Внедрение системы электронного документооборота в ИМБП

1. Внедрение системы электронного документооборота в ИМБП Возможные решения: НОО – Нечаев А.П. ЦУМОКО – Шуленин А.П.

2. Система Электронного Документооборота в ГНЦ РФ-ИМБП РАН Необходимость: • На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. • Институт имеет сложную иерархическую и территориально распределенную структуру, что снижает оперативность доведения управленческих решений до подразделений, сроки оформления документов и контроль их исполнения. Возможность: • В настоящее время в Институте существует сложившаяся служба документационного обеспечения управления (ДОУ), специалисты которой легко адаптируют современную СЭД к задачам делопроизводства и документооборота ИМБП • Создана разветвленная телекоммуникационную сеть Института, на базе которой можно развернуть СЭД любого уровня. • Фактически все подразделения Института оснащены компьютерной техникой и сотрудники готовят всю документацию в электронном виде.

3. Основные функции современной системы электронного документооборота: (1) • Регистрация документов; • Ввод текстов резолюций и назначение исполнителей по ним; • Регистрация движения документов внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов, и соответствующих резолюций. • Графическое отображение этого движения в виде "дерева документов"; • Обеспечение автоматизированного контроля над прохождением документов в подразделениях с момента их получения или создания до завершения исполнения (отправка исходящего документа или информирование руководства по тематике поручения); • Обеспечение автоматизированного контроля над исполнением поручений по входящему документу в целом, а также по отдельным пунктам документа и по каждому исполнителю;

4. Основные функции современной системы электронного документооборота: (2) • Контроль за исполнением поручений по заданным интервалам времени; • Упреждающий контроль над своевременным исполнением документов; • Автоматический запуск проверки на наличие "просроченных" документов при начале работы системы; • Выдача отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и др., формирование реестра документов входящей и исходящей корреспонденции; • Поиск документов по их содержанию, тексту резолюций и набору реквизитов; • Администрирование, разграничение прав доступа к работе с документами для различных пользователей, настройка, поддержка справочников; • Интеграция с системами создания документов (текстовый редактор Word, система распознавания FineReader);

5. 48 Лаб. науч. Л-1 Л-2 Л-3 Общ. отдел Отдел О-02 Лаб. 021-025 НОО БФО ОУСиА ПЭО ОМНТС ОК Отдел О-03 Лаб. 031-038 ОВРиПД ООиМТО ИРО ООхр. Отдел О-04 ОСХО Отдел О-05 Лаб. 051-055 РСО СТО Отдел О-06 Лаб. 061-064 СУН ЮС Отдел О-07 Документооборот в ИМБП 25 Подр. упр. Научные подразделения Отдел О-16 Лаб. 161-164 Дирекция Отдел О-15 Лаб. 131-133 • ИТ службы • ИО группа • РМ цех • ОГМ • ОГЭ • Электроцех • Уч. ОСиС • Цех ЭЗиС • Трансп.цех Отдел О-14 Отдел О-13 Лаб. 131-133 Отдел О-12 Лаб. 121-123 Отдел О-11 Отдел О-10 Лаб. 101-104 Отдел О-09 Отдел О-08

6. Приказ №3 от 21.01.2010г.(о назначении ответственных лиц за делопроизводство в подразделениях) 30 человек

7. Основные этапы внедрения СЭД • Обследование организационной структуры Института, выявление основных управленческих процессов, работ и формальное описание схемы движения документов. • Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций. • Адаптация приобретенной СЭД на основе информации, полученной на этапе обследования. • Установка и настройка программного обеспечения СЭД и опытная эксплуатация. • Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации. • Обучение персонала ДОУ и сотрудников подразделений.

