بسم الله الرحمن الرحیم برنامه ریزی در دستگاههای دولتی

1. بسم الله الرحمن الرحیمبرنامه ریزی در دستگاههای دولتی رضا موسوی محسنی زمستان 92

2. فهرست مطالب 1- تعاریف و مفاهیم 2- برنامه ریزی و کنترل 3- برنامه ریزی استراتژیک 4- برنامه ریزی عملیاتی 5- تکنیک های برنامه ریزی 6- بودجه و تخصیص منابع 7- قیمت تمام شده و بودجه ریزی عملیاتی

3. فهرست منابع مورد استفاده 1- آیت اللهی، رضا(1380)، اصول برنامه ریزی، سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور، تهران. 2- آهنگران، محمداسماعیل(1382)، اصول و مبانی برنامه ریزی استراتژیک، موسسه فزهنگی انتشاراتی زهد، تهران. 3- سازمان مدیریت و برنامه ریزی(1383)، مطالعات آمایش سرزمین، دفتر آمایش و توسعه پایدار، تهران. 4- سازمان مدیریت و برنامه ریزی(1383)، قانون برنامه چهارم توسعه، معاونت امور اداری، مالی و منابع انسانی، تهران. 5- زاهدی، سید محمد (1385)، برنامه ریزی در دستگاههای دولتی، انتشارات موسسه عالی آموزش و پژوهش مدیریت و برنامه ریزی، تهران. 6- شکوهی، علیرضا و محمد نثاری(1381)، برنامه ریزی استراتژیک: راهنمای کاربردی ایجاد و توسعه، انتشارات بیست، اصفهان. 7- مجتهدزاده، غلامحسین(1368)، مقدمه ای بر اصول و مبانی برنامه ریزی منطقه ای، انتشارات دفتر آموزش ضمن خدمت وزارت آموزش و پرورش، تهران. 8- مجلس شورای اسلامی(1384)، پیشنهاد روشی برای بودجه ریزی عملیاتی، مرکز پژوهش مجلس، تهران. 9- مرکز آموزش مدیریت دولتی(1372)، مدیریت استراتژیک(مجموعه مقاله)، ترجمه عباس منوریان، موسسه چاپ و انتشارات مرکز آموزش مدیریت دولتی، تهران. 10- موسوی شاهرودی، سید محمد(1385)، برنامه ریزی، انتشارات برتر چاپ، تهران.

4. تعاریف و مفاهیم وظایف مدیریت: 1- برنامه ریزی 2- سازماندهی 3- استخدام 4- هدایت 5- کنترل سوالات اساسی مطرح (فلسفه برنامه ریزی): چرا برنامه ریزی لازم است؟

5. تعاریف و مفاهیم نظریه تصمیم: - وضع موجود - وضع مطلوب (هدف) - برنامه جهت دستیابی به اهداف - بازخور (ارزیابی و کنترل) تعریف برنامه ریزی: برنامه ریزی عبارت از یک سلسله عملیات منظم، سیستماتیک و مرتبط با یکدیگر بوده که به منظور دستیابی به یکسری اهداف معین و مشخص توسط یک نهاد، سازمان و یا دولت برای یک مدت معین انجام می گیرد. با توجه به این تعریف چه تفاوتی بین برنامه ریزی در نهادهای دولتی و غیر دولتی می توان متصور بود؟

6. تعاریف و مفاهیم عناصر کلیدی برنامه ریزی: 1- روش برنامه ریزی 2- محیط اجتماعی 3- سیستم برنامه ریزی 4- برنامه ریز سطوح برنامه ریزی: فردی، سازمانی و اجتماعی مختصری در نظریه دولت: سرمایه داری خالص............................اقتصاد مختلط...........................سوسیالیستی خالص

7. تعاریف و مفاهیم دلایل ضرورت برنامه ریزی: 1- تصحیح کننده رفتار بازار 2- رفتار عقلایی و افزایش کارایی 3- محدودیت منابع انواع برنامه ریزی: 1- از نظر زمانی(کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت) 2- از نظر مکانی(کلان، بخشی، منطقه ای) 3- از نظر حوزه عملکرد(اقتصادی، اجتماعی، سیاسی، فرهنگی)

8. تعاریف و مفاهیم رویکردهای متفاوت در برنامه ریزی: 1- نگرش خرد 2- نگرش کلان 3- نگرش توسعه 4- نگرش آمایش

9. برنامه ریزی و کنترل برنامه ریزی و کنترل رابطه بسیار نزدیکی با یکدیگر دارند بطوریکه بسیاری از دانشمندان سیستم برنامه ریزی را بدون کنترل بی معنی دانسته و عنوان می کنند که بدون وجود نظارت و کنترل هیچ سیستمی نمی تواند به بالاترین ظرفیت خود برسد. تعریف نظارت و کنترل: فعالیتی است که باعث تطبیق عملیات انجام شده با اهداف برنامه می شود. به عبارت دیگر، نظارت مستمر می تواند اهداف مورد نظر را از انحراف حفظ می نماید.

