Управление офисной печатной инфраструктурой: перспективные предложения, опыт внедрения

1. Управление офисной печатной инфраструктурой: перспективные предложения, опыт внедрения Сергей Леонидович Крук Заместитель директора «Марко-Плюс»

2. 7,5 млрд. документов производится каждый год 82% организаций отмечают, что печатные документы критичны для успешного ведения их бизнеса 70% руководителей утверждают, что задержка приведения документов в соответствие с требованиями бизнеса делают компании менее подвижными В среднем 45% времени руководителей уходит на работу с документами Какова роль бумажных документов? Электронные образы Управление контентом Бумага • Сопровождение процессов • Инвойсы, заявления, формы, отчеты Поддержка продукции • Обучающие материалы, руководства, инструкции Документы как продукция • Информационные буклеты, страховые полисы, брошюры

3. Сколько стоят документы? «2/3 интервьюированных организаций не смогли оценить, сколько они тратят на документы» (IDC) «В среднем каждые 5 сотрудников компаний используют 2 печатных устройства с утилизацией < 2%»(Xerox) «Для большинства организаций себестоимость документов составляет от 5% до 15% оборота» (Gartner) При этом «…от 16% до 25% приходится на производство документов в офисе» (CAP Ventures) «Большинство компаний могут сократить свои расходы на печать на 10-30%» (Gartner) • Можно ли эффективно управлять тем, • что нельзя измерить?

4. Почему аутсорсинг? Тактика Стратегия • Фокус на основномбизнесе • Сокращение затрат и управление операционными расходами • Доступ к передовым технологиям Причин, по которым компании выбирают аутсорсинг • Высвобождение наличности (cash) • Ускорение бизнеса • за счет ре-инжиниринга процессов • Консолидация средств для капитальных инвестиций • Отсутствие собственных ресурсов с необходимой квалификацией • Разделение рисков • Высвобождение ресурсов под решение приоритетных задач • Прозрачность и управляемость бизнес-процессов

5. Наше предложение Мы поддерживаем печатную среду любой сложности Распределенная филиальная сеть Удаленные работники Центры печати Центральные офисы Центр поддержки пользователей Комплексное обслуживание Расходные материалы Планирование и логистика Мы создаем отлаженную инфраструктуру Безопасность и контроль Разработка стратегии оптимизации Защита окружающей среды Управление изменениями Мы используем консалтинговый подход для решения задач клиента

6. Портфель Услуги по управлению офисной печатной инфраструктурой 2. Услуги по управлению офисной печатной инфраструктурой 1. Услуги по поддержке парка офисного печатного оборудования 3. Создание сервисов централизованной печати

7. Оптимизация парка оборудования Рационализация парка Избавление от затратных единиц Консолидация устройств Переход на новые технологии Избавление от резерва устройств Расходные материалы Дополнительные скидки от поставщиков Снижение нецелевого использования Своевременное планирование Управление складами Инфраструктура поддержки Модернизация процессов техобслуживания Повышение утилизации оборудования Единый центр поддержки пользователей Сокращение количества обращений в службу поддержки Возможности для сокращения издержек Производительность труда • Проактивный мониторинг устройств • Унификация • Повышение уровня удовлетворенности внутренних заказчиков • Непрерывность ведения бизнеса Прочие возможности • Отсутствие начальных инвестиций • Снижение отходов (технология follow-me) • Избавление от административных, непредвиденных и косвенных затрат • Прозрачность и прогнозируемость расходов • Мультивендорная поддержка • Управленческая отчетность

8. Снижение затрат на офисную печатную инфраструктуру Услуги Базовый уровень затрат IT персонал 5-10% экономии HelpDesk Новый уровень затрат Около 30% экономии Ремонты Запчасти Услуги EPS (Поддержка парка печатного оборудования) Целевой уровень затрат Расходные материалы Оборудование Копиры Услуги EPS (Управление офисной печатной Инфраструктурой) Принтеры Оборудование Копиры Принтеры XEROX Факсы Оставшееся оборудование Факсы Стратегия оптимального развития, 3-5 лет Начальная ситуация Первый месяц договора

9. Модель оказания услуг Xerox Иновации и непрерывное совершенствование * • По всему миру Xeroxследуетединым стандартам, охватывающим все составляющие Модели оказания услуг: • Управление персоналом • Технологическое обеспечение • Операционные процессы • Руководство и контроль • Управление взаимоотношениями • Управление финансами Персонал Технологии Иновации и непрерывное совершенствование * Иновации и непрерывное совершенствование * Финансы Процессы Руководство и контроль Взаимоотношения Page 9

10. Преимущества подхода Xerox • Аудит всего парка периферийных устройств • Сбор данных об объемах печати каждой единицы оборудования за период • Анализ печатных потоков • Сбор данных о прямых расходах на печать • Оценка стоимости процессов поддержки инфраструктуры • Полная картина состава и структуры парка периферийных устройств • Объективный анализ совокупной стоимости владения инфраструктуры • Понимание потребностей групп пользователей Page 10

11. Преимущества подхода Xerox • Разработка сценария рационализации парка оборудования (поэтажные планы, политики печати) • Подготовка предложения по необходимым заменам и/или утилизации оборудования • Расчет показателей эффективности – экономия, высвобождаемые ресурсы, сокращение отходов, снижение непроизводительных потерь • Соблюдение баланса между сокращением затрат и требованиями бизнеса • Аргументированная картина будущего • Целевой показатель достигаемой экономии, модель ценообразования • Согласованные метрики качества (SLA) • Согласованный план внедрения услуги Page 11

