Elektronische veiling

1. Elektronische veiling Toepassingsgebied, verloop en juridische aandachtspunten Christof Impens Jurist afdeling Overheidsopdrachten

2. Kenmerken • Elektronisch proces • e-auction module: https://eaward.publicprocurement.be • Omgekeerde veiling: deelnemers bieden ‘live’ tegen elkaar om de laagste prijs te bekomen en zo de opdracht in de wacht te slepen • Geen gunningsprocedure op zich maar proces dat in een andere gunningsprocedure geïncorporeerd wordt om tot de gunning te komen

3. Wetgeving • Definitie (artikel 3, 14° Wet 15.06.2006): “het zich herhalend proces langs elektronische weg, toepasselijk voor leveringen en diensten voor courant gebruik, voor de voorstelling van nieuwe, verlaagde prijzen of van nieuwe waarden voor bepaalde elementen van de offertes, dat plaatsvindt na de eerste volledige beoordeling van de offertes en hun klassering op basis van elektronische verwerking mogelijk maakt” • Basisregels voor het gebruik: art. 30 Wet 15.06.2006 • Plaatsingsregels: art. 130 – 135 KB Plaatsing • Geen specifieke regels in de nieuwe Wet Rechtsbescherming

4. Voorwaarden • Opdrachten voor leveringen of diensten, geen werken • Voor courant gebruik: • Geen complexe opdrachten met intellectuele prestaties (bv. opstellen advies, architectuur,…) • Office of Government Commerce: goederen of diensten die… • duidelijk specificeerbaar zijn • kwaliteit kan niet zomaar verlaagd worden om lagere prijs te bieden • marktprijzen vrij stabiel • wil bij de marktspelers om concurrentie met elkaar aan te gaan • Voorbeelden: kantoormateriaal, linnengoed voor ziekenhuizen, schoonmaak, laptops,…

5. Voorwaarden • Specificaties van de opdracht moeten nauwkeurig kunnen worden bepaald • Deelnemers moeten kunnen bepalen welke prijs zij kunnen bieden om aan de voorwaarden tegemoet te komen • Rangorde moet in elk stadium van de veiling bepaald kunnen worden • Geen te zwakke kwaliteitseisen formuleren: streven naar lagere prijs maar niet leiden tot aankoop van mindere of zelfs onvoldoende kwaliteit • Transparantie: veiling mag enkel slaan op elementen die elektronisch en zonder tussenkomst en/of beoordeling van de aanbestedende dienst geëvalueerd kunnen worden  alleen kwantificeerbare en in cijfers of percentages uitdrukbare elementen

6. Voorwaarden • Slechts één gunningscriterium toegelaten: prijs  mogelijke procedures zeer beperkt: 1. Aanbesteding (open of beperkt) 2. Onderhandelingsprocedure met of zonder bekendmaking: na ontvangst van enkel onregelmatige/onaanvaardbare  ook enkel op prijs) • Percelen: moeilijkheid indien kortingen worden gebruikt, systeem moet dit ondersteunen

7. Minicompetitie • Mededinging tussen deelnemers d.m.v. elektronische veiling • Raamovereenkomst: • Gunning van opdrachten gesteund op de raamovereenkomst moet gebeuren o.b.v. zelfde gunningscriteria als gunning van de raamovereenkomst zelf (art. 32, tweede alinea Wet 15.06.2006)  Enkel prijs mag gebruikt worden! • Ook zonder gebruik van elektronische veiling zullen waarschijnlijk gelijkaardige vragen opduiken bij het opstellen van de opdrachtdocumenten • Dynamisch aankoopsysteem: ‘Precisering’ van gunningscriteria mogelijk: kunnen criteria weggelaten worden om enkel prijs te behouden?

8. Verloop 1) Aankondiging • Mogelijkheid tot gebruik van elektronische veiling opnemen  Aanvinken in beheersgegevens in e-notification • Geen gemotiveerde beslissing vereist voor gebruik van elektronische veiling Opm.: wel voor eventueel gebruik van OPZB/OPMB • Bij beperkte aanbesteding / OPMB: ontvangst van kandidaatstellingen, selectiebeslissing • Open aanbesteding (en vereenvoudigde OPMB)  e-tendering

9. Verloop 2) Opdrachtdocumenten Moeten volgende informatie bevatten: • Zichtbare informatie voor deelnemers tijdens de veiling • Relevante informatie betreffende verloop van de veiling • Vereiste minimumverschillen tussen (eigen) biedingen • Relevante informatie betreffende het gebruikte elektronische systeem (= e-auction)  Bekijk zeker alle opties in e-auction  Bepaal reeds in grote lijnen hoe de veiling zal verlopen (op tijd of rondes, eventuele fases, afsluitingswijze,…)  Modelbepalingen worden ter beschikking gesteld

10. Verloop 3) Eerste volledige beoordeling van de offertes • Kwalitatieve selectie (reeds gebeurd bij tweestapsprocedure) • Regelmatigheid: abnormale prijzen  Minder streng? Inschrijver kan immers bedoeling hebben om tijdens de veiling meer ruimte te hebben om zijn prijs te laten zakken • Rangschikken op prijs, laagste zal startwaarde van de veiling worden • Geen expliciete regels in wetgeving omtrent opmaak van gemotiveerde beslissing of informatie aan inschrijvers die niet voldoen aan de kwalitatieve selectie of een onregelmatige offerte hebben ingediend Opm.: raamovereenkomst wordt gegund  wel beslissing en informatie

