Phương pháp luận rà soát TTHC Cách tiếp cận của IFC và Cục KSTTHC

1. Phương pháp luận rà soát TTHCCách tiếp cận của IFC và Cục KSTTHC Phạm Ngọc Linh, Giám đốc Công ty Tư vấn Quản lý MCG Đơn vị tư vấn của IFCHà Nội, 3/2012

2. Anh/chị mong đợigì ở đợttậphuấnnày? Các anh chị kỳ vọng gì ở khóa tập huấn này?

3. Mục tiêu • Giới thiệu phương pháp tiếp cận tổng thể về rà soát TTHC lồng ghép các công cụ phân tích đã được kiểm chứng • Trang bị các công cụ phân tích TTHC từ xác định vấn đề, sơ đồ hóa TTHC, chi phí tuân thủ... cho đến xây dựng giải pháp cải cách TTHC • Trao đổi và chia sẻ các bài học kinh nghiệm trong việc sử dụng các công cụ phân tích TTHC và công cụ CCHC

4. Tiếp cận tổng thể về rà soát TTHC theo trình tự: 2 3 4 5 1

5. Bước 1: Xácđịnhvấnđề

6. Tại sao phải Xác định Vấn đề và phạm vi rà soát? • Đưa ra một bộ lọc nhằm lựa chọn đúng vấn đề cần và có thể giải quyết: • Lựa chọn vấn đề theo ưu tiên (“nóng”, “bức xúc”) • Lựa chọn vấn đề phù hợp với nguồn lực (nhân lực, thời gian, tài chính...) • Lựa chọn vấn đề có tác động lớn • Lựa chọn vấn đề có thể giải quyết trong thời hạn cho phép

7. Các bước Xác định Vấn đề và phạm vi rà soát:

8. Ví dụ: Xác định vấn đề “Tiếp cận đất đai” Ngoài KCN, KKT, KCX Trong KCN, KKT, KCX • Trải qua ítcácTTHChơn • Mộtđầumối qua BQL • ThờigianthựchiệnTTHCnhanh • Tiếpcậnvớiđấtsạchvàhạtầngtốtnhưng chi phíthuêmặtbằngcao • Trải qua toàn bộ các TTHC cần thiết • Tự tìm hiểu thủ tục • Thời gian thực hiện TTHC thường kéo dài • Giải phóng mặt bằng DN vừavànhỏ trong nước DN lớnvàDN có vốn đầu tư nước ngoài

9. Ví dụ: Xác định phạm vi (Nhà đầu tư tiếp cận đất đai thế nào?)

10. Ví dụ: Xác định phạm vi (TTHC liên quan đến Tiếp cận đất đai) Giớithiệuđịađiểm/Chủtrươngđầutư Cungcấp TTQH/Chứngchỉ QH Xácnhậnbảnđăngký cam kết BVMT Thu hồiđất Phêduyệt PA bồithường GPMB Phêduyệtđánhgiátácđộngmôitrường (ĐTM) Đăngkýđầutư/ThẩmtraCấp GCNĐT Phêduyệt QH chi tiết Quyếtđịnhgiaođất/chothuêđất Lấy ý kiếnvề TKCS Giấychứngnhận QSDĐ GiấyphépXâydựng LuậtXâydựng, Luật QHĐT LuậtBảovệMôitrường LuậtĐấtđai LuậtĐầutư 10

11. Ai thực hiện bước này? • Quyết định 263/QĐ-TTg: Thủ tục hành chính trọng tâm 2012 • Phòng KSTTHC giúp Chánh văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ và Văn phòng UBND cấp tỉnh tham mưu cho Bộ trưởng/Chủ tịch UBND tỉnh tổ chức thực hiện rà soát tại Bộ/địa phương. • Các đơn vị chức năng thực hiện: • Bước 1: Xác định các vấn đề cụ thể theo quyết định 263/QĐ-TTg ngày 05/03/2012 • Bước 2: Xác định phạm vi rà soát của từng vấn đề

12. Bài tập 1: Xác định vấn đề và phạm vi nghiên cứu

13. Bước 2: SơđồhóaTTHC

14. Sơ đồ hóa TTHC là gì? • một hoạt độngphân tích tổng thể một nhóm TTHC nhằmxâu chuỗi các TTHC theo thứ tự thực hiện • kết quả của Sơ đồ hóa TTHC là một quy trình thực hiện các TTHC đơn lẻ mà đối tượng tuân thủ cần thực hiện để đạt được kết quả mong muốn cuối cùng

