SOCIALIZACIÓN MECI 1000:2005

1. SOCIALIZACIÓN MECI 1000:2005

2. ORDEN DE PRESENTACIÓN 1. Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 2. Propuesta para la planeación del Sistema de Control Interno UIS 3. Actividades de Socialización

3. SISTEMA DE CONTROL INTERNO OFICINA DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN

4. MARCO NORMATIVO CONSTITUCIÓN POLITICA DE COLOMBIA LEY 30 CONTROL DISCIPLINARIO CONTROL FISCAL CONTROL INTERNO CONTROL CONTABLE SINERGIA Art. 377 Art. 267 Art. 268 Art. 209 Art. 269 Art. 189 Art. 354 Art. 343 Ley 734 de 2002 Ley 42 de 1993 Ley 87 de 1993 Ley 489 de 1998 Ley 298 de 1996 Ley 152 de 1994 Artículo 34: Deberes del Func. Público Resoluciones Orgánicas Decreto 1826 de 1994 Decreto 1537 de 2001 Decreto 2145 de 1999 Res. 048 de 2004 CONPES 3294 de 2004 NTCGP Decreto 4110 de 2004 Decreto 1599 de 2005 MECI

5. Dirección de Evaluación y Control de Gestión ACUERDO N° 057 Septiembre 7 de 1994 Evaluará y controlará el programa de gestión de la Dirección de la Universidad y las funciones administrativas y académicas de la institución. Asesorará a la Rectoría en el estudio relacionado con el desarrollo de políticas institucionales y su impacto económico, administrativo y fiscal. Propenderá por la ambientación de una actitud favorable al auto examen y a la crítica constructiva. Asesorará en el diseño de los Sistemas de Autocontrol a todas las dependencias de la Universidad y realizará los procesos de control selectivo.

6. CONCEPTO DE CONTROL INTERNO Conjunto deprincipios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientosque ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman una organización pública, se constituye en unmedio para lograr el cumplimiento de su función administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generandolecapacidad de respuestaante los diferentes públicos o grupos de interés que debe atender. (Ley 87 de 1993)

7. Entonces... el Control Interno con sus principios... Publicidad Preservación del Medio Ambiente Responsabilidad Transparencia Moralidad ALTA DIRECCIÓN CONTROL INTERNO OPERACIÓN FUNCIONAMIENTO Igualdad Imparcialidad Eficiencia Economía Celeridad METAS …es un SISTEMA INTEGRAL.

8. Principios del Modelo Estándar del Control Interno Capacidad que tiene la UNIVERSIDAD para reglamentar, con base en la Constitución y en las leyes, los asuntos propios de su función definiendo normas, políticas y procedimientos. AUTOREGULACIÓN Capacidad que tiene cada funcionario de la UNIVERSIDAD, cualquiera que sea su nivel, para asumir como propio el Control Interno AUTOCONTROL Capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido delegada por la Constitución y la Ley. AUTOGESTIÓN

9. Objetivos MECI • De Control de Cumplimiento (Legalidad) • De Control Estratégico (Ideas Rectoras) • De Control de Ejecución (Operación y Funcionamiento) • De Control de Evaluación (Mejoramiento) • De Control de Información (Transparencia)

10. Control Interno: UN SISTEMA Por sus principios, sus fundamentos, su definición y su interrelación 3 SUBSISTEMAS SISTEMA DE CONTROL INTERNO 9 COMPONENTES 29 ELEMENTOS

11. Acuerdos, compromisos o protocolos éticos • Desarrollo del Talento Humano • Estilo de Dirección Ambiente de Control 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO • Planes y Programas • Modelo de Operación por Procesos • Estructura Organizacional SISTEMA DE CONTROL INTERNO Direccionamiento Estratégico • Contexto Estratégico • Identificación de Riesgos • Análisis de Riesgos • Valoración de Riesgos • Políticas de Administración de Riesgos Administración de Riesgo • Políticas de Operación • Procedimiento • Controles • Indicadores • Manual de Procedimientos Actividades de Control 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN • Información Primaria • Información Secundaria • Sistemas de Información Información • Comunicación Organizacional • Comunicación Informativa • Medios de Comunicación Comunicación Pública • Autoevaluación de Control • Autoevaluación de Gestión Autoevaluación 3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN • Evaluación del Sistema de Control Interno • Auditoría Interna Evaluación Independiente • Plan de Mejoramiento Institucional • Plan de Mejoramiento por Procesos • Plan de Mejoramiento Individual Planes de Mejoramiento

