的差異 • 客服的差異 • 售價的差異 • 「知識管理」 如何將龐雜的資料(Data)轉換成有用資訊(Information)，進而成為有效的知識，將成為企業致勝的關鍵因素。

7. 叢林遊戲─小故事 • 適者生存 • 適可而止 • 適得其反

8. 美女與野獸─小故事 • 掌握了多少資訊 • 如何判斷

9. 9

10. 國內ERP系統架構圖 應收帳款 應付帳款 會 計 總 帳 定單 處理 採購 處理 成本 控制 協同 規劃 生產製造 研發管理 10

11. 中正國際航空站整合架構 動支請購作業 分配估計 預算控制 會計帳務 預算提列 會計資訊整合 收入管理 執行績效 營運分析 出納作業 工程計畫管理 11

12. 系統目標 功能面 業務面 符合實際業務需求 符合實際作業流程一致 簡化繁雜手續 加流程之順暢性 資料分享共用 作業流程標準化 管理面 整合面 資料之即時性 縱向連結 管理資料之調閱 橫向連結 資料之即時性 未來整合擴充 12

13. 涵蓋業務 動支請購 預算編列 計畫管理 會計管理 出納 決策管理 預算控制 13

14. 前次預算編列及執行情形 編列依據 收入 預算提列與分配估計 前次分配預估及執行情形 預算分配及估計 概算彙整 彙整 支出 審 查 意 見 審 查 意 見 概算彙編 彙編 概算書 收支估計表 計畫 實施計劃及收支估計表 預算書 14

15. 動支請示作業 預算數、分配數、估計數、已簽數、可支用數 標 準 、 依 據 、 參 考 (各業務單位) (會計室) (會計室) 動支申請單 預算控制 會計傳票 動支備查簿 核示、付款及結案情形 15

16. 動支紀錄 預算控制(會計會簽作業) 一般事務 預算數 工程 分配估計數 差勤 審核作業 合約管理 薪資費用 核 示 情 形 計畫管理 合約 預算控制 工程管理 計畫 動支紀錄 資本設備 會簽紀錄 付款紀錄 待付應付 結案情形 會簽備查 維護 16

17. 工程、計畫、合約管理 (工程管理) (計畫管理) (合約管理) 預算數 預算數 合約類別 會簽紀錄 估列數 合約金額 決標數 撥付紀錄 付款辦法 付款紀錄 核銷紀錄 會簽紀錄 變更紀錄 計畫執行進度 付款紀錄 發包紀錄 委託對象管理 工程執行進度 17

18. 會計帳務系統連結 會 計 帳 務 系 統 預算系統 分配估計系統 收入系統 傳 票 資 料 決 算 資 料 預算系統 動支請示系統 預算控制會簽系統 出納系統 零用金系統 18

19. 預算執行查詢 預算執行績效查詢 資料庫 預算 執行進度 會計帳務 執行績效 分配估計 預算控制 工程計畫控管 效落說明 19

20. 會計核心工作排比 20

21. 內部控制 Internal Control 21

22. 內部控制的定義 內部控制是企業為保障其資產安全、驗 證會計資訊的正確及可信度、增進營運 效率，及增進既定政策的遵行程度，所 採行的組織規劃，及其他各項政策、程 序及措施。 ─美國會計師協會 22

23. 有效的內部控制(目標) 有效之內部控制(effective internal control) 係指一種推動業務的過程，使得管理階層能 合理擔保下列事項： • 營運之效果及效率 • 財務報導之可靠性 • 相關法令之遵循 23

24. 內部控制要素 • 控制環境 • 風險評估 • 控制活動 • 資訊與溝通 • 監督 這些組成要素之間因具有協力的作用及關連性 於是形成一個整合的系統 這個系統可對改變中的環境作出動態的反應 24

25. 目標是一個單位所欲奮力達成者；而內部控 制的組成要素則是達成該目標所必備的。每 一個組成要素皆適用於所有的目標類別，例 如，資訊與溝通要素即為達成單位營運、可 靠財務報導，及遵循相關法令所必需。而每 一個目標之達成，也需適用所有的組成要素 ，例如，營運之效果及效率目標之達成，即 需借助五大要素之協力運作，方可竟其功。 內部控制三大目標及五大要素之「縱橫」整 合，即構成一完整的「立方體」，足以應付 動態環境的變化。 25

26. 要素 目標 26

27. 如何建立危機預防制度 • 審查公司的規章制度 • 與科技、資訊保持接觸 • 建立公司內部控制機制 危機永遠會發生，問題只在於如何預防 27

28. 審查公司的規章制度 • 先看公司的規章制度可不可能造成危機。然後把所有可能的危機列出，找出每個可能導致危機發生的狀況，再建立監控制度偵測每個狀況。每個環節都可能出現危機，必須逐一建立監控預防機制。 • 正確的作法，是大約每五到十年就把公司的各項辦法規章拿出來好好看看，有定期的檢討才會有定期的進步。 28