10. برنامه ریزی و کنترل فرآیند نظارت و کنترل: در مدیریت فرآیند، کنترل یا نظارت یک وظیفه اساسی و مهم به شمار می رود. فرآیند کنترل شامل سنجش نتایج عملیات یا هدفهای مطلوب و برنامه ریزی شده بوده تا در صورت لزوم اقدامات اصلاحی لازم به منظور حصول اطمینان از نیل به اهداف مورد نظر انجام گیرد. بطور کلی در سلسله فرآیندهای مدیریت، نظارت و کنترل از اهم فرآیندها است.

11. برنامه ریزی و کنترل مراحل فرآیند کنترل: 1- تعیین و برنامه ریزی هدف ها و موازین 2- سنجش نتایج حاصله و یا عملکرد 3- تعیین میزان انحراف 4- تعیین علل انحراف 5- اقدامات اصلاحی انواع کنترل: قبل از، در حین و بعد از انجام عملیات.

12. برنامه ریزی استراتژیک فرآيند برنامه ريزي استراتژيك از مباحث مديريتي و مربوط به علم مديريت است كه خود از شاخه علوم انساني مي باشد. علوم انساني به دليل ماهيت خاص خود از پيچيدگي هايي نيز برخوردار مي باشند. زيرا مانند علوم تجربي امكان مشاهده مستقيم و آزمايش در آزمايشگاه و رسيدن به قانون علمي در آن وجود ندارد. به تعداد صاحبنظران در اين زمينه ديدگاه و نظريه وجود دارد كه با گذشت زمان درستي و نادرستي آن اثبات مي گردد.

13. برنامه ریزی استراتژیک در وجود انسان خاطره واميد دو چيز متفاوت و عجيب هستند اولي به گذشته نگاه مي كند و ديگري به آينده و ما بايد سعي كنيم پندارهايي را كه طرح هاي آينده ما را اثربخش تر مي كنند در ذهنمان تجسم كنيم. ما بايد مهارت تجسم كردن را در راستاي دستيابي به نتايج مثبت به كار بنديم، مانند قهرمان المپيك و تصوير سازي با جزئيات به هنگام تمرين يعني با تصور و تجسم قرار گرفتن در خط شروع و شنيدن صداي شليك تير، دويدن، شنيدن هياهوي تماشاگران، مشاهده خط پايان و در نهايت عبور از خط پايان و شنيدن صداي تشويق كه اين تصورات، انرژي مثبت فراوان در آنها ايجاد كرده و باعث مي گردد اميدوارتر و با انرژي بيشتري به تمرينات پرداخته و نتيجه مطلوب تري بدست بياورند. به تمامي اين فعاليتهاي ذهني تجسم گفته مي شود.

14. برنامه ریزی استراتژیک ما هم مي توانيم با استفاده از اين مهارت، آينده دلخواه خود را تصوير كرده و در راه رسيدن به آن برنامه ريزي نماييم. مي توان مسائل و رويدادها را قبل از وقوع، تجزيه و تحليل نماییم (آينده سازي فعالProactive Futuring). هدف از بيان مطالب بالا، اثبات امكان دستيابي به مفهوم برنامه ريزي استراتژيك (ساختن آينده دلخواه) است. آينده را مي توان به وجود آورد و آن را به شكل دلخواه ساخت. مهم آن است كه بدانيم آينده مطلوب چيست و راه رسيدن با آن چگونه است؟ ترسيم و درك آينده مطلوب ”چشم انداز“ يا Vision با استفاده از مهارت تجسم و عينيت بخشيدن امكان پذير مي باشد، دقيقاً آن چيزي كه در فرآيند برنامه ريزي استراتژيك دنبال مي شود. تنها چيزي كه در برنامه ريزي استراتژيك همه افراد بايد بدانند اين است كه: ”هر چيزي را كه تصور كنيم و بدان باور داشته باشيم، همان را بدست خواهيم آورد.“

