El workflow: una solución de gestión desmaterializada de los flujos

1. El workflow: una solución de gestión desmaterializada de los flujos

2. Introducción al workflow • Que es el workflow? • Métodos y técnicas que permitenorganizar los procesosproductivos o administrativos alrededor dedocumentos electrónicos. • El Workflow reúne laGestión Electrónica de documentos(GED) y laGestión Electrónica de Proceso(GEP)

3. Documentos Un protagonista 1 Un protagonista 3 Un protagonista 2 Introducción al Workflow Distintos tipos de workflow • Workflow Documental Tiene por único objetivo la circulación de los documentos convertidos hasta su (s) destinatario (s) en la empresa.No se adapta a la automatización completa de unproceso de la empresasino puede no obstantefacilitar una parte.

4. Introducción al workflow • Distintos tipos de workflow • Workflow procesalpermite administrar : • Distintas etapas decadaproceso, • Tareasa realizar a cada etapa • Normas detransición entre cada una ellas. • Es estructuradoy por tanto estructurante para laorganización,perosigue siendo adaptable a lasnormas de organización de la empresa

5. Introducción al workflow • El workflow procesal: el concepto de proceso • Conjunto estructurado: • Por acontecimientos, • Por operaciones, • Resultados consecutivos • Quienes contribuyen a la elaboración de un producto o de un flujo proceso Resultado final Acontecimiento desencadenante

6. Introducción al workflow • Finalidades de un workflow:  • Optimizar el tiempo de distribución,de investigación y de consulta de los documentos • Organizar la gestión de los documentos originales… • Mejorar la calidad del servicio ofrecido • Sobre los plazos de respuesta a los clientes o usuarios • Favoreciendo la creación de las solicitudes y respuestas en soportes multimedia…

7. Introducción al workflow • Finalidades de un workflow: • Identificar y mantener los procesos • Armonizar las normas de gestión • Evolucionar la organización de los servicios… • Mejorar el seguimiento y el control de las actividades de producción • Evolucionar las prácticas de la dirección de proximidad • Disponer datos de seguimiento de producción fiables e instantáneo…

8. Introducción al workflow • Funcionamiento de un workflow • Garantiza ladistribuciónluego eltratamiento desmaterializado decada expediente de conformidad con lasnormasyprocedimientos de laempresa • Workflow utiliza laestructura de gruposen términos deprotagonistasypapeles • Asigna las tareas a los protagonistashabilitadosa medida del avance de los trabajos (planificación y distribución deltrabajo)

9. Introducción al workflow • Principios de funcionamiento de un workflow • Conectaautomáticamente lasllamadas a las herramientas de automatización o informáticos • Mantiene y vuelve accesible todos losdocumentos electrónicosútiles al tratamiento de cada caso • Tiene una contabilidad detallada de laejecución de las tareasy proporcionaestadísticassobre las actividades de los protagonistas.

10. Introducción al workflow • Funcionalidades de un workflow • Modelización: Los procesos están representados gráficamente (gráfico de tipo diagrama de Estados). • Seguimiento: ¿Antecedentes de las tareas realizadas para un asunto (Quién? ¿Cuándo? Qué?). • Estadísticas: ¿Cuánto documentos tratados por unidad de tiempo, por protagonista, por papel, por unidad de organización?   Rebasamiento medio de los plazos… • Tablero de borde: ¿Dónde están los asuntos en curso? Existencias de documentos en curso

11. Presentación general de VATIO

12. ¿Quién es VATIO? • Vatio (WATT): Workflow de Asistencia a las Tareas Técnicas Es un workflow de distribución y procesamiento, para el tratamiento de las demandas cotizantes en Urssaf, que estén en formato papel o en un formato desmaterializado.

13. ¿Quién es VATIO? • Vatio se coloca en la familia de aplicaciones “imagen”, que en la Recaudación, agrupa: • LAD (MOZO DE CUADRAS SWT), aplicación de lectura automática de los documentos, • GED (DOCUBASE), gestión electrónica de documentos, requisito previo a su instalación en Urssaf

14. ¿Quién es VATIO? • Vatio es desarrollado por medio de: • Lotus Notes y de • Docubase (herramientas de conexión)

15. ¿Quién es VATIO? • El Proceso de desmaterialización

16. ¿Quién es VATIO? • Vatio y el medio ambiente GED

17. Organizacióngeneral @ Documentos contribuyendo Ficha multimedia 2 - PreAjuste 1 - Numeración 3 - Generación documentos 4 - Distribución RMR DNS 6 - Archivado de los asuntos 5 - Tratamiento asuntos en los circuitos de workflow + + + + + + + +

18. Vínculos inter aplicativos Lectura automática de documentos MOZO DE CUADRAS Gestión de las cuentas que contribuyen Gestión Electrónica de documentos SNV2 DOCUBASE Sistema de integración de serviciosde automatización Worklow de distribución y procesal Aplicación de ofimática VATIO BCC VEGA32 Autómatas STAR Consulta de la cuenta contribuyendo en línea Investigación GED bases multi, criterios multiy multi organismos DCL Investigación global Plataformas multimedia Gestión de la relación telefónicacon el que contribuye