12. 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Permite el Control al cumplimiento de la orientación Estratégica y Organizacional de la UNIVERSIDAD Permite controlar la Planificación y su acción, hacia la consecución de sus objetivos en forma eficiente y eficaz. Sus tres componentes son:. Ambiente de Control Direccionamiento Estratégico Administración de Riesgos

13. 1.1. Ambiente de Control Fines Esenciales del Estado Acuerdos, compromisos o protocolos éticos Autorregulación del Comportamiento ético de los servidores públicos Asignación de Competencias Constitucionales y legales Cultura de la Ciudadanía Caracterización del estilo de dirección favorable al control y la transparencia de la gestión pública Desarrollo del Talento Humano Necesidad de las Comunidades o Grupos de Interés Principios morales y éticos de la Sociedad y del Servidor Público Estilo de Dirección Políticas y prácticas de desarrollo del talento humano Principios y Valores del Gobernante y sus Directivos

14. A. Acuerdos, compromisos o protocolos éticos • Define el estándar de conducta de la Universidad. • Imperativo y mandato constitucional • Mantiene la coherencia de la gestión de la educación pública con los fines consagrados en la Constitución, la Ley y la finalidad social del estado dentro de un marco de Gestión Ética. • Permite cumplir con los principios de Responsabilidad, Transparencia, Moralidad.

15. B. Desarrollo del Talento Humano • Define el compromiso de la Universidad con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público. • Determina las políticas y prácticas a aplicar por la Universidad. • Fortalece la capacidad institucional para responder las necesidades de la comunidad en el entorno actual. • Permite cumplir con los principios de Transparencia, Igualdad e Imparcialidad.

16. C. Estilo de Dirección • Define la filosofía y el modo de Administrar del Rector de la Universidad. • Debe Garantizar la concientización de una función Administrativa orientada al Servicio Público. • Se soporta y nutre de: Los Objetivos Misionales, del Modelo de Gobernabilidad y los Administradores. • Promueve los principios de Responsabilidad y Transparencia, Moralidad, Economía, Eficiencia y Eficacia.

17. 1.2. Direccionamiento Estratégico Autorregulación del Comportamiento ético de los servidores públicos Marco de referencial para coordinación y ejecución de las actuaciones institucionales Planes y Programas Caracterización del estilo de dirección favorable al control y la transparencia de la gestión Pública Cargos, funciones, relaciones y niveles de autoridad y responsabilidad Modelo de Operación por Procesos Políticas y Prácticas del Desarrollo del Talento Humano Fines esenciales del Estado Patrón organizacional que coordina la asignación de recursos, el diseño de flujos de información y relaciones de trabajo Competencias Constitucionales y Legales Estructura Organizacional Necesidades y expectativas de las comunidades o públicos Servicios complementarios de las demás entidades del estado

18. A. Planes y Programas • Permite modelar la proyección de la Universidad corto mediano y largo plazo • Impulsa y guía las actividades hacia las metas y los resultados. • Constituye la base del control estratégico, organizacional, operativo y evolutivo. • Facilita el cumplimiento de los principios de Imparcialidad, Economía, Eficiencia, eficacia, Publicidad, y Preservación del Medio Ambiente.

19. B. Modelo de Operación por Procesos • Permite conformar el estándar Organizacional que soporta la operación de la Universidad. • Armoniza con enfoque sistémico la Misión y Visión Institucional. • Permite administrar la Universidad como un todo, definiendo las actividades que agregan valor, trabajar en equipo y disponer de los recursos necesarios. • Favorece los principios de Responsabilidad, Economía, Eficiencia y Eficacia.