15. برنامه ریزی استراتژیک براي كمك به سازمانها، براي تدوين يك چشم انداز و تعيين جايگاه خود و مسير حركت درآينده، تدوين برنامه استراتژيك لازم است. فرآيند برنامه ريزي استراتژيك يك پيام مهم و اثرگذار دارد و آن اين است: ”تنها چيزي كه براي شروع نياز داريم يك روياست، رويايي كه بتواند ما را در بهتر از گذشته بودن ياري دهد. تنها چيزي كه بايد در وجودمان داشته باشيم باور است، باوري كه تضمين كند رويايمان به واقعيت خواهد رسيد. تنها چيزي كه بايد انجام دهيم عمل است و زمان همين حال است.“

16. برنامه ریزی استراتژیک تعريف استراتژي: ( Strategy ) استراتژی مفهومی نظامی دارد و ”نقشه یا طرحی برای عمل“ ترجمه شده است. بنا به تعریف استراتژی برنامه، الگوي رفتاري، سياست يا تصميمي است كه سمت و سوي ديدگاهها و جهت حركت سازمان را نشان مي دهد و به معني راهبرد مي باشد. تعريف برنامه ريزي استراتژيك: (Strategic Planning ) فرآيند برنامه ريزي استراتژيك گونه اي از برنامه ريزي است كه در آن هدف، تعريف و تدوين استراتژي مطرح است. دلايل بكارگيري برنامه ريزي استراتژيك: 1- برنامه ريزي استراتژيك براي محيط هاي به پيچيده و متغير طراحي شده است. 2- برنامه ريزي استراتژيك براي كسب نتيجه است و بخشي از مديريت نتيجه گرا را تشكيل مي دهد. 3- يك ابزار اساسي براي اعمال مديريت است. 4- برنامه ريزي استراتژيك خود را تطبيق مي دهد. 5- براي پشتيباني مشتريان لازم است. 6- برنامه ريزي استراتژيك ارتباطات را گسترش مي دهد.

17. برنامه ریزی استراتژیک اجزاي تشكيل دهنده و يا عوامل اجرا كننده فرآيند برنامه ريزي استراتژيك: 1- كميته راهبري: متشكل از مديران سطوح عالي سازمان مي باشد و تدوين و بازنگري چشم انداز مطلوب سازمان vision))، ماموريت سازمان، ارزش ها، اهداف كلان و تصويب برنامه ها بر عهده اين كميته مي باشد. 2- كميته برنامه ريزي استراتژيك: شامل تيم اجرائي است كه مجموع دانش آنها درباره محصولات، خدمات، فرآيندها و سيستم هاي كاري مي تواند در تعيين يا بازنگري چشم انداز و در تعيين اهداف و پيشرفت كار و نتايج، موثر واقع شود شامل مديران سازمان مي باشد كه هر كدام در جايگاه خود به پياده سازي برنامه ها مي پردازند. در اين كميته مدير مالي، مدير فني، مدير كيفيت و كنترل كالا، مدير منابع انساني، مدير IT و بقيه مديران مياني سازمان حضور دارند. 3- مديريت برنامه ريزي استراتژيك: اين كميته جهت مديريت كل فرآيند تشكيل مي گردد و مواردي مانند پشتيباني لازم در جهت نيل به اهداف، هماهنگي در جهت پياده سازي برنامه ها، تهيه جداول زماني و ابزارهاي لازم براي به حركت در آوردن موتور سازمان بر عهده اين افراد مي باشد.

18. برنامه ریزی استراتژیک روش هاي اجرائي برنامه ريزي استراتژيك: 1- تدوين چشم انداز: چشم انداز سازمان بايد خلاصه، بياد ماندني، مطلوب و ايده آل مناسب را به تصوير بكشد و همه سطوح را در نظر بگيرد. 2- تدوين ماموريت: - دليل وجودي سازمان - جايگاه مشتريان(ارباب رجوع) و ذينفعان - نيازها يا مشكلات بارز فعلي - بازبيني ماموريت فعلي سازمان 3- ارزش ها و اصول رفتاري: ارزش ها ملاك تصميم گيري مشترك در كليه شغلها و موقعيت هاست و باورهاي مشترك كاركنان هر سازمان است.

19. برنامه ریزی استراتژیک 4- ارزيابي محیط دروني و بيروني: ارزيابي محیط دروني نقاط ضعف و قوت سازمان را مشخص مي سازد و ارزيابي محیط بيروني فرصت ها و تهديدها را تعيين مي كند. 5- استراتژي هاي سازمان و موضوعات استراتژيك (استراتژی های اصلی): قسمتي از ماموريت وجودي سازمان را به صورت خواسته هاي بلند مدت بيان مي كند و حالت كلي، چند جانبه و وسيع دارد و در درون خود يك ايده و روش را معين مي كند. 6- اهداف كلان(بلند مدت): - تعيين هدف، يك تلاش جمعي و تيمي است. - داشتن ديد سيستمي و يكپارچه ضروري است. - براي اهداف پيشنهادي، علت ها و معلول ها مشخص شود. 7- سنجش و ارزيابي عملكرد: هدف از سنجش و ارزيابي عملكرد، اندازه گيري دقيق آن ميزان اطلاعاتی است که در صورت استفاده درست، موفقيت سازمان در استراتژي ها و اهداف را تضمين مي كند.