15. Ví dụ: Sơ đồ hóa TTHC Tiếp cận đất đai

16. Sơ đồ hóa TTHC có những ích lợi gì? • Sơ đồ hóa TTHC là công cụ hữu ích trong cải cách hành chính, vì: • hỗ trợ phân tích vấn đề một cách có hệ thống • hỗ trợ xác định những điểm chưa hiệu quả, và chưa hợp lý/ logictrong quy trình • hỗ trợ công tác truyền thông nâng cao nhận thức của đối tượng tuân thủ

17. Vídụ: Sơđồhóaquytrìnhtiếpcậnđấtđaiđầutư ở mộtsốđịaphương BắcNinh (2008) ThừaThiênHuế (2008) BìnhĐịnh (2009) BàRịaVũngTàu 2007-nay

18. Làm thế nào để sơ đồ hóa TTHC?

19. Ví dụ: Bước 2 Văn bản cho phép khảo sát địa điểm đầu tư xây dựng của Chủ tịch UBND tỉnh Y/c Văn bản cho phép khảo sát địa điểm đầu tư xây dựng của Chủ tịch UBND tỉnh Thủtụcchấpthuậnđịađiểmcầnthựchiệntrước TKCS

20. Ai thực hiện bước này? • Các đơn vị chức năng tổ chức phân tích sơ bộ TTHC đã được xác định trong từng nhóm vấn đề theo 263/QĐ-TTg, và xác định thứ tự thực hiện TTHC trong quy trình (nhóm vấn đề) • Đối với 63 tỉnh thành: các TTHC của từng nhóm vấn đề phải được xâu chuỗi theo thứ tự thực hiện tại tỉnh • Đối với 24 bộ ngành: xác định thứ tự thực hiện TTHC theo quy định tại các VBPL trong từng nhóm vấn đề liên quan

21. Tổng kết • Sơ đồ hóa TTHC là bước quan trọng giúp xâu chuỗi các TTHC đơn lẻ thành hệ thống, và có thể giúp phát hiện nhanh các vấn đề chính • Phân tích các bộ phận cấu thành của TTHC đơn lẻ (trình tự thực hiện, hồ sơ, yêu cầu điều kiện,…) để xâu chuỗi các TTHC • Kiểm chứng thực tế giúp quá trình sơ đồ hóa TTHC chính xác hơn và nhanh hơn • So sánh các quy trình/ sơ đồ của nhiều địa phương để phát hiện vấn đề nhanh hơn

22. Bài tập 2: Thực hành sơ đồ hóa quy trình tổng thể • Nghiên cứu vấn đề: Đầu tư xây dựng trường ĐH • Nghiên cứu các VBQPPL liên quan đến các TTHC và Xác định trình tự thực hiện các TTHC đó? Căn cứ? • Vẽ lại trình tự thực hiện các TTHC này • Thời gian 60 phút

23. Bước 3: ràsoátđơnlẻ

24. ..là sử dụng các công cụ rà soát đơn lẻ.. • Cần thiết, hợp lý (chồng chéo, trùng lặp,…) và hợp pháp • Tắc cổ chai • Không hiệu quả nhằm xem xét khả năng đơn giản hóa TTHC thông qua phân tích phát hiện các vấn đề:

25. Sơ đồ hóa chi tiết TTHC cụ thể là… • sựtáihiệncáchthứcthựchiệnmộtTTHCđơnlẻbằnghìnhảnh, baogồm: • Cácbướcthựchiện • Mốiquanhệ/ sựkếtnốicủacácbướcthựchiện • Cácđốitượng/ chủthểthamgia • Cácyêucầuvềhồsơcầnnộp (đầuvàocủathủtục), cáchthứcnộphồsơ. • Cácquyếtđịnhđượcthựchiệntrongquytrình • Đườngđicủa hồ sơ trong suốt quá trình thụ lý cho đến khi phê duyệt.