19. El referencial documental • El plano de clasificación documental • Los índices tienen una parte preponderante en el éxito del Workflow: son la prenda de una definición y de una localización correctos en el circuito VATIO ad hoc • El plan de clasificación determina también la estructura de archivado y los métodos de investigación en la base GED

20. El referencial documental • Principios de codificación • Disponer de una codificación de los documentos VATIO distinta o no de la codificación GED • Gestión de una tabla de los sinónimos WATT/GED • Enmendar el referencial documental existente de las características propias de los documentos VATIO • Entrantes generadores o Adjuntos salientes • Tipología de documentos adjuntos

21. El referencial documental • Cualificación de un documento VATIO Generador Un correo papel convertido Fax Correo electrónicos (DCL) Un mismo código tipo de documento Una ficha multi medios de comunicación agarrada por ungestor (telf., visita…) Generador de asunto VATIO Una ficha llama por teléfono transmitida por un centro de llamada

22. El referencial documental • Cualificación documento VATIO Adjunto Piezas justificantes Documentos transmitidos por el cotizante Un código modelo por naturaleza de documento Correos libres Adjunto a un asunto VATIO en curso Un código modelo genéricoo por familia Un código modelo por modelo de correo Correos de automatización BCC y VEGA 32 Interface VATIO/ ofimática Proyección auto. del asunto sobre fijación V2 Un código modelo por naturaleza de producto V2 Notificaciones V2

23. El referencial documental • La Referencia Nacional Documental (R.N.D.) • Una codificación basada en el RFP • 5 caracteres, 6 para la función 10 (Control y Comunicación) • Los criterios de clasificación: responsabilidad director/ agente-contable, duración de archivado, autorización de destrucción del papel • La utilización posible de códigos genéricos

24. .......................... .......................... Destruction autorisée .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... A Conserver Selección de los documentos papeles El referencial documental Conversiónreferencial localRND • El proceso de desmaterialización orienta Workflow LADSWT .......................... Apoyode almacenamiento Intermedio asegurado .......................... .......................... Apoyo de Archivado Workflow Docubase Documentos papeles Ficheros desmaterializados (TIFF) indexados, sellados Destrucción el papel Aproximación de los documentos GEDés para generación de los apoyos VATIO GED

25. La gestión del correo en entrada • Las operaciones clave • Apertura y definición del correo • Identificación parcial o total del correo según organización decidida, competencias para realizar esta operación, cultura imagen existente…. • Arrojar correos según organización elegida para la numeración (por lotes de documentos + criterios de constitución de los lotes) • Numerización de correo • Por lotes de documentos • Primer almacenamiento del índice posible en esta etapa • Gestión de mono-página y de multi-páginas

26. La gestión del correo en entrada • Las operaciones clave • Preindexación de lotes • Identificación de los correos efectuada hacia atrás (puede completarse a esta etapa) y de los circuitos de distribución elegidos (un complemento de ajuste puede efectuarse más tarde) • Tratamiento del documento “Generador” y “A vincular” • Gestión de asuntos reorientados hacia la etapa preajuste (tratamientos de excepción) • Archivado de justificantes originales

27. Apertura Identificación Indexación Archivado La gestión del correo en entrada… en detalle • Presentación global del proceso Centralizado: servicio del Correo Recepción del correo Selección de los correos por naturaleza de flujo Centralizado: servicio del Correo Flujo de que contribuye VATIO Constitución de los lotes de numeración Célula de numeración Numeración de los lotes Generación de los asuntos VATIO Documentos convertidos (originales) Documentos archivados (originales) Célula numeración - Agencia Contable

28. La gestión del correo en entrada… con todo detalle • definición del correo • Dónde? • Quién? • Cómo? ¿Al servicio del correo => ordenaciones locales? ¡En descentralizado =>! circulación física de los documentos… Personal suplementario destinado al “polo entrada” => fija a definir: ¿las tareas distintas de la definición? ¿Personal no permanente a esta unidad =>Identificar laspersonas aptas o todo el personal por rotación? Competencia sobre el conjunto del referencial documental => amplitud del referencial del organismo Especialización por services=> gestión del turn over

29. La gestión del correo en entrada… con todo detalle • ajuste del correo • Dónde? • Quién? • Cómo? Polo Imagen que administra toda la cadena Célula de numeración distinta del servicio correo Agentes especializados =>profil Controlador paso a paso LAD/GED/WATT Nuevas tareas para algunos gestores de cuentas Tratamiento de los lotes (Docubase) Generación de los asuntos (base VATIO): documentos convertidos, y también Ficha Multimedia(ej. procedente de centros de llamadas) Gestión de los asuntos reroutées, de las generaciones de nuevos asuntos(GNA) Control calidad imágenes archivadas en GED