20. C. Estructura Organizacional • Configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad de conformidad con su función Constitucional y Legal. • Se construye a partir del Modelo de Operación definiendo las unidades organizacionales, los flujos de información y comunicación. • Facilita los principios de Economía, Eficiencia, Eficacia y Celeridad.

21. 1.3. Administración de Riesgo Análisis de los Aspectos Externos e internos que explican exposición al riesgo Contexto Estratégico Diagnóstico estratégico para la función de la Universidad Identificación de Riesgos Planes y programas que regulen y orienten el desarrollo de la función constitucional Políticas de Administración de Riesgos Indicados Políticas de Administración de Riesgos Modelo de Operación que garantice una gestión efectiva Medidas de respuesta ante los Riesgos Indicados Estructura Organizacional Flexible y eficiente Análisis de Riesgos Valoración de Riesgos Estimación del grado de exposición de la Universidad ante los riesgos Ambiente de Control Reconocimiento de Situaciones de Riesgo o los riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la Universidad

22. A. Contexto Estratégico • Permite establecer los lineamientos estratégicosque orientan las desiciones de la Universidad frente a los riesgos que afecten el cumplimiento de sus objetivos. • Su definición permite controlar el primer nivel de exposición al riesgo causado por la falta de conocimiento. • Propicia el principio de Responsabilidad

23. B. Identificación de Riesgos • Posibilita conocer los eventos potenciales, bajo control o no, que ponen en peligro el logro de la misión de la Universidad. • Establece los agentes generadores, las causas y los efectos de ocurrencia. • Cumple los principios Eficiencia y Eficacia.

24. C. Análisis de Riesgos • Permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificándolas y evaluándolas, determinando su aceptación o manejo. • Permite y facilita el cumplimiento de TODOS LOS PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

25. D. Valoración de Riesgos • Determina el nivel o grado de exposición de la Universidad a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento. • Propicia en especial el principio de la Eficacia, sin embargo facilita el cumplimiento de TODOS LOS PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

26. E. Políticas de Administración de Riesgos • Estructura los criterios orientadores en la toma de decisiones respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la Universidad. • Establece guías de acción para coordinar y administrar los eventos que inhiben el logro de los objetivos. • Favorece TODOS LOS PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, con incidencia en los de Economía, Eficiencia y Eficacia.

27. Acuerdos, compromisos o protocolos éticos • Desarrollo del Talento Humano • Estilo de Dirección Ambiente de Control 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO • Planes y Programas • Modelo de Operación por Procesos • Estructura Organizacional SISTEMA DE CONTROL INTERNO Direccionamiento Estratégico • Contexto Estratégico • Identificación de Riesgos • Análisis de Riesgos • Valoración de Riesgos • Políticas de Administración de Riesgos Administración de Riesgo • Políticas de Operación • Procedimiento • Controles • Indicadores • Manual de Procedimientos Actividades de Control 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN • Información Primaria • Información Secundaria • Sistemas de Información Información • Comunicación Organizacional • Comunicación Informativa • Medios de Comunicación Comunicación Pública • Autoevaluación de Control • Autoevaluación de Gestión Autoevaluación 3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN • Evaluación del Sistema de Control Interno • Auditoría Interna Evaluación Independiente • Plan de Mejoramiento Institucional • Plan de Mejoramiento por Procesos • Plan de Mejoramiento Individual Planes de Mejoramiento

28. 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, asegura el control a la gestión de operaciones de la Universidad, sobre el cumplimiento de sus objetivos institucionales. Sus tres componentes son:. Actividades de Control Información Comunicación Pública

29. 2.1. Actividades de Control Ambiente de Control Políticas de Operación Lineamientos para la acción y el desempeño Instrumento General Integrador de la Regulación de Operaciones Procedimientos Manual de Operación Direccionamiento Estratégico Mecanismos de Monitoreo a la Operación Controles Indicadores Controles inmersos en los procesos Administración de Riesgos Métodos de ejecución Responsables, Asignación de cargos

30. A. Políticas de Operación • Establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la Universidad. • Define límites y parámetros para ejecutar los procesos y actividades de la función, los planes, los programas y proyectos definidos. • Facilita el cumplimiento de los principios de Economía, Eficiencia, Eficacia, Celeridad y Preservación del Medio Ambiente.