11. Verloop 4) Uitnodiging tot de elektronische veiling • Alle inschrijvers met regelmatige offerte die voldoen aan kwalitatieve selectiecriteria, tegelijkertijd (raamovereenkomst: opdrachtnemers) • Gebeurt via de e-auction module • Informatie individuele verbinding: login en paswoord komen automatisch in e-mail • Informatie over precieze verloop: • Datum en precieze aanvangsuur • na minstens 5 dagen vanaf verzending uitnodiging • Afsluitingswijze • Eventueel de fases met tijdschema en afsluitingswijze  Voeg bij voorkeur een document toe met alle details en/of verwijs naar het bestek

12. Verloop 5) De veiling • Elk bod is bindend, zonder elektronische handtekening • Laatste bod kan niet ingetrokken worden • Minimumverschil met (eigen) vorig bod (zie opdrachtdocumenten)  systeem zal bod weigeren indien niet correct • Anoniem, identiteit deelnemers mag nooit bekendgemaakt worden • e-auction: mogelijkheid tot onderbreken veiling, mogelijkheid voor deelnemers om vragen te stellen  juridisch niets bepaald: opgelet!

13. Verloop • Zichtbare informatie voor deelnemers (opdrachtdoc.): • Op elk moment: huidige positie in rangschikking • Optioneel (in wetgeving voorzien): • Prijzen van andere deelnemers • Aantal deelnemers aan fase • e-auction:

14. Verloop • Afsluitingswijze (uitnodiging) • 3 mogelijkheden in wetgeving, combinatie mogelijk: • datum en uur • bepaalde tijd geen nieuwe (laagste) bieding meer ontvangen • alle fases afgehandeld geen verplichting om alle fases te doorlopen als AO van mening is dat die geen nieuwe biedingen meer opleveren (voorwaarde: vermelden in uitnodiging en voorzien in laatste termijn voor biedingen vóór definitieve afsluiten) • e-auction:

15. Verloop 6) Einde van de veiling • Automatische klassering door het systeem • Meerdere deelnemers hebben laagste bod: systeem doet loting  maar is nog niet definitief… • Maak PV van veiling aan: bevat het resultaat van de veiling • Gunning “op basis van het resultaat van de veiling”… • Vorm en inhoud: niet geregeld, template gebruiken of eigen aanmaken • Als bijlage toevoegen bij gunningsbeslissing • Finaliseer de veiling: louter een laatste stap in e-auction om de veiling als definitief voltooid aan te duiden • Onderhandelen: mag niet (zelfs niet bij OP)

16. Verloop 7) Gunning Gunning “op basis van het resultaat van de veiling”  opmaak gunningsbeslissing… …maar ook opmaak gunningsverslag! • Abnormale prijzen: het spel van de biedingen zou wel eens kunnen resulteren in prijzen die abnormaal laag zijn • Ook 2e, 3e,… kunnen abnormaal laag zijn omdat zij mee bleven bieden • Fed. wou door ‘minimum waarde van het bod’ aanduiden vanaf welk bedrag de overheid een onderzoek naar abnormale prijzen zou voeren  werkt momenteel anders: biedingen kunnen niet onder deze grens gaan  niet gebruiken

17. Verloop • Kwalitatieve selectie en regelmatigheid van offertes (zowel formeel als materieel): alle informatie opnemen voor alle inschrijvers, dus ook voor diegene die niet aan de veiling mochten deelnemen  er werd immers nog geen voorgaande gemotiveerde beslissing opgemaakt waarin de kwalitatieve selectie en regelmatigheid werden behandeld • Meerdere deelnemers met zelfde laagste bod: • bij onderhandelingsprocedure: toch onderhandelingen mogelijk • bij aanbesteding: elektronische loting • E-auction doet dit onmiddellijk na afloop van de veiling • Indien door abnormale prijzen er een ‘nieuw’ laagste bod en meerdere deelnemers dit geboden hebben  zelf loting organiseren

18. Verloop 8) Informatie • aan alle inschrijvers • Zowel deelnemers aan de veiling als inschrijvers die niet mochten meedoen • Gunningsbeslissing + gunningsverslag + PV van veiling • Volgens de toepasselijke regels (boven of onder 85.000 € excl. BTW) 9) Wachttermijn • indien van toepassing • nooit binnen raamovereenkomst

19. Opmerkingen • Elektronische veiling of niet? • GB: e-Auction Readiness Tool • Test-veiling organiseren om deelnemers wegwijs te maken • E-auction zelf eerst testen:https://eawarddemo.publicprocurement.be • Zichtbaarheid van de veiling vergroten: website, kalender,… • Toekomst: mogelijks nog dit jaar reparatie-KB waarbij het wel mogelijk wordt om: • Veiling te doen bij opdrachten voor werken • Meerdere gunningscriteria te hanteren

20. Pilootprojecten • Denkt u eraan om de elektronische veiling te gebruiken? • Wil u een raamovereenkomst gunnen aan meerdere opdrachtnemers en hen in minicompetitie brengen? (ongeacht gebruik van elektronische veiling)  De afdeling OO ondersteunt u met team (jurist, applicatiedeskundige,…)