12. Преимущества подхода Xerox • Совместное управление изменениями • Поэтапное внедрение по согласованному плану • Внесение корректив при необходимости • Коммуникационный план для внутренних заказчиков • Отлаженные процессы обслуживания, поддержки пользователей, планирования и поставок • Сформированные команды по управлению контрактом, устоявшиеся схемы взаимодействия • Отсутствие сбоев в рабочих процессах пользователей Page 12

13. Преимущества подхода Xerox • Контроль достижения целевых метрик (SLA), регулярные встречи по качеству услуг • Измерения уровня удовлетворенности пользователей • Быстрое реагирование на запросы и изменения • Постоянный поиск возможностей для повышения эффективности • Оптимизированные процессы печати, отвечающие требованиям бизнеса • Ежемесячная отчетность, прозрачность расчетов, управление расходами • Планомерное снижение затрат • Повышение производительности сотрудников Page 13

14. Реальный результат внедрения услуги 29% Сокращение затрат на печать Результаты Задачи Решение • Повышено соотношение количества пользователей на количество устройств • Центральная система мониторинга, благодаря которой обслуживание и анализ затрат стали более эффективными • Выкуп оргтехники различных вендоров • Широкая географическая распределенность • Охват всех офисов, центров банковских услуг и удаленных рабочих мест, а также операционных касс • Более 2500 сотрудников • Около 1000 устройств • Достижение четко поставленных целей по сокращению затрат • Прозрачность и прогнозируемость затрат • Сокращение затрат на печать на 29% • 99% доступность устройств

15. Выгода на перспективу Затраты и инвестиции Планирование и контроль • Контрактно гарантированная экономия • Полная прозрачность затрат • Отсутствие капитальных инвестиций • Сокращение налогооблагаемой базы • Единая точка ответственности • Обязательства по SLA • Консолидированная отчетность • Мониторинг уровня удовлетворенности Соответствиестандартам Продуктивность • Парк устройств, оптимизированный под конкретные задачи пользователей • Проактивный мониторинг • Дополнительные сервисы • Разграничение прав доступа • Аудит печатных работ • Защищенная печать • Меры по защите окружающей среды

16. Перспективные предложения

17. Сервисы централизованной печати Документы тиражной печати Презентации и брошюры для продаж Руководства, справочники, книги Финансовые и кадровые документы Типовые формы Стандартизация форм, автоматизация документоемких бизнес-процессов и замещение дорогостоящих систем хранения документов Увеличение эффективности производства документов за счет возможностей финишной обработки (скрепление,брошюровка и т.д.) Повышение уровня защиты конфиденциальных документов путем авторизованного размещения заказов и четкого контроля Высокое качество печати, управление цветом - высокий уровень исполнения документов и строгое соблюдение корпоративного стиля, укрепление бренда Q3/Q4 - 2009

18. Печать с мобильных устройств Еще один путь повышения производительности сотрудников Сотрудники, выполняющие свои обязанности удаленно вне офиса Сотрудники, значительную часть времени работающие из дома Сотрудники, работающие с помощью персональных мобильных устройств Быть мобильным еще никогда не было так легко, как с Xerox Все, что вам нужно – это смартфон

19. Основные возможности Решение SafeQ • Ограничение доступа • к принтерам и МФУ • к функциям (копирование/сканирование/печать) • к полноцветной печати • установка лимитов • Маршрутизация работ • печати • сканирования • Учет всех типов работ • по пользователям • по подразделениям • по проектам

20. Рабочая станция серверSafeQ Сетевой принтер ERP или внешние приложения для анализа Учет печати на сетевых принтерах Решение SafeQ • Пользователь посылает задание на печать с рабочей станции. Работа передается на серверSafeQ. • SafeQ немедленно пересылает данные на принтер. • Работа печатается, а SafeQ производит учет.

21. Рабочая станция сервер SafeQ ERP или внешние приложения для анализа Безопасная печать Решение SafeQ • Пользователь передает на печать задание с рабочей станции. Задание передается на сервер SafeQ. • Пользователь подходит к принтеру и идентифицируется. • SafeQ передает задание на принтер. Пользователь контролирует печать. • Данные о работе сохраняются на сервере учета. принтер/МФУ с терминалом SafeQ

22. Почему Xerox? догоняющие лидеры Xerox HP Lexmark Ricoh Canon Pitney Bowes Toshiba Oce способность к реализации Konica Minolta Xerox занимает наибольшую долю мирового рынка в области управления офисной печатью и является лидером в сегменте принтеров и многофункциональных устройств 2010 GartnerMagic Quadrant for Managed Print ServicesWorldwide. видящие вперед нишевые игроки понимание процессов Ответственность за конечный результат Разработанная и внедренная Модель оказания услуг, запатентованные технологии Использование методологии Lean Six Sigma Самый полный на рынке модельный ряд офисных устройств Более 100 высококвалифицированных инженеров Более 300 авторизованных сервисных партнеров обеспечивают 100%сервисное покрытие 83 регионов России Практика успешно реализованных проектов в России

23. Выгоды от сотрудничества Решения Xerox& Marco Безопасность– конфиденциальность документа гарантирована Гибкость– возможность у пользователя забрать свои отпечатки с любого принтера Экономия– квоты на печать, удаление ненужных работ до печати, принудительный дуплекс, монохромная печать и т.д. Контроль– гибкая система отчетности и контроль печатных работ Экология– экономия бумаги, тонера, электроэнергии

24. Большое спасибо за внимание. ООО “Марко Плюс” Ул. Минина, 23a, Минск Тел./факс: +375 17 207-83-82 info@marco.by www.marco.by