31. B. Procedimientos • Especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas para cumplir con las actividades de un proceso. • Establece los métodos para realizar las tareas, la definición de los perfiles para su realización, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución. • Garantiza el cumplimiento de los principios de Economía, Eficiencia, Eficacia, Celeridad y Preservación del Medio Ambiente.

32. C. Controles • Acciones o mecanismos que previenen o reducen el impacto de los eventos que ponen en riesgo el cumplimiento de los objetivos. • Deben ser: Preventivos, Detectivos, de Protección y Correctivos. • Permite el cumplimiento de los principios de Economía, Eficiencia y Eficacia.

33. D. Indicadores • Instrumentos de control necesarios para la evaluación de la gestión de toda la Universidad. • Variables cuantitativas y/o cualitativas que me permiten valorar el cumplimiento de los objetivos y metas. • Permiten observar las tendencias de cambio generadas en la Universidad.

34. E. Manual de Procedimientos • Elemento de Control, que regula las operaciones en la Universidad, convertida en una guia para su uso individual y colectivo. • Orienta y concentra la asignación de recursos. • Consolida los criterios y lineamientos de los Planes y Programas con los del Modelo de Operación por Procesos, definiendo su interacción e interrelación. • Promueve los principios de Economía, Eficiencia, Eficacia y Celeridad.

35. 2.2. Información Ambiente de Control Información Primaria Flujos de Información Interna y Externa requeridos en la Operación Direccionamiento Estratégico Sistemas de Información Mecanismos para Registro y Generación de la Información Administración de Riesgos Información Secundaria Parámetros y necesidades de Información a Grupos de Interés y Rendición de cuentas a la comunidad Actividades de Control Parámetros y Requerimientos de Información al Gobierno Nacional o Local y Organos de Control

36. A. Información Primaria • Datos provenientes de fuentes externas que se procesan al interior de la Universidad: • Entorno Inmediato: Circunstancias en que la organización esta en permanente contacto. • Entorno Lejano: No estan en relación directa ni constante con la Universidad pero afectan su desempeño. • Garantiza la Responsabilidad.

37. B. Información Secundaria • Datos originados al interior de la Universidad. provienen de Políticas, ejecución de Procesos y sus actividades, obtenidos de los sistemas de información. • Debe garantizarse su registro oportuno, exacto y confiable y debe fluir sin ningún obstáculo para establecerlo como un Elemento de Control. • Favorece los principios de Celeridad, Transaparencia y Publicidad.

38. C. Sistemas de Información • Recursos humanos y tecnológicos utilizados para la producción de Información, orientados a soportar la toma de decisiones. • Se ocupan del tratamiento de la información en forma oportuna eficaz y eficiente. • Permite cumplir con los principios de Economía, Eficiencia, Eficacia y Celeridad.

39. 2.3. Comunicación Pública Ambiente de Control Flujos de Comunicación requeridos para la Operación Comunicación Organizacional Direccionamiento Estratégico Estrategias para el manejo de los Medios de Comunicación hacia los Grupos de Interés y la Comunidad Medios de Comunicación Administración de Riesgos Actividades de Control Comunicación Informativa Mecanismos Eficientes de Socialización de Información Institucional Información

40. A. Comunicación Organizacional • Orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la Universidad. • Promueve una imagen corporativa con gestión ética, eficiente y eficaz de compromiso con la rectitud y transparencia, como gestores y ejecutores de lo público. • Sus flujos de comunicación deben ser Descendiente, Ascendente y Cruzada • Favorece los principios deEconomía, Eficiencia, Eficacia y Publicidad.

41. B. Comunicación Informativa • Constituye la información generada al interior de la Universidad (los objetivos y resultados de su gestión) hacia los grupos externos. • Contribuye a la entrega de información al interés general (Rendición de Cuenta) y a las entidades de control (Rendición de la Cuenta) esta última debidamente normatizada. • Permite el cumplimiento en los principios de Transparencia y Publicidad.

