Среди пользователей системы «ЕВФРАТ-Документооборот»

2. Среди пользователей системы «ЕВФРАТ-Документооборот»

3. Награды и достижения системы «ЕВФРАТ-Документооборот» Система "ЕВФРАТ-Документооборот" — отмечена в обзоре лучших программных продуктов 2008 г., Hard&Soft, 2008 г. Cognitive Technologies as a second largest Document and Content Management Solutions services provider in Russia (2005) IDC, 2006 г. "ЕВФРАТ-Документооборот - оптимальное решение среди систем электронного документооборота " Клерк.Ру, 2006 г. Система "ЕВФРАТ-Документооборот" — лучшая программа 2008 года в номинации "Автоматизация СМБ, решения для бизнеса" PC Magazine, 2008 г. "ЕВФРАТ-Документооборот - одна из самых распространенных СЭД в России“ PCWeek/RE, №22, 2006 г. Cognitive Technologies is the largest Russian document and content management services provider in 2007IDC, 2008 г. "ИД КомпьютерПресс рекомендует систему ЕВФРАТ-Документооборот" КомпьютерПресс, 2006 г. Система "ЕВФРАТ-Документооборот" — самая функциональная и самая распространенная система электронного документооборота в России BISHELP.ru, 2008 г. "Самая функционально-развитая система электронного документооборота” Cio-World (ИД "Компьютерра"), 2005 г. “Система "ЕВФРАТ-Документооборот" включена в семерку умных и успешных российских инноваций”Огонек, 2008 г. "1 место в рейтинге систем электронного документооборота и делопроизводства” РБК, 2004 г. Cognitive Technologies as a largest Russian document and content management services provider in 2006IDC, 2006 г. "1 место в рейтинге еженедельника” ЭиЖ, 2003 г. Cognitive Technologies - лидер по количеству реализованных проектов по внедрению СЭД в 2006 г. в России” РБК, 2007 г. «Самая известная отечественная система электронного документооборота и делопроизводства” МИР ПК, 2003 г. Лидер продаж - "ЕВФРАТ-Документооборот", за год к армии пользователей этой системы добавилось еще 750 организаций Мир ПК, май 2007 г. "Лучшее решение по организации электронного документооборота и делопроизводства” Деловые вести, 2003 г.

4. Задачи, решаемые системой «ЕВФРАТ-Документооборот» • Автоматизация службы канцелярии • Автоматизация делопроизводства (процессов ДОУ) • Создание электронного архива документов • Корпоративный электронный документооборот (workflow) • Обеспечение информационной безопасности и управление доступом • Контроль исполнительской дисциплины • Частные задачи автоматизации документооборота

5. Примеры частных задач, решаемых системой «ЕВФРАТ-Документооборот» • Автоматизация работы с договорами (создание, согласование, отслеживание сроков окончания) • Автоматизация обращений граждан (прием, регистрация, обработка, контроль исполнения, списание в архив) • Автоматизация обработки заявок от клиентов и партнеров (прием, регистрация, выполнение, контроль исполнения) • Управление проектными работами (начало проекта, коллективная работа, сдача) • Управление мероприятиями, совещаниями (подготовка материалов, проведение, обработка результатов) • и многое другое

6. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивает • Регистрацию любых видов документов в соответствии с утвержденными в организации номенклатурой и регламентом • Автоматизацию бизнес-процессов организации, поддержку процедур согласования и утверждения • Оперативный и всесторонний контроль за ходом исполнения работ по документу • Создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов • Поиск документов по содержанию и реквизитам • Формирование журналов по учету документов и отчетов по исполнительской дисциплине • Информационную безопасность при работе с документами

7. Для кого предназначена система? • Делопроизводитель (персональное рабочее место) • Малые и средние компании • Подразделения крупных государственных или коммерческих организаций • Территориально-распределенные организации и подразделения • Базовое (прототип) решение для крупных государственных или коммерческих организаций

8. Кто внедряет систему «ЕВФРАТ-Документооборот»?