20. برنامه ریزی استراتژیک 8- تحليل فاصله: ابزاري براي بكارگيري مقايسه سيستماتيك بين وضع موجود و وضع مطلوب است. 9- اهداف خرد (اهداف سالیانه): هدف های سالیانه آرمانهای بلند مدت را به بودجه های سالانه تبدیل می کند. این اهداف مبنای مشخصی برای نظارت و کنترل بر عملکرد سازمان ارایه می دهد. اهداف خرد (سالیانه) داراي ويژگي هاي زير مي باشد: - خاص و قابل صراحت - قابل اندازه گيري - قابل دستيابي - نتيجه گرا - كوتاه مدت

21. برنامه ریزی استراتژیک 10- استراتژي هاي عملياتي(وظیفه ای): استراتژی وظیفه ای فکر یا ایده استراتژی اصلی را به فعالیت های طراحی شده برای دستیابی به اهداف سالیانه مشخص می کند. تفاوت استراتژی وظیفه ای و اصلی: الف) افق زمانی ب) مشخص بودن ج) مشارکت کنندگان 11- خط مشی: خط مشی ها چارچوب هایی برای راهنمایی تفکر، تصمیم گیری و اقدام مدیران و زیردستان آنها در اجرای استراتژی سازمان است. خط مشی ها که غالبا ”دستور عمل های عملیاتی“ نیز نامیده می شوند، جهت استاندارد کردن بسیاری از تصمیمات تکراری و کنترل سلیقه و اعمال نظر مدیران و زیردستان در اجرای استراتژی های عملیاتی می تواند مفید باشند. در حقیقت خط مشی ها باید از استراتژی های وظیفه ای نشات گرفته و قصد آنها کمک به اجرای استراتژی باشد.

22. برنامه ریزی استراتژیک ویژگی های خط مشی: الف) خط مشی ها کنترل غیر مستقیمی بر فعالیت های مستقل پدید می آورد. ب) خط مشی ها برای فعالیت های مشابه راه حل های یکسانی ترویج می نماید. د) خط مشی ها تصمیم گیری را سریع تر می کند. ه) خط مشی ها پاسخ از پیش تعیین شده ای را به مسایل تکراری می دهند. و) خط مشی ها عدم قطعیت در تصمیم گیری های روزانه را کاهش می دهد. 12- برنامه هاي اجرايي: پاسخ به اينكه چه كارهايي بايد انجام شود. 13- ارزيابي فرآيند برنامه ريزي استراتژيك: در نهايت با ارزيابي فرآيند برنامه ريزي استراتژيك مي توان پي به موقعيت سازمان برد.

23. برنامه ریزی استراتژیک ويژگيهاي يك برنامه ريزي استراتژيك موفق: 1- از پشتيباني راهبران و مديريت ارشد برخوردار است. 2- يك فعاليت مشاركتي است و فقط به گروهي به نام برنامه ريزان محدود نمي شود. 3- انعطاف پذير و متناسب با ويژگي هاي سازمان طراحي مي گردد. 4- مسئوليت ها و زمانبندي فعاليت ها را به روشني بيان مي كند و قابل اعتماد بودن نتايج را تضمين مي كند. 5- مشاركت همگاني و تفاهم را ايجاد مي كند و گسترش مي دهد.

24. برنامه ریزی استراتژیک 6- نسبت به محيط آگاه است و موضوعات محيطي را با حساسيت پيگيري مي كند. 7- درباره اهداف، اقدامات، نتايج و پيامدها واقع نگر است و موضوعات را به طور جامع و يكپارچه مورد بررسي قرار مي دهد. 8- شواهد انگيزه بخش براي توصيه هاي خود ارائه مي دهد. 9- براي رفع اختلاف نظرها روش مناسبي ارائه مي دهد. 10- پويا و جاري است و نه ايستا و راكد. 11- فرآيند برنامه ريزي و برنامه ها به طور منظم و مستمر بازنگري مي شود و بهبود مي يابد.