42. C. Medios de Comunicación • Conjunto de mecanismos que garantizan la divulgación y circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido hacia los grupos de interés. • Deben ser permanentes y eficaces a fin de que todos los grupos de interés conozcan lo que se planea y se ejecuta. • Debe permitir la necesaria retroalimentación. • Promueve los principios de Transparencia, Economía, Eficiencia y Eficacia.

43. Acuerdos, compromisos o protocolos éticos • Desarrollo del Talento Humano • Estilo de Dirección Ambiente de Control 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO • Planes y Programas • Modelo de Operación por Procesos • Estructura Organizacional SISTEMA DE CONTROL INTERNO Direccionamiento Estratégico • Contexto Estratégico • Identificación de Riesgos • Análisis de Riesgos • Valoración de Riesgos • Políticas de Administración de Riesgos Administración de Riesgo • Políticas de Operación • Procedimiento • Controles • Indicadores • Manual de Procedimientos Actividades de Control 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN • Información Primaria • Información Secundaria • Sistemas de Información Información • Comunicación Organizacional • Comunicación Informativa • Medios de Comunicación Comunicación Pública • Autoevaluación de Control • Autoevaluación de Gestión Autoevaluación 3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN • Evaluación del Sistema de Control Interno • Auditoría Interna Evaluación Independiente • Plan de Mejoramiento Institucional • Plan de Mejoramiento por Procesos • Plan de Mejoramiento Individual Planes de Mejoramiento

44. 3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN Permite valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno en la Universidad; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y actividades, evaluar los resultados, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para el mejoramiento. Sus tres componentes son:. Autoevaluación Evaluación Independiente Planes de Mejoramiento

45. 3.1. Autoevaluación Ambiente de Control Informe de Auto Análisis para el Mejoramiento del Sistema de Control Interno del Proceso y la Universidad Autoevaluación de Control Direccionamiento Estratégico Acciones de Mejoramiento para el Sistema de Control Interno del Proceso y la Universidad Administración de Riesgos Informe de Auto Análisis de la Gestión Realizada del Proceso y la Universidad Actividades de Control Medios de Comunicación Información Acciones de Mejoramiento de la Gestión del Proceso y la Universidad Comunicación Pública

46. A. Autoevaluación de Control • Permiten a la Universidad Autodiagnosticar su situación de Control; establecer si éste funciona efectivamente o si existen desviaciones en su operación. • Permite emprender acciones de mejoramiento requeridas. • Permite promover los principios de Responsabilidad, Autoevaluación, Imparcialidad y Eficacia.

47. B. Autoevaluación de Gestión • Con base en Indicadores de Gestión, permite una visión clara e integral de su comportamiento, su cumplimiento e identifica desviaciones sobre las que se deben tomar correctivos • Permite el monitoreo de factores críticos de éxito de los procesos, detectando desviaciones por fuera del rango de tolerancia y estableciendo medias correctivas. • Ejercita los principios de Responsabilidad, Imparcialidad, Celeridad, Economía, Eficiencia y Eficacia.

48. 3.2. Evaluación Independiente Ambiente de Control Informe de Recomendaciones para el Mejoramiento del Sistema de control Interno para su Mejoramiento Direccionamiento Estratégico Evaluación del Sistema de Control Interno Administración de Riesgos Acciones de Mejoramiento para el Sistema de Control Interno del Proceso de la Universidad Actividades de Control Informes de Recomendación de la Operación para la toma de decisiones y/o para el mejoramiento de la gestión Información Auditoría Interna Comunicación Pública Acciones de Mejoramiento de la gestión del Proceso y de la Universidad Autoevaluación de la Gestión

49. A. Evaluación del Sistema de Control Interno • Su objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y grado de efectividad del Control Interno. • Posee independencia frente a la operación y la autonomía para realizar los procesos de evaluación independiente. • Cumple el principio de Responsabilidad.

50. B. Auditoría Interna • Permite llevar a cabo el examen sistemático de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la Universidad. • Su objetivo es emitir juicios sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas y proyectos, irregularidades o errores de las operaciones de la Universidad. • Cumple los principios de Imparcialidad, Economía, Eficiencia y Eficacia.