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Process Modelling

Process Modelling. Frankfurt, 21. August 2001. Agenda. Process Modelling - Wozu? Prozesse - Was ist das? Prozess Modellierung mit der (e)EPK-Methode - Wie? Vorteile der epk-Notation Beispielprozess. Prozeß Modellierung - Wozu?. Prozeß Modellierung - Wozu? . Modellierung von Prozessen.

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Presentation Transcript

  1. Process Modelling Frankfurt, 21. August 2001

  2. Agenda • Process Modelling - Wozu? • Prozesse - Was ist das? • Prozess Modellierung mit der (e)EPK-Methode - Wie? • Vorteile der epk-Notation • Beispielprozess Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  3. Prozeß Modellierung -Wozu?

  4. Prozeß Modellierung - Wozu? Modellierung von Prozessen • als Schnittstelle • zwischen strategischer Entscheidung • und tatsächlicher Ausführung Beispiele • Definition und Kontrolle von Workflows • Activity-based costing (ABC) • Grundlage zur Softwareentwicklung • Moderationstool • Anforderungsanalyse • Projektplanung ... Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  5. Prozesse -Was ist das?

  6. Prozesse - Was ist das?Eine allgemeine Definitionnach der wir alle viel klüger sind! Definition Ein Prozeß ist.. ..eine Beschreibung logisch-funktional zusammenhängender Aktivitäten (Ablaufreihenfolge).. ..in einem Zeit- und/oder Leistungshorizont. Ein Prozeß wird.. .. durch ein definiertes Startereignis (Trigger) angestossen.. ..und schließt mit einem vordefiniertem Endereignis ab. Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  7. Prozesse - Was ist das? Folgende Prozeßtypen werden unterschieden LEISTUNGSprozesse Prozesse zur Erstellung bzw. Umsetzung eines Produktes und/oder einer (Dienst-)Leistung UNTERSTÜTZUNGSprozesse Prozesse zur Bereitstellung von Ressourcen und/oder Infrastruktur Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum FÜHRUNGSprozesse Prozesse zur übergreifenden Planung, Steuerung und Kontrolle

  8. Prozesse - Was ist das? Folgende Prozeß-Sichten werden unterschieden FUNKTIONS-Sicht Prozeß richtet sich an einer zu erbringenden Leistung bzw. einem zu erstellenden Produkt aus KUNDEN-Sicht Prozeß richtet sich über einen zuvor definierten Zeithorizont an einem Kunden aus Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  9. Funktionssicht Prozess Welcome Package Prozess Magazin Prozess Telefonische Kundenbefragung Prozess Telefonische Kundenbefragung Kunde erhält Welcome Package Kunde erhält Magazin Outbound: Kunde wird befragt Outbound: Kunde wird befragt KDP-Prozeß Kundensicht Zeithorizont Prozesse - Was ist das? Graphische Darstellung unterschiedlicher Prozeß-Sichtenam Beispiel KDP - stark vereinfacht Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum !! Eine Prozeß-Sicht gibt keine Auskunft über den Prozeß-Typ. Im vorliegenden Fall sind alle dargestellten Prozesse Leistungsprozesse!!

  10. METAprozesse Ein in sich geschlossener, unabhängiger Prozeß (Aufgabe) KERNprozesse Clustering von zusammenhängenden Prozeßschritten, -Aufgaben des Metaprozeßes zu Kernprozessen HAUPTprozesse Clustering von zusammenhängenden Prozeßschritten, -Aufgaben des Kernprozesses zu Hauptprozessen Subprozesse, Aktivitäten, Aufgaben Alle Einzelprozessschritte / Aktivitäten / Aufgaben zur Bearbeitung des Hauptprozesses Prozesse - Was ist das? Sonstige Prozeßtypologie Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  11. Kernprozesse des Metaprozesses Lead Generierung (Kern) Lead Qualifi-zierung (Kern) Beratung (Kern) Angebots-erstellung (Kern) Hauptprozesse eines Kernprozesses Daten-erfassung (Haupt) Zielgruppen-bestimmung (Haupt) Potential-analyse (Haupt) Kampagne zur Adress-generierung (Haupt) Subprozesse eines Hauptprozesses Kamp.-planung (Sub) Kamp.-Konzept (Sub) Kamp.-durch-führung (Sub) Prozesse - Was ist das? Graphische Darstellung von Meta-, Kern-, Haupt- und Subprozessenam Beispiel Lead Management Prozeß Lead Management (Meta) Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  12. Prozeß Modellierung - Wie?

