1 / 37

BAB 2 : KONTEKS DAN PROSES PENGURUSAN PROJEK

BAB 2 : KONTEKS DAN PROSES PENGURUSAN PROJEK. PROJEK TIDAK BOLEH DILAKSANAKAN SECARA BERSENDIRIAN. Projek mesti beroperasi dalam persekitaran organisasi yang luas.

vernon
Download Presentation

BAB 2 : KONTEKS DAN PROSES PENGURUSAN PROJEK

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. BAB 2 : KONTEKS DAN PROSES PENGURUSAN PROJEK Course Technology 2001

  2. PROJEK TIDAK BOLEH DILAKSANAKAN SECARA BERSENDIRIAN • Projek mesti beroperasi dalam persekitaran organisasi yang luas. • Pengurus projek perlu mengambil pandangan holistik / sistem ke atas projek dan memahami peranan projek di dalam konsep organisasi yang luas. Course Technology 2001

  3. PANDANGAN SISTEM KE ATAS PENGURUSAN PROJEK • Pendekatansistemmunculdalam 1950an untukmenerangkanpendekatananalitikalkepadapengurusandanpenyelesaianmasalah. • Tigabahagiantermasuk: • Falsafahsistem : Lihatbendasebagaisistem, komponen yang salingberinteraksi yang bekerjadalmsesuatupersekitaranuntukmemenuhitujuantertentu. • Analisasistem: pendekatanpenyelesaianmasalah • Pengurusansistem : Menanganiisubisnes, teknologidanorganisasisebelummembuatperubahankepadasistem. Course Technology 2001

  4. RAJAH 2-1. MODEL TIGA SFERA UNTUK PENGURUSAN SISTEM Course Technology 2001

  5. FasaProjekdanKitarHayatProjek • Kitar hayat projek adalah sekumpulan fasa projek. • Fasa projek berbeza menurut projek atau industri, tetapi beberapa fasa umum adalah: • konsep • pembangunan • implementasi • sokongan Course Technology 2001

  6. Rajah 2-2. Fasa Kitar Hayat Projek Course Technology 2001

  7. Kitar Hayat Produk • Produk juga mempunyai kitar hayat • Kitar hayat Pembangunan Sistem (SDLC) ialah kerangka untuk menerangkan fasa yang terlibat dalam pembangunan dan penyelenggaraan sistem maklumat. • Fasa SDLC termasuk perancangan, analisa, rekabentuk, implementasi dan sokongan. Course Technology 2001

  8. Contoh Model SDLC • Model air terjun: mempunyai tahap linear yang jelas tentang pembangunan dan sokongan pembangunan sistem. • Model spiral: menunjukkan bahawa perisian dibangunkan menggunakan pendekatan interaktif atau spiral dan bukan linear. • Model incremental release : sediakan pembangunan progresif untuk perisian operasi. • Model RAD : digunakan untuk menghasilkan sistem dengan cepat tanpa mengorbankan kualiti. • Model prototaip : digunakan untuk membangunkan prototaip bagi menjelaskan keperluan pengguna. Course Technology 2001

  9. Waterfall model

  10. Waterfall model phases • Requirements analysis and definition • System and software design • Implementation and unit testing • Integration and system testing • Operation and maintenance • The main drawback of the waterfall model is the difficulty of accommodating change after the process is underway. One phase has to be complete before moving onto the next phase.

  11. Waterfall model problems • Inflexible partitioning of the project into distinct stages makes it difficult to respond to changing customer requirements. • Therefore, this model is only appropriate when the requirements are well-understood and changes will be fairly limited during the design process. • Few business systems have stable requirements. • The waterfall model is mostly used for large systems engineering projects where a system is developed at several sites.

  12. Incremental delivery • Rather than deliver the system as a single delivery, the development and delivery is broken down into increments with each increment delivering part of the required functionality. • User requirements are prioritised and the highest priority requirements are included in early increments. • Once the development of an increment is started, the requirements are frozen though requirements for later increments can continue to evolve.

  13. Incremental development

  14. Incremental development advantages • Customer value can be delivered with each increment so system functionality is available earlier. • Early increments act as a prototype to help elicit requirements for later increments. • Lower risk of overall project failure. • The highest priority system services tend to receive the most testing.