26. Mục đích của Sơ đồ hóa chi tiết TTHC cụ thể : • Chụpảnh TTHC gồmnhữngbướcgì (What is done instead of How it is done) • Xácđịnhcácbướcvàmốiquanhệgiữacácbước • Xácđịnhcácđốitượngthamgiavàoquytrình hay chủthểthựchiệncủatừngbước • Xácđịnhđườngđicủahồsơ, yêucầuhồsơvàcácđiểmraquyếtđịnh • Pháthiệnnhữngđiểmbấthợplývàcôngđoạnchưaphùhợptrongquytrìnhmàcóthểcảithiệnnhờápdụngcáccôngcụcảicách Hiểu biết sâu sắc về từng TTHC, xác định khả năng cải tiến việc thực hiện TTHC

27. Nguyênliệuđầuvàochosơđồ chi tiếtmộtTTHC • kết quả rà soát TTHC, quy định có liên quan trong VBPL • kết quả phỏng vấn những người có liên quan • lãnh đạo, nhân viên của các cơ quan quản lý nhà nước, • các doanh nghiệp có dự án đầu tư (đối tượng thực hiện TTHC), và • các tổ chức/ cá nhân liên quan làm dịch vụ tư vấn, môi giới, thiết kế, v.v. cho chủ đầu tư trong quá trình thực hiện TTHC. • kết quả thu thập thông tin trực tiếp từ cơ quan nhà nước và doanh nghiệp

28. Bước/ hành động Đường đi của các bước trong quy trình Bắt đầu/ kết thúc Ra quyết định Yes Các ký hiệu thông dụng của một sơ đồ Bước/ hành động chuẩn bị Bắt đầu Tài liệu chuẩn bị Start Kết thúc Lưu trữ hồ sơ/ tài liệu No Tiếp trang sau Yes

29. Thông tin bổ sung cho bản đồ Mục đích phân tích: • Thời gian: chờ đợi, lưu chuyển, ra quyết định… • Các yêu cầu về hồ sơ • Số lượng hồ sơ giải quyết trong 1 ngày/ tháng/ năm • Chi phí hành chính, chi phí cơ hội, chi phí chính thức, không chính thức • Những hành động/ bước mấu chốt? Lợi ích: • Chỉ rõ các hành động/ yếu tố quan trọng/ những hành động thừa, có thể cải thiện • Chỉ rõ các nút thắt cổ chai, thời gian chết • Cơ sở để đo lường kết quả

30. Ví dụ: Rà soát sơ đồ TTHC đơn lẻ 8 điểmkiểmtra, thẩmtramộtbộhồsơcócầnthiết? Bộ phận Một cửa (Sở XD) Kiểm tra tính đầy đủ & hợp lệ Chuyên viên (Phòng QLQH/Sở XD) Thẩm tra HS Chuyên viên (Phòng QLQH/Sở XD) Kiểm tra thực địa Trưởng phòng (Phòng QLQH/Sở XD) Giám đốc (Sở XD) Kiểm tra HS và ký duyệt Chuyên viên (VP. UBND tỉnh) Thẩm tra HS Chánh Văn phòng UBND tỉnh Thẩm tra HS Lãnh đạo UBND tỉnh

31. Ví dụ: Rà soát hồ sơ quy trình Tiếp cận đất đai • Các giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của nhà đầu tư, báo cáo khả thi dự án, giải trình kinh tế kỹ thuật, … nộp nhiều lần ở các cơ quan khác nhau • DN nộp cùng một loại hồ sơ cho các thủ tục khác nhau tại một cơ quan • Giấy phép cùng một cơ quan ban hành vẫn phải nộp lại cho cơ quan đó cho quy trình khác

32. Trước Nay 32

33. Ai thực hiện bước này? • Các đơn vị chức năng phân tích chi tiết các TTHC thuộc phạm vi quản lý, đề xuất phương án cải cách TTHC • Các đơn vị chủ trì rà soát nhóm TTHC tổng hợp kết quả rà soát nhóm TTHC đó.

34. Tổng kết bước 3 • Sơđồ chi tiết TTHC làmộtcôngcụtrongràsoátđơnlẻ TTHC, giúphiểurõvềtừng TTHC • Thựchiệnsơđồ chi tiếtTTHClàchụplạiquátrìnhthựchiệnmộtTTHCcụthể, bắtđầutừbướcthuthậpthông tin tìmhiểuTTHCcủanhàđầutưchođếnkhinhàđầutưnhậnđượckếtquảcuốicùngcủaTTHCđó (giấyphép/ quyếtđịnhphêduyệt..) • Sơđồ chi tiết TTHC hướngđếnmụctiêucụthểhóacácbướcthựchiệnmột TTHC, từđócảitiếnquytrìnhthựchiện TTHC: • Trùnglặp, chồngchéo, nútcổchai  lãngphínguồnlực • Khảnăngcảithiệnvềtraoquyềnvàphâncôngviệc (con ngườithựchiện, địađiểmthựchiện...) • Khảnăngápdụng tin họchóatrongxửlýcôngviệc HỗtrợRàsoátTổngthể