25. برنامه ریزی عملیاتی برنامه ریزی جامع چون چتری بر سازمان و عملیات آن سایه می گستراند و مدیران را در انجام فعالیت هایشان راهنمایی می کند. اما این نوع برنامه ریزی، مدیران پایه را در انجام برنامه های عملیاتی خود بی نیاز نخواهد نمود. مدیران پایه باید با الهام از اهداف و استراتژی های کلی سازمان اهداف جزئی شده در واحد تحت نظارت خود را شکل داده و برای تحقق آن کوشش نمایند. تعریف برنامه ریزی عملیاتی: برنامه ریزی عملیاتی عبارت از چگونگی تعیین اهداف و تبدیل این اهداف به صورت عملیات و پیش بینی روش های اجرای آن می باشد.

26. برنامه ریزی عملیاتی عناصر اصلی برنامه ریزی عملیاتی: 1- هدف 2- پیش بینی 1- هدف: بطور کلی هدف عبارت از نقطه ای است که کوشش ها معطوف به آن می باشد. در برنامه ریزی هدف نتیجه نهایی برنامه بوده که مقصود برنامه ریز نیل به آن می باشد.

27. برنامه ریزی عملیاتی هدف نهایی: هدفی است که تمام سازمان امکاناتش در راه رسیدن به آن بسیج شده است. هدف کلی: یکی از زیر هدف های بلافصل هدف های نهایی سازمان بوده که به صورت عمده ترین اهدافبخش های سازمان ظاهر می گردد. هدف جزئی: هر هدف کلی به صورت یکسری اهداف جزئی تقسیم می شود. هدف مشخص: هدفی است که بطور دقیق مطالعه و محاسبه شده و با یک فعالیت قابل حصول می باشد. سلسله مراتب اهداف: هدف نهایی هدف کلی هدف جزئی هدف مشخص

28. برنامه ریزی عملیاتی 9- متضمن راه حل های عملی باشند. 10- به ماموریت سازمان توجه کامل داشته باشد. 11- توالی و استمرار داشته باشد. 12- متناسب با قدرت اجرایی موجود باشد. 13- با نظر مجریان شکل گرفته شده باشد. 14- قابل نظارت، ارزیابی و کنترل باشد. اصول تعیین اهداف در برنامه ریزی عملیاتی: 1- مطالعه شده باشند. 2- صراحت داشته باشند. 3- محاسبه شده باشند(کمی) 4- مدت انجام آن معین باشد. 5- هزینه های انجام آن معین باشد. 6- واقع گرا باشند. 7- با اهداف کلی و بلند مدت سازمان هماهنگ باشد. 8- با سایر اهداف هماهنگ باشند.

29. برنامه ریزی عملیاتی اولویت بندی بین اهداف: تعیین هدف، بسیار مهم می باشد. اما مهمتر و در عین حال پیچیده ترین قسمت در این خصوص، کاستن از تعداد غالبا متعدد هدف های انتخاب شده (به دلیل کمبود بودجه و سایر امکانات) و گزینش ضروری ترین هدف ها از میان آن ها می باشد. روش های اولویت بندی اهداف: 1- روش نظرخواهی ساده: نظر خواهی از جامعه ذینفع 2- روش نظر خواهی کامل: نظر خواهی از کل جامعه 3- روش الاهم فی الاهم: طبقه بندی اهداف بر حسب اهمیت و ضرورت آن برای جامعه یا سازمان. مثل هدف خودکفایی و اینکه کشاورزان باید چه چیزی را در زمین های خود کشت نمایند.

30. برنامه ریزی عملیاتی 4- روش جامع: همانطور که از نام آن پیداست در این روش هر هدفی از لحاظ اقتصادی-اجتماعی و فرهنگی و هرکدام به شعب پایین تر تقسیم شده و به بررسی تک تک آنها می پردازیم. در این روش گاهی به اصولی که دارای اهمیت بیشتری هستند ضرایب بیشتری داده خواهد شد. 5- روش جامع مرامی: این روش همچون روش جامع بوده لیکن بر حسب مرام برنامه ریزان به هر کدام شعب و گروه ها (مثلا اقتصادی-اجتماعی و فرهنگی) ضرایب متفاوتی داده خواهد شد.

31. برنامه ریزی عملیاتی 2- پیش بینی: همانطور که اشاره گردید برنامه ریزی یک نوع آینده نگری بوده لذا اساس آن را پیش بینی تشکیل می دهد. بنابراین پس از تعیین اهداف قسمت اصلی کار برنامه ریز عملیاتی پیش بینی عملیات و کارهایی است که برای دستیابی به اهداف مورد نیاز می باشد. در پیش بینی دو عامل زمان و هزینه بسیار اساسی می باشند. سوالات مطرح در پیش بینی دقیق عبارتند از: 1- چه فعالیتی؟ (پیش بینی فعالیت ها) 2- از چه روشی؟ (پیش بینی روش های انجام کار) 3- در چه مدت زمانی؟ (پیش بینی زمانی) 4- در چه مکانی؟ (پیش بینی موقعیت مکانی برنامه) 5- با چه منابعی؟ (پیش بینی منابع) آخرین مرحله برنامه ریزی عملیاتی نیز اجرای آن می باشد.