  15. R 2-3. Model Spiral Pembangunan Perisian (Boehm, 1988) Course Technology 2001

  16. Spiral development • Process is represented as a spiral rather than as a sequence of activities with backtracking. • Each loop in the spiral represents a phase in the process. • No fixed phases such as specification or design - loops in the spiral are chosen depending on what is required. • Risks are explicitly assessed and resolved throughout the process.

  17. Spiral model sectors • Objective setting • Specific objectives for the phase are identified. • Risk assessment and reduction • Risks are assessed and activities put in place to reduce the key risks. • Development and validation • A development model for the system is chosen which can be any of the generic models. • Planning • The project is reviewed and the next phase of the spiral is planned.

  18. Membezakan Kitar Hayat Projek dan Kitar Hayat Produk. • Kitar hayat projek untuk semua projek tanpa mengira tentang produk yang dihasilkan. • Model kitar hayat produk berbeza menurut sifat produk. • Kebanyakan produk IT yang besar dibangunkan dalam siri beberapa projek. • Pengurusan projek dilakukan ke atas seluruh fasa kitar hayat produk. Course Technology 2001

  19. Mengapa Ada Fasa Projek Dan Ulasan Pengurusan? • Projek sepatutnya melalui semua fasa dengan jaya sebelum terus ke fasa seterusnya • Ulasan pengurusan (fasa keluar atau kill point) patut berlaku selepas setiap fasa untuk menilai kemajuan projek, kejayaan dan keserasian berterusan dengan matlamat organisasi. Course Technology 2001

  20. Memahami Organisasi Kerangka Struktur: Fokus kepada peranan dan tanggungjawab, penyelerasan dan kawalan. Carta organisasi bantu takrifkankerangka. Kerangka Sumber Manusia: Fokus kepada memastikan keharmonian antara keperluan oranisasi dan keperluan manusia. Kerangka politik: Andaikan organisasi sebagai pakatan yg tediri dari individu dan kumpulan berbeza. Isu utama adalah konflik dan kuasa. Kerangka simbol: Fokus kepada simbol dan makna berkaitan peristiwa. Adat resam dipentingkan. Course Technology 2001

  21. Banyak Organisasi Fokus Kepada Kerangka Struktur • Ramai orang faham tentang carta organisasi • Ramai pengurus baru cuba untuk mengubah struktur organisasi bila perubahan lain yang diperlukan. • 3 struktur organisasi asas • fungsian • projek • matriks Course Technology 2001

  22. R 2-4. StrukturOrganisasiFungsian, ProjekdanMatriks Course Technology 2001

  23. J2-1. Pengaruh Struktur Organisasi Ke atas Projek PMBOK Guide, 2000, p. 19 Struktur organisasi mempengaruhi kuasa pengurus projek, tetapi kerangka sumber manusia, politik dan simbolik perlu dipentingkan juga. Course Technology 2001

  24. KenaliKepentinganPemegangsahamProjek • Pemegang saham projek adalah orang yg terlibat atau menerima kesan dari aktiviti projek. • Pengurus projek perlu ambil masa untuk kenalpasti, faham dan urus hubungan dengan semua pemegang saham projek. • Empat kerangka organisasi boleh digunakan untuk memenuhi keperluan dan harapan Pemegang saham. • Eksekutif kanan – Pemegang saham paling penting. Course Technology 2001

  25. Apa Yang MembantuKejayaanProjek? Menurut laporan Standish Group CHAOS 2001: A Recipe for Success, butiran berikut membantu kejayaan projek IT, mengikut turutan kepentingan: • Sokongan eksekutif • Penglibatan pengguna • Pengurus projek berpengalaman • Objektif bisnes jelas • Skop diminimakan • Infrastruktur perisian piawai • Keperluan asas teguh • Metodologi formal • Anggaran bolehharap Course Technology 2001

  26. Keperluan Kepada Komitmen Pengurusan Atasan • Beberapa kajian menyatakan komitmen pengurusan atasan sebagai salah satu faktor utama berkaitan kejayaan projek • Pengurusan atasan boleh bantu pengurus projek mendapatkan sumber mencukupi, dapatkan kelulusan untuk keperluan unik dalam masa yang cukup, dapat kerjasama dari orang lain dalam organisasi dan belajar bagaimana untuk jadi ketua yang lebih baik. Course Technology 2001

