โดย ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิชัย บุญเจือ อาจารย์กันทิมา อ่อนละออ อาจารย์อรชุมา กลับทวี

1. Application Software in Office:Overviewเอกสารประกอบการบรรยายวิฃา 310102 Application Software in Office โดย ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิชัย บุญเจือ อาจารย์กันทิมา อ่อนละออ อาจารย์อรชุมา กลับทวี

2. วัตถุประสงค์ทั่วไป 1. เพื่อให้ผู้เรียนมีความรู้และทักษาการใช้ซอฟท์แวร์ประยุกต์สำหรับสำนักงานทั่วไป 2. เพื่อให้ผู้เรียนสามารถนำความรู้ไปประยุกต์ใช้งานในสาขาวิชาชีพของตนได้ 3. เพื่อให้มีความคิดสร้างสรรค์และสามารถออกแบบระบบงานที่จะนำไปใช้ในสาขาวิชาชีพของตนได้ 4. เพื่อให้มีความรู้พื้นฐานเพียงพอสำหรับการศึกษาขั้นสูงต่อไป E-mail: wichai@buu.ac.th

3. Software ซอฟท์แวร์ คือ โปรแกรมหรือชุดคำสั่งที่สั่งให้ฮาร์ดแวร์ในระบบคอมพิวเตอร์ทำงานร่วมกัน หรือ สั่งให้ระบบคอมพิวเตอร์ทำงานตามที่ผู้ใช้ต้องการ ซอฟท์แวร์แบ่งออกเป็น 2 ประเภท • System software • Application software E-mail: wichai@buu.ac.th

4. โปรแกรมใช้งานในสำนักงานทั่วไป (1) ในสำนักงานทั่วๆ ไป นิยมใช้งานโปรแกรมประเภทต่างๆ ต่อไปนี้ • 1. โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processor) ใช้จัดแต่งและสร้างเอกสาร เช่น แต่งจดหมาย , แต่งเรียงความ และทำรายงานวิจัย เช่น โปรแกรม Word 97, Pladao Writer, Kword (Office TLE) E-mail: wichai@buu.ac.th

5. โปรแกรมใช้งานในสำนักงานทั่วไป (2) • 2. โปรแกรมประเภทตารางคำนวณ (Spread sheet ) ใช้คำนวณตัวเลขจำนวนมากๆ แล้วกำหนดผลลัพธ์ให้อยู่ในรูปแบบต่างๆ เช่น ตัวเลข หรือกราฟ โดยสร้างตารางที่มีสูตรเตรียมไว้ก่อน แล้วใส่ข้อมูลไป เช่น ทำบัญชี, ทำรายงานการขาย และทำผลการทดลองวิจัย เป็นต้น ตัวอย่าง โปรแกรม Excel 97, Pladao Calc, Kspread (Office TLE) E-mail: wichai@buu.ac.th

6. โปรแกรมใช้งานในสำนักงานทั่วไป (3) • 3. โปรแกรมประเภทนำเสนอ (Presentation) ใช้สร้างงานนำเสนอที่มีคุณภาพ เหมาะกับผู้ที่ต้องการนำเสนอผลงาน เช่น ตัวแทนขาย, ผู้จัดการโครงการ และนักศึกษาพรีเซนผลงานวิจัย ตัวอย่าง โปรแกรม PowerPoint 97, Pladao Impress, Kpresenter (Office TLE) E-mail: wichai@buu.ac.th

7. โปรแกรมใช้งานในสำนักงานทั่วไป (4) • 4. โปรแกรมประเภท จัดตารางการดำเนินชีวิตประจำวัน ช่วยบันทึกและเตือนสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันคล้ายกับเป็นเลขาส่วนตัวของเรา ตัวอย่างของโปรแกรมนี้คือ โปรแกรม Outlook 97 E-mail: wichai@buu.ac.th

8. โปรแกรมใช้งานในสำนักงานทั่วไป (5) • 5. โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล (Database Management System) ใช้จัดเก็บข้อมูลจำนวนมากๆ ที่สัมพันธ์กัน ค้นหา เรียกมาใช้งาน สรุปผล และทำรายงาน ตัวอย่าง โปรแกรม Access 97, Oracle E-mail: wichai@buu.ac.th

9. Microsoft Office 97 Office 97 เป็นชุดโปรแกรมใช้ในสำนักงานในด้านต่างๆ ของบริษัทไมโครซอฟท์ ประกอบด้วย • Word 97 เป็นโปรแกรม Word processor • Excel 97 เป็นโปรแกรม Spread sheet • PowerPoint 97 เป็นโปรแกรม Presentation • Outlook 97 เป็นโปรแกรมช่วยจัดตารางเวลา นัดหมาย • Access 97 เป็นโปรแกรมช่วยจัดการฐานข้อมูล E-mail: wichai@buu.ac.th

10. โปรแกรมพิเศษอื่นๆ ใน Office 97 (1) นอกจากโปรแกรมหลักๆ ที่ได้กล่าวแล้ว Office 97 ยังมีโปรแกรมเล็กๆ ช่วยในการสร้างเอกสารให้มีความสามารถพิเศษกว่าเอกสารธรรมดาอีกมากมาย ในขณะที่เราใช้งานโปรแกรมหลัก เช่น Word 97 หรือ Excel 97 เราสามารถเรียกโปรแกรมเหล่านี้มาใช้งานเพื่อสร้างความสวยงามให้กับเอกสารของเราได้ เช่น นำกราฟซึ่งสร้างโดย Microsoft Graph มาใส่ในเอกสารได้เหมือนกัน E-mail: wichai@buu.ac.th

