Opinnäytteiden metadata

1. Opinnäytteiden metadata Metadata-päivä, Helsingin yliopisto, 10.11.2005 Jyrki Ilva, Helsingin yliopiston kirjasto jyrki.ilva@helsinki.fi

2. Taustaa: opinnäytteet verkossa • Yliopistojen opinnäytteiden julkaiseminen verkossa alkoi Suomessa jo 90-luvun puolella • esim. Helsingin yliopiston E-thesis-palvelu avattiin syksyllä 1999 (muita pioneereja Jyväskylä, Oulu, Tampere ja TKK) • viime aikoina myös AMK:t tulleet mukaan • julkaisut avoimesti verkossa, yleensä pdf-tiedostoina • yliopistot julkaisevat etenkin väitöskirjoja, monet myös muita opinnäytteitä ja sarjajulkaisuja • viime aikoina suunnitelmia myös yliopistojen omista avoimista julkaisuarkistoista (institutional repository), jotka sisältäisivät henkilökunnan kaikki julkaisut (vrt. tähänastiset julkaisurekisterit, joissa vain julkaisujen viitetiedot)

3. Nykytilanteen ongelmia • Hajanainen joukko julkaisupalveluita, kullakin yliopistolla omansa • ongelma tiedonhakijalle ja myös julkaisujen näkyvyydelle • erilaisia käyttöliittymiä ja erilaisia teknisiä ratkaisuja • julkaisut usein luetteloitu tietokantoihin, joiden tarjoama näkyvyys ulospäin on rajallinen • Miten opinnäytteiden kansallista ja kansainvälistä löydettävyyttä voisi parantaa? - oma kansallinen hakupalvelu opinnäytteille? - metatietojen haravoiminen laajempiin järjestelmiin?

4. Yksi mahdollisuus: OAI-PMH • OAI-protokolla (OAI-PMH = Open Archives Initiative – Protocol for Metadata Harvesting) • mahdollistaa sekä yhteisen kansallisen hakupalvelun rakentamisen että metatietojen toimittamisen kansainvälisiin järjestelmiin • OAI-protokollaa hyödyntäviä järjestelmiä rakenteilla muissakin maissa, eli yhteistyömahdollisuuksia riittää • järkevien hakupalveluiden tuottaminen edellyttää haravoitavien palveluiden metadatalta riittävää semanttista yhteismitallisuutta • Monet suomalaiset julkaisupalvelut jo OAI-yhteensopivia • VTT, TKK sekä Oulun, Joensuun ja Tampereen yliopistot • vain kansallinen hakupalvelu puuttuu...

5. Metadataprojektin lähtökohdat (2004) • HYK tarvitsi metadataformaattia E-thesis-palvelussa julkaistaville Helsingin yliopiston opinnäytteille • Doria-järjestelmän käyttöönotto – E-thesiksen julkaisujen metatiedot tallennetaan uuteen järjestelmään • Helsingin yliopiston väitöstietohanke – tavoitteena saada väitöskirjojen tiedot ja tiivistelmät kattavasti verkkoon; kaikki tiedot kerätään samalla kertaa yhdellä lomakkeella • Tarvetta myös kansalliselle formaatille - useat korkeakoulut samojen kysymysten äärellä: yksi yhteinen ratkaisu säästäisi kaikkien työtä • dSpace-ryhmässä (FinnOA:n julkaisuarkistotyöryhmän edeltäjä) sovittiin, että HYK tekee esityksen opinnäytteiden kansalliseksi metadataformaatiksi

6. Metadataformaatin kehitystyö (2005) • Formaatin kehittäminen edennyt nopeasti • ensimmäinen versio lähetettiin kommentoitavaksi yliopistojen julkaisuvastaaville tammikuussa 2005 • kehitetty edelleen kommenttien pohjalta • pyritty pitämään suhteellisen kevyenä ja yksinkertaisena, eli ihan kaikkia toiveita ei ole voitu toteuttaa • Metadataformaatin tuorein versio saatavilla osoitteessa http://ethesis.helsinki.fi/metadata/ • muutamat yliopistot ja ammattikorkeakoulut soveltavat jo nyt • Helsingin yliopistossa käyttöön uuden väitöstietojärjestelmän myötä vuodenvaihteessa 2005/2006 • osa muista yliopistoista käyttää edelleen omia formaattejaan: tärkeintä riittävä yhteismitallisuus

7. Opinnäytteiden metadataformaatin kuvaus • ”Tämä on Dublin Core –standardiin perustuva ehdotus kansalliseksi metadataformaatiksi Suomen korkeakoulujen ja ammattikorkeakoulujen elektronisille opinnäytteille. Dublin Core on kansainvälinen elektronisten resurssien kuvailuun kehitetty formaatti. Ehdotuksen tarkoituksena on yhtenäistää elektronisten opinnäytteiden kuvailua ja tällä tavoin tehostaa niiden hakua sekä kuvailutietojen kotimaista ja kansainvälistä vaihtoa esimerkiksi osana OAI-pohjaisia palveluja”

