Управление финансами и бюджет проекта

1. Управление финансами и бюджет проекта Совместный технический секретариат

2. Финансирование проектапартнёром Не менее10% общего бюджета проекта должно финансироваться Заявителем и партнёрами (не менее 10% общего бюджета каждого партнёра) 2

3. Финансирование проекта партнёром МСП Для партнёра МСП финансирование со стороны программы не более 50% общего бюджета партнёра (только для Приоритета № 1) 3

4. Софинансированиепроекта Софинансирование партнёрами: • собственными средствами • взнос в натуральной форме(GfGA стр.22) – неоплачиваемая работа волонтёров и использование для выполнения проекта СОБСТВЕННЫХ помещений бенефициара и/или партнёров (не более 10% общего бюджета проекта и не более объёма софинансирования проекта бенефициаром и/или партнёрами) 4

5. Размер платежей • Первый авансовый платёж • для проектов продолжительностью не более 18 месяцев и размером гранта не более 300,000 EUR – максимум 40% объёма гранта • для проектов продолжительностью более 18 месяцев или с грантом размером более 300,000 EUR – максимум 40% объёма бюджета, запланированного не первые 12 месяцев проекта гранта • Следующий авансовый платёж – вместе с первым авансовым платежом не должен превышать 80% гранта • Окончательный расчёт– не более20% гранта а течение 45 дней после утверждения финального отчёта. Section 3.2.1. GfGA 5

6. Приемлемостьзатрат по срокам • Приемлемы только затраты, произведённые в период действия контракта на выполнение проекта (после подписания контракта и вступления его в силу) • Единственное исключение – затраты, относящиеся к подготовке финального отчёта, проведению проверки расходов и оценке проекта, которые могут быть совершены до даты представления финального отчёта • Подготовительные затраты, произведённые до начала реализации проекта - неприемлемы 6

7. Приемлемость затрат Обоснование приемлемости затрат: • Указаны в утверждённой Полной Форме Заявки • Соответствуюттребованиям визуализации Программы • Необходимы для выполнения проекта • Идентифицируемые и поддающиеся проверке, обязательно регистрируемые в бухгалтерском учёте • Произведённые в соответствии с процедурами проведения закупок • Разумные иобоснованные Section 2.1.4.2. GfGA 7

8. Налоги • Налоги являются неприемлемыми расходами(исключение – подоходный налог, взносы в государственные внебюджетные фонды) • НДС является неприемлемыми расходами (кроме случаев, когда Бенефициарий и/или партнеры не имеют права на его возмещение) 8

9. Неприемлемые расходы • Оплата долгов или убытков • Оплата процентов по кредитам • Расходы, оплаченные ранее в рамках других проектов (двойное финансирование) • Приобретение земли или зданий(кроме особых случаев) • Потери при обмене валюты • Налоги (кроме налогов на зарплату), НДС в случае возможности его возмещения • Выдача кредитов третьим лицам • Пени, штрафы, судебные издержки Section 2.1.4.3. GfGA 9

10. Документы • Programme document “Programme - Estonia - Latvia - Russia Cross Border Cooperation Programme Within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013” • Guidelines for Grant Applicants - GfGA • PRAG - Practical Guide to Contract procedures for European Commission External Actions • National legislation (EST and LAT partners and public bodies in RUS) • Practical Guidelines for project applicants of Open calls for proper management during project implementation 10

11. Основные требования к бюджету • Бюджет должен быть реалистичным и экономически эффективным • Проект не должен быть ориентирован на извлечение прибыли • Расходы бюджета проекта не должны покрываться исключительно средствами гранта • Все партнёры должны вносить свою долю софинансирования проекта • Только расходы необходимые для реализации проекта являются приемлемыми 11

12. Правило 10% До 10% общего бюджета проекта могут быть потрачены на мероприятия (не инвестиционные) вне зоны действия Программы: • Эти мероприятия должны быть подробно описаны, затраты по ним обоснованы и включены в Полную Форму Заявки Section 2.1.3.4. GfGA 12

13. Статьи бюджета • Человеческие ресурсы Human resources • Командировочные расходы Travel costs • Оборудование и закупки Equipment and supplies • Прямые офисные расходы Direct local office costs • Прочие затраты и внешние услуги Other costs and external services • Инфраструктура Infrastructure • Взнос в натуральной форме In kind • Административные расходы Administrative costs • Непредвиденные расходы Contingency reserve Section 2.1.4.4. GfGA 13

14. Человеческие ресурсы • Эти расходы включают оплату только той части персонала Бенефициария и партнёров проекта, которая непосредственно участвует в реализации проекта (включая подоходный налог и обязательные платежи в государственные внебюджетные фонды) • Уровень зарплат персонала, участвующего в реализации проекта, должен соответствовать уровню зарплат, представленному на рынке 14