9. Особенности системы «ЕВФРАТ-Документооборот» Система «ЕВФРАТ-Документооборот» разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет автоматизировать делопроизводство организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

10. АРМ Пользователя — бизнес-ориентированный интерфейс Папки, в которые поступают контролируемые пользователем поручения, документы на согласование и др. Оперативная информация для пользователя на сегодня. Предоставляется в главном окне при загрузке системы Поручения, уведомления, напоминания, сообщения, отчеты

11. АРМ Пользователя — бизнес-ориентированный интерфейс Документы «На контроле» Регистрационная карточка выбранного документа

12. Управление документооборотом • Роль «Администратор документооборота» (организация процессов ДОУ на предприятии, реинжиниринг бизнес-процессов) • Папочная структура пользовательского места: • Поддержка иерархии пользовательских папок • Общая иерархия папок документооборота (настраиваемая номенклатура дел) • Управление общими папками документооборота из АРМ «Пользователь» администратором документооборота Общие папки документооборота (номенклатура дел) Личные папки пользователя

13. Регистрация документа • Поддержка принятой в организации номенклатуры документов и дел, а также правил их учета (набора реквизитов и формирования регистрационных номеров • Контроль полноты заполнения полей РКК • Автоматизация заполнения полей РКК • Автоматический контроль дублирования документов • Регистрация писем из электронной почты • Встроенные средства сканирования и распознавания бумажных документов • Присоединение любых электронных документов к РКК • Встроенные средства просмотра электронных документов • Установление перекрестных ссылок между документами • Регистрация документов из MS Office 2003-2007 и проводника • Работа со словарями разных типов (пополняемые и обновляемые из вне)

14. Рассылка документов и сообщений Встроенная настраиваемая адресная книга пользователей и списки рассылки

15. Постановка документов на контроль • На основании резолюции руководителя или в соответствии с установленным регламентом назначаются: • контролер по документу • ответственный исполнитель и соисполнители, согласующие по документу • сроки исполнения документа и отдельных поручений по нему • сроки согласования и утверждения • Отсроченное выполнение поручений • Автоматическая рассылка контролирующему и исполнителям (согласующим) уведомлений о поставленных им задачах

16. Движение и обработка документов (Workflow + Collaboration) Работа с версиями документов • Задание маршрут прохождения документа по исполнителям и согласующим: • последовательные задания • параллельные задания • подпоручения • Возможность создания маршрутов, имеющих узлы условного перехода в зависимости от значения реквизитов документов • Привязка маршрутов к потокам, сотрудникам, группам, ролям • Реализация смешанного документооборота • Возможность переименования потоков документов • Работа и управление версиями документов • Работа с проектами документов

17. Создание маршрута движения документа или маршрута согласования Графический редактор для создания типовых маршрутов • В узлах маршрута задаются: • исполнители; • задачи; • срок выполнения; • условия дальнейшего движения документа

18. Создание маршрута движения документа или маршрута согласования Свободное задание маршрута Задание маршрута осуществляется на рабочем месте пользователя

19. Исполнение заданий, контроль исполнения • Автоматизация приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления контролирующему • Согласование и утверждение с использованием ЭЦП • Отправка отчета контролирующему • Автоматическое протоколирование хода исполнения и согласования • Автоматическая отправка контролирующему и исполнителям (согласующим) напоминаний о приближении (наступлении) контрольных сроков • Дублирование сообщений и уведомлений на Электронную почту • Ведение листа согласования документа • Специальный поиск по контрольным заданиям и документам

20. Поиск документов в системе • Поиск по типовым реквизитам и тексту документа – общий поиск • Поиск по форме • Гибкий расширенный поиск Возможность гибкого задания условий для поиска по всему объему накопленных документов Общий поиск по всем документам

21. Отчеты и журналы Встроенный «Менеджер журналов и отчетов» - средство разработки собственных шаблонов статистических отчетов и справок Формирование отчетов и журналов как по всей базе документов, так и по отдельной выборке Выгрузка отчетов в MS Word, MS Excel, Internet Explorer, внутренний редактор

22. Безопасность и надежность • Парольная идентификация каждого пользователя • Распределение прав доступа пользователей • Гибкие настройки прав доступа: роли, временные права и др. • Протоколирование действий пользователей • Передача данных в зашифрованном виде • Использование сертифицированных средств ЭЦП • Хранение всех данных на сервере • Средства резервного копирования и восстановления баз • Встроенный модуль «Монитор безопасности»

23. Модуль «Монитор безопасности» Встроенный модуль «Монитор безопасности» позволяет следить в режиме реального времени за действиями пользователей, настраивать фильтры на отображение определенных событий в системе и оперативно реагировать на нештатные ситуации.

