Как оценить эффективность работы отдела подбора персонала

1. Как оценить эффективность работы отдела подбора персонала Терентьева Татьяна Зам.Ген. Директора по персоналу и оргразвитию Издательство «Эксмо»

2. Правила игры 2 60 минут (20 +20+20) 10 минут презентация + 10 минут ответы вопросы вопросы конструктивны цель обменяться опытом

3. Содержание: 1. Система ключевых показателей эффективности • Стоимость закрытия вакансии • Время работы над вакансией • Количество закрытых вакансий • Качество подбора • Удовлетворенность бизнес-менеджеров нанятыми специалистами 2. Зачем использовать Бенчмаркинг в оценке эффективности работы отдела подбора 3. Отчетность - важный элемент повышения прозрачности во взаимодействии с бизнесом 4. Удовлетворенность работой отдела персонала

4. 4 Эксмо сегодня Издательство №1 в России:  — занимает 20% российского книжного рынка; — крупнейший в России авторский портфель – 8000 имен; — лидер по тиражу издаваемых книг (данные Российской книжной палаты); — лидер на рынке художественной, развлекательной, прикладной и детской литературы. Компания, ориентированная на развитие: — Электронные  книги, книги с электронными и 3D устройствами — Развитие профессиональных компетенций торговых партнеров компании в «Академии книжного бизнеса»; — Развитие профессиональных компетенций сотрудников компании в Корпоративном университете. Один из лучших работодателей России: — премия «HR-бренд года-2007»; — выбор соискателей «HR-бренд2008», — победитель премии People Investor 2009 в номинации «Инновации в управлении человеческими ресурсами»; — People Investor 2010 в номинации «Нематериальная мотивация в управлении человеческими ресурсами»; — член Экспертного Совета по оценке проектов, представляемых на соискание премии «HR-бренд года». Развитая сеть дистрибуции: — 9 региональных центров дистрибуции, охватывающих территории в радиусе 1000 – 1500 км; — Оперативные поставки новинок в магазины (через 2 – 5 дней с момента выхода книги); — Высоко квалифицированный торговый персонал и мерчендайзеры. Социально значимый бизнес, высоко оцененный как читателями, так и экспертами медиа-отрасли — Издательство является одним из инициаторов и разработчиков Национальной программы поддержки и развития чтения и добивается того, чтобы теме культуры и образования уделялось должное внимание на государственном уровне. — «Эксмо» - член Российского книжного союза.

5. Какие проблемы позволяет решить оценка эффективности подбора? 5 • улучшить качество кандидатов; • снизить текучесть персонала на испытательном сроке; • сократить временные затраты на адаптацию в вашей компании; • сократить время простоя незакрытых вакансий; • уменьшить временные затраты руководителей на собеседования с • неподходящими кандидатами; • 6. оптимизировать финансовые затраты на привлечение кадровых агентств и рекламу вакансий в СМИ; • 7. повысить уровень удовлетворенности заказчиков. • 8. Мотивация рекрутера • 9. Оценить вклад и возможности каждого рекрутера

6. Что измеряет эффективность подбора? 6 • Оценивать эффективность рекрутмента можно в шести направлениях: • стоимость закрытия вакансии; • время работы над вакансией; • количество закрытых вакансий; • качество подбора; • удовлетворенность бизнес-менеджеров нанятыми специалистами; • их удовлетворенность процессом поиска и отбора персонала (работой отдела подбора).

7. Инструменты оценки эффективности отдела подбора система ключевых показателей эффективности (KPI); KPI нужны для того, чтобы иметь возможность управлять процессом и вносить в него изменения. Дополнительно KPI являются инструментом для организации и оценки работы сотрудников и помогают сфокусировать их внимание на достижении организационных целей, стоящих перед компанией. бенчмаркинг; это сравнение себя с ведущими компаниями по ряду показателей деятельности регулярная отчетность; «обратная связь» с заказчиком, возможность выявить проблемные зоны и своевременно вести корректирующие действия опросник удовлетворенности работой отдела подбора возможность совершенствовать процесс подбора, выявлять потребности заказчика и создавать новые сервисы

8. опрос Система KPIs 1. У меня в компании действует система KPIs в том числе и в HR 2 У меня в компании действует система KPIs, но не работает в HR 3. У меня в компании нет системы KPIs

9. 9 Система KPIs Типы KPI в зависимости от влияния на бизнес результат компании: • Финансовые • Процессные • Удовлетворённость и своевременность Виды KPI • Командный • Индивидуальный функциональный • Индивидуальный проектный KPI должны быть измеримыми и сравнимыми; Каждый показатель должен иметь: • название, • определение, • установленный метод для измерения и сравнения • целевой показатель; Cотрудник должен быть вовлеченным в процесс постановки KPI.