11. โปรแกรมพิเศษอื่นๆ ใน Office 97 (2) โปรแกรมเล็กๆ ที่ช่วยสร้างวัตถุต่าง ๆ ใส่ลงในโปรแกรมในชุด Office 97 มีดังนี้ • Microsoft Graph ใช้สร้างกราฟ โดยใส่ข้อมูลลงในตาราง แล้วปรับแต่งรูปแบบของกราฟ สามารถสร้างกราฟได้ทั้งแบบสามมิติและแบบสองมิติ E-mail: wichai@buu.ac.th

12. โปรแกรมพิเศษอื่นๆ ใน Office 97 (3) • Microsoft WordArt ใช้สร้างตัวอักษรแบบพิเศษ เช่น ตัวโค้ง ตัวนูน หรือตัวสามมิติ • Microsoft ClipArt Gallery เป็นคลังภาพซึ่งมีภาพอยู่หลายร้อยภาพ เราสามารถเลือกมาใช้ประกอบในเอกสาร E-mail: wichai@buu.ac.th

13. โปรแกรมพิเศษอื่นๆ ใน Office 97 (4) • Microsoft Equation ใช้สร้างสมการทางคณิตศาสตร์ได้ทุกรูปแบบ • Microsoft Organization Chart ใช้สร้างผังองค์กร และผังโครงงาน ด้วยวิธีง่ายๆ E-mail: wichai@buu.ac.th

14. Office 97 ในด้านอินเทอร์เน็ต/อินทราเน็ต • โปรแกรมทุกโปรแกรมในชุด Offices 97 มีลักษณะเด่น คือ เอกสารที่สร้างโดยใช้โปรแกรมในชุดนี้สามารถแปลงให้เป็น HTML ซึ่งเป็นรูปแบบเอกสารที่ใช้ในอินเทอร์เน็ต แล้วนำเสนอผ่านทางอินเทอร์เน็ตได้โดยง่าย ช่วยให้เราไม่จำเป็นต้องเรียนวิธีสร้างเอกสารอินเทอร์เน็ตแบบอื่น ๆ ซึ่งซับซ้อนกว่า E-mail: wichai@buu.ac.th

15. การปรับเมนูของ Office เป็นภาษาไทย • ทุกโปรแกรมในชุดออฟฟิศ 97 มีเมนูสองภาษา ไทยและอังกฤษ เราสามารถเปลี่ยนเมนูเป็นภาษาใดก็ได้ • 1. เลือก Start>Program>Office Switcher จากปุ่ม Start • 2. คลิกที่คำว่า Thai • 3. คลิกปุ่ม OK • การเปลี่ยนภาษาจะมีผลกับโปรแกรมที่เปิดขึ้นมาหลังจากการปรับแต่งเท่านั้น E-mail: wichai@buu.ac.th

16. ลักษณะพื้นฐานของโปรแกรมชุด Office 97 • แม้โปรแกรมในชุดออฟฟิศ 97 จะมีความสามารถแตกต่างกัน แต่มีการใช้งานคล้ายกัน เกี่ยวกับ • 1. Menu • 2. Tool bar • 3. Dialog box • 4. Scroll bar • 5. Assistant E-mail: wichai@buu.ac.th

17. การใช้งาน Assistant • Assistant เป็นส่วนที่คอยให้คำแนะนำ ช่วยให้ทำงานง่ายขึ้น • เรียกผู้ช่วยจากไอคอน ? บนทูลบาร์ • ดับเบิ้ลคลิกที่ผู้ช่วยเพื่อสอบถาม • ดับเบิ้ลคลิกที่หลอดไฟเพื่ออ่านคำแนะนำ • คลิกขวาที่ผู้ช่วยเพื่อเปลี่ยนหน้าผู้ช่วย หรือจะคลายเครียด E-mail: wichai@buu.ac.th

18. System Software ซอฟท์แวร์ระบบ คือ โปรแกรมที่ใช้ควบคุมการทำงานของอุปกรณ์ต่างๆ ในระบบคอมพิวเตอร์ แบ่งออกเป็น • Operating System (OS) • Communication Control Programs (CCP) • Database Management System (DBMS) • Language Translator • Utilities E-mail: wichai@buu.ac.th

19. OS - Operating System โปรแกรมระบบปฏิบัติการ เป็นซอฟท์แวร์ระบบ ทำหน้าที่หลัก 3 อย่าง • ประสานงานระหว่างอุปกรณ์คอมพิวเตอร์กับผู้ใช้ • จัดการเกี่ยวกับการถ่ายเทสารสนเทศระหว่างดิสก์กับหน่วยความจำ • ดูแลรักษาแฟ้มข้อมูล และจัดระเบียบ E-mail: wichai@buu.ac.th

20. Windows • วินโดว์ส เป็นโปรแกรมระบบปฏิบัติการของบริษัทไมโครซอฟท์ มีขีดความสามารถสูง ใช้งานง่าย ทั้งแบบทำงานส่วนตัวและแบบเครือข่าย • มีหลายรุ่นหลายแบบ เช่น Windows 95, Windows 98, Windows 2000, Windows CE, Windows NT E-mail: wichai@buu.ac.th

21. ลักษณะเด่นของ Windows ลักษณะเด่น คือ • GUI (Graphical User Interface) • Multi-tasking • Clipboard utility • OLE (Object Linking Embedding) E-mail: wichai@buu.ac.th

22. Window Explorer เป็นโปรแกรมช่วยจัดการระบบไฟล์ในดิสก์ • สามารถแสดงโครงสร้างของระบบการจัดโฟลเดอร์ให้เห็นได้ชัดเจน • สามารถแสดงไฟล์พร้อมรายละเอียดได้ • สามารถสร้างโฟลเดอร์ใหม่ได้ • สามารถลบ ย้าย คัดลอก เปลี่ยนชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ใหม่ได้ E-mail: wichai@buu.ac.th