30. La parametrización de VATIO

31. Las carteras • El portafolio es el elemento que discrimina la distribución documentos en VATIO • En asocio los portafolios con las unidades de trabajo que deben recibir los documentos: • Un mismo portafolio es utilizado por tantas unidades que sean necesarias, • Una unidad puede utilizar varios portafolios

32. Las carteras • La composición de un portafolio se traduce en VATIO por la combinación posible entre varias variables SNV2 (número de cuenta que contribuye, número de persona, nombre de contribuyente, número de grupo, categoría SNV2…) • Los portafolios VATIO deben ser coherentes con los portafolios SNV2 • Reflexión sobre los portafolios SNV2 existentes • Reflexión sobre el código grupo que permite un único mantenimiento del portafolio en el SNV2 y en VATIO

33. Los niveles de organización • Los niveles de organización corresponden al organigrama jerárquico de los servicios • Ellos están vinculados a los portafolios, ya que a cada nivel de organización es posible asociar uno o más portafolios • Sintaxis en VATIO: • Identificador (5car. alphanum) + Redacción (50 car. alphanum.)

34. Los niveles de organización • Identificar cada unidad (Puede estar compuesta de un único actor) después el modo de distribución del correo (el portafolio). • Esta no es una representación fiel de la organización, ya que puede ser necesario crear niveles de organización ficticios Ej: Servicio recaudación (unidad): un agente tiene a cargo el recaudo amigable, otros dos agentes tienen a cargo el recaudo por vía ejecutiva.

35. Los niveles de responsabilidad • Los niveles de responsabilidad son equivalentes a la lista jerarquizada de las funciones (al sentido GRH) • Sintaxis en VATIO: Identificador (5 car. num) + Redacción (25 car. alphanum.)

36. Los papeles • Cada papel resulta de la combinación entre un nivel de organización y un nivel de responsabilidad, y traduce el servicio de pertenencia y la función ocupada • Un actor puede desempeñar distintos papeles y un mismo papel puede ser tenido por varios actores • En un circuito, se asocia siempre un papel a un estado, en un modelo de distribución se asocia siempre un papel a una etapa de distribución intermedia (fuera de las etapas 1 y 9)

37. Los papeles • Todo papel está calificado por cuatro propiedades: • “dirección” • “estadísticas” • “indicadores” • “firma” • Es a este nivel que se adaptan la gestión de las ausencias por la apropiación voluntaria y la gestión de los suplentes • Sintaxis VATIO: • Identificador nivel de organización (5car. alphanum) + Redacción nivel de responsabilidad (25 car. alphanum.)

38. Los papeles • Reflexión que debe llevarse previamente al despliegue sobre: • La gestión de los papeles de tipo empresario (estructura para la supervisión de las cestas) • La gestión de los suplentes prioritariamente en el caso de papeles mono-actores • La gestión de las apropiaciones voluntarias sobre los titulares y sobre los suplentes (siempre mono-actores)

39. El tratamiento del asunto: principios CIRCUITO Asuntocerrado Principio Asunto Estado 1 Estado 2 Estado 3 Estado n Cada estado es asociado a un rol Elección de uno Acontecimiento Tareas a efectuar para cambiar de estado

40. El tratamiento del asunto: ejemplo CIRCUITO Asuntocerrado Principio Asunto Solicitud de RMR Examen DR Estado 2 Estado 3 Estado n Admisible, Inadmisible, Incompleta… Transacción V2, Correspondencia Formularios…

41. Cortos Medios Largos El tratamiento del asunto: los tipos de circuitos Distribución y circuito implicando 1 ó 2 Estados Circuitos que incluyen varios estadosy varios papeles Circuitos que incluyen variosestados y varios papeles con Cambios de estado automático

42.  Las 4 fases de tratamientodel asunto 1.etapa 2.etapa 3.etapa Apertura de Vatio 4.etapa Apropiación de el asunto Desarrollo de el asunto Seguimiento de el asunto

43.  Presentación del asunto en la cesta del protagonista

44.  Desarrollo del asunto + + + + + + + • En todas las etapas del circuito, se asiste al actor en términos de procedimiento y herramientas + +

45.  actividades que debe efectuarse antes de seleccionar un acontecimiento que debe seleccionarse en la lista predefinida en función del estado que deben efectuarse antes de pasar al estado siguiente (en función del acontecimiento seleccionado) Un sistema de ayuda de decisiones para la gestión de los asuntos

46.  La ficha técnica • Asociar las referencias técnicas a los distintos Estados de un circuito o unos circuitos

47.  El comentario del asunto La ficha “comentario” no es modificable, fechada y firmada.

48.  Los antecedentes del asunto ¿Quién? ¿Qué? ¿Cuándo? Para una mejor respuesta frente al contribuyente, antecedentes del asunto están inmediatamente disponibles

49. Los correos

50.  La expedición de los correos FAX SIN PAPEL INTERNET