24. АРМ «Архивариус» • Сопровождение процессов работы с архивными документами: • Списание • Хранение • Сопровождение • Уничтожение • Поддержка принятой в организации номенклатуры дел • Связь с оперативными документами

25. Администрирование системы • Модуль АРМ «Администратор» • Обеспечение хранения пользовательских настроек на сервере системы (Управление профилями пользователей) • Функции экспорта/импорта маршрутов в файл на диске • Экспорт/Импорт адресной книги в CSV (в формате ActiveDirectory) и внутреннем формате • Встроенные механизмы централизованного обновления клиентских АРМ

26. Дизайнер форм регистрационных карточек документов • Создание новых потоков документов со своими регистрационными карточками • Редактирование заложенных в базовой поставке регистрационных карточек • Логическое описание типов и свойств реквизитов

27. Поддержка территориальнораспределенных организаций • Организация взаимодействия удаленных серверов «ЕВФРАТ-Документооборот»: • обмен адресными книгами пользователей между серверами • автоматическая установка соединения между серверами • Единое пространство управления территориально-распределенной организацией: • отправка сообщений и документов в филиалы • выдача заданий филиалам и сквозной контроль за исполнением заданий • получение отчетов от филиалов • Полнофункциональный Web-клиент

28. Возможности интеграции • Новый API (Application Programming Interface) наплатформе .NET • Механизмы интеграции с внешними приложениями (ERP, бухгалтерия) и встроенные средства интеграции с системами бухгалтерского учета 1С • Дополнительные средства взаимодействия модуля АРМ «Пользователь» со сторонними приложениями Встроенная интеграция с приложениями «1С-Предприятие» (версии 7 и 8). Теперь пользователи из системы 1С могут получить необходимую информацию из системы документооборота.

29. Конфигурация системы «ЕВФРАТ-Документооборот» Базовая конфигурация «ЕВФРАТ-Документооборот» включает: • шаблоны регистрационно-контрольных форм для учета наиболее распространенных типов документов – 9 шт. • шаблоны журналов регистрации документов – 3 шт. • шаблоны справок по исполнительской дисциплине сотрудников: • по работе с документами – 4 шт. • по работе с поручениями – 4 шт. • лист согласования Конфигурация «ЕВФРАТ-Документооборот»позволяет автоматизировать типовой для большинства организаций контур документооборота Разработана на основе тысяч внедрений

30. Развитие конфигурации системы В дальнейшем конфигурацию можно развивать с учетом особенностей документооборота и структуры организации посредством: • перевода работы с другими документами в СЭД (документы по СМК, другая специфика организации) • тиражирования в филиалах (реализация взаимодействия удаленных подразделений) Внедрение системы «ЕВФРАТ-Документооборот» осуществляется как самостоятельно заказчиками, так и с привлечением специалистов Cognitive Technologies и ее партнеров

31. Новые виды услуг по настройке и внедрению системы • Настройка рабочего места пользователя (состав меню, панели инструментов, заставки, заголовка главного окна) • Возможность создания специализированных пользовательских АРМов, ориентированных на решение определенных задач • Управление работой с конфигурациями системы Для получения дополнительной информации обращайтесь в Cognitive Technologies или к нашим партнерам

32. Новые возможности версии 14.5 • Работа с MS SQL Server 2005 и 2008 • Web-доступ через HTTP и HTTPS • Тонкий клиент для мобильных устройств • Интеграция с MS Exchange • Интеграция с OpenOffice • Визуализатор маршрутов • Работа на 64-разрядных серверах • Модуль «Работа с шаблонами документов» • Подсистема «Понимание документов»