35. Bài tập 3: Thực hành sơ đồ hóa chi tiết một TTHC • Mỗi nhóm lựa chọn một (01) TTHC đã được xác định để chuẩn bị thực hành • Nghiên cứu VBPL liên quan và dựa vào kinh nghiệm làm việc của anh/ chị, hãy lập bảng phân tích chi tiết của TTHC đã lựa chọn • Vẽ lại bản đồ chi tiết của TTHC • Xác định khả năng cải thiện quy trình thực hiện TTHC • Thời gian 60 phút

36. Bước 4: ràsoáttổngthể

37. Rà soát tổng thể là.. đặt từng TTHC đơn lẻ vào một tổng thể vấn đề vớimục đích cụ thể để xem xét tính logic, tính hợp lý, và sự cần thiết của từng TTHC trong hệ thống • cắt giảm TTHC • cải thiện trình tự thực hiện các TTHC trong quy trình • cải thiện cơ chế phối hợp/đầu mối • rút ngắn thời gian thực hiện • đơn giản hóa hồ sơ của từng TTHC

38. Ví dụ: Sơ đồ hóa TTHC Tiếp cận đất đai

39. Vídụ: Ràsoáttổngthểxácđịnhthứtựthựchiện TTHC

40. Vídụ: Ràsoáttổngthểxácđịnhthứtựthựchiện TTHC (tiếp) • Kết quả của thủ tục TKCS và ĐTM chỉ cần cho thủ tục GPXD • Các VBQPPL xây dựng và đầu tư cần chỉ rõ yêu cầu hồ sơ, phù hợp với quy định về ĐTM

41. Rà soát theo phương pháp sơ đồ hóa tổng thể chuỗi TTHC Chi tiết cụ thể một TTHC Mụcđích: cắtgiảmbướcthựchiện Phântíchsựcầnthiết/phùhợpcủabướcthựchiệntrong TTHC Trùnglặp, chồngchéo, nútcổ chai Khảnănglồngghép, phâncôngcôngviệc (con ngườithựchiện, địađiểmthựchiện...) Côngcụthựchiện (tin họchóa) • Mục đích: cắt giảm TTHC, rút ngắn thời gian thực hiện • Phân tích sự cần thiết/ tính phù hợp của TTHC trong quy trình • Sắp xếp trình tự thực hiện TTHC trong quy trình • Tăng cường khả năng cơ chế phối hợp/đầu mối

42. Phân tích quy trình TTHC

43. Ai thực hiện bước này? • Đơn vị chủ trì tổ chức họp với các đơn vị chức năng và các bên liên quan (đại diện các hiệp hội, đơn vị tư vấn) để đề xuất phương án cải cách TTHC • Văn phòng Bộ/địa phương kiểm tra, nhận xét kết quả rà soát của các đơn vị được giao chủ trì rà soát; tổng hợp các kết quả, dự thảo báo cáo, quyết định phê duyệt phương án đơn giản hóa trình Bộ trưởng/Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định.

44. Tổng kết bước 4 • chỉ bằng cách xâu chuỗi từng TTHC đơn lẻ vào một mục đích/ vấn đề cụ thể mới có thể cắt giảm được TTHC • rà soát tổng thể sẽ có hiệu quả khi đã hiểu rõ từng TTHC và các cấu thành của TTHC • rà soát tổng thể và rà soát chi tiết là hai bước quay vòng liên tục cho đến khi tìm được giải pháp tối ưu.

45. Bài tập 4: Thực hành rà soát tổng thể • Từ kết quả của bài tập 2 và 3 hãy phân tích: • Tính logic của từng TTHC trong chuỗi các TTHC đầu tư xây dựng trường học? • Có thể xem xét cắt bỏ TTHC nào? • Những TTHC nào có thể thực hiện kết hợp, song song? • Có cách nào khác tốt hơn đối với cơ quan nhà nước để vẫn thực hiện được các mục tiêu quản lý mà không cần y/c DN thực hiện TTHC? • Vẽ lại trình tự thực hiện các TTHC sau khi đã cải tiến • Thời gian 20 phút

46. TRÂN TRỌNG CẢM ƠN!Phạm Ngọc LinhEmail:phamngoclinh@mcg.com.vnTel: 04 39350082