8. Последовательность внедрения СЭД

9. Сеть РКА-ЦЭНКИ Опорная сеть Российской академии наук Система электронного докуметооборота Телекоммуникационная сеть ГНЦ РФ-ИМБП РАН Аудиоконференции WWW-сервер Института ИНТЕРНЕТ Телефон +Факс NASA Сеть NASA Видеоконференции Центральный телекоммуникационный узел ЦУМОКО ВОЛС íÂÎ ФАКС ФАКС Узел 2 Узел 2а Аудиоконференции Узел 4а Узел 1 Узел 5 Узел 4 ИУ-100 Узел 1а @ imbp.ru пользователи оперативной сети ЦУМОКО 274 FTP E-mail Института WWW

10. Использование локальной сети ЦУМОКО и Интернет для развертывания СЭД корпус 2 корпус 1 корпус 3 корпус 4 СЕТЬ ИНТЕРНЕТ корпус 5 Сервер СЭД корпус 8

11. Список продуктов «Делопроизводство» в программе 1С:

12. Предлагаемые на рынке системы электронного документооборота (СЭД) Источник: ИА Bishelp.ru, 2008

13. Система ДЕЛО ЭФФЕКТИВНЫЙ ИНСТРУМЕНТ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (ВЕРСИЯ 8.8.5) Москва 2007

14. Линейка продуктов компании ЭОС • «ДЕЛО» - система автоматизации корпоративного делопроизводства и электронного документооборота • «АРХИВ» - система автоматизации архивного дела в организациях • «КАДРЫ» – система обработки кадровой информации и кадрового делопроизводства • Опции «Поточное сканирование», «ЭЦП», «ДЕЛО-WEB»

15. Функции системы «ДЕЛО» • Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних), • Ввод резолюций и контроль их исполнения; • Регистрация и контроль резолюций из вышестоящих организаций; • Возможность централизованного контроля и контроля «внешних» исполнителей; • Обслуживание многопунктовых документов; • Создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме; • Маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам; • Поиск документов с возможностью сохранения поискового запроса; • Работа с взаимосвязанными документами; • Сканирование и прикрепление электронных образов документов, возможность поточного сканирования, полнотекстовой поиск по прикрепленным файлам; • ЭЦП прикрепленных файлов документов; • Обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования; • Справочно – аналитическая работа, формирование отчетов; • Полнофункциональный Web –доступ к базе данных.

16. Структура системы «ДЕЛО» резервные копии

17. Задачи, решаемые системой «ЕВФРАТ-Документооборот» • Автоматизация службы канцелярии • Автоматизация делопроизводства (процессов ДОУ) • Создание электронного архива документов • Корпоративный электронный документооборот (workflow) • Обеспечение информационной безопасности и управление доступом • Контроль исполнительской дисциплины • Частные задачи автоматизации документооборота

18. Примеры частных задач, решаемых системой «ЕВФРАТ-Документооборот» • Автоматизация работы с договорами (создание, согласование, отслеживание сроков окончания) • Автоматизация обращений граждан (прием, регистрация, обработка, контроль исполнения, списание в архив) • Автоматизация обработки заявок от клиентов и партнеров (прием, регистрация, выполнение, контроль исполнения) • Управление проектными работами (начало проекта, коллективная работа, сдача) • Управление мероприятиями, совещаниями (подготовка материалов, проведение, обработка результатов) • и др.

19. Предложение по поставке и внедрению системы ЕВФРАТ

20. Система электронного документооборота NauDoc v 4.3 • работает на любой операционной системе (MAC OC X) • бесплатная базовая версия NauDoc Free • бесплатное обучение пользователей • полноценный веб-интерфейс • открытый код

21. Система электронного документооборота NauDoc v 4.3 • Открытый код, независимость от платформы и полноценный веб-интерфейс позволяют быстро и без лишних затрат интегрировать систему в уже существующую IT-инфраструктуру предприятия. • Бесплатная версия NauDoc Free позволит минимизировать финансовые риски при внедрении СЭД. • Бесплатное дистанционное обучение по электронному документообороту позволит легко и без затрат обучить персонал работе с системой.  • Система уже сконфигурирована под решение типовых задач, что позволяет быстро начать работать. • Менеджер обновлений позволяет постоянно получать стабильный и отлаженный код.

22. Сравнение редакций NauDoc v 4.3

23. спасибо за внимание !