33. Пользователи системы «ЕВФРАТ-Документооборот» Среди пользователей системы Сегодня система успешно работает более чем в3000организациях Количество пользователей системы достигло 500000 человек Каждый месяц нашими клиентами становитсяболее70новых организаций • Аппарат Президента и Правительства Чеченской республики; • Федеральное агентство по делам молодежи; • Федеральная служба по оборонному заказу; • МУП «Расчетно-кассовый центр г. Новосибирска»; • ГУ «Объединение ветеринарии города Москвы»; • Российский союз промышленников и предпринимателей; • ФГУП «ГосНИИАС»; • ФГУ «Дороги России»; • Курская АЭС; • ЗАО АКБ «Центрокредит»; • ЗАО «Дикая Орхидея» • ОАО «Автодом» • ОАО «Лебединский горно-обогатительный комбинат» • ОАО «Новгородэнерго» • ОАО «Объединенная промышленная корпорация «ОБОРОНПРОМ» • ОАО «Объединенная энергетическая компания» • ОАО «Северо-Кавказcкая железная дорога» • ОАО «Центрсибнефтепровод» • ООО «Управляющая компания «Экоофис» • OOO «Черноголовский завод алкогольной продукции» • ВМП Недвижимость • НП «Росмедиаком» (Телеканал Спорт) • Телерадиокомпания «Мир» • и многие другие…

34. Место системы «ЕВФРАТ-Документооборот» на рынке СЭД Источник: ИА Bishelp.ru, 2008

35. Преимущества системы: Простота внедрения «ЕВФРАТ-Документооборот» • Наличие развитого инструментария позволяет осуществлять настройку и внедрение системы без привлечения специалистов разработчика: • Дизайнер форм • Генератор отчетов • Дизайнер маршрутов • ЕВФРАТ-Документооборот API Иные системы электронного документооборота • Настройки и внедрение чаще всего осуществляются разработчиком систем

36. Преимущества системы: Независимость «ЕВФРАТ-Документооборот» • Независимость от программных продуктов других разработчиков. Все, что необходимо для работы и внедрения системы, включая СУБД, входит в комплект поставки Иные системы электронного документооборота • Практически всегда требуется какой-либо сторонний программный продукт, например, MS SQL, MS Exchange, Oracle, Lotus Notes, OCR и др.

37. Преимущества системы: Использование собственных разработок «ЕВФРАТ-Документооборот» • Все технологические и функциональные компоненты собственной разработки: • СУБД НИКА • Сканирование и распознавание • Drag&Recog • Полнотекстовая индексация • Морфологический анализ текста • Поиск • Встроенный вьюер • Встроенная почтовая служба • Средства разработки и анализа • Средства администрирования • Работа с шаблонами документов • Понимание документов Иные системы электронного документооборота • Ограничены возможностями базового ПО разработки или дополнительных модулей, поставляемых сторонними разработчиками

38. Преимущества системы: Полнота базовой поставки «ЕВФРАТ-Документооборот» • Все основные компоненты системы для автоматизации документооборота входят в комплект поставки Иные системы электронного документооборота • Практически всегда базовая поставка систем имеет ограничения по функциональным возможностям. Для их расширения необходимо приобрести дополнительные модули

39. Преимущества системы: Привлекательная стоимость внедрения «ЕВФРАТ-Документооборот» • Использование только собственных технологий позволило существенно сократить стоимость конечного продукта при обеспечении высокого качества Иные системы электронного документооборота • Стоимость складывается из стоимости базовых модулей, дополнительных модулей, ПО сторонних разработчиков, услуг по внедрению

40. Преимущества системы: Коробочное решение • Полнота и достаточность комплекта поставки • Отлаженность и стабильность работы • Готовность к внедрению «по клику» (установка занимает менее 10 минут) • Отсутствие дорогостоящего консалтинга • Проработанные методики обучения работе в системе и ее сопровождения • Низкая стоимость владения системой

41. Преимущества системы: Проектное решение • Масштабируемость • Широкие возможности интеграции СЭД в инфраструктуру предприятия • Создание индивидуальных конфигураций системы и специализированных рабочих мест • Работа на промышленной СУБД MS SQL Server

42. Если у Вас есть вопросы по системе: • Заказать демонстрационную версию michael@cognitive.ru • Заказать бесплатную презентацию в Москве vera_ch@cognitive.ru • Уточнить стоимость проекта по внедрению michael@cognitive.ru • Обновить старую версию системы support@cognitive.ru • Задать технические вопросы в процессе тестирования support@cognitive.ru Или по телефонам (495) 956-9006, (499) 135-5510

43. Cognitive Technologies Офис компании Cognitive Technologies Москва, проспект 60-летия Октября, 9 тел. (495) 956-9006, (499) 135-5510 www.cognitive.ru www.evfrat.ru Дополнительная информация