32. تکنیک های برنامه ریزی عملیاتی تمامی کوشش های برنامه ریزان در عملیاتی ظاهر می گردد که در نهایت برای دستیابی به ماموریت های سازمان لازم می باشد. همانطور که قبلا نیزاشاره شد برنامه ریزی استراتژیک یک نوع از برنامه ریزی بوده که نهایتا به عملیات منجر خواهد شد. لیکن از دیر باز تکنیک هایی تحت عنوان روش های برنامه ریزی تصویری جهت عملیاتی کردن برنامه ها مورد استفاده قرار می گرفته است. صرف نظراز برنامه ریزی استراتژیک اکثر قریب به اتفاق برنامه ریزی های اجرایی به شیوه تصویری نموداری می باشد، زیرا: 1- موضوعات بیشتری در فضای کمتری قابل بیان است. 2- بسیار سریع و غالبا آسانتر تفهیم می گردد. 3- اجرا، کنترل، ارزیابی و تجدید نظر در برنامه را آسانتر خواهد نمود.

33. تکنیک های برنامه ریزی عملیاتی روش های برنامه ریزی تصویری: 1- روش نمودار گانت 2- روش های شبکه ای 1-2- روش پرت (PERT) 2-2- روش سی.پی.ام. (CPM) PERT: Program Evaluation and Review Technique CPM: Critical Path Method

34. تکنیک های برنامه ریزی عملیاتی روش نمودار گانت: روش نمودار گانت نخستین و اساسی ترین روش تصویری در برنامه ریزی عملیاتی می باشد. این روش در خلال جنگ جهانی اول توسط هنری ال. گانت ابداع گردیده و هم اکنون نیز به عنوان یکی از بهترین روش های تصویری مورد استفاده قرار می گیرد. این روش اصولا برای زمانبندی انجام وظایف به وجود آمده و دارای دو بعد است: 1- محور عمودی شرح عملیات (و یا حتی وظایف) را بر حسب تقدم و تاخر انجام آنها (مراحل انجام کار) را نمایش می دهد. 2- محور افقی نیز نشان دهنده زمان می باشد. مثال:

35. تکنیک های برنامه ریزی عملیاتی ویژگی های نمودار گانت: این نمودار نشان می دهد که: 1- چه کارهایی و یا عملیاتی باید انجام گیرد. 2- هر کار و یا عملیات از چند وظیفه تشکیل شده است. 3- چه وظایفی باید بطور همزمان دنبال گردد. 4- در داخل هر عملیات چه وظایفی باید بطور سریالی انجام شود. 5- زمان شروع و پایان هر وظیفه در چه تاریخی می باشد. 6- دستیابی به هدف نهایی در چه تاریخی بدست می آید.

36. تکنیک های برنامه ریزی عملیاتی ایرادات این روش: 1- رابطه بین وظایف مختلف در هر کار مشخص نمی باشد. 2- رابطه بین وظایف یک کار را با سایر وظایف کارها و عملیات دیگر مشخص نمی نماید. 3- تاریخ شروع و پایان هر وظیفه مشخص می باشد، لیکن معین نشده است که در هر لحظه از زمان ما چند در صد در هر وظیفه پیشرفت خواهیم داشت. 4- کنترل کردن عملیات و تعیین اینکه در هر لحظه از زمان کل عملیات در چه مرحله ای از پیشرفت می باشد دشوار می باشد.

37. تکنیک های برنامه ریزی عملیاتی روش های شبکه ای: کوشش هایی که در رفع ایرادات وارده به روش نمودار گانت به عمل آمد، برنامه ریزی به روش شبکه ای را بوجود آورد. تعریف شبکه: شبکه، تصویری جامع و دقیق از وضع کلی و تمامی مراحل لازم برای اجرای یک برنامه و روابط آن با یکدیگر است. معمولا جزیی ترین قسمت هر مرحله از کار در شبکه را فعالیت می نامند. فعالیت ( ): هر قسمت مشخص و معین از انجام یک طرح یا یک برنامه را یک فعالیت می نامند. نتیجه هر فعالیت یک رویداد بوده که خود منشاء فعالیت بعدی خواهد بود.