  13. Zeitpunkt • Faustregel: • Die Prozeß Modellierung geht immer der eigentlichen Prozeß Operationalisierung voraus! • Auf Deutsch: Bevor man etwas macht, sollte der Prozeß modelliert werden (Wer macht Was, Wann, Wie genau, Womit und Warum wird‘s gemacht) Projektphasen Planung Was? Wann? Warum? Anforderungen? Konzept Wer? Wie genau? Wann genau? Durch- führung Butter bei de Fische Kontrolle Abschluß, Prüfung des Warums • Meta-Prozess • (Kern-Prozesse) • Kern-Prozesse • Haupt-Prozesse • Sub-Prozesse Prozeß Modellierung - Wie?Zeitpunkt einer Prozeß Modellierung Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  14. Prozeß Modellierung - Wie?Vorbereitung zur Prozeß Modellierung Vorbereitung • Definition von Start- und Endereignis des Prozesses (=Bestimmung des Types und des Umfanges des Prozesses) • Beispiel: Prozeß Lead Management • Startereignis: Interessent wünscht Testfahrt (Interneteintrag) • Endereignis: VB hat Interessent Angebot unterbreitet • Beispiel: Prozeß Mailingaktion • Startereignis: Kunde will Mailing • Endereignis: Mailingaktion durchgeführt • Definition der Prozeß-Sicht(Funktion / Kunde) • Anforderungsanalyse (externe Sicht) an bzw. Rahmenbedingungen für den Prozeß • u.a.: Meßgrößen, zu verwendende Daten, Zielgruppenbestimmung, Zeitrahmen, zu verwendende Technologie, Vorgabe des Channels etc. Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  15. Prozeß Modellierung - Wie?Methodik zur Prozeß Modellierung Methodik zur Prozeß Modellierung • mit der (e)EPK-Methode (Ereignisgesteuerte Prozeßketten) • semiformale, graphische Modellierungssprache • in 1992 entwickelt von Prof.Scheer (Uni Saarbrücken) • ISO900xzertifiziert Umfang eines Prozeß Modells I. eine graphische Abbildung des Prozesses II. ein Prozeßdictionary III.eine Prozeßbeschreibung (bedarfsgerecht) Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  16. Prozess Modellierung - Wie?Die graphische Prozeßabbildung nach der epk-Methode Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  17. Prozess Modellierung - Wie?Die Symbolik der epk-Methode Ereignis • Ereignisse sind Auslöser von Aktivitäten und sind deren Ergebnis • Syntaktische Regel für Ereignis: einem vorangestellten Substantiv folgt immer das Partizip Perfekt des gewählten Verbs • Daten liegen bereinigt vor • Kunde ruft an • Mailing ist versendet • Schalke ist Meister geworden Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  18. Prozess Modellierung - Wie?Die Symbolik der epk-Methode Aktivität • Aktivitäten transformieren Input- in Outputdaten(etwas wird durchgeführt) • Syntaktische Regel für Aktivität: einem vorangestellten Verb folgt ein Substantiv • Bereinige Daten • Rufe Kunde an • Versende Mailing • Erstelle Konzept Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  19. Prozess Modellierung - Wie?Die Symbolik der epk-Methode Rolle • Die Rolle beschreibt die Abteilung und/oder Person, die die Aktivität durchführt und für das Erreichen des Endereignisses verantwortlich ist • Syntaktische Regel für Rolle: keine • Account • Dataservices • Produktion • Call Center Agent Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  20. Prozess Modellierung - Wie?Die Symbolik der epk-Methode Anwendung / IT • Die Anwendung / IT beschreibt die Softwarel, die Datenbank, das IT-System, mit welcher die Aktivität durchgeführt wird • Syntaktische Regel für Aktivität: keine • Lotus Notes • Marketing Manager • En@bler • SpSS Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  21. Prozess Modellierung - Wie?Die Symbolik der epk-Methode Sonstige „Shapes“ Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  22. Prozess Modellierung - Wie?Das Prozeßdictionary Das Prozeßdictionary... ....gibt eine vollständige Auflistung der Prozeßschritte inklusive (wahlweise) Bemerkungen und Seitenangabe wieder Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  23. Prozess Modellierung - Wie?Die Prozeßbeschreibung Die Prozeßbeschreibung... ....enthält Detailinformationen zu den Prozeßschritten, beispielsweise Dauer, Manntage, Kosten, Start- & Endtermin, Implikationen für die prozeßunterstützende Software etc. Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  24. Prozess Modellierung - Wie?Die ProzeßbeschreibungBeispiel Softwareentwicklung „Prozeßauszug“ Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  25. Vorteile der epk-Notation

  26. Prozess Modellierung Vorteile der epk-Notation Vorteile • Endereignisse geben Auskunft über das Deliverable eines Prozeßschrittes, eines ToDos, einer Aufgabe (mehr Transparenz für „Aussenstehende“) • Ereignisse können je nach Bedeutung als Meilensteine in der Projektplanung verwendet werden • Durch Ereignisse wird das „was kann schieflaufen“ transparent gemacht • „Übersichtlichkeit“: Durch die Möglichkeit der Dekomposition (Bündelung zusammenhängender Aktivitäten zu einem Prozeßschritt) erstrecken sich die epk-Prozesse niemals über mehr als eine Seite. Jede Seite zeigt einen in sich geschlossenen Prozeßschritt. • „Wiederverwendbarkeit“: Durch die Bündelung logisch-zusammenhängender Aktivitäten können Module gebildet werden, die bei nachfolgenden, ähnlichen Projekten wieder verwendet werden können. • Durch Detailtiefe bekommen sowohl Prozeßbeteiligte als auch der Auftraggeber Einblick in Zusammenhängende, Abläufe und Abhängigkeiten der einzelnen Prozeßschritte • Jeder weiß zu jedem Zeitpunkt was zu tun ist • Durch erhöhten Planungsaufwand verringert sich der Aufwand der Durchführung und das Nervenkostüm der Projektbeteiligten wird geschont Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  27. Beispielprozeß

  28. Prozess Modellierung - Wie?Beispiel Beispiel Kunde will zweistufige Aktion: • Ein Response-Mailing mit telefonischem Nachfass (sowohl Reagierer als Nicht-Reagierer). Wenn Kunde innerhalb von 4 Wo nicht reagiert, soll er als Nicht-Reagierer behandelt werden. • Kunde möchte eigene Kundenadressen benutzen (diese müssen noch bereinigt werden - Kunde kennt Potential nicht) • Kunde möchte zum Abschluß ein Reporting und eine Analyse der Mailingaktion für kommende Aktion Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  29. Prozess Modellierung - Wie?Beispiel Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

  30. Prozess Modellierung - Wie?Beispiel Kunde | Titel | Impiric I Abteilung | Datum

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