29. 內部控制與ERP 美國資源管理教育協會對ERP的定義： ERP是一個以產生管理數據為導向的資訊系 統，用來彙整、確認，和規劃企業的各項營 運活動，如：接單、採購、生產、倉儲、投 資資本支出等，所需要的企業整體資源。 29

30. 有了ERP系統，很多內部控制的機制，都可 以由電腦自動完成及替代。所以說，ERP是 內部控制的最佳實務作法(Best Practice)， 亦不為過。 ERP是否可以預防企業發生財務危機、或發生重大弊案？ 30

31. 內部控制的角色與責任 • 每一成員均對內部控制之有效運行負有責任，其執行內部控制之程序及所負之責任。 • 最高管理階層對內部控制制度之建立、維持、調整及遵行負最終責任。 • 各階層人員在其職權範圍內各負所屬內部控制之責任。 • 最高管理階層應向董事會負責。 • 內部稽核人員在評估內部控制之有效性方面扮演重要角色。 31

32. 內部控制的限制 • 不論如何的適當設計與執行，只能提供董事會及管理階層有關達成企業目的合理保證。 • 企業目的達成受到內部控制制度先天限制的影響。這些先天限制包括決策時的判斷錯誤，以及人為的疏失而使內部控制暫時無效。 • 控制可能因為共同舞弊者所規避，同時管理者也有能力踰越內部控制制度。 • 另外一個限制因素是內部控制成本與效益的考量。 32

33. 目的 程序 制度 方法 規定 33

34. 內部稽核 內部稽核(Internal Auditor)是企業內部以 獨立、客觀的角度，評核該企業會計、財務 及其他營運活動的工作。它是一種管理控制 (Managerial Control)工作，其主要功能是 用以衡量及評估其他控制活動的有效性。 34

35. 內部稽核的目的 • 在於檢查、評估內部控制制度之缺失 • 衡量營運之效率 • 適時提供改進建議，以確保該制度得以持續有效實施 • 協助董事會及管理階層確實履行其責任 35

36. ERP更需要嚴謹的內部控制 ERP系統特性： • 錯誤不易發現 • 弊端難以預防 • 高度專業技術 • 部門涵蓋範圍廣 ERP電腦系統的內部控制更為重要 36

37. 建立內控機制(明確劃分權責) • 資訊處理部門的功能及職責劃分 • 系統開發及程式修改的控制 • 編製系統文書的控制 • 程式及資料存取的控制 • 資料輸出入的控制 • 資料處理的控制 • 檔案及設備安全的控制 • 硬體及系統軟體的購置、使用及維護的控制 • 系統復原計畫制度及測試程序的控制 以人事薪工為例 37

38. 我國政府有關內部控制之現行法規與作法，就控制環境之建構而言，尚待加強 。 • 內部控制之監督可分為持續性監督 (ongoing monitoring) 與個別評估 (separate evaluation) ，二者不可偏廢。 • 內部控制不應只著重防弊，更應著重施政目標之達成。 • 大多偏好由會計人員負責建立機關之內部控制制度，這是危險的訊號。 • 內部控制制度之建立，則可由上級機關訂定準則規範，下級機關遵行制定內部控制制度手冊，並定期檢討、修正。 38

39. 一百億國票風暴 • 一九九五年八月，一場台灣金融史上大金額的基層員工舞弊案 • 中央銀行史無前例的釋出七百一十四億元，化解了國票危機和風雨飄搖的貨幣市場 • 主導這一場金錢遊戲的，竟是一名三十歲不到的年輕人，楊瑞仁 • 楊瑞仁何許人也 39

40. 楊瑞仁 • 五十四年次 • 血型O型 • 台北商專畢業 • 未婚 • 身價超過新台幣十六億 • 目前暫住台南監獄 • 內部控制終結者 40

41. 楊瑞仁假釋 駁回 轟動一時的國票案主角楊瑞仁，入監服刑八 年多後，首度符合提報假釋資格，不過，台 南監獄假釋審查委員會日前已以考量社會觀 感等理由，駁回楊瑞仁的假釋案。 【2004-03-11/聯合報/A8版/社會】 41

42. 楊瑞仁被收押禁見 台北市調查處從三日晚上起，緊鑼密鼓展開 一連串的偵辦行動，先後將日順證券營業員 楊萬木、國票公司營業員楊瑞仁和鄭楠興的 左右手張秀、溫斐華等人約談到案。 【1995-08-05/聯合報/03版/焦點】 42