38. تکنیک های برنامه ریزی عملیاتی رویداد( ): رویداد نشان دهنده شروع و پایان یک فعالیت است. اساس شبکه را رویداد و فعالیت تشکیل می دهند. روش و مراحل تنظیم شبکه: 1- تعریف هدف 2- تهیه فهرستی منطقی از فعالیت ها 3- تعیین تقدم و تاخر رویدادها و فعالیت ها 4- شناخت دقیق روابط بین فعالیت ها

39. تکنیک های برنامه ریزی عملیاتی مزایای عمده برنامه ریزی شبکه ای: 1- روابط بین تمامی فعالیت ها خواه به صورت مستقیم و خواه غیر مستقیم را بیان می کند. 2- مشکلات و موانع احتمالی در طول برنامه را مشخص و قابل رفع می کند. 3- نشان می دهد که چه فعالیت هایی باید به موازات یکدیگر و چه فعالیت هایی باید به صورت سری انجام شود. 4- روابط بین فعالیت ها را بطور دقیق نشان می دهد. 5- برنامه های بسیار پیچیده و مفصل را بسیار ساده و قابل درک بیان خواهد کرد. 6- برای تعیین زمان دقیق هر فعالیت از آمار و احتمال استفاده می کند. 7- زمان لازم جهت انجام کامل یک طرح را تقریبا دقیق بیان می کند.

40. تکنیک های برنامه ریزی عملیاتی 6- رویداد جوششی: رویدادی است که نقطه آغازین چند فعالیت است. 7- رویداد واسطه: 8- شماره گذاری رویدادها:رویدادها باید به صورتی شماره گذاری شوند که همواره شماره رویداد پایه کوچکتر از رویداد پایانی باشد. ضمنا رویداد تکراری مجاز نمی باشد. 9- طول کمانها: 10- واحد زمان: 11- حلقه در شبکه: در شبکه وجود حلقه مجاز نبوده و نباید در شبکه ها حلقه ای شکل گیرد. قواعد ترسیم شبکه: 1- فعالیت پیش نیاز(پایه): 2- اصل تقدم و تاخر: قبل از شروع یک فعالیت باید کلیه فعالیت های ماقبل ترسیم شده باشد. 3- نمایش فعالیت ها: هر فعالیت باید فقط یک بار بر روی شبکه ظاهر گردد. 4- نمایش رویداد: شبکه باید دارای یک رویداد آغازین و یک رویداد پایانی باشد. 5- رویداد پوششی: رویدادی است که نقطه پایان چند فعالیت باشد.

41. تکنیک های برنامه ریزی عملیاتی روش پرت: ”پرت“ روشی جهت به حداقل رساندن تاخیر، وقفه و تضاد در انجام برنامه و هماهنگ ساختن قسمت های مختلف یک طرح اجرایی می باشد. به عبارت دیگر در این روش ما به دنبال تعیین هرچه دقیق تر زمان لازم برای نیل به یک هدف نهایی و کوتاه کردن این زمان تا حد ممکن می باشیم. پس به عبارت دقیق تر ”پرت“ مبتنی بر طول مدت اجرای برنامه و روش های کوتاه کردن این مدت قرار دارد.

42. تکنیک های برنامه ریزی عملیاتی روش برآورد زمان: TE = (A+4M+B)/6 A:زمان حداقل M: زمان محتمل B: زمان حداکثر نظارت، کنترل و ارزیابی: اساس ارزیابی در روش پرت بر زمان سنجی قرار دارد، و اینکه آیا: فعالیت مورد نظر مطابق زمانی که برای آن برآورد شده، انجام می گیرد؟ مثال:

43. تکنیک های برنامه ریزی عملیاتی روش سی.پی.ام.: ”سی. پی. ام.“ تقریبا همان روش ”پرت“ است با اضافه اینکه: اولا: کاهش و افزایش هزینه ها را تنها در تقبل و تطویل زمان برنامه ها ندانسته بلکه به محاسبه مستقیم هزینه می پردازد. ثانیا: چون به ندرت به اجرای برنامه های بدون سابقه می پردازد، از لحاظ برآورد زمان مشکلات بسیار کمتری داشته و کوشش خود را صرف محاسبه هزینه های برنامه می کند.

44. تکنیک های برنامه ریزی عملیاتی در ”سی. پی. ام.“ برای اجرای هر فعالیت دو زمان منظور می گردد: 1- زمان طبیعی که طی آن فعالیت با هزینه معمولی انجام می گردد. 2- زمان فشرده که برای انجام فعالیت ها در زمان کوتاه تر و با هزینه بیشتر انجام می گیرد. بطور کلی سعی ”سی.پی.ام.“ در این است که کمترین هزینه مناسبی را که بتوان برنامه را با آن در مناسب ترین زمان اجرا کرد را بدست آورد.