  27. Keperluan Kepada Komitmen Organisasi Terhadap Teknologi Maklumat • Jika organisasi mempunyai sikap negatif terhadap TM, ini menyukarkan kejayaan projek TM. • Dengan adanya Chief Information Officer (CIO) pada aras atas organisasi membantu projek TM • Menetapkan orang bukan-TM kepada projek TM menggalakkan lebih komitmen Course Technology 2001

  28. Keperluan Piawai Organisasi • Piawai dan panduan membantu pengurus projek menjadi lebih berkesan. • Pengurusan atasan boleh menggalakkan: • Penggunaan borang dan perisian piawai untuk pengurusan projek • Pembangunan dan penggunaan panduan untuk menulis rancangan projek atau memberikan maklumat status • Kewujudan pejabat pengurusan projek atau pusat kecemerlangan Course Technology 2001

  29. J2-3. 15 Fungsi Tugas Pengurusan Projek* • Takrifkan skop projek • Kenalpasti Pemegang saham, pembuat keputusan, dan peningkat prosedur (procedure escalation) • Bangunkan senarai tugas (work breakdown structures) • Anggar keperluan masa • Bangunkan carta alir projek • Kenalpasti sumber dan belanjawan yang diperlukan • Nilai keperluan projek • Kenalpasti dan nilai risiko. Sediakan rancangan kemungkinan yg boleh berlaku • Kenalpasti salingsandaran • Kenalpasti dan jejak batu tanda kritikal • Sertai ulasan fasa projek • Dapatkan sumber yang diperlukan • Urus proses kawalan perubahan • Laporkan status projek Course Technology 2001

  30. Kebolehan Pengurus Projek • Kebolehan komunikasi: mendengar, mengerah • Kebolehan organisasi : merancang, menetapkan matlamat, menganalisa • Kebolehan membangunkan kumpulan : empathy, motivasi, esprit de corps • Kebolehan kepimpinan: tunjukkan contoh, bertenaga, berwawasan (big picture), mewakilkan, positif • Kebolehan menyesuaikan diri (coping) : fleksibel, kreatif, sabar, berusaha • Kebolehan kemahiran teknologi : pengalaman, pengetahuan projek Course Technology 2001

  31. Jadual 2-3. Ciri-ciri Pengurus Projek Yang Berkesan dan Tidak Berkesan Pengurus Projek Berkesan Pengurus Projek Tidak Berkesan • Kepimpinan menerusi teladan • Berwawasan • Kemahiran teknikal • Tidak teragak-agak • Berkomunikasi baik • Pakar motivasi • Sedia berhadapan dengan pengurusan atasan sekira perlu • Sokong ahli kumplan • Galakkan idea baru • Tunjukan contoh tidak baik • Tidak yakin diri • Kurang kepakaran teknikal • Lemah dalam berkomunikasi • Tidak mampu memberi motivasi dengan baik Course Technology 2001

  32. Kumpulan Proses Pengurusan Projek • Pengurusan projek boleh dilihat sebagai proses yang saling berkaitan • Kumpulan proses pengurusan projek termasuk • Proses Permulaan • Proses Perancangan • Proses Perlaksanaan • Proses Kawalan • Proses Penutupan Course Technology 2001

  33. R 2-5. Tindanan Kumpulan Proses dalam satu fasa (PMBOK Guide, 2000, p. 31) Course Technology 2001

  34. J 2-5. Hubungan Antara Kumpulan Proses, Aktiviti dan Bidang Pengetahuan Course Technology 2001

  35. J 2-5. Hubungan Antara Kumpulan Proses, Aktiviti dan Bidang Pengetahuan Course Technology 2001

  36. Membangunkan Metodologi Pengurusan Projek TM • Pendekatan kepada pengurusan projek adalah unik (spt projek) • Byk organisasi membangunkan metodologi pengurusan projek sendiri terutama untuk projek TM • Blue Cross Blue Shield of Michigan menggunakan PMBOK sebagai panduan dalam membangunkan metodologi pengurusan projek TM Course Technology 2001

  37. Rajah 2-6. Metodologi PP TM Kebanyakan bahagian sama spt PMBOK, tetapi sesetengah aktiviti diubah untuk memenuhi keperluan organisasi. Course Technology 2001

More Related