8. Opinnäytteiden metadataformaatti • Metadataformaatti on Dublin Core -pohjainen • yhteensä 23 eri kenttää, joista kuusi on pakollisia ja 17 vapaaehtoisia • formaatissa määriteltyä kenttävalikoimaa voi tarvittaessa laajentaa paikallisten tarpeiden mukaan • metadataformaatti ei ole sidoksissa mihinkään tiettyyn tekniseen järjestelmään (esim. Doria/ENCompass) • Miksi oma formaatti? • jo olemassa olevat kansainväliset formaatit eivät valitettavasti vastaa suoraan suomalaisia käytäntöjä • tavoitteena kuitenkin mahdollisimman suuri yhteensopivuus

9. Opinnäytteiden metadataformaatti • Opinnäytteiden tiedot sopivat Dublin Coren kenttiin varsin hyvin • suurimmat ongelmat liittyivät tiedekunta- ja laitostietojen ilmoittamiseen ja opinnäytteisiin liittyviin henkilöihin (vastaväittäjät jne.) • mahdollista käyttää erilaisia asiasanastoja ja tieteenalaluokituksia • Tarkoitettu ensisijaisesti elektronisille opinnäytteille • sopii kuitenkin tarvittaessa myös pelkästään paperimuodossa ilmestyneiden opinnäytteiden kuvailuun • Soveltuu kaikille opinnäytetyypeille • väitöskirjat, lisensiaatintyöt, gradut, diplomityöt, amk-opinnäytetyöt jne.

10. Metadataformaatin pakolliset kentät • - Tekijän nimi • - Opinnäytteen nimeke • - Opinnäytteen taso • - Opinnäytteen kieli • - Opinnäytteen hyväksymisaika • - Opinnäytteen tekopaikka

11. - Opinnäytteen vaihtoehtoinen nimeke - Opinnäytteen laji - Opinnäytteen julkistamisaika - Opinnäytteen identifiointitunnus - Opinnäytteen rinnakkaisen ilmiasun tiedot - Opinnäytteen rinnakkaisen ilmiasun identifiointitunnus - Sarjan nimi - Sarjan ISSN-tunnus - Opinnäytteen tiivistelmä - Opinnäytteen asiasanat - Opinnäytteen tieteenala - Opinnäytteeseen liittyvät osat - Opinnäytteeseen liittyvät oikeudet - Opinnäytteeseen liittyvät henkilöt - Opinnäytteen koko - Elektronisen opinnäytteen tiedostomuoto - Elektronisen opinnäytteen URL-osoite Metadataformaatin vapaaehtoiset kentät

12. Metadataformaatin soveltaminen Helsingin yliopistossa • Metadata osa laajempaa järjestelmää • kuka tallentaa tiedot ja miten? • perinteinen malli: luetteloija tallentaa julkaisun metatiedot • tekijöiden suorittama tallennus myös varteenotettava vaihtoehto, jos se vain suunnitellaan ja ohjeistetaan hyvin • aikataulu- ja resurssikysymys • E-thesis-palvelussa jo ennestään positiivisia kokemuksia tekijöiden tallentamista tiedoista • väitöstietohankkeessa väittelijöiden tekemää tallennusta varten kehitetty uusi verkkolomake (lomakkeen testiversio löytyy osoitteesta http://ethesis.helsinki.fi/forms/diss.html)

13. Tietojen keruu lomakkeella • Samalla lomakkeella kerätään sekä E-thesis-palvelun että yliopiston väitöstiedotuksen tarvitsemat tiedot - väitöstietolomake pyrkii helpottamaan tietojen täyttämistä - mm. laitostiedot voi valita valikosta. mikä vähentää virheitä • asiasanat edelleen ongelma: eri aloilla erilaisia ja erikielisiä asiasanastoja • väittelijän syöttämät tiedot tarkistetaan ja korjataan ennen kuin ne tulostetaan lopullisiin formaatteihin • tulostaa mm. metadataformaatin mukaisen tiedoston, joka voidaan siirtää suoraan Doriaan

14. Yhteenvetoa kokemuksista • Väitöstietohankkeen edetessä tullut paljon uusia ideoita erilaisista tavoista hyödyntää kerättyä metadataa • ”kunhan saamme tämän ensin valmiiksi niin sitten teemme myös tätä ja tätä...” • tietysti myös resurssikysymys: mitä kaikkea sidosorganisaatiomme oikeasti haluavat meidän tekevän? • Haastavimmat ongelmat eivät ole niinkään teknisiä, vaan liittyvät pikemminkin yliopiston käytäntöihin ja niiden monimutkaisuutteen • tekniset ongelmat ratkaistavissa, mutta toimintamallien muuttaminen ja käyttäjien tuloksellinen ohjeistaminen haastavampaa

15. Lisätietoja • - Jyrki Ilva: ”Väitöstiedot ja tiivistelmät E-thesikseen” (Verkkari 6/2005) - saatavilla osoitteessa http://www.helsinki.fi/kirjastot/verkkari/2005/06/ilva.html • - Jani Saijos: “Kansallinen metadataformaatti elektronisille opinnäytteille” (Tietolinja 2/2005, ilmestyy marraskuun kuluessa)