45. بودجه ریزی عملیاتی و قیمت تمام شده بودجه: سندی است که نشان دهنده پیش بینی درآمدها و برآورد هزینه های می باشد. بودجه ریزی عملیاتی: بودجه ریزی عملیاتی دو عامل ”صرفه جویی“ و ”اثربخشی“ را به ابعاد بودجه ریزی سنتی اضافه می کند. در نظام بودجه ریزی عملیاتی بین ”کارایی“ و ”اثربخشی“ تمایز قایل می شویم. ”کارایی“ استفاده مفید از منابع مورد نظر بوده در حالی که ”اثربخشی“ با عملکرد کار مرتبط است. مهمترین هدف بودجه ریزی عملیاتی اصلاح مدیریت بخش عمومی و افزایش اثربخشی مخارج در این بخش می باشد.

46. بودجه ریزی عملیاتی و قیمت تمام شده پس به منظور اصلاح نظام بودجه ریزی از روش موجود به روش هدفمند و عملیاتی و به صورت قیمت تمام شده سازمان مدیریت و برنامه ریزی(ماده 138 قانون برنامه چهارم) و دستگاههای اجرایی(ماده 144 قانون برنامه چهارم) موظف به انجام اموری در این زمینه گردیده اند. اهداف روش قیمت تمام شده: 1- ارتقاء ارایه کیفیت خدمات به مردم 2- فراهم آوردن زمینه استانداردسازی خدمات دستگاههای اجرایی 3- افزایش انگیزه کارکنان و مدیران انجام دهنده فعالیت 4- استفاده بهینه از منابع و ظرفیت های موجود و زمینه سازی اصلاح ساختار بودجه ریزی و اجرای بودجه 5- اعطای اختیارات لازم به مدیران انجام دهنده فعالیت 6- کنترل نتایج فعالیت ها و خدمات به جای کنترل مراحل انجام کار

47. بودجه ریزی عملیاتی و قیمت تمام شده روش اجرایی: 1- شناسایی فعالیت و خدمات قابل ارایه به روش قیمت تمام شده 2- محاسبه قیمت تمام شده فعالیت و یا خدمت و تایید آن در سازمان مدیریت و برنامه ریزی 3- مبادله توافقنامه بین مسئول واحد مجری و رییس دستگاه اجرایی: در این توافقنامه موضوع و عنوان فعالیت و یا خدمت، تعهدات واحد مجری و تعهدات دستگاه اجرایی لحاظ می گردد.

48. بودجه ریزی عملیاتی و قیمت تمام شده نحوه و روش محاسبه قیمت تمام شده: الف) در سال اول و دوم برنامه چهارم: 1- هزینه های پرسنلی( حقوق و دستمزد) 2- هزینه های مصرفی(مواد مستقیم) تذکر: در محاسبه قیمت تمام شده فعالیت ها و خدمات در سالهای اول و دوم برنامه چهارم هزینه های بالاسری، سرمایه ای (اموال و دارایی)، پرسنلی غیر مستقیم و مصرفی غیر مستقیم را شامل نمی شود.

49. بودجه ریزی عملیاتی و قیمت تمام شده ب) بقیه سالهای برنامه چهارم: از سال سوم برنامه چهارم به بعد، حداقل 20 درصد واحدهای دستگاههای اجرایی مشمول این روش فوق قرار گرفته و علاوه بر هزینه های فوق باید هزینه های پرسنلی غیر مستقیم، هزینه های مواد مصرفی غیر مستقیم، هزینه های بالاسری و هزینه های سرمایه ای حداقل برای واحد مجری محاسبه گردد. چگونگی هزینه کرد صرفه جویی حاصل: 1- میزان 60 درصد صرفه جویی حاصل جهت ایجاد انگیزه در کارکنان واحد مجری هزینه خواهد شد. 2- میزان 40 درصد باقیمانده جهت ارتقاء کیفی و تشویق کارکنان ستادی واحدهای ذیربط می باشد. از رقم فوق 30 درصد جهت ارتقاء و بهبود کیفی خدمات نظیر اصلاح نظام مدیریتی، آموزش و بهسازی کارکنان تجهیر و بازسازی امکانات و یا خرید تجهیزات برای واحد مجری و 10 درصد باقی مانده نیز جهت تشویق کارکنان ستادی که بر اجرای این آئین نامه نظارت دارند هزینه خواهد شد.

50. همیشه سبز باشید با تشکر