420 likes | 574 Views
Clerical Work of Administration By : Rahmayanti , S.IP., M.Si. Clerical Work meliputi …. Manajemen Rapat dan Notula Etiket Menerima Tamu Handling Calls in and out Perencanaan Kerja Individu Perbekalan K antor. Manajemen Rapat dan Pembuatan Notula. Fungsi Rapat.
E N D
Clerical Work of Administration By : Rahmayanti, S.IP., M.Si
Clerical Work meliputi … • ManajemenRapatdanNotula • EtiketMenerimaTamu • Handling Calls in and out • PerencanaanKerjaIndividu • PerbekalanKantor
Agenda Rapatbiasanyaberisi … • Keteranganpeserta yang tidakhadir • Minutesrelevandarirapatterakhir • Membicarakanmasalah yang dihadapisertasolusinya • Any other business • Tanggaldanwakturapat yang akandatang
Contoh agenda rapat … • Pendataanpeserta yang tidakhadir • Permohonanmaafatasketidakhadiransalahsatupemimpinrapat • Hal-hal yang akandibicarakan )* • Laporandarisekretaris, bendahara,bagian marketing • Lain-lain • Penetapanwakturapatberikutnya
TipePemimpinRapat • Otoriter • Demokratis • Laissez-faire
TipePesertaRapat • Sang moderator • Pecandurapat • Sang pembantah • Maniak Gadget • Mr/Mrs ring-ring • Sang pelawak • Sang apatis
PeranPeserta … • Sebagaipenyumbangpendapat/data • Sebagaipembuatkeputusan • Sebagaipenerimakeputusan • Sebagaipembantupimpinan
PT. INDOFARMA, (Tbk) SuratEdaranUndangan Nomor : ………… DiharapkankehadiranBapak/Ibu/Saudara yang namanyatersebutdibawahini, untukdapathadirpadaRapat/ PertemuanKoordinasiawalBulanFebruari 2012, yang rencananyaakandiadakanpada : Hari/Tanggal : Waktu : Tempat : Acara :
Syaratrapat yang Baik… • Suasanarapatterbuka • Tiappesertarapatberpartisipasiaktif • Mendapatbimbingandanpengawasandaripimpinan • Hindariperdebatan • Pertanyaansingkatdanjelas • Hindariterjadinyamonopoli
MembuatNotulaRapat Notulaataurisalahrapatadalahcatatansingkattentangsuatupembicaraandalamrapat
Notulamemuat… • Judulrapat • Waktu, tempatdan jam • Pemimpinrapatdansekretaris • Jumlah yang hadirdantidakhadir (besertanama) • Acararapat (sebutsecaraberurutan) • Jalannyarapat (dariawals.dkeputusan) • Tempat, tanggal, bulandantahunpembuatannotulen • Tandatangansekretarisdanpemimpinrapat
Buatcatatanrapatuntukpribadi • Hasilpembicaraanpertopik • Tindakan yang harusdilaksanakan • Penanggungjawab • Batas waktupenyelesaian
Grooming … • Pastikankesanpertama yang positif • Eye contact • Jabattangan • Jagajarak ideal ± 45,7 cm • Pandangan non pribadi • Bersikapramah • Bersihkantangan yang basah • Sikaptubuh, rautwajah yang ramah
Jenistamu • Relasiperusahaan yang secaraberkalamelakukankunjungan • Relasiperusahaandalamdanluarkota • Temansejawat/ keluargaatasan • Tamuuntukbagian yang lain • Tamu yang tidakmenguntungkanperusahaan
Cara menerimatamu • Berikansalam • Lakukanperkenalan • Tanyakanmaksud • Menolaktamudenganbaik • Meneruskantamudenganpetunjuk • Berikankenyamananpadasaattamumenunggu
Handling calls in • Jawabderingantelepontidaklebihdari 3 kali dering • Angkatdengantangankiri, tangankananuntukmencatat info penting
Hindarikata “hallo”, gunakankatasalamwaktu : selamatpagi, selamatsiang… • Catatpesanpentingdalambukukhusus • Memintamengejakembalikata-kata yang sulitdimengerti • Active Listening
Mengulangnomorpenting • Ramah, penuhminat • Kenalimesinteleponuntukmentransfer • Jikawaktupenanganancenderung lama, tawarkanuntukditeleponataumeneleponkembali • Jikahasilpembicaraanmengharuskankitamengambiltindakan, lakukansegeramungkin • Pesan = amanah • Tungguhinggapeneleponmemutuskanhubunganlebihdulu
Handling calls out • Pastikanmenekannomortelepon yang benar • Siapkancatatanbilaperlu • Mohonmaafjikasalahsambung • Perkenalkandirijikapeneleponbelumdikenal
Don’t forget… Smile when you are calling
Perencanaankerjaindividumerupakanmanajemendiri • Sebagaialat bantu dalammenyusun, melaksanakandanmengevaluasitugaspribadi • Diawaliolehkomitmendankepedulianterhadaptugas
Hendaknyaperencanaandibuatsecara : • Masukakal • Sederhana • Luwes • Mencakupkegiatanmenyeluruh • continue.
KOMUNIKASISELF DEVELOPMENT KOORDINASI FORECASTING KREATIF MOTIVASI DIRI TEAM WORK RE-CHECK
“Suksesdalamperencanaanindividumembantukesuksesanpencapaiantujuanperusahaan”“Suksesdalamperencanaanindividumembantukesuksesanpencapaiantujuanperusahaan”
PERBEKALAN KANTOR • Perbekalankantormerupakansaranapentinguntukmenghasilkanpekerjaankantor • Tanpaperbekalan, operasionalkantorakanterhambat
IdentifikasiKebutuhanBarang Sebelumpengadaanperbekalan, dibutuhkaninformasimengenai “IdentifikasiKebutuhanBarang”