15. Командировочные расходы • Расходы могут включать – оплату билетов на самолёт, поезд и автобус, горючего для автомобиля или его аренду, виз и страховок, проживания в гостинице • Бенефициарии и партнёры из Латвии и Эстонии, российские представители органов власти при определении размеров командировочных расходов должны использовать нормы, установленные национальным законодательством 15

16. Оборудование и закупки • Оборудование и закупки должны соответствовать целям Программы и являться необходимыми для достижения целей проекта • При приобретении оборудования необходимо придерживаться правил информации и публичности • В случае превышения общего объёма закупок по этой статьесуммы в 100,000 Европри подготовке Полной Формы Заявки потребуется представление предварительного технико-экономического обоснования (Pre-Feasibility Study) • NB! Необходимо соблюдение правил происхождения и национальности 16

17. Прямые офисные расходы • Затраты, счета по которым выставляются напрямую проекту - в случае помещения, арендованного непосредственно для реализации проекта, арендная плата, текущие офисные расходы, аренда транспорта… • Аренда отдельного офиса возможна в исключительных случаях, при соответствующем обосновании • NB!В случае использования Бенефициарием и/или партнёром собственных помещений для реализации проекта в качестве взноса в натуральной форме необходимо указывать это в бюджете проекта 17

18. Прочие затраты и внешние услуги • Закупки всех услуг/работ внешних исполнителей должны проводиться в соответствии с правилами, установленными Программой: • Аудит • Визуализация проекта • Банковские услуги • Внешние эксперты • Прочие услуги • Бенефициарии и партнёры не могут заключать друг с другом контрактов на работы, выполняемые в рамках проекта 18

19. Инфраструктура • Работы и услуги, связанные со строительством, реновацией, монтажом оборудования NB! Необходимо предусмотреть затраты на услуги надзорных органов (в рамках национального законодательства) • Финансирование инвестиций возможно в тех случаях, когда это абсолютно необходимо для достижения результатов проекта при условии соблюдения всех требований Программы • Соответствующий партнёр проекта должен быть собственником земли и/или иметь необходимые разрешения на строительство 19

20. Инфраструктура • Проведение закупок всех внешних услуг и работ должно строго соответствовать процедурам, описанным в разделе 3.2.5 GfGA(российские частные предприятия и некоммерческие предприятия должны следовать правилам, установленным PRAG) • В бюджет Полной Формы Заявки необходимо включать подробную смету на работы/услуги, основанную на прилагаемом предварительном технико-экономическом обосновании • NB! Работы, связанные с разработкой технической документации и непосредственно с проведением строительных работ не могут финансироваться в рамках одного проекта 20

21. Административные расходы • Обеспечивают работу офиса, связанную с реализацией проекта (аренда, электричество, отопление, связь, канцелярские расходы, пр….) • Являются приемлемыми, если они не включены в другие статьи бюджета • Если текущая деятельность Бенефициария/партнёра финансируется из бюджета Европейского Союза, то использование этой статьи бюджета является неприемлемым • Не могут превышать 7% общих прямых затрат проекта, рассчитываются в соответствии с чётко обоснованным методом 21

22. Рекомендации Заявителям Разрабатывая проект бюджета: 22

23. Амортизация • Бенефициарии и партнёры из Латвии, Эстонии и России должны придерживаться методов расчёта амортизации, определяемых национальным законодательством • Бенефициарии и партнёры вправе выбирать метод расчёта амортизации и обязаны придерживаться его в течение всего периода реализации проекта, его изменение возможно лишь в исключительных случаях с необходимым обоснованием 23

24. Двойное финансирование • Отдельный проект или мероприятие не могут дважды финансироваться грантом Европейского Союза • Мероприятия проекта, ранее профинансированные из фондов Европейского Союза, международных, национальных, региональных и/или местных фондов, считаются неприемлемыми и квалифицируются как двойное финансирование Section 3.2.8. GfGA 24

25. Использование Евро • Платежи проектам осуществляются только в Евро • Платежи, произведённые в национальной валюте должны пересчитываться в Евро с точностью до 4-х знаков после запятой (например 0.1234) Для информации: • Пересчёт в Евро платежей, произведённых в национальной валюте, должен проводиться по среднему за отчётный период обменному курсу валют, публикуемому на InforEurohttp://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?language=en • Любые потери, связанные с конвертацией валюты являются неприемлемыми Section 3.2.2. GfGA 25

26. Учёт расходов проекта • Для учёта расходов проекта бенефициарий и партнёры должны ввести отдельную бухгалтерскую систему или систему кодирования расходов проекта, соответствующую национальным правилам бухгалтерского учёта • Расходы должны бытьлегко идентифицируемыми и поддающимися проверке Section 3.2.3. GfGA 26

27. CONTACTS