43. 國際票券金融公司離職營業員楊瑞仁涉嫌自去(83)年9月起，盜用發行公司商業本票一百億元，供應主力炒作高興昌股票資金。國際票券金融公司離職營業員楊瑞仁涉嫌自去(83)年9月起，盜用發行公司商業本票一百億元，供應主力炒作高興昌股票資金。 檢方偵察鄭楠興炒作高興昌股票，案情急轉直下，發現楊瑞仁涉嫌偽刻客戶印章，並利用職權之便，偷取公司保證章，向外發行近一百億元的商業本票，調借資金給慶宜證券公司營業員郭吟芳，炒作高興昌股票。 43

44. 高興昌股票炒作案的主要人物之一楊瑞仁到 案後，專案小組對於楊瑞仁的景背甚感興趣 ，同時也十分驚訝楊瑞仁在短短九個月內， 如何能通過國票內部的層層節制，向台銀等 行庫詐借百億元資金。在約談過程中，調查 局台北市調查處曾「虛心」地向楊瑞仁「請 教」如何防堵這類弊端？但楊瑞仁笑著說： 「無可奉告。」 44

45. 去年九月起，和鄭楠興共謀，先冒用國票公司的空白商業本票，偽刻國票授信客戶的印鑑作發票人章，偽開三至五個月到期的商業本票，再利用每天一大早國票公司尚未營業前的空檔，在這些本票上盜蓋國票公司有權簽章人員保證章及簽證章。 • 楊瑞仁說，他順利偽造這些商業本票後，再持向台銀信託部等近十家行庫詐借得逞一百餘億元，將詐得的資金交給鄭楠興的亞太集團，購進約十八萬張的高興昌股票，鎖定籌碼，拉抬股價。事後又將其中三萬餘張高興昌股票持向各金融機構質借，爭取更多的資金，反覆操作。 45

46. 金融檢查不落實 政府推動亞太金融中心政策，金融機構硬是 不爭氣，連續出現彰化第四信用合作社總經 理葉傳水虧空公款、國際票券板橋分公司職 員楊瑞仁偽刻印章，發行一百億元商業本票 ，協助他人炒作股票，而且金融檢查單位都 曾在事件發生前檢查過，卻都未能查出弊端 ，政府執行金融檢查不能落實，要走向金融 中心真是愈行愈遠。 【1995-08-05/經濟日報/02版/要聞】 46

47. 國票風暴與信心危機 • 國票事件爆發，股市重挫二四八點，貨幣市場接近停擺，拆款市場無人報價，短期拆借利率竄升至百分之七左右；數日來，金融市場一片混亂，不僅影響企業調度資金，股市散戶更是椎心泣血，痛心疾首。 • 可防範而未防範，應注意而未注意。楊瑞仁以乾坤大挪移手法，拿空白的商業本票，偽刻廠商和國票的印章，就在半年間自導自演從堂堂國家第一行庫台灣銀行輕輕鬆鬆的搬走了三百億元。這樣「簡單」的手法，居然能在管制十分嚴格的金融機構得逞，確實令人匪夷所思 47

48. 分析 國票的生態結構基本上是一種特權的結合。國內早 期票券市場不開放，由國際票券、中興票券、中華 票券三家分食壟斷；每家票券公司亦各有來頭，中 央銀行退休的局處長，擔任三家票券公司的要職大 有人在。以國票來看，董事長金克和是中央銀行第 一任金檢處處長、台北市銀行的創辦人，做過農民 銀行、中國國際商銀的董事長，這樣的資歷威望， 幾乎在金融界無人敢挑戰其權威。國票此次卻能用 假印章，輕鬆向台銀發票募集百億餘元資金，而台 銀對國票連一個查證核對的電話都沒有，未嘗不是 受國票的「權威」影響 。 48

49. 國票是票券業的老大，地位雖高，但管理卻未必更國票是票券業的老大，地位雖高，但管理卻未必更 有效率。票券業發行商業本票最重要的內部控制有 三道防線： 一、空白商業本票的數量控管 商業本票是流通性有價證券，票券公司印製好空白 商業本票給客戶廠商自己填好，並蓋妥廠商在銀行 開戶的印鑑章備用。通常，廠商一季可拿到三張， 而票券公司給的空白商業本票每天要送金庫；給廠 商時，也要簽收。此次事件中，誰簽收？有無核對 二、要有票券公司的簽記章，及 三、保證章。這兩種印章通常都是經理或副理保管 ，涉案人楊瑞仁僅是一名基層辦事員，居然能夠輕 易擊破上述三道關卡 。 49

50. 公司管理疏漏 • 事件的情節都很「簡單」，管理稍微上軌道的公司都可以防範避免。 • 最諷刺的是，票券公司還是替別人保證信用的機構。這樣鬆散無能的管理，與相對往來機構之間的漫不經心；已經不僅僅是兩個機構董監經營者的行政疏失而已。 50