10. Система KPIs Планы на квартал и итоги квартала отражаются в специальном документе – РМ-контракте(премиальный контракт) Структура премиального контракта по видам KPI: • Командный 10-15% • Индивидуальный функциональный не менее 60% • Индивидуальный проектный не более 20% Ежеквартально в компании подводится итоги выполнения показателей и в случае необходимости корректируются показатели на следующий период. Нельзя сразу вводить нормативы. Необходимо проанализировать значения в динамике. Для сбора статистики самым приемлемым является годовой цикл, можно использовать и полугодовой. Для сложных показателей необходимо наблюдать динамику от года до 3 лет в зависимости от сложности показателя, чтобы иметь возможность поставить реальные, выполнимые задачи. Только после этого вы сможете окончательно определить нормативы, поставить цели и сможете контролировать их исполнение!

11. Основные термины по РМ-контракту 11 • Цель - соглашение между руководителем и сотрудником относительно направления деятельности последнего. Цели сотрудника устанавливаются исходя из целей его руководителя, целей компании и функциональной специализации сотрудника • Ключевой показатель (KPI) – инструмент измерения цели. По каждому KPI устанавливается три целевых значения, перечисленных ниже • 1. План - желаемый уровень результатов по данному показателю. План устанавливается на основе корпоративного бюджета или плана соответствующего KPI руководителя • 2. Нижняя граница – уровень результатов ниже плана, но все еще ценный для компании. Если результаты сотрудника не достигли нижней границы, то они оцениваются как неудовлетворительные • 3. Верхняя граница – вызов, результат ценный для компании. Верхняя граница устанавливается для повышения способности компании прогнозировать результаты и согласовывать работу всех сотрудников. Перевыполнение KPI, превосходящее верхнюю границу дополнительно не поощряется. • Вес – каждому показателю устанавливается вес в процентах, показывающий значимость показателя. В сумме вес всех показателей должен быть равен 100% • Факт – фактическое значение показателя за указанный период • Эффективность – оценка результативности происходит ежеквартально. На основании полученной информации о фактических значениях по согласованной формуле рассчитывается уровень выполнения показателя • Среднегодовой индекс результативности – средний показатель результативности за 4 квартала

13. Какие еще KPIs возможны • Индекс привлечения, отражающий интенсивность рекрутмента ERcR = Кпр : Срч × 100 (%), где Кпр — количество принятых сотрудников за отчетный период; Срч — средняя численность персонала компании за отчетный период. позволяет оценить интенсивность деятельности при подборе персонала и проверить соотношение между привлечением новых сотрудников и затратами компании. Сложности: нужна статистика за длительный период, чтобы поставить цель, т.к. есть зависимость от сезонности бизнеса, стадии жизненного цикла компании 2. Стоимость вакансии, позволяющий вычислить затраты на подбор CPH = Кпр : ∑ зс × 100 (%), где Кпр — количество принятых на работу за отчетный период; ∑ зс — общая сумма затрат на всех принятых сотрудников за отчетный период. позволяет определить отдачу (окупаемость расходов) в рекрутменте. Стоимость вакансии может определяться двумя способами: прямыми затратами на подбор (реклама во внешних ресурсах, оплата услуг агентства); прямыми и косвенными затратами (стоимость рабочего времени сотрудников компании, задействованных в подборе; аренда офиса, затраты на оборудовние, интернет, тел связь и пр.) Если держателем бюджета на агентства являются бизнес-подразделения, данный показатель имеет ограничения.

14. Какие еще KPIs возможны 3. Индекс времени работы над вакансией ТТА = Кпр: Кд × 100 (%), где Кпр — общее количество принятых кандидатов за отчетный период; Кд — количество дней работы над всеми имеющимися вакансиями за отчетный период. позволяет, с одной стороны, планировать человеческие ресурсы отдела в зависимости от ресурсного плана по вакансиям, а с другой стороны, оценивать работу самих рекрутеров. 4. Индекс замен – подбор на место уволившихся ERpR = Ксп : Кпр × 100 (%), где Ксп — количество сотрудников, принятых на уже существующие позиции за отчетный период; Кпр — общее количество сотрудников, принятых на все вакансии за отчетный период. полезен при бюджетировании

15. Особые случаи 5. Мониторинг уровня привлекательности компании, защита бюджета программ Индекс принятых кандидатами предложений о работе AR = Ксп : Кпп × 100 (%), где Ксп — количество сделанных предложений о работе за отчетный период; Кпп — общее количество принятых предложений о работе за отчетный период. 6. Массовый подбор Необходимость подобрать большое количество кандидатов в максимально сжатые сроки критический фактор успеха в массовом рекрутменте. Показатель количественной укомплектованности кадрами (Qs), который рассчитывается по формуле: Qs = Кр: Срч × 100 (%), где Кр — количество необходимого персонала (по ресурсному плану); Срч — средняя численность персонала за отчетный период. В непосредственной связи с первым показателем идут показатель текучести персонала и показатель качества подбора по итогам обучения и испытательного срока.

16. При постановке KPI следует исходить из целей, стоящих перед компанией и конкретной ситуации Ситуация 1: нет проблем с загрузкой, проблемы со сроками и неудовлетворенность заказчиков качеством кандидатов KPI Сроки закрытия вакансий –факт количество дней, потраченных на закрытие вакансии, рассчитывается по формуле (1 – среднее количество дней по категории ) Качество закрытия вакансий – % прохождения испытательного срока принятыми сотрудниками (количество новых сотрудников, прошедших испытательный срок, принятых на работу в течение предыдущего квартала) Удовлетворенность заказчиков – общий балл удовлетворенности на основании заполненных анкет Возможные риски: при увеличении нагрузки по вакансиям, нет мотивации рекрутеров брать вакансии свыше нормы Сложности: определение плановых показателей (сроков вакансий по категориям для постановки целей, качества подбора, балл удовлетворенности) Выход: статистика, бенчмаркинг, установление тестового периода без привязки к мотивации .

17. При постановке KPI следует исходить из целей, стоящих перед компанией и конкретной ситуации Ситуация 2:Вакансий много, и вы хотите, чтобы рекрутеры рвались в бой, стремясь получить работу над очередной заявкой. В таком случае дополнительно к вышеустановленным KPI можно разработать систему оценки стоимости закрытия вакансии в зависимости от категории. Стоимость рассчитывается исходя из статистики по загрузке рекрутеров, структуры вакансии, средне рыночного дохода рекрутера при средней загрузке Риски: • Загрузка д.б. гарантированной • Зависимость рекрутера от лица распределяющего вакансии

18. KPI можно использовать не только как инструмент оценки, но и как инструмент материального стимулирования. Пример расчета премии: Менеджер по подбору персонала Оклад – 45 000 руб Ситуация1: Квартальная результативность – 85% Сроки – 90% (50% вес) Качество – 80% (50% вес) Среднемесячный доход 45 000 + 45000*0,25 (доля переменной части)*0,85 = 54562,5руб Ситуация 2: Закрытие за квартал – 10 вакансий 5 кат, 5 вакансий 2 кат, 5 вакансий 3 кат Квартальная результативность – 85%: Сроки – 90% (50% вес) Качество – 80% (50% вес) Среднемесячный доход: (10*500+5*2000+5*3500)*0,85 = 27625 руб 45000 + 27625/3 = 54208 руб

19. опрос Использование бенчмаркинга в работе • Не знаю, что такое бенчмаркинг, поэтому не использую • Знаю, что такое бенчмаркинг, но не использую, т.к. не знаю где взять данные • Знаю и использую

20. Зачем необходимо использовать бенчмаркинг? • Помогает при постановке целей - определить правильно плановую величину при обсуждении с рекрутером, нижнюю границу и вызов • Помогает поставить систему учета необходимых показателей для расчета эффективность HR-процессов • Спланировать и защитить свои ресурсы, загрузку рекрутеров, что считать нормальной загрузкой и при какой загрузке требуются доп ресрусы • Анализ текучки персонала на исп сроке характеризует качество подбора • Анализ стоимости подбора на подбор одного сотрудника, позволяет компании оценить стоимость заполнения вакансии и защитить бюджет • Определить «проблемные» зоны и наметить план работ по повышению эффективности работы отдела подбора

21. Опросник удовлетворенности заказчика позволяет повышать качество процесса подбора

22. Опросник удовлетворенности заказчика позволяет повышать качество процесса подбора 22

23. Подробнее: «Подбор персонала: практические инструменты и приемы» 23 Авторы: Терентьева Т.А., Имаева А.А. Серия: «HR-библиотека» - Совместный проект HRM и ЭКСМО Эта книга должна стать настольной для каждого, чья деятельность связана с подбором персонала в компании. В ней подробно, с практическими примерами рассмотрен процесс привлечения работников: от планирования потребности в персонале до выхода нового сотрудника на рабочее место. Читатель получит ответы на вопросы о том, как создать систему подбора персонала в организации и оценить эффективность ее работы, как планировать потребности в персонале и бюджетировать расходы на подбор, какие принципы следует поставить во главу угла при подборе кандидатов, как строить работу с заказчиками и кадровыми агентствами, как оценивать кандидатов и многое другое. Книга сопровождается CD-диском, на котором вы найдете полный комплект шаблонов документов, необходимых в работе по подбору персонала. Авторы специально подобрали максимально полезные формы, которыми вы сможете пользоваться уже сейчас. Книга будет полезна менеджерам кадровых агентств, HR-менеджерам компаний, а также руководителям, у которых подбор персонала является частью функционала.